Rapport d'activité 2006

Le rapport d'activité pour 2006 a été approuvé par le conseil d'administration le 26 avril 2007.

A. L'année 2006 en bref

Malgré un important renouvellement de l’équipe de projet, l’année 2006 a vu s’amplifier les différents chantiers en cours :

  • Le catalogue, en une année, s’est accru de plus de 50% de notices pour parvenir à plus de 650 000 notices d’exemplaires. Les périodiques deviennent aussi progressivement plus visibles grâce au déploiement du module de bulletinage.
  • La conversion rétrospective, responsable de 80% de l’accroissement du catalogue, avance de manière très satisfaisante avec 148 800 exemplaires nouveaux dans le SUDOC et avec la notification fin décembre d’un nouveau marché pour le traitement des caractères cyrilliques.
  • La réflexion a été lancée sur le mode de constitution de la Réserve grâce au travail d’une équipe de conservateurs-stagiaires de l’ENSSIB.
  • Une première phase de la préparation du déménagement des collections est achevée avec l’inventaire métré des 909 lots de monographies.
  • La sélection du libre-accès a progressé moins vite que prévu, et par voie de conséquence, les traitements de conservation ont également pris du retard.

Pour le bâtiment, 2006 a également été une année charnière, avec la mise en place des crédits nécessaires aux travaux, le dépôt de la demande de permis de construire et le dossier PROjet finalisé, rendu par le maître d’œuvre le 22 décembre.

Soulignons enfin que la reconduction de Daniel Renoult dans ses fonctions de président du conseil d’administration, pour un second mandat de trois ans, est un gage supplémentaire de solidité et de continuité pour mener le projet à son aboutissement.

B. Les moyens

1. Les ressources humaines

Il est important d’insister en préambule sur le fait que les résultats obtenus dans l’avancement du projet sont non seulement le fruit du travail des personnels mis à la disposition du GIP BULAC ou recrutés par lui, mais aussi celui de l’ensemble des agents en poste dans les bibliothèques membres de la BULAC. Pour ces derniers, la part du travail induite par le projet à proprement parler n’est pas toujours aisément quantifiable, mais l’apport des différents spécialistes est essentiel à la qualité de son développement. L’activité consacrée au projet par ces équipes vient le plus souvent en surcroît du travail quotidien nécessaire au bon fonctionnement des établissements.

1. a. Effectifs

Titulaires

Au 1er janvier 2006, 11 postes sont mis à la disposition du GIP par le rectorat de l’Académie de Paris :

  • 2 conservateurs des bibliothèques
  • 5 bibliothécaires
  • 1 assistant de bibliothèque
  • 1 magasinier en chef des bibliothèques
  • 1 ingénieur d’études de la BAP E (informatique)
  • 1 attaché d’administration des services universitaires

Un douzième poste est créé au 1er septembre 2006 : il s’agit d’un emploi de conservateur des bibliothèques, destiné à la préparation de la bibliothèque numérique.

La mise à disposition de ces emplois est valorisée en recettes indirectes dans le budget du GIP pour un montant total de 496 753 €.

Contractuels

En 2006, 24 contrats ont été établis : ils totalisent l’équivalent de 195 mois travaillés à temps plein, soit 16,26 postes ETP, pour une dépense globale de 418 017 €.

La dépense se répartit de la façon suivante entre les différentes activités :

  • catalogage-acquisitions : 52,4 %
  • récolement : 12 %
  • informatique : 8,2 %
  • conversion rétrospective : 7,6 %
  • déménagement : 18,7 %
  • conservation : 0 %
  • agent comptable : 1,1%.

1. b. Formation

Formation reçue

En 2006, 25 agents (titulaires + contractuels) appartenant à l’équipe de projet BULAC ont suivi 60 formations différentes pour un total de 119 journées (soit 4,8 jours/personne).

Par ailleurs des formations ont été proposées aux agents des bibliothèques membres du projet. L’ensemble des stages suivis correspond à  51 journées de formation/homme.

100% de ces journées de formation ont été consacrées à l’utilisation des outils informatiques (Millennium, SUDOC…) et aux techniques de catalogage.

Le besoin de formation, très important dans les années antérieures, a marqué le pas en 2006, notamment en raison d’une plus grande stabilité des personnels.

Formation donnée

1 agent de l’équipe de projet a effectué 10 sessions de formation (autorités, catalogage dans SUDOC, indexation RAMEAU, utilisation de Millennium) pour un total de 82 stagiaires.

2. Les locaux

Depuis le 1er juillet 2003, l’équipe de projet de la BULAC partage avec l’équipe de projet Sainte-Barbe un plateau de 928 m² en location dans un hôtel d’entreprises, sis au 60, rue de Wattignies, Paris 12e arrondissement.

Depuis le 1er janvier 2005, la prise en charge du loyer et des frais logistiques afférents (assurance, réseau, entretien des locaux…) est assurée par le GIP BULAC qui a bénéficié à cet effet en 2006 d’une subvention spécifique de la Direction de l’enseignement supérieur d’un montant de 280 000 €. Les dépenses communes excédant le montant de cette subvention sont refacturées pour moitié à l’Université Paris 3 Sorbonne-Nouvelle, soit 25 940 € pour l’année 2006.

3. Le budget

La présentation ci-dessous donne un aperçu rapide de l’exécution 2006 du budget. Il est indispensable de se reporter à l’état prévisionnel des recettes et des dépenses voté par le conseil d’administration et au compte financier, établi par l’agent comptable du GIP BULAC pour une prise de connaissance complète du sujet.

3. a. Recettes directes

Le budget primitif 2006, voté par le conseil d’administration du 4 novembre 2005, inscrit en recette directe une subvention de la DES de 1 430 000 € (1 150 000 € pour le projet + 280 000 € pour la gestion des locaux) et les contributions de ses 9 membres pour un total de 67 500 €.

3. b. Dépenses directes

Le bilan des dépenses s’établit de la manière suivante :

Type de dépenses

 

Prévisions budgétaires (DBM1)

 
 

Montant réalisation 2006

 
 

% réalisation / prévision

 

60 – Achats

 

73 000 €

 
 

37 801 €

 
 

52 %

 

61 – Services extérieurs

 

431 000 €

 
 

351 107 €

 
 

81 %

 

62 – Autres services extérieurs

 

595 000 €

 
 

346 573 €

 
 

58 %

 

63 – Impôts, taxes

 

33 000 €

 
 

25 692 €

 
 

78 %

 

64 – Charges de personnels

 

499 440 €

 
 

445 922 €

 
 

89 %

 

65 – Autres charges de gestion courante

 

12 000 €

 
 

3 044 €

 
 

25 %

 

67 – Charges exceptionnelles

 

0 €

 
 

2 478 €

 
 

-

 

68 – Dotation aux amortissements

 

117 871 €

 
 

80 393  €

 
 

68 %

 

Sous-total classe 6

 

1  761 311 €

 
 

1 293 010 €

 
 

73 %

 

2- Immobilisations

 

145 000 €

 
 

39 709 €

 
 

27 %

 

Total général

 

1  906 311 €

 
 

1 332 719 €

 
 

70 %

 

Le rapport entre prévision et réalisation est moyennement satisfaisant pour le fonctionnement, avec un taux de 73 % de réalisation.

L’essentiel de l’écart s’explique par :

  • la faiblesse de réalisation des prestations de conservation (prévision : 150 000 € ; réalisation : 26 872 €) L’attention du conseil d’administration a été régulièrement attirée sur la difficulté du démarrage du chantier libre-accès (cf. 1.3.3.f), la conséquence directe est la faiblesse quantitative des ouvrages à traiter en conservation.
  • Le ralentissement des dépenses en documentation (prévision : 100 000 € ; réalisation : 54 349 €)

Le bilan des dépenses d’investissement est encore plus mitigé (27 % de réalisation) : le marché de fourniture du SIGB (Innovative Interfaces Inc.) n’a toujours pas pu être entièrement soldé dans le courant de l’année, la vérification de service régulier est encore à prononcer pour la tranche ferme (soit un montant restant à payer de 55 732 €). Un avenant de prolongation de six mois de ce marché qui devait expirer en décembre 2006 a été signé début 2007. Par ailleurs l’acquisition (42 000 € prévus en 2006) du module de gestion de la circulation des documents et des lecteurs a été reporté à l’année 2007 afin de mieux étudier ses besoins d’interfaçage avec l’ensemble des modules informatiques nécessaires au fonctionnement de la bibliothèque lors de son ouverture.

Pour terminer, rappelons que le renouvellement important de l’équipe de projet (4 départs et 5 arrivées, dont 2 au 1er décembre seulement) et le congé maternité de sa directrice ont contribué directement au tassement des dépenses en 2006.

4. Les moyens informatiques

4. a. Moyens bureautiques de l’équipe de projet

Au 1er janvier 2006, l’équipe de projet disposait rue de Wattignies des équipements informatiques suivants :

  • 24 micro-ordinateurs
  • 1 imprimante à jet d’encre
  • 3 imprimantes laser N&B en réseau (dont 1 mise à disposition par la cellule informatique du rectorat)
  • 1 imprimante laser couleur en réseau
  • 1 imprimante pour étiquettes
  • 1 serveur de sauvegarde (mis à disposition par la cellule informatique du rectorat)
  • 1 photocopieur-fax (en location, partagé avec l’équipe sainte-Barbe)
  • 1 scanner couleur A3
  • 1 vidéoprojecteur (volé le 23 février 2006)

Ce parc a été complété en 2006 par :

  • 4 micro-ordinateurs
  • 1 vidéoprojecteur

4. b. Autres moyens

Serveurs

Commandé fin 2003, un serveur Fujitsu-Siemens Windows 2000 a été mis en service début 2004 pour accueillir la bibliothèque numérique et le site web de la BULAC.

Par ailleurs, la notification du marché pour la fourniture du SIGB trajectoire a entraîné le déploiement d’un serveur Sun Unix, installé début mars 2004.

Ces deux serveurs sont dans un local situé 10, rue de la Sorbonne, sous la responsabilité de la cellule informatique du rectorat.

Trois petits serveurs supplémentaires ont été acquis en 2005 pour les fonctions suivantes :

  • serveur web auxiliaire pour les ressources électroniques
  • serveur DNS, de messagerie et de listes de diffusion
  • serveur interne de partage de fichiers et d’impression.
Micro-ordinateurs

Des postes individuels ont également été acquis afin de mettre l’équipement informatique des bibliothèques membres du projet en conformité avec les exigences du SIGB. Ces postes sont destinés aux agents de bibliothèques membres de la BULAC ou à l’activité des contractuels BULAC employés sur les différents chantiers.

Étaient installés au 1er janvier 2006 :

  • 3 micro-ordinateurs à l’EFEO (dont 2 pour le chantier de catalogage)
  • 1 micro-ordinateur à la bibliothèque Golenischeff
  • 1 micro-ordinateur au centre d’études mongoles et sibériennes
  • 7 micro-ordinateurs à la bibliothèque du centre d’études slaves (dont 1 pour le chantier catalogage et 3 pour le chantier rétroconversion)
  • 1 micro-ordinateur au centre de documentation sur l’aire tibétaine
  • 1 micro-ordinateur au centre Archipel
  • 1 micro-ordinateur déplacé en fonction des chantiers
  • 1 micro-ordinateur au centre de recherches sur le Japon
  • 3 micro-ordinateurs à la Maison de l’Asie (chantiers rétroconversion et récolement)
  • 1 micro-ordinateur à l’institut d’études iraniennes
  • 9 ordinateurs portables répartis sur les sites en fonction des besoins (dont 1 volé rue de Wattignies le 23 février 2006)
  • 1 imprimante + 1 scanner au centre d’études slaves (chantier catalogage des périodiques)

En 2006 ont été commandés les matériels suivants :

  • 1 ordinateur portable
  • 2 imprimantes à jet d’encre pour le chantier conservation
  • 2 imprimantes à étiquette pour le chantier conservation

Au 31 décembre 2006 les matériels étaient répartis de la manière suivante :

  • 5 micro-ordinateurs à l’EFEO (dont 2 pour le chantier de catalogage et 2 pour le chantier rétroconversion)
  • 1 micro-ordinateur à la bibliothèque Golenischeff
  • 1 micro-ordinateur au centre d’études mongoles et sibériennes
  • 2 micro-ordinateurs et une imprimante au centre Archipel (dont 1 pour le chantier conservation)
  • 1 micro-ordinateur au centre d’étude sur les mondes russe, caucasien et centre-européen (pour le chantier rétroconversion)
  • 1 micro-ordinateur au centre de recherches sur le Japon
  • 1 micro-ordinateur à l’institut d’études iraniennes
  • 6 micro-ordinateurs à la bibliothèque du centre d’études slaves (dont 1 pour le chantier catalogage et 2 pour le chantier rétroconversion)
  • 1 imprimante + 1 scanner au centre d’études slaves (chantier catalogage des périodiques)
  • 9 ordinateurs portables répartis sur les sites en fonction des besoins (dont 1 volé rue de Wattignies le 23 février 2006)

C. Réalisation du programme d’activité

1. Administration du GIP

1. a. Gestion

La gestion de la comptabilité du GIP est hébergée à l’Université de la Rochelle depuis le 1er janvier 2006. Depuis la même date, la BULAC est adhérente du Réseau académique parisien.

Une difficulté passagère de gestion a été liée à la délégation tardive de la subvention de la Direction de l’enseignement supérieur, le premier virement n’ayant été effectué qu’en septembre.

1. b. Réunion des instances

Conseil d’administration

Le conseil d’administration a tenu deux séances en 2006 :

  • 7 avril : approbation du compte financier, rapport d’activité 2005, DBM1, conventions BULAC/Collège de France (partenariat scientifique et technique) et BULAC/Paris VI (adhésion au réseau académique parisien).
  • 30 novembre : élection du président du conseil d’administration, programme d’activité 2007, budget primitif 2007, mise à jour de l’organigramme du GIP.
Conseil scientifique

Le conseil scientifique s’est réuni deux fois :

  • 9 juin : la réunion s’est tenue à la Bibliothèque nationale de France. Les débats ont porté sur les modalités de gestion des documents dans la future BULAC. Un premier échange a eu lieu sur les collections numériques.
  • 15 décembre : la réunion s’est tenue dans les locaux du Centre d’études slaves. Y a été abordé le projet de constitution de la Réserve de la BULAC. Des premiers éléments de cadrage de la bibliothèque numérique ont également été étudiés par le conseil.

1. c. Communication

Le site web de la BULAC a été régulièrement enrichi. Depuis le 3 juin 2005, il donne notamment accès en ligne au catalogue de la BULAC.

Lors du conseil d’administration du 7 avril 2006, le principe de la publication d’une lettre d’information de la BULAC a été approuvé. Un premier numéro a été mis en préparation.

Lors de la réunion en mai du club utilisateur international de Millennium (IUG) à Denver (Colorado), un poster a été présenté par Ginette Beurton, responsable du centre informatique de gestion sur les conditions d’utilisation d’UNICODE par la BULAC.

La BULAC a également été représentée au congrès de l’IFLA en août à Séoul par Bernard Desnoues qui a fait une communication lors d’une session du comité UNIMARC.

2. Suivi de la maîtrise d’ouvrage

L’avant-projet détaillé (APD) a été remis le 14 octobre 2005. Un complément de dossier a été transmis aux utilisateurs le 9 janvier 2006. Deux notes de relecture de la BULAC ont été transmises au maître d’ouvrage le 10 novembre 2005 et le 16 janvier 2006. Les deux réserves importantes identifiées à ce stade des études (faiblesse du lien innervant les salles de lecture et les magasins d’une part, problème dans l’implantation des locaux techniques informatiques et du pré-câblage d’autre part) ont été levées de manière satisfaisante au stade du PROjet.

De mars à août 2006, les études ont été suspendues, dans l’attente de la signature par l’État et la Région Île-de-France de l’avenant à la convention de délégation de maîtrise d’ouvrage, permettant le lancement de la tranche conditionnelle de cette convention, correspondant à la dernière étape de la phase étude, le PROjet, et à la phase travaux. L’avenant ayant été signé le 25 août, une réunion a relancé les études le 18 octobre 2006.

La demande de permis de construire a été déposée le 24 octobre.

Le dossier PROjet a été remis par l’équipe de maîtrise d’œuvre le 22 décembre.

3. Chantiers documentaires

3. a. Politique documentaire

Les groupes de travail, réunissant chercheurs, enseignants et bibliothécaires, actifs depuis 2003 (depuis 2005 pour le groupe Afrique) ont poursuivi leurs travaux sur la politique documentaire (acquisitions, listes de corpus en littérature pour le libre-accès) des cinq aires suivantes :

  • Europe centrale, balkanique et orientale
  • Moyen-Orient, Maghreb, Asie centrale
  • Asie orientale
  • Haute-Asie, Asie du Sud, du Sud-est, Pacifique, Océanie
  • Afrique.

Les séances de travail en 2006 ont été consacrées à un premier balayage pour l’identification des titres de périodiques devant figurer en libre-accès.

Par ailleurs, les échanges avec d’autres établissements en vue d’établir des conventions de partenariat ont été amplifiés. Une première convention a été signée avec le Collège de France. Les contacts s’approfondissent avec la Bibliothèque nationale de France, l’Institut national d’histoire de l’art, la Bibliothèque sur la documentation internationale contemporaine, la bibliothèque du Musée du quai Branly… qui pourraient aboutir en 2007 ou 2008 à la signature de conventions. 

3. b. Bibliothèque numérique

Un conservateur a pris en charge à compter du 1er septembre le dossier de la bibliothèque numérique. Une première note de cadrage a été soumise au conseil scientifique du 15 décembre 2006. Cette note était le fruit des premiers contacts pris avec les enseignants-chercheurs.

Les premières ressources électroniques qui étaient déjà en ligne sur le serveur de la BULAC (Siku Qanshu, Tibetan Buddhist Resources Center) ont été enrichies en 2006 par deux nouvelles bases :

  • Le Corpus de la littérature francophone de l’Afrique noire, qui rassemble de façon aussi complète que possible l’ensemble de la littérature francophone d’Afrique noire, écrite et orale, des origines (fin du XVIIIe siècle) aux Indépendances (1960).
  • Le Lenin Kich’i – Koryo Ilbo, journal des Coréens du Kazakhstan de 1938 à 2002.

Par ailleurs, un banc d’essai numérique a été mis en place qui permet aux utilisateurs de tester différentes bases avant leur acquisition : les bouquets Eastview et Integrum ont ainsi fait l’objet d’une analyse comparative pendant environ un mois.

3. c. Acquisitions sur crédits BULAC

En complément des acquisitions effectuées par les bibliothèques, 54 349 € € ont été consacrés par le GIP à l’achat de documentation, dont plus de 97 % en langues étrangères. L’orientation de ces achats a respecté les propositions faites par les groupes de travail sur la politique documentaire :

 

Domaine

 
 

Nombre de documents

 
 

Coût

 
 

Notes

 
 

Chine

 
 

48 monographies en chinois

 
 

339 €

 
 

> à l’EFEO

 
 

Japon

 
 

174 monographies en japonais

 
 

20 936 €

 
 

> à l’EFEO

 
 

Mongolie

 
 

45 ouvrages en russe et en mongol

 
 

1 561 €

 
 

> au CEMS

 
 

Tibet

 
 

1 002 titres sur support numérique

 
 

6 690 €

 
 

> suite des acquisitions faites auprès du Tibetan Buddhist Resources Center

 
 

Cambodge

 
 

120 ouvrages en khmer

 
 

688 €

 
 

> à l’EFEO

 
 

Philippines

 
 

34 ouvrages

 
 

276 €

 
 

> à Archipel

 
 

Domaine iranien

 
 

185 ouvrages en persan +108 ouvrages en langues occidentales

 
 

5 422 € + 5 993 €

 
 

> parutions récentes pour l’IEI

 
 

Lettonie-Lituanie

 
 

69 ouvrages

 
 

2 176 €

 
 

> Civilisation et littérature des pays baltes

 
 

Russie

 
 

5 abonnements

 
 

1502 €

 
 

> Reprise abonnements de périodiques juridiques russes de la BJECO

 
 

Afrique

 
 

1 base électronique

 
 

4 884 €

 
 

Corpus de la littérature francophone de l’Afrique noire

 
 

Afrique

 
 

24 ouvrages

 
 

1 049 €

 
 

> au CEAF

 
 

Doc. professionnelle

 
 

26 ouvrages + 6 abonnements

 
 

2 833 €

 
 
 

 

3. d. Accroissement du catalogue BULAC dans SUDOC

Le périmètre de l’ILN 130 (International Library Number) BULAC comporte, fin 2006, 31 RCR (en référence au Répertoire des centres de ressources, un RCR correspond à une entité documentaire), dont 26 réellement actifs. Quatre centres ont commencé à travailler dans le SUDOC en 2006 : EFEO-Hanoi, EFEO-Chiang Mai, Centre de recherches sur la Corée, Centre d’études africaines.

Fin 2006, la BULAC disposait de 72 licences payantes, soit 7 de plus qu’en 2005.

La pratique du catalogage multi-écritures dans le SUDOC est maintenant bien établie pour le chinois, le coréen, le japonais, le cyrillique et le grec. Mais fin 2006, le SUDOC n’était toujours pas opérationnel pour les écritures de droite à gauche (arabe, hébreu).

L’une des actions prioritaires identifiées dès l’origine du projet portait sur le rattrapage des retards de catalogage identifiés dans les établissements. Grâce au travail mené en 2006 dans le cadre de la préparation du déménagement, le nombre de documents en attente de catalogage (y compris des dons en attente depuis plusieurs années) a pu être évalué plus précisément : il s’agit d’environ 40 000 ouvrages.

16 contractuels ont poursuivi le traitement des stocks en attente : ils ont été affectés en 2006 aux fonds de Paris 3, de Paris 7, de l’EFEO, de la BIULO, du CDAT, du CEMS, du CERCEC, de la BJECO, de la bibliothèque Jules-Bloch et du CES.

Leur production s’inscrit dans le tableau général d’accroissement du catalogue commun. Le tableau ci-dessous indique la progression entre fin 2004, fin 2005 et fin 2006 du nombre de localisations bibliographiques dans SUDOC.

NB : le nombre de notices bibliographiques localisées ne se confond pas avec le nombre de notices d’exemplaires (cf. 2nd tableau ci-après), plusieurs notices d’exemplaires pouvant correspondre à une même notice bibliographique.

 

RCR

 
 

Bibliothèques

 
 

fin 2004

 
 

fin 2005

 
 

fin 2006

 
 

accrois-

sement

 
 

accrois-

sement

2005-2006 en %

 
 

751052149

 

PARIS III – Études turques

 

1 417

 
 

2 728

 
 

4 384

 
 

1 656

 
 

61%

 
 

751052233

 

PARIS III – Fonds finnois

 

1 458

 
 

1 914

 
 

2 350

 
 

436

 
 

23%

 
 

751052235

 

PARIS VII – LCAO Corée

 

1

 
 

603

 
 

2 100

 
 

1 497

 
 

248%

 
 

751052327

 

EHESS – Centre recherches Japon contemporain

 

88

 
 

106

 
 

266

 
 

160

 
 

151%

 
 

751052333

 

EPHE IV

 

888

 
 

24 869

 
 

29 023

 
 

4 154

 
 

17%

 
 

751052336

 

EPHE V

 

1 646

 
 

10 843

 
 

12 732

 
 

1 889

 
 

17%

 
 

751052338

 

PARIS III – Jules Bloch

 

-

 
 

1 131

 
 

2 853

 
 

1 722

 
 

152%

 
 

751062302

 

PARIS IV – Centre études slaves

 

2 620

 
 

11 954

 
 

50 070

 
 

38 116

 
 

319%

 
 

751062304

 

EHESS – Centre études africaines

 

198

 
 

216

 
 

10 170

 
 

9 954

 
 

4 608%

 
 

751063003

 

EHESS – Centre étude des mondes russe, caucasien et centre-européen

 

371

 
 

375

 
 

2 699

 
 

2 324

 
 

620%

 
 

751072101

 

BIU langues orientales

 

195 261

 
 

223 634

 
 

288 395

 
 

64 761

 
 

29%

 
 

751122303

 

BULAC

 

-

 
 

181

 
 

225

 
 

44

 
 

24%

 
 

751132305

 

EPHE V – Golenischeff

 

116

 
 

116

 
 

116

 
 

0

 
 

0%

 
 

751132306

 

EPHE V – Centre études mongoles et sibériennes

 

1 387

 
 

1 776

 
 

2 982

 
 

1206

 
 

68%

 
 

751142307

 

EHESS – Bibl. juridique Europe centrale et orientale

 

-

 
 

1 699

 
 

3 203

 
 

1 504

 
 

89%

 
 

751162305

 

EFEO

 

7 477

 
 

11 750

 
 

40 638

 
 

28 888

 
 

246%

 
 

751162306

 

EPHE V – Centre documentation aire tibétaine

 

126

 
 

473

 
 

1 397

 
 

924

 
 

195%

 
 

751162307

 

EHESS – Archipel

 

403

 
 

580

 
 

1 973

 
 

1 393

 
 

240%

 
 

751162309

 

EHESS – Centre études Chine moderne et contemporaine

 

571

 
 

9 836

 
 

10 395

 
 

559

 
 

6%

 
 

751162310

 

EHESS – Centre études Inde et Asie du sud

 

11 358

 
 

16 767

 
 

17 703

 
 

936

 
 

6%

 
 

751162311

 

EHESS – Centre recherches Corée

 

-

 
 

3

 
 

417

 
 

414

 
 

13 800%

 
 

992192301

 

Chiang Mai – EFEO

 

-

 
 

-

 
 

145

 
 

145

 

 

-

 
 

992312301

 

Jakarta – EFEO

 

-

 
 

333

 
 

762

 
 

429

 
 

129%

 
 

992342301

 

Siem Reap – EFEO

 

-

 
 

-

 
 

82

 
 

82

 

 

-

 
 

992412301

 

Vientiane – EFEO

 

-

 
 

20

 
 

758

 
 

738

 
 

3 690%

 
 

992432301

 

Hanoi – EFEO

 

-

 
 

52

 
 

74

 
 

22

 
 

42%

 
 

ILN 130

 

TOTAL BULAC

 

225 386

 
 

321 959

 
 

485 912

 
 

163 953

 
 

51%

 

Le tableau ci-dessous indique le nombre de notices bibliographiques et autorités créées dans SUDOC, ainsi que le nombre d’exemplaires nouvellement localisés.

 

Bibliothèques

 
 

Rappel créations 2005

 
 

Notices bibliogr. créées en 2006

 
 

Notices autorités créées en 2006

 
 

Notices exemplaires créées en 2006

 
 

Total créations en 2006

 
 

Accrois- sement en %

 
 

751052149

 

PARIS III – Études turques

 

2 104

 
 

933

 
 

462

 
 

2 143

 
 

3 538

 
 

41%

 
 

751052233

 

PARIS III – Fonds finnois

 

988

 
 

309

 
 

178

 
 

498

 
 

985

 
 

0%

 
 

751052235

 

PARIS VII – LCAO Corée

 

1 393

 
 

1 462

 
 

628

 
 

1 931

 
 

4 021

 
 

65%

 
 

751052327

 

EHESS – Centre recherches Japon contemporain

 

37

 
 

111

 
 

86

 
 

182

 
 

379

 
 

90%

 
 

751052333

 

EPHE IV

 

40 151

 
 

2 582

 
 

357

 
 

5 083

 
 

8 022

 
 

-401%

 
 

751052336

 

EPHE V

 

13 177

 
 

501

 
 

1

 
 

2 251

 
 

2 753

 
 

-379%

 
 

751052338

 

PARIS III – Jules Bloch

 

2 127

 
 

862

 
 

102

 
 

1 979

 
 

2 943

 
 

28%

 
 

751062302

 

PARIS IV – Centre études slaves

 

14 098

 
 

23 027

 
 

348

 
 

40 333

 
 

63 708

 
 

78%

 
 

751062304

 

EHESS – Centre études africaines

 

0

 
 

41

 
 

33

 
 

10 630

 
 

10 704

 
 

-

 
 

751063003

 

EHESS – Centre étude des mondes russe, caucasien et centre-européen

 

7

 
 

650

 
 

0

 
 

2 439

 
 

3 089

 
 

100%

 
 

751072101

 

BIU langues orientales

 

51 548

 
 

37 934

 
 

4 297

 
 

76 657

 
 

118 888

 
 

57%

 
 

751122303

 

BULAC

 

292

 
 

21

 
 

9

 
 

52

 
 

82

 
 

-256%

 
 

751132305

 

EPHE V – Golenischeff

 

0

 
 

0

 
 

0

 
 

0

 
 

0

 
 

-

 
 

751132306

 

EPHE V – Centre études mongoles et sibériennes

 

921

 
 

822

 
 

504

 
 

1 492

 
 

2 818

 
 

67%

 
 

751142307

 

EHESS – Bibl. juridique Europe centrale et orientale

 

2 597

 
 

1 072

 
 

589

 
 

1 602

 
 

3 263

 
 

20%

 
 

751162305

 

EFEO

 

9 623

 
 

17 287

 
 

2 069

 
 

34 301

 
 

53 657

 
 

82%

 
 

751162306

 

EPHE V – Centre documentation aire tibétaine

 

816

 
 

433

 
 

43

 
 

984

 
 

1 460

 
 

44%

 
 

751162307

 

EHESS – Archipel

 

288

 
 

925

 
 

581

 
 

1 472

 
 

2 978

 
 

90%

 
 

751162309

 

EHESS – Centre études Chine moderne et contemporaine

 

15 583

 
 

363

 
 

23

 
 

588

 
 

974

 
 

-1500%

 
 

751162310

 

EHESS – Centre études Inde et Asie du sud

 

9 959

 
 

398

 
 

258

 
 

1 120

 
 

1 776

 
 

-461%

 
 

751162311

 

EHESS – Centre recherches Corée

 

7

 
 

295

 
 

238

 
 

521

 
 

1054

 
 

99%

 
 

992192301

 

Chiang Mai – EFEO

 

0

 
 

33

 
 

20

 
 

145

 
 

198

 
 

-

 
 

992312301

 

Jakarta – EFEO

 

538

 
 

260

 
 

6

 
 

452

 
 

718

 
 

25%

 
 

992342301

 

Siem Reap – EFEO

 

0

 
 

0

 
 

0

 
 

83

 
 

83

 
 

-

 
 

992412301

 

Vientiane – EFEO

 

36

 
 

80

 
 

37

 
 

777

 
 

894

 
 

96%

 
 

992432301

 

Hanoi – EFEO

 

81

 
 

37

 
 

2

 
 

98

 
 

137

 
 

41%

 
 

ILN 130

 

TOTAL BULAC

 

166 371

 
 

90 438

 
 

10 871

 
 

187 813

 
 

289 122

 
 

42%

 

Trois sources ont contribué en 2006 à la production des 187 813 nouvelles localisations d’exemplaires dans SUDOC :

  • les saisies en conversion rétrospective (cf. 1.3.5) : 79 %
  • le travail courant des équipes en place dans les bibliothèques : 14 %
  • les opérations de rattrapage du retard de catalogage par les contractuels BULAC : 7 %

3. e. Récolement

Périodiques

Le récolement des périodiques, initié en 2003, s’est achevé de manière provisoire en avril 2005. à cette date, environ 28 000 titres avaient été recensés, dont 3 114 vivants.

Compte tenu de la participation de nouvelles bibliothèques au projet – ou de la difficulté d’accès à certains fonds –, l’opération de récolement a été reprise fin 2005-début 2006 dans les bibliothèques suivantes : Centre d’étude sur les mondes russes, caucasien et centre-européen, Centre de recherches sur la Corée, périodiques khmers de l’EFEO, Centre de recherches linguistiques sur l’Asie orientale.

Suite au récolement, le catalogage des titres de périodiques non signalés dans SUDOC (soit les 2/3) est traité par une contractuelle BULAC :

  • les périodiques slaves de la Sorbonne sont entièrement traités,
  • les périodiques de la Bibliothèque juridique d’Europe centrale et orientale également,
  • le catalogage des 356 périodiques khmers de l’EFEO s’est achevé en décembre 2005,
  • les périodiques du Centre d’études slaves (4 114 titres) ont été achevés début avril 2007.
Monographies

Le récolement des monographies comporte les opérations suivantes :

  • extraction de Millennium des données d’un fonds ou d’une bibliothèque et importation sur Excel pour faciliter la saisie sur portable
  • vérification de la présence du document
  • contrôle de la conformité entre l’ouvrage et les données bibliographiques présentes dans le catalogue
  • pose d’un code-à-barres, saisi dans Excel
  • correction ou catalogage dans SUDOC des ouvrages mal ou non répertoriés
  • réimportation dans Millennium des codes-à-barres

Après le récolement des collections de l’Institut d’études iraniennes de juin à novembre 2005, le récolement du Centre d’études sur l’Inde et l’Asie du sud (septembre 2005 >) et du Centre Archipel (décembre 2005 >) a été achevé en 2006.

Le récolement des cotes GEN (= fonds en langues occidentales) de la BIULO a commencé mi- 2006 et devrait s’achever à l’été 2007.

3. f. Libre-accès

Le lancement de la sélection des documents pour le libre-accès, amorcé le 4 juillet 2005, n’a véritablement eu lieu qu’au mois d’octobre de la même année.

Il a été attribué aux équipes de sélection, constituées par domaines, une volumétrie de documents à atteindre, volumétrie répartie entre le niveau étude et le niveau recherche. La constitution du fonds étant planifiée sur trois ans, l’objectif initial était de disposer, pour l’ensemble des équipes, de 16 000 documents validés à la fin 2005 et de plus de 56 000 fin 2006. Un tableau de bord, affiché sur l’intranet, permet de suivre, mois par mois, depuis le mois de janvier 2006, la montée en charge des sélections de chaque équipe. Au 31 décembre 2006, le nombre de monographies effectivement sélectionnées était de 17 114 (10 358 étaient validées par les coordinateurs responsables de chaque domaine), soit l’équivalent d’une année de retard. Si celle-ci est effacée par le retard comparable pris dans le lancement des travaux, il convient en revanche de chercher à remédier rapidement aux difficultés qui l’ont occasionnée.

Les difficultés de montée en charge de ce chantier ont des causes multiples :

  • Techniquement, les outils nécessaires à l’exécution du travail ne sont pas complètement stabilisés : la classification encore en cours d’amélioration et de remaniements, l’organisation du travail entre les sites à conforter… ralentissent nécessairement le travail.
  • Les équipes chargées de la sélection se caractérisent dans leur grande majorité par un manque de savoir-faire pour constituer une vaste collection raisonnée en libre-accès de bibliothèque universitaire : seuls trois ou quatre agents peuvent se prévaloir d’une certaine expérience dans ce domaine : le temps nécessaire à la maturation et à l’acquisition des méthodes de travail est en conséquence plus important que prévu.
  • Il découle du point précédent une difficulté générale à prendre la mesure des choses, et notamment de l’importance de gérer un planning de travail très en amont d’une ouverture qui semble peut-être à certains encore hypothétique. La difficulté à appréhender ce planning de manière concrète nuit nécessairement aux priorités qui peuvent être faites dans le travail quotidien des bibliothèques.
  • Pour finir, l’incertitude entretenue sur l’avenir de certains établissements conduit nécessairement certains agents à adopter une position attentiste quant à leur investissement dans un chantier qui nécessite de marquer un par un les ouvrages choisis, tant informatiquement que matériellement… ce qui suppose que le basculement psychologique personnel et institutionnel ait eu lieu de façon définitive.

Concernant les difficultés qui sont de son ressort, l’équipe de projet de la BULAC prévoit en 2007, outre le développement des actions de communication sur l’avancement du projet, de prendre les dispositions suivantes :

  • faire intervenir un expert extérieur pour aider le groupe « Cotation » à aboutir à une version clarifiée et acceptée par tous de la classification ;
  • renforcer la liaison entre les acquisitions courantes et les sélections pour le libre-accès : la grande majorité des acquisitions faites à partir de 2007 devrait être destinée au libre-accès ;
  • apporter une assistance accrue aux sélectionneurs par une présence renforcée dans les établissements du directeur scientifique de la BULAC et de la responsable du dossier libre-accès ;
  • faire appel de manière plus systématique aux enseignants et aux chercheurs pour aider à la sélection.

Au 1er trimestre 2007, plusieurs indices prometteurs permettent d’envisager une montée en puissance rassurante de ce chantier.

3. g. Constitution de la Réserve

De janvier à juin 2006, une équipe de six conservateurs-stagiaires de l’ENSSIB ont été chargés, dans le cadre de leur parcours pédagogique, de proposer une méthodologie pour la constitution de la future Réserve de la BULAC. Leur projet final incluait aussi bien les critères scientifiques à retenir pour choisir les ouvrages que les aspects de mise en œuvre pratique de ce chantier.

En s’appuyant sur leurs conclusions, un test de sélection sur quelques milliers de documents de la BIULO a été effectué à partir de l’automne 2006 afin d’affiner la procédure pour le repérage des documents et pour les opérations qui suivent (attribution d'une cote Réserve BULAC, correction des cotes dans les catalogues informatique ou papier...).

Une note présentant les orientations générales de ce chantier a été soumise au conseil scientifique le 15 décembre 2006.

4. Projet informatique

L’équipe du centre informatique est composée de quatre personnes à plein temps : deux bibliothécaires et deux ingénieurs informatiques.

4. a. SIGB Millennium

Module catalogue

Le module catalogue est rentré en 2006 en phase d’exploitation, avec différentes améliorations quantitatives et qualitatives :

  • Août 2006 : versement des notices du centre de recherches sur le Japon (3 175 en caractères latins, 4 656 en japonais)
  • De juin à décembre 2006 : travail sur les transferts réguliers depuis SUDOC en UNICODE : les corrections ont été faites pour les écritures chinoise, japonaise, cyrillique, arabe et hébreu. Il restait encore fin 2006 un problème sur le coréen qui empêchait la mise en place des transferts réguliers multi-écritures.
  • De janvier à décembre : nettoyage manuel ou par traitement de masse de la base : soit un total de 700 537 corrections et 2 660 suppressions (dédoublonnage).

Accroissement de la base du 8 février 2006 au 15 février 2007 :

  • + 140 977 notices bibliographiques (453 523 > 594 500)
  • + 170 793 notices d’exemplaires (520 122 > 690 915)
  • 132 939 notices d’autorités
  • 16 872 notices de commande
  • +135 fournisseurs (53 > 188)
  • +2 274 notices de bulletinage (228 > 2 502)

L'OPAC a reçu jusqu'à plus de 2 255 visites par mois, venant de plus de 1 400 visiteurs différents. En novembre, la plus forte période de consultation, les lecteurs ont effectué 22 118 recherches, trouvé 1 622 250 notices et en ont affiché 37 389. .

Module acquisitions

Le module acquisition a démarré le 1er janvier 2006. Il est utilisé par :

  • la BIULO (tous budgets)
  • l’EFEO (crédits BULAC)
  • l’IEI (tous budgets)
  • la BULAC (contractuels chargés de faire des acquisitions pour les bibliothèques + documentation professionnelle)
Module gestion des périodiques

La tranche conditionnelle correspondant à la fourniture du module de gestion de gestion des périodiques a été affermie le 22 septembre 2005 :

  • janvier à juin 2006 : déploiement en test du module de gestion des périodiques
  • juin : formation des administrateurs et utilisateurs
  • juin à décembre : montée en charge de l’utilisation du module périodiques.

Nombre de titres bulletinés au 21 décembre 2006 :

  • BIULO Clichy : 47
  • BIULO Dauphine : 107
  • BIULO Lille : 1 753
  • CECMC : 5
  • CRC : 34
  • CERCEC : 12
  • EFEO : 403
  • IEI : 64

Le marché avec la société Innovative n’a pu être entièrement soldé fin 2006 : il reste à prononcer la vérification de service régulier (VSR) de la tranche ferme. La cause principale de ce retard tient au fait qu’UNICODE n’est en réalité pas implémenté dans les couches les plus profondes du progiciel Millennium et qu’il en découle un certain nombre de dysfonctionnements, parfois bloquants (par exemple, l’impossibilité de transférer correctement les caractères coréens depuis SUDOC).

Rappelons enfin que la BULAC est un membre actif du club utilisateurs Millennium français, dont elle assure le secrétariat.

4. b. Sites internet et extranet

En 2006, les sites internet et extranet ont reçu environ 32 000 visites, dont 70% à destination du catalogue, 2% de la bibliothèque numérique (accessible uniquement dans les salles de lecture des bibliothèques), 11% du site web, et 17% de l’extranet.

Près de 385 000 pages ont été chargées. La durée moyenne d’une visite est de 13 minutes. 93,5 % des visites sont d’origine européenne.

4. c. Autres activités du centre informatique de gestion

Hors les activités liées directement au déploiement, à l’exploitation et à la maintenance du SIGB et des sites internet et extranet, un ensemble de tâches a permis le bon fonctionnement des moyens informatiques :

  • interventions en micro-informatique et bureautique
  • administration système et réseau
  • passage de l’hébergement des applications Cocktail à la Rochelle
  • développement d’applications de gestion spécifiques (déménagement, montée en charge du libre-accès…)
  • bêta-test de la version Millennium 2006
  • formation des utilisateurs : 3 sessions « formation de base », 3 sessions « création de listes », 1 session « bulletinage », soit 54 personnes formées
  • assistance aux utilisateurs (par téléphone ou sur sos.bulac)

L’équipe informatique s’est également investie dans la préparation des marchés (à lancer en 2007) pour l’acquisition du module de gestion de la circulation des documents et des lecteurs et d’un progiciel de gestion des envois en conservation.

Elle a également participé à la relecture des dossiers APD et à l’examen des plans, notamment pour le lot « courants faibles ».

5. Conversion rétrospective

L’équipe pour la rétroconversion est composée de deux titulaires et de deux contractuels (20h/semaine, l’un entre janvier et août et l’autre entre janvier et décembre 2006) contribuant à la préparation des fichiers et aux contrôles qualité du travail fourni par le prestataire.

5. a. Caractères latins

L’appel d’offres, lancé le 22 décembre 2004, a conduit à l’attribution du marché de conversion rétrospective des fiches en caractères latins à la société SAFIG Numway, le 8 avril 2005.

Le chantier se poursuit selon le calendrier suivant :

 

 

Préparation du fichier

 
 

Rédaction des cahiers de consignes

 
 

Saisie des clés

 
 

Exemplarisation automatique (ABES)

 
 

Traitement sur site

 

BibliothèqueMichel Fleury(EPHE IV)

 

X

 
 

X

 
 

X

 
 

X

 
 

Fin le 15 février 2006

 

BIULO

 

Poursuite de la relecture et du traitement de 3ème séquence Préparation du vietnamien

 
 

X

 
 

X

 
 

X

 
 

En cours

 

BibliothèqueCentre d’études slaves

 

X

 
 

X

 
 

Janvier (W)

 
 

Janvier – février (W)

 
 

En cours : seuls 10 tiroirs de tchèque restent à traiter

 

Bibliothèque deL’EFEO

 

Poursuite jusqu’en décembre 2006 (fin tri fichier aires géographiques)

 
 

Février (fichier général)

 
 

X

 
 

Février - mars

 
 

Débuté le 15 février, toujours en cours

 

Bibliothèque duCEAF

 

21 février au 2 avril

 
 

Mars (saisie des clés) Novembre pour la saisie sur site

 
 

6 au 27 avril

 
 

Juin

 
 

X

 

Bibliothèque du CERCEC

 

Juin-juillet

 
 

Septembre

 
 

X

 
 

X

 
 

14/11 au 08/12

 

BJECO

 

X

 
 

Septembre

 
 

X

 
 

X

 
 

11 au 15 décembre

 

Entre le 1er janvier et le 31 décembre 2006, 147 882 exemplaires ont été créés et facturés pour un total de 253 102,74 €, soit l'exemplaire à 1,71 € cette année.

Plus de 45 % des exemplaires ont été créés sous une notice qui n'existait pas préalablement dans le SUDOC.

Tableau synthétique pour 2006 :

 

 

Créations

 
 

Dérivations

 
 

Exemplarisations

 
 

Total exemplaires

 

EPHE IV

 

1 516

 
 

273

 
 

3 189

 
 

4 978

 

BIULO

 

20 028

 
 

11 323

 
 

29 187

 
 

60 538

 

CES

 

15 056

 
 

6 030

 
 

16 608

 
 

37 694

 

EFEO

 

5 874

 
 

7 055

 
 

18 613

 
 

31 542

 

CERCEC

 

250

 
 

359

 
 

1 577

 
 

2 186

 

BJECO

 

70

 
 

239

 
 

80

 
 

389

 

CEAF

 
 

 

 
 

 

 

10 555

 
 

10 555

 

Total 2006

 

42 794

 
 

2 5279

 
 

79 809

 
 

147 882

 

Au total, depuis 2004, plus de 250 000 exemplaires ont été créés par la conversion rétrospective :

  • 223 882 sur le marché en cours
  • 25 000 sur le marché 2004
  • 1 400 hors marché

5. b. Caractères cyrilliques

L’appel d’offres pour la saisie de 150 000 fiches en caractères cyrilliques lancé le 28 juillet 2006, a conduit à l’attribution du marché à la société SAFIG Numway, le 18 décembre 2006. La réunion de démarrage a eu lieu le 11 janvier 2007. Ce marché est d’une durée de quatre ans.

5. c. Autres caractères non latins

Un état des lieux des fichiers CNL (Caractères non latins) a été réalisé en juin-juillet 2006 pour évaluer précisément le nombre de fiches à traiter dans des écritures autres que latine ou cyrillique :

arabe

 

29 500

 

japonais

 

28 700

 

chinois

 

25 800

 

indien

 

10 700

 

coréen

 

8 000

 

thaï-lao

 

6 600

 

arménien

 

6 100

 

persan-pashto

 

5 800

 

hébreu

 

4 200

 

grec

 

3 000

 

géorgien

 

2 500

 

birman

 

1 500

 

tibétain

 

1 100

 

turc ottoman

 

500

 

khmer

 

250

 

Un test a également été effectué sur la conversion rétrospective en japonais : un contractuel embauché par la BIULO a été chargé d’une étude sur la conversion rétrospective de fiches en japonais à Dauphine. Cette étude comprend la saisie de fiches avec rédaction de documents permettant d’organiser la saisie dans d’autres sites (mode de recherche dans WinIBW, choix d’une base externe, rédaction de consignes de saisie). Ce travail a pour but d’identifier les difficultés éventuelles et de mettre au point la meilleure méthode pour une conversion rétrospective de « masse ».

6. Conservation

L’équipe conservation a été entièrement renouvelée en 2006, suite à deux demandes de mutation. Depuis le 1er décembre 2006, elle est constituée d’un bibliothécaire, d’un magasinier titulaire et d’un magasinier contractuel. Ces deux derniers agents ont dû être entièrement formés aux principes élémentaires de la conservation, puis au traitement matériel des collections du libre-accès (reliure mécanisée / plastification / consolidation).

6. a. Équipement

Le choix des étiquettes de cotation des documents en libre-accès a été arrêté et les commandes passées en décembre 2006.

Dans le cadre des activités relatives à la consolidation et la reliure, 2 désensibilisateurs d’antivols ont été installés à la BIULO.

6. b. Conditionnement

Les fournitures suivantes ont été commandées :

  • 1 000 pochettes en carte neutre 
  • pour la BIULO et la photothèque de l’EFEO : 6 plaques de plastazote pour le conditionnement de plaques de verre
  • pour la BIULO : pochettes et boîtes pour le conditionnement de plaques de verre
  • pour la bibliothèque de l’EFEO : 350 boîtes en polypropylène pour le conditionnement du fonds Migot et des estampages khmers 
  • pour l’EFEO photothèque : 600 pochettes pour le conditionnement de plaques de verre.

6. c. Traitement matériel des collections du libre-accès

L’appel d’offres pour la fourniture de prestations de reliure et de consolidation a été publié le 20 décembre 2005 en quatre lots ;

  • lot n° 1 : reliure mécanisée de monographies
  • lot n° 2 : reliure mécanisée de périodiques
  • lot n° 3 : plastification de monographies
  • lot n° 4 : consolidation de monographies

La société Reliure Devel a été retenue pour les lots n° 1 et 2, la société Renov’Livres. pour les lots n° 3 et 4. Les marchés ont été notifiés les 22 et 23 juin à ces deux sociétés.

Parallèlement, pour un meilleur suivi informatique des trains il a été décidé d’expertiser le progiciel Lig@re : celui-ci a été mis à la disposition de la BULAC par la cellule Écocampus de l’Université de Bordeaux 1. Les premiers trains testés sur ce système ont été envoyés aux prestataires durant le dernier trimestre 2006.

Pour l’année 2006, 21 trains, soit 2 663 documents ont été envoyés en reliure ou en consolidation, au bénéfice de trois bibliothèques : BIULO-Lille, BIULO Dauphine et Archipel. Pour les raisons évoquées au chapitre 1.3.3.f « Libre-accès », ces résultats sont très en dessous des objectifs annoncés.

7. Organisation des collections en magasins et déménagement

Un chef de projet pour le déménagement des collections et leur organisation dans les futurs magasins a été recruté sur contrat le 1er octobre 2005.

7. a. Application informatique Zao Jun

Commencé fin 2005, le développement de l’application informatique nécessaire à la préparation du déménagement s’est poursuivi par étapes en 2006.

7. b. Inventaire des lots

Des entretiens avec les responsables de fonds ont permis de dresser une liste des lots (par racine de cote), puis de saisir ces lots dans la base de préparation du déménagement. Fin 2006, 909 lots étaient ainsi répertoriés.

7. c. Chantiers préparatoires au déménagement

Grâce au travail de 2 personnes à plein temps pendant 5 mois (de mai 2005 à septembre 2005) ont été effectuées les opérations suivantes :

  • harmonisation des formats de rangement de la bibliothèque de l'EFEO par l’extraction et la recotation en FOL ou GRD FOL des formats de plus de 30 cm (environ 3000 unités),
  • reconditionnement en boîtes-tubes et boîtes-valises en polypropylène du fonds Migot de l’EFEO,
  • en collaboration avec le personnel de l’EFEO, reconditionnement des estampages de l'EFEO.

7. d. Métrages

Le métrage des monographies a été effectué en 2006 dans l’ensemble des bibliothèques concernées par le déménagement (pas de métrage à l’EPHE pour l’instant) :

  • repérage des lots dans les magasins,
  • pose d'intercalaires pour les borner,
  • dessin des plans des magasins de départ,
  • étiquetage des travées, épis et armoires,
  • métrage et adressage des lots, puis saisie dans Zao Jun.

Environ 9 km linéaires de collections (soit 166 lots répertoriés dans la base de préparation du déménagement) amenés à rejoindre la BULAC sont actuellement stockés au CTLes. Des réunions et une visite des magasins du CTles ont permis de mettre au point une méthode pour identifier clairement les différents versements effectués au cours des dernières années et de les prendre en compte dans les métrages et dans la préparation du déménagement.

7. e. Étude du mobilier des magasins

Une première synthèse des données (nombre de ml et format des documents) a permis d'évaluer les quantités et les types de rayonnages nécessaires. Afin de vérifier la capacité des magasins, il a été demandé à quatre entreprises de fournir des propositions d'implantation des rayonnages. Ces contacts ont également permis d'envisager les différentes solutions pour l'intégration des rails dans la dalle.

7. f. Préparation du déménagement

Un premier contact avec une société de déménagement a permis de dresser le constat de la difficulté d’accès aux principaux sites. Par exemple, pour la BIULO rue de Lille, plus de 70% des collections devront être sorties du bâtiment en cartons par les façades. La société a estimé que pour le déménagement de l'ensemble des sites vers la rue Grands-Moulins, il faut compter un strict minimum de 6 mois à temps plein (moyenne de 350 ml jour déménagés avec une équipe de 15 transporteurs).

7. g. Fonds non traités 

Afin d’organiser au mieux le déménagement, un inventaire des fonds non traités et non cotés dans les bibliothèques partenaires a été effectué au mois de mai 2006. A cette date environ 40 000 unités non traitées (en cartons, dans les bureaux…) ont été identifiées (30 000 en écritures non latines / 10 000 en caractères latins).

Cet inventaire ne prend en compte que les documents qui n’ont pas de place en magasins, les éventuels documents cotés mais non catalogués n’ont pas été comptabilisés. Ils ne sont identifiables qu’au moment du récolement.

Cette enquête n’est sans doute pas exhaustive et se base uniquement sur les chiffres transmis par les bibliothèques.

8. Fonctionnement de la future bibliothèque

Afin de répondre aux demandes du maître d’œuvre dans la phase PROjet, il a été nécessaire de dresser un premier état des grands principes de fonctionnement  de la BULAC ; à cette fin, un groupe de travail composé de membres des bibliothèques partenaires et de membres de l'équipe projet a été mis en place.

Ce groupe a travaillé sur :

  • les aménagements mobiliers : un document récapitule pour chaque espace du futur bâtiment la nature des tâches, le personnel et le mobilier. Ce document servira de référence pour la programmation mobilier des parties professionnelles.
  • les circuits des documents à la BULAC : suite à 3 réunions, un document résume les grands principes de fonctionnement du circuit d’entrée des documents et des circuits de communication.

La « troisième séquence » correspond au regroupement dans chaque tiroir des fiches en caractères non latins, autres que cyrilliques.

Fonds de 695 textes tibétains du 19ème siècle (manuscrits et xylographes) qui ont été catalogués à l’occasion de cette opération. Faute de place à l’EFEO, cette opération de conditionnement s’est déroulée dans les locaux de la BULAC.

 
Pour citer cette page : 🔗 www.bulac.fr/?id=349