Programme d'activité 2010

Le programme d’activité 2010 a été approuvé par le conseil d'administration le 19 novembre 2009.

Dernière année de préfiguration et de fonctionnement « à l’ancienne » des bibliothèques membres de la BULAC, 2010 verra l’arrivée à leur terme des différents chantiers qui devraient permettre l’emménagement dans les meilleures conditions possible rue des Grands-Moulins&n

  • Unification administrative de l’équipe grâce à la fusion de la BIULO et du GIP et mise au point de l’organisation-cible
  • Passation de l’ensemble des marchés de premier équipement afin que les livraisons puissent commencer dès réception du bâtiment
  • Constitution en cours de finalisation des collections destinées au libre-accès et de l’ensemble des services aux publics
  • Passation du marché de déménagement et achèvement des travaux préparatoires sur les collections avant leur départ
  • Construction du système d’information-cible permettant notamment d’aboutir au basculement dans Koha en janvier 2011.
  • Intensification des actions de communication, de valorisation et de formation avec pour objectif de réussir une transition la plus naturelle et la plus simple possible vers le nouveau site.

I. Fonctionnement du GIP

1. Fusion BIULO – GIP BULAC

Prorogé à partir du 4 novembre 2009 pour une durée de quatre années, le GIP BULAC est prêt pour assurer sa fusion avec la BIULO à partir du 1er janvier 2010. Les principales étapes à prévoir en 2010 sont les suivantes :

  • Budget et gestion comptable unique à partir du 1er janvier 2010
  • Transfert des personnels contractuels de la BIULO vers le GIP à partir du 1er janvier 2010
  • Transfert des emplois titulaires selon le calendrier des mouvements du 1er semestre 2010 (après passage en commission administrative paritaire)
  • Révision du règlement intérieur et financier du GIP en vue d’une harmonisation des règles (1er CA de l’année 2010)
  • Reprise par le GIP des conventions BIULO (notamment : occupation des locaux rue de Lille, Dauphine, Clichy, collections déposées au CTLes…).

2. Organisation-cible

L’organisation-cible, qui sera mise en place au moment où les équipes s’installeront dans le nouveau bâtiment, début 2011, sera élaborée en 2010.

La réflexion s’appuiera en premier lieu sur un bilan critique du fonctionnement de l’organisation provisoire, en place depuis le 1er janvier 2009.

Le travail se poursuivra ensuite en prenant appui sur l’étude des processus de fonctionnement-cible (entamée dès l’automne 2009) et devra aboutir à la fin de l’été à une proposition d’organisation fonctionnelle et hiérarchique qui permette de définir les profils de poste à proposer aux personnels à l’automne 2010.

La mise en ouvre de l’organisation-cible se fera à partir du 1er janvier 2010, sans doute avec une période de recouvrement permettant de gérer la fin du fonctionnement antérieur.

II. Suivi du planning, de la construction et de l’équipement

L’année 2010 est celle du second-œuvre avec une livraison du bâtiment prévue à l’extrême fin de l’année.

Un important travail d’accompagnement est à prévoir dans la finalisation de l’aménagement des espaces et notamment des salles de lecture.

Le marché d’équipement pour les rayonnages des magasins attribué fin 2009 par la Région Île-de-France prévoit le montage des rayonnages, le coulage de la chape de finition et la construction des cloisons ventilées dans les six derniers mois de travaux (soit au second semestre 2010).

Lancée le 5 novembre 2009 par le GIP, la procédure de consultation pour l’équipement mobilier aboutira début mars à la notification des marchés de mobilier de bureau, mobilier d’enseignement et chariots de bibliothèque pour l’ensemble du Pôle des langues & civilisations. L’assistance à maîtrise d’ouvrage sur cette consultation est assurée par le cabinet Rémy Carsault.

Après un travail d’assistance du même ordre effectué de septembre 2009 à mars 2010 par la société INSSEO, l’INALCO lancera la consultation pour l’équipement informatique et multimédia du Pôle à la fin fin du 1er trimestre 2010.

Outre la préparation des marchés évoqués ci-dessus, l’INALCO et la BULAC préparent également leur prise en main commune du bâtiment :

  • Mise en place courant 2010 d’une structure de gestion commune du bâtiment.
  • Lancement (décembre 2009) d’une consultation pour la définition de l’identité visuelle du Pôle et la révision de l’identité visuelle de la BULAC et de l’INALCO, afin de préparer dans la foulée (printemps 2010) le marché de signalétique.

III. Chantiers documentaires

1. Politique et développement documentaire

À une année de l’ouverture au public de la BULAC, le choix des dernières priorités se pose avec une acuité.

L’objectif principal de la politique documentaire reste le développement des collections du libre accès. Il s’agit :

  • d’acheter, notamment en direction des étudiants de licence, la documentation générale indispensable telle que : atlas géopolitiques, livres d’économie, ouvrages d’orientation professionnelle, manuels de rédaction de thèses…
  • de racheter en un nombre suffisant d’exemplaires les manuels de langues ou d’histoire des civilisations ;
  • de poursuivre activement la sélection pour les domaines géographico-linguistiques n’ayant pas encore atteint la volumétrie cible. Il ne s’agit pas obligatoirement d’achat, mais aussi d’une sélection renforcée dans les collections existantes, en magasin ou non encore cataloguées ;
  • de finaliser les choix des collections de périodiques qui seront proposés en libre accès : en mezzanine, seront proposés 200 magazines d’information générale et d’actualité en toutes langues. Les articles courts qu’ils contiennent sont des supports pédagogiques pratiques tant pour une ouverture à l’actualité contemporaine que pour une initiation aux civilisations concernées. Au niveau recherche, la liste des 900 titres de revues académiques et universitaires sera arrêtée dès le début de l’année afin de procéder à la prise éventuelle de nouveaux abonnements et aux opérations de reliure. Ces choix s’établissent en lien avec la réflexion sur les abonnements futurs aux bouquets de périodiques numériques.
  • de poursuivre le traitement et l’achat des collections audiovisuelles destinées au libre accès.

La gestion de ces priorités et des activités qu’elles induisent entraîne un tassement des acquisitions de monographies dans les domaines les moins prioritaires : domaines où la volumétrie libre accès est presque atteinte ou domaines subissant un important retard de catalogage (birman, hindi, grec, vietnamien, bengali…). Les abonnements des périodiques ne sont pas concernés par ces resserrements budgétaires.

Concernant les ressources électroniques, une étude est en cours, fin 2009, sur l’usage effectif des ressources déjà disponibles pour mieux cibler les besoins réels, actuels et futurs, afin de procéder aux réajustements nécessaires. Environ 40 000€ seront, comme en 2009, consacrés à l’abonnement à des bouquets déjà souscrits, mais l’accent sera surtout mis sur l’achat de ressources pérennes. Ces décisions transitoires ne préjugent pas de l’offre qui sera disponible à l’ouverture, avec une véritable campagne d'information et dans de bonnes conditions d’exploitation. Le développement de la bibliothèque numérique reste un objectif essentiel pour la BULAC qu’elle veut relever en lien étroit avec ses partenaires, français et européens.

2. Gestion et traitement

Le Département gestion et traitement doit faire face à un afflux d’ouvrages à cataloguer, en raison de l’accent mis sur l’achat de documentation générale en langues occidentales. Mais il s’agit surtout d’exemplarisation d’ouvrages déjà présents dans les catalogues.

Un décompte exact des fonds non traités (dons, retards de catalogage) a été dressé : environ 280 cartons sont en attente, soit près de 10 000 ouvrages en langues orientales et occidentales. Le volume d’acquisition pour 2010 étant réduit, les acquéreurs et catalogueurs auront pour mission de résorber avant déménagement la majeure partie des fonds en instance de traitement.

3. Conversion rétrospective

La rétroconversion des fiches en cyrillique, de même que la saisie des dernières fiches de collections en caractères latins seront terminées fin 2009 pour la Bibliothèque interuniversitaire des langues orientales et le fonds slave de la Sorbonne. Le marché pour le traitement des caractères cyrilliques s’achèvera en 2010 avec le traitement des fiches de la BJECO (6 500 fiches) et celles du CERCEC (8 000 fiches).

Le traitement des caractères chinois, arabes et japonais se poursuit en interne. De plus, la bibliothèque envisage de traiter également les fichiers de faible importance numérique tels que ceux des langues d’Asie du Sud et du Sud-Est.

Enfin, l’arrivée de la bibliothèque du SEDET (Paris 7) dans le périmètre de la BULAC conduira vraisemblablement à relancer une opération en sous-traitance pour la rétroconversion de ses 11 000 fiches en caractères latins.

IV. Services aux publics

En 2010, le Pôle Publics doit assurer la dernière année de fonctionnement presque normal des salles de la BIULO, tout en se consacrant de manière prioritaire à la préparation de l’ouverture rue des Grands-Moulins.

Ses principales missions se déclinent de la manière suivante :

  • le maintien en fonctionnement les salles de lecture existantes (Lille, Dauphine, Clichy), dont il faudra rapidement prévoir et annoncer la fermeture progressive : la salle de la rue de Lille sera la première à fermer (hypothèse actuelle : fin décembre 2010).
  • la préparation des services aux publics qui se poursuivra jusqu’à l’ouverture, mais avec un accent mis en 2010 sur :
    • l'élaboration et la finalisation des règles de fonctionnement de la bibliothèque, en s’appuyant sur la charte des services aux publics, approuvée par le conseil scientifique en juin 2009,
    • la spécification et la réalisation des outils informatiques permettant d’offrir tous les services souhaités sur place et à distance : portail/ site web, ENT, mise en place de la base des signets, gestion des ressources électroniques, gestion de la communication, du prêt, de la réservation des espaces, espace d’autoformation en langues, renseignements à distance (SRV).
  • l’achèvement de la constitution des collections en libre-accès :
    • suivi et maintien de la classification (V2), jusqu’à l’implantation des collections dans les salles de lecture.
    • coordination de la sélection intellectuelle du libre-accès et suivi des statistiques de sélections, renforcement et aide aux équipes de sélection : 2010 est la dernière année de sélection pour atteindre les objectifs.
    • présentation des collections destinées au niveau étude sur rayonnage à Wattignies, afin de permettre une meilleure visualisation et d’amorcer le travail sur la signalétique des salles de lecture.
    • validation du scénario d’implantation des collections en libre-accès courant 2010.
    • étiquetage et équipement des documents en continu sur toute l’année 2010 : les collections devront être prêtes à être mise en rayon dès la fin du premier trimestre 2011.
  • la finalisation logistique des salles de lecture et de l’aménagement des espaces publics : choix et implantation des mobiliers, équipements et signalétique, organisation du fonctionnement des banques de salles.
  • la formation et l’information des publics : début du travail d’élaboration des documents (papier et électronique) ; réflexion sur les programmes de formation (dont formations spécifiques pour les étudiants de INALCO intégrées à leur cursus)

V. Informatique

1. Système d’information cible

En 2010, le projet Système d’Information-cible encadre le portefeuille de projets attachés à la définition de l’architecture technique du système d’information, à la conception et à la mise en test de l’environnement de travail professionnel open source.

Les travaux de développement, de mise en test et d’exploitation de l’environnement informatique public seront approfondis en 2011.

  • Assistance à la gestion de projet SI-cible : pilotage, conception et planification de la migration de l’existant vers le SI-cible.
  • Préparation de la Politique de Sécurité des Systèmes d’Information (PSSI).
  • Conception et mise en test de la gestion des identités (annuaires, fédération d’identités, cartes multi-services).
  • Préparation et lancement de l’appel d’offre commun INALCO/BULAC pour le marché de 1er équipement informatique.
  • Urbanisation, sécurisation et intégration du SI de transition vers le SI-cible.
  • Conception et mis en test du poste de travail professionnel open source.
  • Mise en service de la messagerie BULAC.
  • Migration de l’extranet professionnel BULAC.
  • Extension des fonctionnalités de GRF-GRH (COCKTAIL-JEFYCO).
  • Développement du site web et du portail public de transition.

Sont suivis également des projets d’intérêt général impactant directement le système d’information-cible :

  • Suivi des lots courants forts et courant faible pour le chantier Grands-Moulins.
  • Participation au chantier transversal de définition des processus cibles (référentiels, gestion électronique des documents ; pôle informatique cible)

2. Projet KOHA – Migration vers un SIGB open source

Le projet Koha est une brique essentielle du système d’information-cible. Il fait l’objet d’une gestion de projet à part entière, mise en place en 2009.

En 2010, le projet Koha entre en phase d’intégration des développements livrés dans la version officielle du logiciel ou commandés par la BULAC, pour les modules communication, magasinage et catalogue (reprise de données et catalogage SUDOC). Les formations des formateurs et les études nécessaires pour la mise en exploitation du module acquisition se poursuivront.

  • Formation et paramétrage
  • Développement – module communication
  • Traitement & développement – reprise de données
  • Développement – module magasinage
  • Animation communauté Koha

3. Maintien de l’existant

En 2010, le Pôle Informatique continue d’assurer la fourniture de service informatique et l’administration des applications en production, pour les 4 sites en fonctionnement de la BULAC.

A mesure de l’avancée du projet, l’existant informatique de la BULAC intègre des infrastructures dévolues au système d’information-cible et à l’aménagement dans le futur bâtiment. Les équipes du SRI (Service des ressources informatiques) et du SAM (Service applications métiers) sont par conséquent mobilisés à 50% par les tâches suivantes :

  • Support aux utilisateurs
  • Administration système et réseau
  • Gestion, maintenance et administration du parc informatique bureautique
  • Administration du SIGB Millennium, formation des utilisateurs
  • Traitement de remontées de données dans SUDOC
  • Administration des espaces de travail collaboratif (Extranet)
  • Administration du site web
  • Administration du logiciel de déménagement OLIMP

VI. Conservation et déménagement

1. Conservation

En 2010, l’essentiel de l’activité du service conservation continue à se concentrer sur la préparation des collections en libre-accès, soit environ 25 000 unités (reliés, renforcées ou simplement équipées), incluant 1200 volumes de périodiques.

Il n’y aura aucune opération de numérisation, ni de restauration, hormis quelques ouvrages demandés pour exposition et remis en état grâce au financement des emprunteurs.

Les documents destinés au libre-accès recherche et déjà prêts physiquement, qui sont encore dans les magasins rue de Lille, seront progressivement prélevés et réétiquetés avant mars 2011, soit environ 2 500 ouvrages par mois qui deviennent indisponibles pour la communication jusqu’à l’ouverture.

Le conditionnement des périodiques se poursuit également dans les magasins rue de Lille. Le dépoussiérage est effectué en même temps. Seront également dépoussiérées en interne les collections les plus fragiles (fonds anciens chinois et japonais).

Un appel d’offres lancé fin 2009 pour le dépoussiérage en sous-traitance d’une partie des collections rue de Lille, permettra de nettoyer les 2 kilomètres linéaires de collections les plus sales, rue de Lille et à Clichy.

2. Déménagement

L’appel d’offres pour le déménagement de collections sera lancé en janvier-février 2010, pour une notification au début de l’été. S’ouvrira une période de travail de six mois avec le prestataire retenu et les différents partenaires pour fixer les conditions et le planning précis des opérations à lancer dès la réception du bâtiment.

Parallèlement devront être établies les conventions de dons ou de dépôt des collections à transférer rue des Grands-Moulins.

3. Préparation de la Réserve

La sélection des ouvrages pour la future réserve progresse (environ 11 500 titres identifiés). Près de 8 000 titres ont déjà été recotés.

Le dépoussiérage et le réétiquetage des livres sélectionnés a commencé fin mars 2009 dans un espace aménagé en atelier sécurisé rue de Wattignies. Un peu plus de 1 500 volumes sont entièrement traités. Ils sont ensuite stockés en cartons au CTLes, en attendant le déménagement.

VII. Valorisation et diffusion scientifique

Depuis janvier 2008, le GIP construit progressivement un programme d’action visant à mettre en valeur les collections ou les compétences des partenaires de la BULAC. Ces actions iront se développant jusqu’à l’ouverture – et au-delà – afin de donner à tous les publics l’occasion de se familiariser avec les richesses offertes par le Pôle des langues & civilisations. Sont ainsi prévus en 2010 :

  • dans le prolongement de l’opération « Un mot intraduisible par jour » menée depuis octobre 2008 sur le site web de la BULAC : poursuite de la préparation du Dictionnaire des intraduisibles qui sera édité au moment de l’inauguration.
  • dans le cadre de l’opération « La BULAC itinérante… », il est prévu que les actions culturelles se déroulent, comme en 2009, hors les murs (salle du conseil de Paris-Descartes, amphithéâtre Buffon à Paris-Diderot, etc.) :
    • un cycle de 8 à 10 conférences données par des enseignants-chercheurs membres des établissements partenaires et des intervenants extérieurs. Ces conférences sont ouvertes à tous les publics et préfigurent en partie la programmation de l’amphithéâtre rue des Grands-Moulins.
    • un programme de projections cinématographiques, en partenariat avec des centres culturels ou des festivals, visant à faire connaître les cinémas du monde (ex. : Festival du cinéma asiatique indépendant) et qui pourraient également après l’ouverture être accueillis rue des Grands-Moulins, est en cours d’élaboration.

VIII. Communication

La mission communication se concentre en 2010 sur la préparation de l’ouverture du bâtiment tout en maintenant une information régulière autour du projet et sur son activité via la Lettre d’information de la BULAC et le site web (dont la refonte pilotée par le Pôle informatique et la mission communication est en cours). En 2010, la mission communication lancera également l’appel d’offres pour la création d’une identité visuelle pour le Pôle des langues & civilisations et la refonte de celle de la BULAC, en préalable au lancement de l’appel d’offres pour la signalétique du bâtiment. Il poursuit la valorisation du programme d’action culturelle :

Les principaux moyens de communication sont :

  • la publication de deux numéros par an de la Lettre d’information de la BULAC
  • la mise à jour quotidienne du site web pour un suivi de l’avancement des différents chantiers et pour l’information en direct des lecteurs sur les conditions évolutives de fonctionnement des salles de lecture.

IX. Formation des personnels

Le programme de formation 2010 est marqué par trois grands domaines : l’informatique (Koha), les formations « services publics » et l’accompagnement au changement.

1. Formations informatiques

La formation 2010 sera axée sur l’acquisition de l’outil Koha, dont la maîtrise par l’ensemble du personnel est une condition préalable à l’ouverture de la bibliothèque.

En 2009 les groupes de travail (spécifications de paramétrage ou de développement) ont été mis en place, dont le travail sera achevé fin mai 2010. A partir du deuxième trimestre 2010 seront mises en place les formations de testeurs des modules qui auront déjà été développés, puis celles des formateurs, qui assureront dès septembre 2010 la formation de tous les membres du personnel.

En parallèle, des séances d’information organisées régulièrement à l’intention de l’ensemble du personnel, permettront de maintenir l’équipe en alerte sur le projet et son avancement : avancée des groupes de travail, présentations-informations par le chef du projet, réalisation de manuels d’utilisateurs…

2. Formations « services aux publics ».

Les formations aux « services aux publics » seront de deux ordres :

  • les formations techniques à l’intention du personnel, en prolongement et approfondissement des formations déjà menées : recherche dans les catalogues, bases de données spécifiques, signets, etc…
  • la formation proprement dite au « service public ».

3. Les accompagnements aux changements

Les formations d’accompagnement au changement se poursuivront dans la continuité du plan de formation 2009 :

  • avec un audit de l’organisation provisoire de la BULAC mise en place en janvier 2009,
  • et, sur la base des résultats de l’audit, la définition de l’organigramme-cible de la BULAC pour 2011.

En parallèle, seront poursuivies et intensifiées les rencontres d’informations, les entretiens d’évaluation, les bilans de compétences et les validations des acquis, en vue de l’ajustement des profils de postes et des mutations externes ou internes.

 
Pour citer cette page : 🔗 www.bulac.fr/?id=360