Programme d'activité 2009

Le programme d’activité 2009 a été approuvé par le conseil d'administration le 24 novembre 2008.

Le programme d’activité soumis à l’approbation du conseil d’administration a pour objectif de présenter les activités principales du groupement d’intérêt public dans le cadre du budget voté par le CA.

Le groupement d’intérêt public arrive au terme de sa période d’existence le 4 novembre 2009, telle qu’elle avait été initialement prévue lors de sa mise en place six ans auparavant. La période de préfiguration n’étant pas encore achevée en raison du glissement des délais de construction, se pose la question de la transition qui reste à effectuer. Dans l’attente du nouveau statut, le GIP BULAC et la BIULO ont décidé de fondre leurs organisations fonctionnelles en une seule à partir du 1er janvier 2009, afin de mettre de mettre les équipes dans un ordre de marche le plus efficient possible pour parvenir à l’ouverture de la nouvelle bibliothèque.

Concernant les travaux à mener en 2009, certains s’inscrivent dans la continuité des années précédentes : politique documentaire et acquisitions, conversion rétrospective, préparation du libre-accès, chantier conservation, bibliothèque numérique… D’autres vont aboutir au lancement d’appels d’offres qui représenteront l’ultime phase de la période de préfiguration : équipement des magasins, déménagement des collections… Les derniers prennent leur véritable essor en 2009 : préparation du système informatique cible, élaboration des services aux publics, programmes de formation et actions de communication.

I. Fonctionnement du GIP

1. Prorogation du GIP

Le GIP BULAC a été créé le 4 novembre 2003 pour une période de six ans. Il arrive à expiration le 3 novembre 2009. Compte tenu de l’avancement des réflexions sur le statut de la bibliothèque, il est nécessaire d’envisager la prorogation du GIP afin d’assurer la période de transition.

Cette demande de prorogation doit être discutée et approuvée par le conseil d’administration de novembre 2008 afin de disposer du temps nécessaire à l’ensemble du processus : approbation par les conseils d’administration de chaque membre du GIP, puis dépôt du dossier auprès des ministères de tutelle au pus tard quatre mois avant la date d’expiration, soit le 3 juillet 2009.

2. Fusion des organisations fonctionnelles BIULO-GIP

Afin de préparer dans les meilleures conditions l’ouverture de la bibliothèque, il est apparu indispensable de rapprocher dans une même organisation fonctionnelle les deux principales équipes, qui constitueront les forces vives du nouvel établissement. Dans cette perspective, un groupe de travail composé de 16 membres désignés et élus s’est réuni à sept reprises en septembre et octobre 2008 afin d’établir un projet d’organisation, soumis au CA du GIP BULAC et aux instances décisionnaires de l’Université Paris 3.

Cette organisation unifiée sera mise en œuvre à partir du 1er janvier 2009. Elle pourra conduire au déplacement de certains services ou personnes entre la rue de Wattignies et la rue de Lille.

II. Suivi de la maîtrise d’ouvrage du bâtiment

Une réunion mensuelle de maîtrise d‘ouvrage/maîtrise d’œuvre permet de traiter les questions qui se posent au fur et à mesure de l’avancement du chantier.

L’appel d’offres pour les rayonnages des magasins devrait être lancé au premier semestre 2009 par la Région Île-de-France. Il appartient aux utilisateurs de fournir les spécifications techniques et les plans d’implantation souhaitée.

De la même manière devront être finalisés les besoins correspondant au mobilier des espaces professionnels, grâce à l’étude programmation confiée à Rémi Carsault. Ces mobiliers seront ensuite acquis pour partie sur les marchés de mobilier de la Région et pour partie sur appel d’offre spécifique.

Fin 2009 sera lancée la préparation des appels d’offres pour les chariots et la signalétique.

La prise en charge générale du bâtiment par ses futurs utilisateurs sera traitée dans le cadre d’un groupe de travail commun avec l’INALCO (mis en place en novembre 2008), afin d’estimer les besoins en ressources humaines, ainsi que les marchés de maintenance à préparer pour prendre en main le bâtiment sans rupture, dès sa livraison.

L’élaboration à l’automne 2008 d’un rétro-planning comprenant l’ensemble des chantiers à mener parallèlement à l’avancement de la construction du bâtiment permet de suivre de manière régulière la progression des activités dont l’aboutissement est contraignant pour réussir l’ouverture de la bibliothèque dans de bonnes conditions.

III. Chantiers documentaires

1. Politique documentaire

La charte documentaire reste à compléter sur différents aspects :

  • La politique à appliquer aux documents audiovisuels : une note d’orientation sera proposée à la discussion du conseil scientifique en décembre 2008 et trouvera un début d’application en 2009
  • La politique à appliquer aux périodiques, tant pour le libre-accès que pour les magasins, à élaborer conjointement avec la programmation des abonnements électroniques
  • La formalisation des règles de constitution de la Réserve.

2. Préparation du libre-accès

La sélection des ouvrages se poursuit en 2009 avec pour objectif de traiter en 2009 

  • 35 000 monographies (sélection dans le fonds existant et acquisitions nouvelles)
  • 500 titres de périodiques à sélectionner et préparer matériellement
  • 500 documents audiovisuels à acquérir.

La stabilisation du périmètre documentaire de la BULAC et des partenaires, l’aboutissement du système de cotation, la réorganisation des équipes suite à la fusion fonctionnelle BIULO-GIP, l’utilisation renforcée des espaces rue de Wattignies permettent de donner une nouvelle dynamique à ce chantier.

Les collections destinées au niveau étude sont présentées et organisées sur rayonnage rue de Wattignies. Les collections destinées au niveau recherche seront en partie envoyées en stockage au CTLes.

3. Acquisitions et catalogage

Après cinq années de rattrapage des retards de catalogage et de programmes d’acquisition venant compléter des lacunes dans les collections, la direction scientifique du GIP éprouve le besoin de tirer un bilan intermédiaire des actions menées, en fonction des accords de partenariat passés et dans la remise en perspective des évolutions récentes dans le paysage francîlien de l’enseignement supérieur. Ce bilan sera présenté au conseil scientifique de décembre 2008 et permettra d’ajuster, le cas échéant, les priorités de travail des équipes et le profil des recrutements à effectuer à partir de 2009.

Par ailleurs, un groupe de travail se réunira début 2009 pour faire le point sur les marchés d’acquisition à la BIULO, les programmes d’achat menés sur les ressources budgétaires du GIP et sur la meilleure façon d’organiser la transition de l’ensemble des marchés vers la nouvelle structure.

4. Bibliothèque numérique

Après une première année de mise en œuvre du programme pour la bibliothèque numérique présenté au conseil scientifique en décembre 2007, le mode de constitution des ressources numériques sera revu dans le cadre de la nouvelle organisation fonctionnelle : une place plus grande sera faite à la participation de l’ensemble des acquéreurs au choix de ces ressources.

Le travail dans un cadre de coopération nationale et internationale sera poursuivi pour mutualiser les achats et autres abonnements dans le cadre de consortiums génériques, sur le modèle du consortium mis en place fin 2008 pour le développement des ressources électroniques japonaises.

5. Partenariats

Le travail de formalisation des partenariats se poursuivra en 2009 : il devrait notamment aboutir à une convention de partage documentaire avec la Bibliothèque nationale de France, avec laquelle se sont tenues de nombreuses réunions préparatoires en 2007-2008.

Les contacts avec le Musée du Quai Branly et les Instituts français de recherche à l’étranger, la Cité nationale de l’histoire de l’immigration et l’Institut du monde arabe seront développés.

Le rapprochement avec des bibliothèques européennes se fondera sur le besoin de mutualisation pour l’acquisition des ressources électroniques (cf. ci-dessus).

IV. Informatique et données

Outre l’activité régulière d’exploitation des matériels et applications déjà déployés et d’assistance aux utilisateurs, le pôle informatique et données, issu de l’organisation commune BIULO-GIP, se consacre en 2009 aux nouveaux projets ou compléments de projets ci-dessous.

Système d’information-cible

  • Définition du système-cible de la BULAC, des moyens nécessaires et de la politique de sécurité
  • Mise en œuvre du socle du système-cible : LDAP, SSO, SSI

Administration systèmes et réseaux

  • Déploiement de serveurs virtualisés et redondants
  • Déploiement d’espaces de stockage mutualisés
  • Mise en place de la messagerie de courrier électronique du domaine bulac.fr.

Informatique documentaire

  • Harmonisation des catalogues BULAC et SUDOC
    • Dédoublonnage du catalogue local suite aux versements effectués.
    • Remontée des données locales vers le SUDOC (extraction, retraitement et chargement).
    • Correction des exemplarisations automatiques dans le SUDOC.
  • Développement du futur SIGB :
    • Mise en place d’une plateforme de test et de développement de Koha
    • Phase préparatoire de la migration des données de Millennium vers Koha

Applications professionnelles

  • Application d’implantation des collections dans le futur bâtiment : phase de développement et de mise en service
  • Évolution et harmonisation de l’environnement de travail : migration des applications bureautiques vers OpenOffice, migration de la messagerie, formation des utilisateurs
  • Intranet : phase d’étude pour le développement des outils professionnels en ligne dans le futur établissement

Services au public

  • Définition, conception et réalisation partielle des services en ligne pour le public : gestion de la bibliothèque numérique et des collections audiovisuelles, environnement numérique de travail, portail…

V. Conversion rétrospective des catalogues

Le traitement des fiches en caractères latins ayant été achevé en 2008, la conversion rétrospective des catalogues se poursuit autour de trois axes en 2009 :

Poursuite du marché pour la conversion rétrospective de 160 000 fiches en caractères cyrilliques

Environ 41 000 fiches devraient être traitées en 2009, provenant des fichiers de la BIULO, du Centre d’études slaves et de la Bibliothèque interuniversitaire de la Sorbonne.

Poursuite de la conversion rétrospective des fiches en caractères chinois

La saisie des notices en chinois (environ 26 000 fiches) a commencé au premier trimestre 2008 grâce au recrutement par le GIP d’une contractuelle 20 heures/semaine. Sont concernés les fichiers de la BIULO (rue de Lille et Dauphine), de l’EFEO et du Centre d'études sur la Chine moderne et contemporaine.  Ce chantier sera renforcé en 2009 par 1 ETP supplémentaire.

Poursuite de la conversion rétrospective des fiches en caractères japonais

Après le traitement des fiches en japonais de l’annexe Dauphine par un contractuel BIULO, le traitement des fiches en japonais de la rue de Lille seront prises en charge en 2009 par un contractuel à 20 heures/semaine.

VI. Conservation

Les activités du chantier conservation se déclinent en 2009 selon cinq axes principaux ;

  • La poursuite des travaux de préparation matérielle des collections destinées au libre-accès : les envois en reliure ou en consolidation ont lieu en flux tendu, immédiatement après la sélection et le traitement intellectuel ;
  • la poursuite du traitement massif des périodiques : conditionnement des périodiques en magasin et reliure pour le libre-accès ;
  • la recotation et le conditionnement des ouvrages sélectionnés pour la Réserve avant stockage au CTLes ;
  • le lancement d’un chantier de dépoussiérage, qui se déroulera avant déménagement sur les collections les plus empoussiérées, soit un minimum de 7 kilomètres linéaires pour les seules collections de la BIULO ;
  • l’achèvement du diagnostic amiante sur les sites qui n’ont pas encore fait l’objet d’une vérification, notamment Clichy et Malakoff pour les sites de stockage de la BIULO.

VII. Organisation des collections et du déménagement

Tous les chantiers préparatoires au déménagement doivent aboutir en 2009 au lancement de la consultation pour le marché de déménagement des collections. Les principales étapes pour 2009 sont donc :

  • La finalisation de l’outil informatique d’implantation et de gestion logistique des collections pour les magasins et les salles de libre-accès ;
  • La finalisation de l’implantation des collections en magasins ;
  • La finalisation de leurs besoins par les utilisateurs pour permettre à la Région Île-de-France de lancer l'appel d'offre pour le mobilier des magasins (rayonnages compacts et fixes, meubles à plans et à microformes), en concordance avec le planning de construction ;
  • La définition des modes opératoires du déménagement : étude sur la manière de sortir les collections des bâtiments, durée, personnel nécessaire, planning...
  • Le lancement de l’appel d’offres pour le déménagement des collections.

Afin que toutes ces opérations puissent se dérouler de manière efficace, la liste des fonds destinés à être transportés rue des Grands-Moulins devra être arrêtée au premier trimestre 2009.

VIII. Services au public

Le rapprochement fonctionnel des équipes BIULO et GIP devrait permettre d’impliquer un nombre d’agents beaucoup plus large dans la préparation des services au public de la BULAC, avec un meilleur ancrage dans les réalités et les attentes quotidiennes des lecteurs.

Un nouveau service sera offert dès décembre 2008 avec la participation d’une vingtaine d’agents volontaires : le SRV ou service de référence virtuelle « Rue des facs », projet commun à plusieurs bibliothèques universitaires parisiennes pour répondre aux questions du public à distance, par messagerie instantanée ou différée.

Mais de nombreux services restent encore à élaborer pour une mise en œuvre progressive jusqu'à l’ouverture du nouveau bâtiment :

  • élaboration d’une charte des services et règles de fonctionnement de la bibliothèque : une note de projet sera proposée à la discussion du conseil scientifique au mois de juin 2009, pour servir ensuite de cahier des charges à la mise en œuvre des services
  • conception et réalisation en 2009 d’une partie de ces services : plate-forme d’accès à la bibliothèque numérique avec gestion des droits par annuaire LDAP, travail en commun avec l’INALCO sur l’environnement numérique de travail…
  • poursuite de la constitution de l’offre documentaire en libre-accès : collections papier, audiovisuelles et électroniques, début de constitution des collections pour l’auto-apprentissage des langues
  • mise en place logistique des salles de lecture : finalisation des choix et implantation des mobiliers, équipements (y compris équipement informatique, imprimantes, photocopieurs…) et signalétique, organisation du fonctionnement des banques de salles et de la communication…
  • préparation des cycles de formation et élaboration des documents (papier et électronique) destinés à la formation et à l’information des lecteurs
  • programme d’action culturelle à destination des différents publics de la bibliothèque

IX. Préparation du statut et de la nouvelle organisation des services

En conséquence des décisions qui seront prises par les tutelles fin 2008-début 2009 sur le statut que la BULAC aura au moment de prendre possession de ses nouveaux locaux, l’année 2009 sera consacrée à l’élaboration de la future organisation, tant du point de vue administratif que fonctionnel.

Le rapprochement fonctionnel des organigrammes du GIP et de la BIULO par anticipation dès janvier 2009 devrait faciliter la conduite de la réflexion qui reste à mener.

La mise en œuvre en 2009 d’un programme de formation faisant une large part à la gestion du changement est fondamental, tant pour réussir la mise en place de l’organisation commune anticipée que pour accompagner individuellement et collectivement les agents vers une évolution professionnelle très importante : intégration dans une équipe unique d’agents venant d’horizons variés, changement d’échelle en termes de bâtiment, d’organisation fonctionnelle, prise en main de nouveaux outils informatiques et bibliothéconomiques, accueil d’un public considérablement diversifié et accru…

X. Communication

Grâce au recrutement en mai 2008 d’une responsable de la communication, d’abord à mi-temps, puis à plein temps, les actions du GIP dans ce domaine ont pris une forme et une dimension nettement professionnelle. Les différentes actions lancées en 2008 devront être encore approfondies en 2009 :

  • publication des numéros 4 et 5 de la Lettre d’information de la BULAC  achèvement début janvier 2009 du nouveau site web de la BULAC, développé à partir de Typo3 et permettant la diffusion souple et rapide de l’information, notamment pour tenir les lecteurs informés en temps réel des perturbations qu’ils auront à subir avant et pendant le déménagement des collections
  • co-organisation avec l’INALCO de la cérémonie de pose de la « première pierre »
  • poursuite de l’opération « Un mot intraduisible par jour » sur le site web, avec pour objectif de rapprocher au quotidien de la bibliothèque les producteurs de ces mots, enseignants et chercheurs, et, à terme, d’en publier un florilège au moment de l’inauguration du bâtiment.
  • programmation de conférences et/ou de projection en partenariat avec l’INALCO et les autres partenaires de la BULAC
  • traduction en anglais du site web
  • poursuite des reportages photographiques sur les « sites et moments forts du projet BULAC »
  • développement des relations avec la presse.

Au deuxième semestre 2009, il sera également temps de lancer le travail de spécification des besoins pour l’identité visuelle et la charte graphique de la nouvelle bibliothèque.

 
Pour citer cette page : 🔗 www.bulac.fr/?id=357