Programme d'activité 2005

Le programme prévisionnel d'activité pour 2005 a été approuvé par le conseil d'administration le 25 novembre 2004.

En 2005, une attention particulière sera portée au suivi du projet architectural. Par ailleurs les axes de travail principaux sont les suivants : la conversion rétrospective des catalogues, la mise en place d’outils informatiques pour la gestion des acquisitions, le lancement du chantier libre accès.

1. Fonctionnement du GIP

La mise en place étant achevée, le GIP entre en phase de fonctionnement courant.

Quelques points nouveaux seront néanmoins développés :

  • gestion du site Wattignies, prise en charge par le GIP à partir du 1er janvier 2005,
  • formalisation de la situation des personnels titulaires avec le Ministère de l’éducation nationale, de l’enseignement supérieur et de la recherche (Direction des personnels, de la modernisation et de l’administration),
  • mise en place d’une régie d’avance,
  • changement du système informatique de gestion (passage à JEFYCO).

2. Suivi de la maîtrise d'ouvrage du bâtiment

L’architecte étant choisi et le marché de maîtrise d’œuvre notifié fin 2004, l’année 2005 sera entièrement consacrée à la phase d’étude du bâtiment (APS et APD). Les utilisateurs seront largement sollicités pendant cette période afin d’affiner leurs besoins et de contribuer à la définition des spécifications techniques pour les dossiers de consultation des marchés travaux.

3. Chantiers documentaires

En 2005, outre la poursuite des travaux déjà engagés de mise à niveau en termes de catalogage et d’acquisitions, les nouveaux chantiers documentaires se répartissent en cinq points principaux :

1. Tirer le bilan du récolement des périodiques et mener les opérations qui en découlent :

  • analyse des résultats et rédaction d’un volet complémentaire de la charte documentaire
  • traitement des informations collectées : mise à jour dans SUDOC et Millennium du catalogage et des états de collection
  • déploiement du module gestion des périodiques de Millennium.

2. Lancer le récolement des monographies selon une méthode à définir début 2005, en liaison avec l’ouverture du catalogue et la préparation du marché de conversion rétrospective.

3. Lancer le chantier libre-accès :

  • 1er trimestre 2005 : affinement de la méthode de sélection et de prélèvement, finalisation de la volumétrie et de la liste des cotes, rédaction du volet correspondant de la charte documentaire.
  • à partir du 2e trimestre : début du travail des équipes de sélection.

4. Mettre en place les procédures et les outils informatiques permettant des pratiques d’acquisition communes :

  • déploiement du module acquisition de Millennium
  • définition des procédures de travail et des plans d’acquisition
  • développement de référentiels partagés sur l’intranet BULAC (fournisseurs, éditeurs, experts...)

5. Développer progressivement des partenariats documentaires (acquisition, conservation, numérisation, offre en libre accès) avec les établissements hors BULAC.

4. Informatique

Fusion des ILN : afin de rendre possible les transferts réguliers des données de SUDOC dans son propre catalogue, la BULAC regroupera au 1er janvier 2005 sous son identifiant SUDOC (ILN 130) l’ensemble des bibliothèques participant au projet (sauf le fonds slave de la Sorbonne et le fonds de l’Institut d’études iraniennes).

Ouverture du catalogue BULAC : l’ouverture du catalogue professionnel et public est prévue pour janvier 2005, la reprise des données existantes et le transfert régulier à partir de SUDOC devant être achevés à cette date. L’articulation avec le passage à UNICODE du SUDOC sera étudiée dès que le calendrier en sera disponible.

Déploiement du module acquisition : dès ouverture du catalogue, le module acquisition pourra entrer en fonctionnement. L’objectif est de permettre à l’ensemble des composantes de la BULAC de partager au plus tôt la visibilité sur les acquisitions des uns et des autres. La gestion des budgets reste propre à chaque établissement.

Déploiement du module bulletinage des périodiques : après stabilisation du module acquisition, le module bulletinage sera progressivement mis en œuvre.

Site intranet BULAC : le site intranet doit accueillir un nombre grandissant d’outils communs pour assurer la montée en charge des chantiers libre accès, acquisitions, conservation... La consolidation de son architecture technique et son développement sont une priorité pour 2005.

Collection numérique : après la mise en place-test de deux acquisitions majeures (collection de 182 cédéroms du Siku Quanshu et de 108 cédéroms du Tibetan Buddhist Resource Center), l’orientation et le développement des collections numériques doivent être débattus en conseil scientifique.

5. Conversion rétrospective des catalogues

Après la réalisation d’un programme-test en 2004 et une analyse complète des besoins en conversion rétrospective, 2005 correspond à la mise en place d’un marché triennal de prestations de service, complété par la prise en charge directe d’une partie des opérations de rétroconversion par les contractuels spécialistes d’écritures non latines, selon un calendrier qui sera déterminé en fonction des possibilités de saisie des écritures correspondantes dans SUDOC.

Le calendrier prévisionnel des opérations de conversion rétrospective sur trois ans sera présenté à la première réunion du conseil d’administration en 2005. Néanmoins les travaux préparatoires menés à l’automne 2004 ont permis d’identifier pour 2005 comme prioritaire le traitement des fiches en caractères latins et latins étendus pour les bibliothèques ci-dessous :

  • Ecole pratique des hautes études, section IV : 21 000 fiches
  • Centre d’études sur la Chine moderne et contemporaine : 8 000 fiches
  • Ecole pratique des hautes études, section V (bibliothèque centrale) : 5 600 fiches
  • Bibliothèque inter-universitaire des langues orientales (rue de Lille) : 110 000 fiches (achèvement début 2006).

6. Conservation

Les activités de conservation accompagnent en priorité le chantier libre accès :

  • finalisation des choix techniques pour les codes-à-barres, les antivols et les étiquettes de cotation
  • plan de formation destiné aux équipes de sélection des ouvrages destinés aux salles en libre accès, afin qu’elles appréhendent les limites et les conséquences techniques des choix scientifiques qu’elles seront amenées à faire
  • montée en charge du programme de reliure et d’équipement des documents (15 à 20 000 documents)

Sont également poursuivis les programmes de conditionnement des ouvrages les plus fragiles.

7. Préparation du statut du futur établissement

Engagée en 2004, la réflexion sur le statut de l’établissement définitif sera poursuivie en 2005. A cet effet, il est nécessaire de consolider avec les établissements membres du GIP les informations concernant les personnels, les collections et les budgets destinés à intégrer la BULAC.

 
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