Programme d'activité 2007

Le programme prévisionnel d'activité pour 2007 a été approuvé par le conseil d'administration le 30 novembre 2006.

Le programme d’activité soumis à l’approbation du conseil d’administration a pour objectif de présenter les activités principales du groupement d’intérêt public dans le cadre du budget voté par le CA.

En 2007 doivent débuter les travaux de construction du bâtiment et se poursuivre la réflexion sur son aménagement. La préparation du libre-accès atteint sa vitesse de croisière, autant en termes de sélection que de préparation matérielle. La bibliothèque numérique pose ses premières pierres. Les efforts d’enrichissement et d’amélioration du catalogue sont poursuivis (rattrapage des retards de catalogage, conversion rétrospective des fiches en cyrillique, mise en concordance des bases Millennium et SUDOC…). La collecte et le traitement des informations pour le déménagement des collections fournissent une vision complète et détaillée des lots à implanter dans le nouveau bâtiment.

I. Fonctionnement du GIP

La subvention d’exploitation déléguée par le ministère fait désormais l’objet d’une convention annuelle unique comprenant les crédits propres au fonctionnement du projet, ainsi que ceux permettant la location des locaux rue de Wattignies. La signature tardive de cette convention en 2006 (septembre) a contraint le GIP à ralentir ses dépenses au 3ème trimestre. L’objectif en 2007 est de parvenir à une signature de la convention au courant du 1er trimestre.

II. Suivi de la maîtrise d’ouvrage du bâtiment

L’année 2007 est une année charnière pour la maîtrise d’ouvrage, assurée par la Région Île-de-France : les appels d’offres pour la construction du bâtiment sont lancés au tout début de l’année. Sous réserve que les résultats en soient fructueux et que le calendrier prévu soit respecté, les travaux devraient pouvoir commencer en octobre 2007.

La préparation du contrat de projets 2007-2013 entre l’État et la Région Île-de-France devrait permettre de trouver le financement pour achever l’équipement du bâtiment : en ce qui concerne la BULAC, il s’agit notamment des rayonnages des magasins, du mobilier et de l’équipement des espaces professionnels et du matériel informatique public et professionnel. Le déménagement des collections pourrait également être pris en charge dans ce cadre. Le GIP est associé en tant qu’utilisateur à l’évaluation des moyens nécessaires.

Parallèlement, une étude, confiée fin 2006 au cabinet Rémy Carsault conjointement par l’INALCO et la BULAC, approfondit les besoins en mobilier pour tous les espaces professionnels.

III. Chantiers documentaires

1. Préparation du libre-accès

Lancé mi-2005, ce chantier a nécessité la mise au point préalable du cadre de classement dans lequel doivent venir s’insérer les ouvrages retenus. Ce cadre de classement a été présenté au conseil scientifique en juin 2005.

La sélection des ouvrages en 2006 est loin d’avoir atteint les objectifs quantitatifs fixés : au rythme actuel environ 1/3 des 50 000 ouvrages attendus auront été sélectionnés fin 2006. Si le glissement de calendrier des travaux courant 2006 permet de neutraliser ce retard important, il n’y a plus d’autre possibilité à partir de 2007 que de remplir l’objectif annuel de 50 000 ouvrages.

La place à réserver aux périodiques a fait l’objet de premières discussions en 2006. Elles doivent être poursuivies en 2007, afin d’aboutir à une liste validée de titres à proposer sous forme papier. Cette liste est élaborée dans une réflexion conjointe avec le projet de bibliothèque numérique.

2. Récolement

Le récolement des monographies a été lancé au second semestre 2005. En liaison directe avec la conversion rétrospective des fichiers, ce chantier a pour principal objectif la vérification de la présence physique des ouvrages sur les rayonnages, leur conformité avec les données bibliographiques du catalogue, la pose d’un code-à-barres et le traitement des anomalies relevées (catalogage des ouvrages non répertoriés, traitement des cotes-doublons…).

Les opérations de récolement des monographies seront essentiellement concentrées à la BIULO en 2007.

3. Acquisitions et catalogage

En 2007, les outils informatiques nécessaires au travail en commun sont utilisés de manière régulière, leur déploiement étant achevé depuis un an. Reste à renforcer dans les pratiques quotidiennes des bibliothèques leur orientation vers l’ouverture et le fonctionnement du nouvel établissement.

Pour soutenir les bibliothèques dans leurs efforts vers cet objectif, des moyens humains et financiers sont mis à leur disposition pour mettre les collections à niveau : acquisitions complémentaires, mais surtout rattrapage de catalogage, voire catalogage courant dans certaines bibliothèques démunies de tout personnel permanent.

Un bilan dressé en 2006 pour la préparation du déménagement a permis de dénombrer un total de 40 000 ouvrages en retard de catalogage, voire de mise à l’inventaire, pour l’ensemble des bibliothèques : l’accent est donc mis sur le traitement de ces documents afin de rendre plus efficace les programmes d’acquisition et de limiter lors du déménagement la masse des documents non identifiés.

4. Bibliothèque numérique

Grâce à l’affectation d’un conservateur en septembre 2006, est déterminée en 2007, sous l’autorité du conseil scientifique, la place que la documentation électronique doit occuper au sein de la politique scientifique générale de la BULAC :

  • champs documentaires ou disciplinaires, types de documents souhaités… en fonction des publics visés
  • méthodes d’acquisition ou de production : achat de données numériques, abonnement à des bases en ligne, production propre de la BULAC
  • conditions techniques de mise en ligne, traitement de l’information, modalités d’accès

L’ensemble des réflexions sera mené en collaboration étroite avec les partenaires « naturels » de la BULAC : Bibliothèque nationale de France, Collège de France, bibliothèques françaises ou européennes couvrant les mêmes spécialités…

Préalablement est conduite une étude fine de l’existant, qui permet de pointer les ressources et les partenariats dont bénéficient déjà les entités membres de la BULAC.

La création d’un service de références virtuelles (ou « base de signets ») pourrait constituer l’une des premières briques de la bibliothèque numérique. Conjointement aux aspects strictement documentaires, il s’agit d’un outil fédérateur et de « mise en visibilité ».

5. Partenariats

Après la signature d’une première convention-cadre avec le Collège de France en 2006, la BULAC accentue le développement des partenariats documentaires avec les établissements dont les collections sont complémentaires.

Seront notamment poursuivies en 2007 les discussions avec la Bibliothèque nationale de France, le Musée du Quai Branly, l’Institut national d’histoire de l’art, la Bibliothèque de documentation internationale contemporaine.

IV. Informatique

Outre l’activité régulière d’exploitation des matériels et applications déjà déployés et d’assistance aux utilisateurs, le centre informatique se consacre en 2007 aux nouveaux projets ou compléments de projets suivants :

SIGB

1. Achat et mise en œuvre du module de circulation de Millennium.

Celui-ci remplace le module de prêt de la BIULO qui ne peut être maintenu en raison de son ancienneté. Il fournit un module de gestion des lecteurs et permet de préfigurer les services aux lecteurs distants dans le futur établissement BULAC.

2. Harmonisation des catalogues SUDOC et BULAC et intégration de nouvelles données.

Cela comprend le développement d'applications de traitement des données qui servent à générer des fichiers conformes aux normes d'échange SUDOC, en particulier pour les données d'exemplaire.

Ce développement sert aussi à intégrer par chargement les données du récolement des monographies et des périodiques. Les tables de chargement sont paramétrées en interne grâce aux formations qui ont été suivies en 2006.

Applications professionnelles

3. Mise en place du système informatique pour la conservation.

La mise en place d’un module de gestion des envois en reliure, interfacé avec le SIGB, est indispensable au suivi des 150 à 200 000 ouvrages à traiter pour le libre-accès.

4. Deuxième phase de développement du logiciel pour le déménagement.

Après la mise en place de la base des lots à déménager, le complément de développement, réalisé en interne, correspond à la préparation des implantations dans le nouveau bâtiment.

Services au public

5. Étude sur la conception du portail de la bibliothèque.

Cette étude pourrait faire l’objet fin 2007 du stage d’un élève-conservateur de l’ENSSIB.

Administration systèmes et réseaux

6. Sont prévues dans le cadre de l'administration des systèmes et réseaux informatiques :

  • la mise en place de collaborations techniques avec l'INALCO et la BIULO, 
  • la mise à niveau du parc des serveurs notamment le serveur Millennium (serveur Web et application), 
  • la mise en place de nouveaux services (de sauvegarde, de courrier, etc.),
  • l'amélioration de la connexion du site Wattignies à RAP,
  • l'amélioration de la gestion du parc micro-informatique, soit par la création d’un poste de technicien informatique, soit par le recrutement d’un contractuel, soit par externalisation.

V. Conversion rétrospective des catalogues

En 2007, la conversion rétrospective des catalogues s’articule autour de trois axes :

1. Poursuite du marché triennal lancé en 2005 pour la saisie de 240 000 fiches en caractères latins

Pour rappel : 4 chantiers ont été entièrement menés en 2005 : bibliothèque Michel Fleury (EPHE IV, 28 000 fiches), bibliothèque des sciences religieuses (EPHE V, 10 000 fiches), bibliothèque de l’Institut d’études iraniennes (800 fiches), bibliothèque du Centre d’études sur la Chine moderne et contemporaine (EHESS, 10 000 fiches).Deux chantiers ont été lancés : BIULO (septembre 2005, 130 000 fiches) et le Centre d’études slaves (novembre 2005, 40 000 fiches).

2006 a vu se poursuivre ces deux derniers importants chantiers (BIULO et CES) et entamer les conversions rétrospectives des catalogues de l’Ecole française d’Extrême-Orient (40 000 fiches), et du Centre d’études africaines (27 000 fiches). Les catalogues du CERCEC (2 000 fiches) et de la BJECO (600 fiches) sont saisis en 2006.

En 2007, se termineront au premier semestre les conversions rétrospectives des catalogues du Centre d’études slaves, de l’Ecole française d’Extrême-Orient et du Centre d’études africaines.

Le chantier de la BIULO se poursuivra jusqu’en 2008.

2. Mise en place d’un nouveau marché pour la conversion rétrospective de près de 150 000 fiches en caractères cyrilliques

Le choix du prestataire retenu a été validé par la commission d’appel d’offres réunie le 15 novembre 2006. En janvier 2007, débuteront les chantiers de la BIULO, rue de Lille (70 000 fiches) et Clichy (3 000 fiches), le Centre d’études slaves (35 000 fiches) et le fonds slave-cyrillique de la Sorbonne (18 000 fiches).

Les travaux préparatoires à la saisie seront effectués pour le CERCEC (15 000 fiches), la BJECO (10 000 fiches) et le CECMC (2 000 fiches).

3. Étude des conversions rétrospectives en caractères non latins autres que le cyrillique : 1re phase japonais et chinois

Un test grandeur nature est réalisé en 2006 pour la saisie du catalogue en japonais (3 000 fiches) de la bibliothèque Dauphine, annexe de la BIULO.

La saisie du catalogue en japonais de la BIULO débutera à la rentrée universitaire 2007, de même qu’un test pour la saisie du chinois.

Afin de mener ces différents chantiers (préparation, suivi et corrections), cinq postes sont nécessaires :

  • deux pour la préparation des fichiers et corrections et vérifications diverses (contrats de 20 heures) pendant 24 mois maximum,
  • un troisième (contrat de 35h) pour le suivi du chantier cyrillique (suivi de la préparation des fichiers, consignes de traitement et contrôles) pendant 12 mois,
  • un quatrième pour la saisie du japonais (rétrocatalogage et rédaction de consignes) : contrat de 35 heures à partir de septembre 2007 ;
  • un cinquième pour le chinois (rétrocatalogage et rédaction de consignes) : contrat de 35 h à partir de septembre 2007 pendant 6 à 8 mois.

VI. Conservation

Les activités de conservation accompagnent en priorité le chantier libre accès. Après validation scientifique des documents destinés au libre-accès, ceux-ci sont examinés et traités matériellement, du simple étiquetage à la reliure complète, selon l’état, la valeur et l’usage estimés de chaque ouvrage.

Deux marchés pour les traitements de reliure et de consolidation ont été notifiés mi-2006.

Les spécifications du module de gestion de la conservation sont en cours d’élaboration depuis septembre 2006.

La mise en place d’une chaîne de traitement se fait progressivement à la BIULO à l’automne 2006.

L’ensemble des moyens logistiques sont donc en place début 2007 pour la montée en charge du chantier conservation pour le libre-accès.

VII. Organisation des collections et déménagement

Après la mise au point en 2006 d'une méthode de travail, le développement en interne et l’alimentation d'un outil informatique (« Zao Jun ») permettant d'avoir une connaissance fine de l'implantation des collections dans les magasins de départ (localisation précise et métrage linéaire de chaque lot) et la réalisation de chantiers de recotation et de reconditionnement impératifs avant déménagement, l'année 2007 doit permettre de :

  • continuer les chantiers visant à optimiser l'occupation des futurs magasins (recotation, conditionnement...),
  • dresser un état précis des collections stockées au Centre technique du livre de l’enseignement supérieur,
  • mettre en place un groupe d'experts pour définir les principes d’organisation des magasins pour les fonds historiques et pour les nouveaux fonds,
  • préparer l’implantation détaillée des lots de documents dans les 30 magasins du nouveau bâtiment,
  • évaluer finement le nombre et le type de rayonnages ou de meubles de rangement qui devront équiper les magasins (préparation de l’appel d'offres rayonnages),
  • organiser la campagne de métrage des fonds de périodiques,
  • définir le mode de gestion des périodiques et organiser le rapprochement des collections complémentaires,
  • mettre en place le chantier de constitution de la Réserve : mode de repérage et circuit des documents qui y seront destinés,
  • spécifier les besoins informatiques pour le développement de l’outil permettant de simuler l'implantation des documents dans les magasins d'arrivée.

Afin que toutes les opérations citées ci-dessus puissent se dérouler de manière efficace il est impératif que la liste définitive des fonds destinés à intégrer la BULAC soit consolidée.

VIII. Préparation du statut du futur établissement

La réflexion sur le statut de l’établissement définitif sera reprise au second semestre 2007 pour aboutir à une proposition formelle aux tutelles, afin de disposer ensuite du temps nécessaire à la création du nouvel établissement.

Autant dans cette perspective que dans celle du déménagement, il est nécessaire de consolider avec les établissements membres du GIP les informations concernant les personnels, les collections et les budgets destinés à intégrer la BULAC en 2009.

 
Pour citer cette page : 🔗 www.bulac.fr/?id=351