Rapport d'activité 2004

Le rapport d'activité pour 2004 a été approuvé par le conseil d'administration le 1er avril 2005.

Rapport d’activité 2004

A. L’année 2004 en bref

L’année 2004 est la première année d’existence du groupement d’intérêt public « BULAC » : beaucoup de temps et d’énergie ont été consacrés à la mise en fonctionnement de cette nouvelle structure.

2004 a vu se dérouler toute la procédure du concours architectural, pour aboutir le 2 décembre à la validation du choix du jury par la commission permanente de la Région Île-de-France : l’équipe Ateliers Lion-INGEROP obtient la maîtrise d’œuvre du Pôle des langues et civilisations.

C’est aussi la première année d’exécution du marché pour la fourniture d’un système informatique trajectoire, année de travaux préparatoires avant la mise à disposition des utilisateurs de cet outil commun, fondamental pour la construction scientifique et technique de la future bibliothèque.

D’autres chantiers s’ouvrent également, tels la définition des orientations documentaires et des programmes d’acquisitions, le récolement des périodiques, la préparation du libre-accès, la conversion rétrospective, la conservation… mais n’en sont encore qu’à leurs débuts.

Année de démarrage et de lancement, 2004 est déjà aussi une année de tournant. Après deux années de montée en charge très progressive (2002-2003), les agents des bibliothèques, comme l’équipe de projet, ont dû absorber en 2004 le choc du lancement concomitant de nombreux chantiers, nécessitant une implication concrète croissante des établissements, alors que leurs charges courantes ne diminuaient pas. Cette situation a pu être d’autant plus pesante que la plupart des résultats espérés sont encore à venir.

Enfin, la consolidation visible – symbolique et matérielle – du projet BULAC renforce encore son pouvoir d’attraction : deux nouvelles bibliothèques ont décidé en 2004 de rejoindre le cercle des 18 bibliothèques déjà membres du projet :

  • la bibliothèque du Centre de recherches sur le Japon (EHESS)
  • la bibliothèque indianiste Jules-Bloch (Paris 3-CNRS).

B. Les moyens

1. Les ressources humaines

1.a. Effectifs

Titulaires

Au 1er janvier 2004, 7 postes sont mis à la disposition du GIP par le rectorat de l’Académie de Paris :

  • 2 conservateurs des bibliothèques
  • 3 bibliothécaires
  • 1 bibliothécaire adjoint spécialisé
  • 1 magasinier en chef des bibliothèques

Au 1er septembre 2004, s’y ajoutent 4 postes supplémentaires (dont 3 créations) :

  • 1 ingénieur d’études de la BAP E (informatique)  : ce poste vacant est pourvu du 15 février au 31 août 2004 par un contractuel pris en charge par le rectorat.
  • 1 attaché d’administration des services universitaires
  • 1 bibliothécaire
  • 1 assistant de bibliothèque

Soit un total de 11 postes à plein temps à compter du 1er septembre 2004.

La mise à disposition de ces emplois est valorisée en recettes indirectes dans le budget du GIP pour un montant total de 406 340 €.

Contractuels

Du 1er janvier au 31 mars 2004, 7 contrats (soit 4,8 ETP[1]/mois) sont reconduits par la Chancellerie des Universités dans l’attente du démarrage administratif et comptable du GIP.

À compter du 1er avril, le GIP procède aux premiers recrutements de contractuels, dans des conditions qui restent celles d’un démarrage progressif : salaires payés sous forme d’avance jusque fin août, adhésion au GARP à partir d’octobre.

Entre le 1er avril et le 31 décembre, 20 contrats ont été établis (dont 16 à 20 heures/semaine et 4 à temps complet), soit une moyenne mensuelle de 9,68 ETP.

Sur l’ensemble de l’année 2004, les contrats totalisent l’équivalent de 101,6 mois travaillés à temps plein, soit une dépense globale de 211 210 € (y compris le remboursement à la Chancellerie des 7 contrats du 1er trimestre).

1.b. Formation

Une salle de formation équipée de 6 postes informatiques et d’un vidéoprojecteur, permettant d’accueillir un groupe de 10 stagiaires, a été aménagée rue de Wattignies. Elle a accueilli plus de 75 % des formations recensées ci-dessous.

Formation reçue

En 2004, 26 agents (12 titulaires + 14 contractuels) du GIP BULAC ont suivi 22 formations différentes pour un total de 84 journées (soit 3,1 jours/personne).

80% de ces journées de formation ont été consacrées à la préparation du déploiement de Millennium et aux techniques de catalogage.

Une première journée de sensibilisation à la conservation a également été organisée le 7 décembre, avec l’aide du lycée professionnel Tolbiac.

Formation donnée

4 agents de l’équipe de projet ont dispensé un total de 5 jours de formation (catalogage, Rameau, autorités, conservation) pour 31 stagiaires.

2. Les locaux

Depuis le 1er juillet 2003, l’équipe de projet de la BULAC partage avec l’équipe de projet Sainte-Barbe un plateau de 928 m² en location dans un hôtel d’entreprises, sis au 60, rue de Wattignies, Paris 12ème arrondissement.

La prise en charge du loyer et des frais logistiques afférents (assurance, réseau, entretien des locaux…) est assurée par la Chancellerie des Universités qui a bénéficié en 2004 à cet effet d’une subvention spécifique de la Direction de l’enseignement supérieur (chapitre 36.11 article 20) d’un montant de 280 000 €. 50 % de cette somme, soit 140 000 €, sont valorisés en recettes indirectes dans le budget du GIP.

3. Le budget

Recettes directes

Le budget primitif du GIP, voté par le conseil d’administration le 18 décembre 2003, inscrit en recette directe une subvention de la DES de 762 000 € et les contributions de ses 9 membres pour un total de 67 500 €.

La première décision budgétaire modificative augmente les recettes directes de 389 433 €, montant correspondant au transfert du solde de trésorerie par la Chancellerie des Universités, gestionnaire en 2002 et 2003 des subventions attribuées au projet BULAC par la DES.

Les recettes directes du GIP s’établissent donc à un total de 1 218 933 € pour l’année 2004, dont 782 000 € affectés aux dépenses de fonctionnement et 436 933 € en investissement.

Dépenses directes

Le bilan des dépenses s’établit de la manière suivante :

Type de dépenses

Prévisions budgétaires (DBM2)

Montant réalisation 2004

% réalisation

/prévision

60 – Achats

 

32 870 €

 
 

22 557,88 €

 
 

68,6 %

 

61 – Services extérieurs

 

155 000 €

 
 

148 485,63 €

 
 

95,7 %

 

62 – Autres services extérieurs

 

299 619 €

 
 

159 172,65 €

 
 

53,1 %

 

63 – Impôts, taxes

 

18 790 €

 
 

15 446,21 €

 
 

82,3 %

 

64 – Charges de personnels

 

257 368 €

 
 

177 585,93 €

 
 

69 %

 

65 – Autres charges de gestion courante

 

150 €

 
 

711,90 €

 
 

474,6 %

 

68 – Dotation aux amortissements

 

18 422 €

 
 

18 420,95 €

 
 

100 %

 

2- Immobilisations

 

436 714 €

 
 

197 835,38 €

 
 

45,3 %

 

Total

 

1 218 933 €

 
 

740 216,53 €

 
 

60,7 %

 

La consommation relativement modeste du budget s’explique par deux raisons principales :

1 - La mise en place administrative et comptable du GIP s’est étalée pendant tout le premier semestre :

En conséquence :

  • les conditions non stabilisées de recrutement ont conduit à limiter au strict minimum les embauches pendant cette période  ;
  • le support informatique de gestion financière et comptable (logiciel GFC, hébergé par l’Université Paris III) n’a été complètement opérationnel que début juillet, ce qui a d’emblée réduit dans les mêmes proportions l’exécution du budget.

2 - Le glissement progressif du calendrier de livraison des premières tranches du système informatique de gestion de bibliothèque Millennium par la société Innovative Interfaces, initialement prévue en octobre 2004 (et qui sera sans doute effective en avril-mai 2005), n’a pas permis la facturation initialement envisagée au titre de l’année 2004.

4. Les moyens informatiques

4.a. Moyens bureautiques de l’équipe de projet

Au 1er janvier 2004, l’équipe de projet disposait rue de Wattignies des équipements informatiques suivants :

  • 12 micro-ordinateurs
  • 1 imprimante à jet d’encre
  • 3 imprimantes laser N &B en réseau (dont 1 mise à disposition par la cellule informatique du rectorat)
  • 1 imprimante laser couleur en réseau
  • 1 serveur de sauvegarde (mis à disposition par la cellule informatique du rectorat)
  • 1 photocopieur-fax (en location, partagé avec l’équipe sainte-Barbe)

Ce parc a été complété au fur et à mesure des besoins par :

  • 5 micro-ordinateurs
  • 6 micro-ordinateurs avec écran plat pour la salle de formation
  • 1 scanner couleur A3
  • 1 vidéoprojecteur

4.b. Moyens liés au chantier informatique

· Serveurs

Commandé fin 2003, un serveur Fujitsu-Siemens Windows 2000 a été mis en service début 2004 dans les locaux de la cellule informatique du rectorat en Sorbonne pour accueillir la bibliothèque numérique et le site web de la BULAC.

Par ailleurs, la notification du marché pour la fourniture du SIGB trajectoire a entraîné le déploiement d’un serveur Sun Unix, installé début mars dans un local situé 10, rue de la Sorbonne, sous la responsabilité de la cellule informatique du rectorat.

· Micro-ordinateurs

Des postes individuels ont également été acquis afin de mettre l’équipement informatique des bibliothèques membres du projet en conformité avec les exigences du SIGB, la gestion des caractères UNICODE imposant un niveau de système d’exploitation égal ou supérieur à Windows 2000.

Un premier ensemble avait été livré en 2003 :

  • 1 micro-ordinateur à écran plat à l’EFEO
  • 1 micro-ordinateur à la bibliothèque Golenischeff
  • 1 micro-ordinateur au centre d’études mongoles et sibériennes
  • 2 micro-ordinateurs à la bibliothèque du Centre d’études slaves
  • 1 micro-ordinateur au centre de documentation sur l’aire tibétaine

En 2004 ont été commandés et déployés les matériels suivants :

  • 1 micro-ordinateur à la bibliothèque du Centre d’études slaves
  • 1 micro-ordinateur au Centre Archipel

4.c. Moyens destinés aux autres chantiers

Pour accompagner les opérations menées sur les différents sites dans le cadre des chantiers de rattrapage de catalogage, de rétroconversion et de récolement, 4 micro-ordinateurs et 5 portables (dont 3 en 2002) ont été acquis et sont affectés temporairement dans les bibliothèques ou aux équipes de contractuels selon la programmation des travaux à mener.

C. Réalisation du programme d’activité

1. Mise en place du GIP

1.a. Formalités administratives

Après la publication au Journal officiel du 4 novembre 2003 de l’avis approuvant la création du GIP, les étapes nécessaires à sa reconnaissance administratives ont été parcourues :

  • nomination d’un contrôleur d’État  : Monsieur Paul Thévenin, receveur général des finances
  • nomination d’un agent comptable  : Monsieur Patrick Michaud (arrêté du 10 février 2004 paru au JO du 26 mars 2004)
  • ouverture d’un compte au Trésor public  : n°30081 75000 00003007507 28 (renuméroté fin 2004 : n° 10071 75000 00001007507 63)
  • immatriculation par l’INSEE sous le n° SIRET 187  512 702 00023, le 29 janvier 2004
  • immatriculation par l’URSSAF sous le n° 757  632 306 34 0001011, le 23 juin 2004
  • immatriculation par la Recette des impôts du 5 ème arrondissement pour attribution du numéro de TVA intracommunautaire FR04 187 512 702, le 1er septembre 2004
  • immatriculation par l’IRCANTEC sous le n° 0AAF83ZN, le 23 septembre 2004
  • immatriculation par le GARP sous le n° 55  937 885 J 7502, le 1er octobre 2004

1.b. Mise en place technique

L’agent comptable du GIP étant aussi celui de l’Université Paris III, il a été suggéré l’utilisation par convention des moyens informatiques de l’université pour la gestion comptable du GIP.

Une convention a donc été passée le 29 avril 2004 entre les deux établissements pour mettre à la disposition du GIP un accès au logiciel GFC, moyennant une redevance annuelle de 3 000 €.

Pour différentes raisons techniques, cette connexion n’a été complètement opérationnelle qu’à compter de début juillet 2004.

1.c. Réunion des instances

Conseil d’administration

Le conseil d’administration s’est réuni pour la première le 18 décembre 2003 : il a notamment procédé à l’élection de son président, Daniel Renoult et voté le budget primitif 2004.

Lors de la séance du 26 février 2004, il a approuvé le règlement intérieur et financier du GIP, le programme d’activité 2004 et les propositions de nomination au conseil scientifique.

Le 10 juin 2004, le conseil a nommé le directeur du GIP, Marie-Lise Tsagouria, et voté la décision budgétaire modificative n°1 (DBM 1).

La dernière réunion a eu lieu le 25 novembre 2004 : vote des modalités d’amortissement, de la DBM 2, du programme d’activité 2005, du budget primitif 2005, de l’organigramme du GIP, de l’adhésion au consortium Cocktail (JEFYCO) et du transfert au GIP du bail des locaux de Wattignies.

Conseil scientifique

Le conseil scientifique est composé de 18 membres, dont cinq personnalités étrangères. Il s’est réuni pour la première fois le 18 juin 2004 et a élu Maurice Garden comme président. Une seconde réunion a eu lieu le 17 décembre.

Les travaux du conseil scientifique ont principalement porté sur les grandes orientations documentaires de la BULAC et sur la définition des priorités pour les collections en libre-accès.

1.d. Ligne graphique et communication

La conception de la ligne graphique du GIP BULAC a été confiée à M87 Design. La création du logo et l’élaboration de la charte graphique se sont déroulées en juin-juillet 2004. Les principes de la charte ont été déclinés pour la papeterie et les modèles bureautiques.

L’assistance d’une infographiste de M87 Design, de juillet à novembre, a permis la construction selon les mêmes bases graphiques du site web de la BULAC qui a ouvert le 17 décembre à l’adresse www.bulac.sorbonne.fr

Ce site a pour objet principal de fournir une information régulièrement enrichie sur les développements du projet. Il sera aussi le point d’entrée pour la consultation du catalogue de la BULAC.

Le montant global de la prestation de M87 Design s’élève à 26 500 €.

Enfin, un dossier complet sur la BULAC a été publié dans le n° 35 (juillet-septembre 2004)

de la revue Arabesques, éditée par l’Agence bibliographique de l’enseignement supérieur. Ce dossier est également accessible en ligne : http://www.abes.fr/abes/DocumentsWebAbes/Arabesques35.pdf

2. Suivi de la maîtrise d’ouvrage

L’organisation du concours d’architecture et d’ingénierie pour la construction du Pôle des langues et civilisations était à la charge de la Région Île-de-France, délégataire de la maîtrise d’ouvrage.

L’avis d’appel public à la concurrence est paru au BOAMP le 12 décembre 2003.

Le jury, réuni en première phase le 25 février 2004, a admis à concourir cinq équipes parmi les 95 candidats :

  • Du Besset-Lyon / Khephren / Espace Temps / MDETC
  • Ateliers Lion / Ingerop
  • Michel Remon / GEC
  • Henri Gaudin / OTH Bâtiments / Acoustique et conseil
  • Sabatier & Sitoleux / A. S. Mizrahi

Ces cinq équipes ont rendu les prestations demandées à la date limite du 19 mai 2004.

La commission technique a analysé chaque projet de mai à juillet 2004.

Le jury s’est réuni le 8 septembre 2004 pour classer les projets et a retenu en première position celui des Ateliers Lion/Ingerop. Ce choix a été confirmé par délibération de la commission permanente de la Région Île-de-France le 2 décembre 2004.

Le président du conseil d’administration du GIP a représenté les utilisateurs de la bibliothèque au sein du jury. Le directeur du GIP a joué le même rôle dans la commission technique.

3. Chantiers documentaires

3.a. Politique documentaire

Quatre groupes de travail, réunissant chercheurs, enseignants et bibliothécaires, sont actifs depuis 2003 pour alimenter la réflexion sur la politique documentaire des quatre aires suivantes :

  • Europe centrale, balkanique et orientale
  • Moyen-Orient, Maghreb, Asie centrale
  • Asie orientale
  • Haute-Asie, Asie du Sud, du Sud-est, Pacifique, Océanie

Leurs travaux et les études menées directement avec chaque bibliothèque membre du projet ont permis l’élaboration d’une première version de la charte documentaire qui a été soumise au Conseil scientifique du 18 juin 2004. Une synthèse de ce document, mettant l’accent sur les points d’excellence de la BULAC, a été préparée pour le Conseil scientifique du 17 décembre.

Ces documents sont disponibles sur le site intranet de la BULAC.

De nombreuses visites de bibliothèques ont également été organisées pour une meilleure connaissance des partenaires documentaires parisiens. Une collaboration étroite a été développée avec la Bibliothèque nationale de France qui est représentée à toutes les séances de ces groupes de travail par les spécialistes de chaque domaine concerné.

3.b. Acquisitions sur crédits BULAC

En complément des acquisitions régulièrement effectuées par les bibliothèques, 86 914 € ont été consacrés par le GIP à l’achat de documentation, dont plus de 95 % en langues étrangères. L’orientation de ces achats a respecté les propositions faites par les groupes de travail sur la politique documentaire :

Domaine

Nombre de documents

Coût

Notes

Chine

362 monographies en chinois

 

21 668 €

 

> Recueils de documents primaires sur les minorités ethniques, l’histoire, la cartographie des régions frontalières.

> Histoire du livre et de l’édition en Chine ancienne.

Japon

56 monographies en japonais

+ 1 712 monogr. en allemand sur 2 625 microfiches

 

22 869 €

 

> Ouvrages sur le bouddhisme ésotérique et le monastère Kôzan-Ji

> Japonologie allemande

Tibet

1 000 textes tibétains sur disque dur

+ 1 série dur 303 microfiches

 

14 899 €

 

> Canons bouddhistes (complétant les acquisitions 2003 auprès du Tibetan buddhist research center)

> British Intelligence on China in Tibet

Inde

86 monographies en anglais

 

1 915 €

 

> Minorités, géographie et économie contemporaine

Cambodge

135 monographies, dont 115 en khmer

 

2 289 €

 

Mise en place d’un réseau pour relancer les acquisitions en langue originale

Domaine iranien

259 ouvrages, dont 102 en persan

 

13 907 €

 

> Iran et Asie centrale de langue persane

Ukraine

Biélorussie

61 monographies en langues originales

 

1 310 €

 

> Linguistique, littérature, histoire

Mongolie

84 monographies, dont 73 en russe

 

2 412 €

 

> Ethnologie, ethnographie, histoire

Documentation professionnelle

42 monographies

+ 4 périodiques

+ abonnement en ligne ISSN

 

5 645 €

 

A l’usage de l’équipe de projet et des catalogueurs dans les bibliothèques

Total

3 797 monographies

+ 5 périodiques ou série

+ 1 abonnement en ligne

 

86 914 €

 


3.c. Accroissement du catalogue BULAC dans SUDOC

L’une des actions prioritaires identifiées dès l’origine du projet portait sur le rattrapage des retards de catalogage identifiés dans différents établissements.

Douze contractuels[2] ont donc été recrutés pour contribuer au traitement des stocks en attente : ils ont été affectés en 2004 aux fonds de Paris 3, de l’EFEO, de la BIULO, du CDAT, du CEMS, du CES et de la BIU Sorbonne.


 

Notices localisées[3] en 2004

 
 

Notices bibliographiques[4]

créées en 2004
 
 

Notices autorités créées en 2004

 
 

Notices exemplaires créées en 2004

 
 

Fonds hindi (BIULO)

 
 

597

 
 

576

 
 

122

 
 

611

 
 

Fonds arabe (BIULO)

 
 

1 906

 
 

911

 
 

0

 
 

1 965

 
 

Fonds russe (BIULO)

 
 

135

 
 

113

 
 

86

 
 

135

 
 

Fonds balte, ukrainien et biélorusse (BIULO)

 
 

144

 
 

130

 
 

117

 
 

153

 
 

Fonds roumain (BIULO)

 
 

550

 
 

323

 
 

282

 
 

568

 
 

Fonds slave (CES)

 
 

263

 
 

220

 
 

134

 
 

263

 
 

Fonds finnois (Paris III)

 
 

1 390

 
 

1 109

 
 

485

 
 

1 457

 
 

Fonds turc (Paris III)

 
 

1 351

 
 

528

 
 

298

 
 

1 649

 
 

Fonds mongol et sibérien (CEMS)

 
 

416

 
 

417

 
 

287

 
 

714

 
 

Fonds indonésien (EFEO)

 
 

489

 
 

489

 
 

489

 
 

489

 
 

Fonds thaï (EFEO)

 
 

670

 
 

670

 
 

670

 
 

670

 
 

Fonds khmer (EFEO)

 
 

200

 
 

200

 
 

200

 
 

200

 
 

Fonds tibétain (EFEO + CDAT)

 
 

150

 
 

150

 
 

150

 
 

150

 
 

Périodiques (BIU Sorbonne)

 
 

979

 
 

0

 
 

 

 
 

979

 
 

Périodiques (CES)

 
 

260

 
 

216

 
 

 

 
 

260

 
 

Total

 
 

9 500

 
 

6 052

 
 

3 320

 
 

10 263

 

La production des contractuels de la BULAC s’inscrit dans le tableau général d’accroissement du futur catalogue commun :

 

Etablissements / fonds

 
 

Notices localisées en 2004

 
 

Notices bibliogra-phiques créées en 2004

 
 

Notices autorités créées en 2004

 
 

Notices exemplaires créées en 2004

 
 

Total général des notices localisées au 31/12/2004

 
 

Paris 3 - Fonds turc

 
 

1 351[5]

 
 

528

 
 

298

 
 

1 649

 
 

1 417

 
 

Paris 3 - Fonds finnois

 
 

1 390[6]

 
 

1 109

 
 

485

 
 

1 457

 
 

1 458

 
 

Paris 7 - LCAO

 
 

1

 
 

1

 
 

3

 
 

13

 
 

1

 
 

EPHE IV

 
 

321

 
 

128

 
 

74

 
 

360

 
 

888

 
 

EPHE V

 
 

889[7]

 
 

173

 
 

6

 
 

1 120

 
 

1 646

 
 

Paris 4 - CES

 
 

1 456

 
 

752

 
 

220

 
 

1 559

 
 

2 620

 
 

BIULO

 
 

26 899[8]

 
 

13 950

 
 

6 375

 
 

36 122

 
 

195 261

 
 

EPHE V - Golenischeff

 
 

115

 
 

36

 
 

1

 
 

117

 
 

116

 
 

EPHE V - CEMS

 
 

416

 
 

417

 
 

287

 
 

714

 
 

1 387

 
 

EFEO

 
 

2 332

 
 

1 806

 
 

1 520

 
 

2 498

 
 

7 477

 
 

EPHE V - Tibet

 
 

118

 
 

53

 
 

42

 
 

124

 
 

126

 
 

EHESS - Archipel

 
 

274

 
 

180

 
 

127

 
 

310

 
 

403

 
 

EHESS - CECMC

 
 

372

 
 

155

 
 

60

 
 

408

 
 

571

 
 

EHESS - CEIAS

 
 

10 907[9]

 
 

6 764

 
 

85

 
 

11 731

 
 

11 358

 
 

Sorbonne – fonds slave

 
 

- 331[10]

 
 

79

 
 

208

 
 

238

 
 

29 773

 
 

Paris 3 - IEI

 
 

986

 
 

334

 
 

130

 
 

1 426

 
 

5 578

 
 

TOTAL

 
 

 47 496

 
 

26 465

 
 

 9 921

 
 

 59 846

 
 

260 080

 

Trois sources ont contribué en 2004 à la production des 47 496 nouvelles localisations (dont environ 55 % en création) dans SUDOC :

  • les saisies en conversion rétrospective (marché SAFIG passé par la BULAC)  : 55 %
  • le travail courant des équipes en place dans les bibliothèques  : 25 %
  • les opérations de rattrapage du retard de catalogage par les contractuels BULAC  : 20 %

La coordination bibliographique est prise en charge de manière collégiale par trois personnes (1 EFEO, 1 BIULO, 1 BULAC), qui se répartissent le suivi des travaux de catalogage sur la douzaine de sites concernés.

3.d. Récolement des périodiques

Le récolement des périodiques, initié en 2003, s’est poursuivi durant toute l’année 2004 ; la plus grande partie de l’année a été consacré aux collections de la BIULO, puis à celles des centres EHESS (CECMC, CEIAS, CRJ) et à l’Institut d’études iraniennes. Selon les périodes, 4 à 6 contractuels ont réalisé cet inventaire précis, consignant sur ordinateur portable les indications d’états de collection et de conservation. Compte tenu de la participation de nouvelles bibliothèques au projet, ce chantier qui devait s’achever dans les premières semaines de 2005 voit sa durée prolongée jusqu’au printemps 2005.

Fin 2004, c’est environ 20 000 titres de périodiques qui avaient déjà été récolés.

3.e. Libre-accès

La réflexion sur l’organisation du libre-accès a été engagée selon trois axes : le choix d’une classification et d’un système de cotation, la définition de procédures de sélection des documents, la répartition volumétrique des collections.

L’ensemble du travail a été présenté au conseil scientifique le 17 décembre 2005.

Système de classification

Après étude des systèmes de classification utilisés à la BNF, à la BPI, à l’INHA et à la SOAS, le choix a été fait début septembre d’utiliser une classification décimale inspirée de la Classification décimale de Dewey. Plusieurs rencontres avec des professionnels ayant eu la charge d’organiser un système de cotation pour le libre-accès ont eu lieu ensuite ; les listes de cotes de la BNF, de la BPI, de la BU de Paris 8 ont été étudiées. Ces différentes études et conseils ont conduit à modifier en profondeur la classification de Dewey de façon à l’adapter aux spécificités de la Bulac.

Organisation de la sélection des documents

Un groupe de réflexion s’est réuni trois fois entre octobre et décembre 2004 pour mettre en place une méthodologie de sélection des documents. Parallèlement ont été constituées 37 équipes de sélectionneurs, selon les domaines géographico-linguistiques, toutes ces équipes étant animées par un coordinateur. Un calendrier a été fixé qui prévoit le début de la sélection des documents à partir du mois de mai 2005, après finalisation du système de cotation.

À partir de la capacité théorique des salles de lecture (environ 225 000 volumes), une répartition par domaine géographique a été élaborée, pour la zone étude et la zone recherche.

4. Projet informatique

4.a. Déploiement du SIGB Millennium

Le marché pour la fourniture d’un système informatique de gestion de bibliothèque a été notifié à la société Innovative Interfaces Inc. en décembre 2003. Les bons de commande correspondant à la tranche ferme et aux deux premières tranches conditionnelles lui ont été adressés le 18 décembre 2003. La réunion de lancement a eu lieu le 8 janvier 2004.

Le 3 mai 2004, le marché a été transféré de la Chancellerie des universités au GIP BULAC.

Module catalogue

Pour préparer le démarrage du module catalogue et les migrations de données (= tranche ferme du marché + trois premières tranches conditionnelles), l’année 2004 a été consacrée à :

  • l’installation du serveur et la mise en ordre de marche des modules de catalogage et d’administration  ;
  • la mise au point des spécifications et l’évaluation des migrations de données issues de SUDOC, d’OCLC, de MOBIBOP, d’AGATE et d’ALEPH ;
  • la formation des administrateurs et des utilisateurs du module de catalogage ;
  • la mise à niveau du parc informatique et le déploiement de Millennium sur les postes de travail dans les bibliothèques ;
  • la poursuite des travaux entamés par le groupe de travail piloté en 2001-2002 par la sous-direction des bibliothèques et de la documentation sur le choix des normes de translittération.

Le calendrier initial du marché prévoyait une ouverture du catalogue en octobre 2004. La complexité des différents dossiers de migration (5 sources différentes, tranformatage de MARC 21 en UNIMARC, transcodage en UNICODE, entrelacement des notices SUDOC-OCLC, présence d’écritures non latines…) a entraîné un décalage, au demeurant assez prévisible, de ce calendrier de départ. Néanmoins les travaux préparatoires à l’ouverture du catalogue ont avancé de manière très satisfaisante eu égard au caractère novateur du projet. La très forte mobilisation en interne des équipes de spécialistes, tant sur les questions informatiques, que bibliographiques ou plus particulièrement sur la gestion des écritures non latines, a permis de faire progresser régulièrement ce dossier qui devrait se concrétiser par une ouverture complète du catalogue courant mai 2005.

Module acquisitions

La tranche conditionnelle n° 4 du marché correspondait à la fourniture du module de gestion des acquisitions. Afin de lancer les travaux préparatoires au déploiement de ce module, cette tranche a été affermie le 18 octobre 2004. Une première séance de formation a eu lieu le 3 décembre pour les futurs administrateurs de ce module. Elle a permis d’appréhender plus précisément quels impacts aurait sur l’organisation actuelle du travail le déploiement de ce module et l’importance des paramétrages à effectuer avant qu’il soit opérationnel.

4.b. Sites internet et intranet

La mise en place initiale et le suivi de développement de l’intranet BULAC a occupé quatre mois ETP le technicien informatique de la BULAC. Sont disponibles sur le site intranet des outils de travail communs pour toutes les bibliothèques participant au projet et notamment une plate-forme de partage de fichiers sur les dossiers informatique, documentaire et conservation.

C’est également le site intranet qui permet l’accès aux deux collections deux cédéroms acquises en 2003-2004 (Siku Quanshu et Tibetan Buddhist Resources Center).

La préparation du site internet a nécessité deux mois de travail ETP du même technicien, en collaboration avec l’équipe des graphistes, y compris pour la mise en conformité du catalogue Millennium avec la ligne graphique de la BULAC.

Ces deux sites sont hébergés sur le serveur Fujitsu-Siemens Windows 2000, installé en Sorbonne.

5. Conversion rétrospective

5.a. Programme-test

Un programme test de conversion rétrospective a été lancé en mai 2004, portant sur les fichiers de trois bibliothèques :

  • annexe Dauphine de la Bibliothèque interuniversitaire des Langues Orientales
  • annexe Clichy de la Bibliothèque interuniversitaire des Langues Orientales
  • Centre d’études de l’Inde et de l’Asie du Sud (EHESS)

Ce marché a été confié à la société SAFIG, après mise en concurrence des principales sociétés françaises spécialistes de conversion rétrospective.

Au 31 décembre 2004, 26 090 notices étaient localisées (par création, dérivation ou simple exemplarisation), dont 9 750 grâce à la procédure automatique mise en place par l’ABES (après une saisie de clés), pour un coût global d'environ 46 000 €. Ce marché devrait s’achever en mai 2005.

5.b. Analyse de l’existant

Le renouvellement et le renforcement de l’équipe chargée de la conversion rétrospective (2 agents à plein temps) a permis de lancer début septembre 2004 une analyse détaillée pour établir la volumétrie des fiches à saisir dans l’ensemble des bibliothèques constitutives de la BULAC.

Les opérations suivantes ont été effectuées :

  • des mesures de l’ensemble des tiroirs pour établir la volumétrie globale ;
  • des sondages pour évaluer la part de fiches secondaires, de fiches de renvoi et de fiches de parties composantes ; la part de caractères latins et non latins ; les types de documents décrits (en calculant la proportion de tirés à part) ; le respect de la norme ISBD, la structure des cotes, la présence d’un numéro d’inventaire, d’un ISBN et la proportion de fiches incomplètes ; différentes caractéristiques physiques des fiches : fiches manuscrites, dactylographiées et imprimées, présence d’éléments au verso.
  • des saisies de clés pour évaluer le taux de recouvrement dans SUDOC.

5.c. Préparation du marché 2005-2007

Un appel d’offres a été préparé en décembre : il a pour objet le traitement de 240 000 fiches environ, en caractères latins diacrités, dans sept bibliothèques : BIULO, Bibliothèque des Sciences religieuses (EPHE V), Bibliothèque de l'École française d'Extrême-Orient, Centre d'études sur la Chine moderne et contemporaine (EHESS), Bibliothèque Wladimir Golénischeff (EPHE V), Bibliothèque Michel Fleury (EPHE IV) et bibliothèque du Centre d'études slaves.

Il est paru le 22 décembre 2004 au BOAMP et au JOUE.

6. Conservation

6.a. Définition des objectifs

L’équipe chargée de la conservation a conduit en 2004 une évaluation systématique de l’état des collections dans huit des bibliothèques membres de la BULAC, afin de déterminer les actions à mener de manière prioritaire sur les collections. Ce travail sera poursuivi en 2005.

Parallèlement, la réunion régulière d’un conseil pour la conservation a permis de travailler sur les décisions à prendre en commun : choix techniques, programmes de conservation, formations à mettre en place.

Le besoin d’une gestion informatisée des données d’évaluation et de préparation des trains de reliure a été traité par un développement en interne de deux bases de données accessibles sur l’intranet.

6.b. Réalisation des programmes de conservation

Reliure : 1 800 volumes ont été reliés pour un montant global d’environ 59 079 € : il s’agit principalement de documents destinés au libre-accès.

Conditionnement : un programme de protection des estampages de l’EFEO a été entamé par l’acquisition de 500 boîtes-tubes en polypropylène. 1 200 pochettes en papier ou polyester neutres ont permis de protéger les brochures fragilisées du CEMS, de l’EFEO, du CEIAS ou de l’UFR LCAO, soit un total de 11 674 €.

Numérisation : les 45 bandes magnétiques du CDAT portant l’enregistrement d’un conteur tibétain ont fait l’objet d’un transfert sur cédéroms par l’atelier de numérisation de la Maison centrale de Poissy.

Équipement : une première commande de 10 000 étiquettes de cotation a été lancée pour le traitement des fonds en cours de catalogage par les contractuels BULAC, ainsi que pour ceux de la Maison de l’Asie.

7. Préparation du statut du futur établissement

Le groupe de travail, chargé par le conseil d’administration de faire des propositions sur le futur statut de la BULAC s’est réuni deux fois, le 11 octobre, puis le 10 décembre 2004.

Il a produit deux avant-projets de statuts, l’un d’établissement public administratif, l’autre de groupement d’intérêt public.

Ses travaux, régulièrement présentés au conseil d’administration, seront poursuivis en 2005.


[1] ETP = équivalent temps plein

[2] Quatre d’entre eux ont été également été chargés d’effectuer des acquisitions dans leur spécialité (domaine hindi ; domaine balte, ukrainien et biélorusse ; domaine mongol et sibérien ; domaine khmer).

[3] Notices créées, dérivées ou exemplarisées

[4] Y compris notices de collection

[5] production de mai à décembre 2004

[6] production de février à décembre 2004

[7] production de janvier à juillet 2004 (en raison du déménagement de la bibliothèque des sciences religieuses)

[8] comprenant les opérations de rétroconversion du marché BULAC pour Clichy et Dauphine, soit environ 15 555 notices localisées en 2004

[9] comprenant les opérations de rétroconversion du marché BULAC pour le CEIAS, soit environ 10 535 notices localisées en 2004

[10] ce chiffre négatif s’explique par les délocalisations (environ 1 300 notices) auxquelles la BIU Sorbonne a procédé pour les ouvrages du fonds slave qu’elle ne souhaite pas transférer à la BULAC

 
Pour citer cette page : 🔗 www.bulac.fr/?id=343