Rapport d'activité 2008

1. L’année 2008 en bref

L'événement majeur — et tant attendu — de l'année 2008 a été le lancement des travaux de construction, avec une notification des marchés le 18 juillet. À partir de cette date, le délai contractuel de 26 mois jusqu'à la livraison a commencé à courir et c'est tout le planning des activités du GIP BULAC qui s'est resserré : la liste des objectifs à atteindre avant l'ouverture au public, à l'automne 2011, se précise nettement :

  • une structure administrative opérationnelle pour rassembler tous les agents en une seule équipe dans une organisation fonctionnelle adaptée aux nouvelles missions de la bibliothèque,
  • des salles de lecture équipées, des collections en libre-accès, papier et électronique, et une gamme de services à la hauteur des attentes des différents publics,
  • un système d'information opérationnel pour accueillir et servir les lecteurs sur place et à distance.

Dans cette perspective, une série d'actions ont été menées en 2008 pour créer les conditions de la réussite espérée :

  • l'automne a été largement consacré à un travail mené collectivement avec les agents pour préparer la fusion en un organigramme fonctionnel unique des équipes de la BIULO et du GIP BULAC. Le CA du 24 novembre qui a validé cette nouvelle organisation a également approuvé la proposition de prorogation du GIP pour une durée de six ans ;
  • la préparation des ouvrages pour le libre accès a connu une accélération sensible, mais surtout trouvé une crédibilité renforcée par le lancement des travaux. De la même manière, la bibliothèque numérique a pris un corps significatif avec les premiers abonnements pris à des bases russes, japonaises... jusque-là inaccessibles en France ;
  • la BULAC s'est engagée dans le projet des universités parisiennes de service de référence virtuelle « Rue des Facs », qui a ouvert ses portes au public dans les derniers jours de décembre 2008 ;
  • une évolution du système d'information a également été entreprise pour une mise au niveau des techniques les plus récentes, afin de servir le public dans les règles du web 2.0, voire au-delà. Sur cette voie, il reste beaucoup à parcourir et ce sera vraisemblablement le point le plus sensible pour la réussite des conditions d'ouverture.

En dehors de ces points focaux, la vie continue pour tous les chantiers petits et grands, qui seront tous partie prenante à la qualité finale :

  • enrichissement de la charte documentaire, sur les aspects audiovisuels notamment,
  • acquisitions et/ou catalogage d'une trentaine de milliers d'ouvrages dans l'année,
  • poursuite du vaste chantier de conversion rétrospective, avec 130 000 fiches traitées et l'achèvement du marché des caractères latins,
  • opérations de conservation : reliure, consolidation, dépoussiérage, mise en boîte des périodiques, en flux tendu selon les ouvrages et la place disponibles,
  • constitution progressive de la Réserve, qui dépasse les 10 000 documents sélectionnés fin 2008.

Convergeant vers le nouveau bâtiment, ce sont aussi le suivi de maîtrise d'ouvrage, la préparation du déménagement et de l'organisation des magasins, la coopération de mieux en mieux organisée avec l'INALCO pour la prise en main des nouveaux locaux...

Au printemps 2008, il est devenu nécessaire de doter le GIP de moyens de communication professionnels pour faire mieux connaître l'ampleur du projet BULAC et l'importance de tous ces chantiers préparatoires. Le recrutement d'une responsable de la communication a permis la réalisation et le succès d'actions lancées à cette fin : publication de deux numéros de la Lettre d'information, organisation du colloque des 23-24 octobre, lancement du projet de Dictionnaire des intraduisibles, etc.

2. Les moyens

2.1. Les ressources humaines

Il est important de rappeler en préambule que les résultats obtenus dans l’avancement du projet sont non seulement le fruit du travail des personnels mis à la disposition du GIP BULAC ou recrutés par lui, mais aussi celui de l’ensemble des agents en poste dans les bibliothèques membres de la BULAC. Pour ces derniers, la part du travail induite par le projet à proprement parler n’est pas toujours aisément quantifiable, mais l’apport des différents spécialistes est essentiel à la qualité de son développement. L’activité consacrée au projet par ces équipes vient le plus souvent en surcroît du travail quotidien nécessaire au bon fonctionnement des établissements.

2.1.1. Effectifs

Titulaires

Au 1er janvier 2008, 12 postes sont mis à la disposition du GIP par le rectorat de l’Académie de Paris :

  • 2 conservateurs généraux des bibliothèques
  • 1 conservateur des bibliothèques
  • 5 bibliothécaires (dont 2 emplois sur postes vacants)
  • 1 assistant de bibliothèque
  • 1 magasinier en chef des bibliothèques
  • 1 ingénieur d’études de la BAP E (informatique)
  • 1 attaché d’administration des services universitaires

Aucun poste nouveau n’a été créé en 2008.

La mise à disposition de ces emplois est valorisée en recettes indirectes dans le budget du GIP pour un montant total de 560 000 €.

Contractuels

En 2008, 24 contrats ont été établis correspondant à un total de 192 mois à temps plein, soit 16,02 ETP, pour une dépense globale de 533 461 €.

Répartition de la dépense :

  • catalogage-acquisitions : 42 %
  • informatique : 19 %
  • déménagement : 9 %
  • conversion rétrospective : 17 %
  • conservation : 8 %
  • communication : 4 %
  • agent comptable : 1  %

2.1.2. Formation

En 2008, selon les statistiques de LAGAF, 56 agents (titulaires et contractuels) ont suivi une quarantaine de formations différentes :

Des formations bibliothéconomiques se sont poursuivies dans la continuité des formations 2007 avec 20 formations données en interne par 3 agents de l’équipe.

La formation C2I a été suivie par la plus grande partie de l’équipe de la BULAC (23 agents x 5 jours de formation) ; 12 agents volontaires ont passé le certificat. Au delà la formation proprement dite permettant acquisition et/ou approfondissement des outils bureautiques et découverte des possibilités du web 2.0, cette action a favorisé la bonne cohésion des membres de l’équipe de la BULAC.

Des formations de développement personnel et d’environnement culturel :

  • avec les conférences de la BULAC (cf. § 3.1.3.5)
  • avec des visites de bibliothèques (INHA, Sainte-Barbe) dans la continuité des visites des bibliothèques faites en 2007.

Ces actions de formation se sont intensifiées au cours du dernier trimestre avec l’introduction progressive d’actions liées à la mise en place début 2009 de la nouvelle organisation provisoire de la BULAC. Ces actions ont été initiées à partir d’octobre 2008 par une consultation extérieure d’accompagnement au changement avec 6 séances de travail sur différents thèmes liés au changement et à la réalisation d’un organigramme commun avec l’équipe de la BIULO.

2.2. Les locaux

Depuis le 1er février 2008, l’équipe de projet de la BULAC occupe seule le plateau de 928 m², qu’elle partageait depuis juillet 2003 avec l’équipe de projet Sainte-Barbe, en location dans un hôtel d’entreprises, sis au 60, rue de Wattignies, Paris 12e arrondissement.

Le GIP BULAC a bénéficié en 2008, pour la prise en charge du loyer et des frais logistiques afférents (assurance, fluides, entretien des locaux) d’une subvention spécifique de la Direction générale de l’enseignement supérieur d’un montant de 300 000 €.

2.3. Le budget

La présentation ci-dessous donne un aperçu rapide de l’exécution 2008 du budget. Il est indispensable de se reporter à l’état prévisionnel des recettes et des dépenses voté par le conseil d’administration et au compte financier, établi par l’agent comptable du GIP BULAC pour une prise de connaissance complète du sujet.

2.3.1. Recettes directes

La DBM1, votée par le conseil d’administration du 24 novembre 2008, a minoré de 340 000 € la subvention de 1 700 000 € prévue au budget primitif 2008. Les recettes directes comprennent donc 1 360 000 € (1 060 000 € pour le projet + 300 000 € pour la location des locaux), ainsi que les contributions de ses 9 membres pour un total de 67 500 €. La DGES s’est engagée à verser le complément de subvention 2008, soit 340 000 €, au 1er trimestre 2009, en sus des crédits prévus pour 2009.

2.3.2. Dépenses directes

Le bilan des dépenses s’établit de la manière suivante :

Type de dépenses


Prévisions budgétaires (DBM1)

Montant réalisation 2008

% réalisation/ prévision

60 – Achats

48 700 €

44 022 €

90 %

61 – Services extérieurs

451 800 €

414 500 €

92 %

62 – Autres services extérieurs

960 900 €

903 231 €

94 %

63 – Impôts, taxes

32 800 €

38 441 €

117 %

64 – Charges de personnels

566 100 €

551 322 €

97 %

65 – Autres charges de gestion courante

2 000 €

1 884 €

94 %

67 – Charges exceptionnelles

0 €

418 €

-

68 – Dotation aux amortissements

130 000 €

112 428 €

75 %

Sous-total classe 6

2 192 300 €

2 066 246 €

94 %

2- Immobilisations

60 000 €

42 502 €

71 %

TOTAL GÉNÉRAL

2 252 300 €

2 108 748 €

94 %


Le rapport entre prévision et réalisation est très satisfaisant pour le fonctionnement, avec un taux de 94,2 % de réalisation.

Les dépenses d’investissement, avec un taux de réalisation de 71%, sont peu significatives par rapport à l’ensemble des dépenses dont elles représentent 2%.

Le détail des réalisations figure dans la suite du présent rapport.

2.4. Les moyens informatiques

2.4.1. Acquisition de matériels en 2008

Matériel

Total fin 2007

Sorties en 2008

Entrées en 2008

Total fin 2008

PC portables

10

1

4

13

PC de bureau

59

2

10

67

Imprimantes

14

1

4

17

Serveurs

9

0

4

13

Baies de disques

2

0

0

2

Unités de sauvegardes

2

0

0

2

Onduleurs

0

0

2

2

Routeurs

1

0

0

1

Commutateurs

4

0

1

5


Les 4 serveurs ont été acquis en fin d’année. 2 nouvelles machines Dell seront les nouveaux serveurs de fichiers des sites Wattignies et Lille ; ils accompagneront le déploiement du domaine Active Directory bulac.fr. Un serveur Sun hébergera l’ensemble des sites web (www.bulac.fr, mais aussi, l’extranet, num.bulac.fr, etc.) et les nouvelles applications. Le quatrième serveur, Sun lui aussi, hébergera des serveurs virtuels pour le SIGB Koha et d’autres projets.

2 nouvelles imprimantes répondent aux besoins d’impression en A3 ou en couleurs du site Wattignies. Une imprimante laser N&B remplace une imprimante défaillante et l’autre est destinée à l’équipe de conservation (qui dispose au total de 6 imprimantes standard ou à étiquettes)

10 PC ont été acquis en prévision des transferts de personnel entre les sites de la nouvelle organisation provisoire BULAC-BIULO, pour aider au déploiement du domaine Active Directory bulac.fr et pour le remplacement de postes obsolètes qui seront retirés en 2009.

2 nouveaux portables sont destinés au pôle administratif et à l’équipe informatique. 2 portables légers sont adaptés aux opérations dans les magasins.

L’aménagement de la salle serveurs du site Wattignies est complété par l’installation de deux onduleurs de grande capacité.

Le site Lille va recevoir un nouveau commutateur Cisco.

2.4.2. Répartition par sites

Site

PC portables

PC de bureau

Imprimantes

Serveurs

BIULO Lille

1


3


CES


6



EHESS - CERCEC


1



EHESS – CRJ


1



EHESS - CEAF





EPHE – CEMS


1



EPHE – Golenisheff


1



IEI


2



Archipel


2

1


EFEO


3



Rectorat

1



1

Malesherbes

1




Wattignies

5

38

8

7

En atelier, stockage ou en cours de livraison

5

12

5

5

 

3. Réalisation du programme d’activité

3.1. Administration du GIP

3.1.1. Gestion

Jean-Luc Coffion a remplacé Patrick Michaud comme agent comptable du GIP à compter du 29 mai 2008.

3.1.2. Réunion des instances

3.1.2.1. Conseil d’administration

Le conseil d’administration a tenu trois séances en 2008 :

  • 17 avril : approbation du compte financier 2007, rapport d’activité 2007, conventions avec l’INHA et la BDIC
  • 4 juin : séance extraordinaire conjointe avec le conseil scientifique sur l’avancement du projet de construction (présentation par le conseil régional d’Île-de-France) et sur le projet scientifique
  • 24 novembre : DBM1 2008, programme d’activité 2009, budget primitif 2009, consortium européen sur les ressources électroniques japonaises, prorogation du GIP, organigramme commun BIULO-GIP

3.1.2.2. Conseil scientifique

Le conseil scientifique s’est réuni trois fois :

  • 4 juin : séance extraordinaire conjointe avec le conseil scientifique (cf. ci-dessus)
  • 6 juin : finalisation du programme du colloque du 23-24 octobre 2008, éléments de programmation des actions scientifiques et culturelles 2009-2011
  • 11 décembre : la réunion s’est tenue à la Bibliothèque Sainte-Barbe. Ont été abordés : le bilan du colloque, la politique documentaire sur les fonds audiovisuels, la proposition d’abonnement à Eastview, les priorités de recrutement en termes de compétences linguistiques, la programmation des actions scientifiques et culturelles 2009-2011.

3.1.3. Communication

Le recrutement d’une personne responsable de la mission « communication » en mai 2008 a permis à la BULAC d’entamer un véritable travail de communication externe. Celui-ci a pour objectif de faire connaître l’existence du projet BULAC à l’extérieur de son périmètre (notamment aux médias) ainsi que de tenir informés plus largement les personnels partenaires, les professionnels des bibliothèques et de l’enseignement supérieur ainsi que les chercheurs concernés, sur les avancées du projet et les activités en cours. Ce travail de communication s’est déployé selon six axes durant l’année 2008.

L’ensemble des dépenses de communication s’élèvent en 2008 à 23 500 €, hors salaire de la responsable de la communication et hors frais de réception lors du colloque.

3.1.3.1. La Lettre d’information de la BULAC

La Lettre d’information de la BULAC dont deux numéros sont parus durant l’année 2008 (en juillet et en octobre) s’est enrichie en termes de contenus et par conséquent de pagination (n° 1 : 8 pages, n° 2 : 12 pages, n° 3 : 20 pages). Outre une présentation détaillée de la bibliothèque de la SOAS, La Lettre n° 2 annonçait la notification des travaux et donc l’ouverture du chantier de construction du Pôle des langues et civilisations du monde, un point sur les acquisitions effectuées par la bibliothèque dans le domaine des ressources numériques ainsi que l’annonce de la création d’un consortium européen (CEDDREJ) dont la BULAC est le pilote. La Lettre n° 3 est exclusivement consacrée au nouveau bâtiment (interview d’Yves Lion et publication des plans de la BULAC). Ce numéro a bénéficié d’échos très positifs.

3.1.3.2. Fichiers de communication

La diffusion de l’information a été améliorée : afin de procéder à une diffusion plus importante de La Lettre d’information, le fichier d’envoi a été élargi de 800 à 1 200 noms. La constitution d’un fichier média, en fin d’année 2008, permet désormais d’informer plus largement la presse spécialisée et généraliste sur les activités de la BULAC et les événements qu’elle organise.

3.1.3.3. Le colloque « Une bibliothèque ouverte sur la diversité des mondes »

Le colloque « Une bibliothèque ouverte sur la diversité des mondes » La BULAC a organisé son premier colloque les 23 et 24 octobre 2008. Destiné à faire connaître la BULAC et ses activités auprès des professionnels et des futurs utilisateurs de la bibliothèque, ce colloque qui s’est tenu sur deux journées à la BnF et à Paris 7 a réuni au total 400 personnes. Cet événement qui semble avoir satisfait l’ensemble des participants a permis de rendre tangible l’existence de la BULAC et les échanges entre chercheurs.

Outils de communication visuelle du colloque :

  • 4e de couverture de La Lettre d’info n°2
  • programme du colloque adressé à l’ensemble du fichier d’envoi
  • une affiche diffusée dans les bibliothèques et universités parisiennes et dans le 13e arrondissement (via le service communication de la mairie).
3.1.3.4. Le projet de Dictionnaire des intraduisibles

Le projet éditorial du Dictionnaire des intraduisibles, initié en avril 2007 et qui doit se concrétiser par une publication à l’ouverture de la BULAC a connu une montée en puissance au cours de l’année 2008 grâce à l’opération « Un mot intraduisible par jour » sur www.bulac.fr. Cette opération est destinée à faire connaître le projet aux contributeurs potentiels. Une soixantaine d’enseignants de l’INALCO ont déjà produit des notices pour ce dictionnaire. Une centaine de langues du périmètre géographique correspondant à l’activité de la BULAC et de l’INALCO devront être représentées pour que le projet soit publiable. À la fin de l’année 2008, une trentaine de langues étaient représentées. Cet ouvrage destiné à être publié au moment de l’inauguration de la BULAC devrait être un précieux outil de communication auprès des médias pour faire connaître le Pôle des langues et civilisations du monde.

Outils de communication visuelle du Dictionnaire des intraduisibles :

  • deux kakemonos présentant le projet en grandes lignes ont été installés dans les locaux de l’INALCO (hall d’accueil de la rue de Lille), l’un des deux kakemonos est destiné à tourner dans les différents sites de l’INALCO.
  • un tract tiré à 5000 exemplaires est distribué dans le périmètre de la BULAC ainsi qu’à l’occasion de chaque événement propice (colloque BULAC, Portes ouvertes de l’INALCO, etc.).
3.1.3.5. Les conférences Les Lundis de la BULAC

Dans le cadre du partenariat avec l’université Paris-Descartes et la formation continue de l’INALCO, 8 conférences (téléchargeables) ont été organisées en 2008.

Si ces conférences, initiées dans le cadre de la formation, étaient au départ destinées à parfaire les connaissances des personnels de la BULAC et de son périmètre, elles peuvent également être considérées comme un outil de communication pour faire connaître la BULAC et ses activités à l’extérieur. Le nombre de participants s’est situé entre 35 à 50 : des participants extérieurs au périmètre de la BULAC sont, par exemple, venus grossir les rangs de la conférence sur les Jardins chinois et japonais. Une diffusion plus large de l’information sur la tenue de cette conférence (écoles de paysagisme, Jardin départemental Albert Kahn, etc.) est une des explications de ce succès .

3.1.3.6. Le site internet www.bulac.fr

Destiné à être la vitrine des activités de la BULAC, sans oublier toutes les informations concernant le cœur de métier, le site web a été un outil précieux dans la diffusion de toutes les informations et actions de communication produites au cours de l’année. Bien que la version 2 du site bulac.fr soit en cours d’élaboration, il a permis tout au long de l’année 2008 de relayer les différentes actions de communications citées ci-dessus (information sur la tenue du colloque et inscription, versions téléchargeables des Lettres d’information de la BULAC, opération « Un mot intraduisible par jour », mise en ligne de l’affiche de chaque conférence des Lundis de la BULAC, etc.).

En 2008, le site internet (hors catalogue, hors extranet) a reçu 15 476 visites, 58 271 pages ont été chargées. On constate un quasi doublement du flux depuis le lancement de l’opération « Un mot intraduisible par jour », mi-octobre 2008.

Période

Chargements par visiteurs

Visites

Chargements de pages

Visiteurs

Chargements par visite

Total

4,2

15 476

58 271

13 723

3,8

décembre

3,8

2 005

6 523

1 720

3,3

novembre

4,2

1 794

6 518

1 553

3,6

octobre

5,4

2 122

9 458

1 765

4,5

septembre

4,4

1 096

4 220

956

3,9

août

4,6

554

2 304

505

4,2

juillet

4,3

1 131

4 376

1 026

3,9

juin

3,9

1 251

4 459

1 138

3,6

mai

3,8

1 126

3 902

1 037

3,5

avril

4,1

999

3 823

933

3,8

mars

3,9

1 055

3 753

968

3,6

février

4,4

1 150

4 592

1 042

4,0

janvier

4,0

1 193

4 343

1 080

3,6

3.2. Suivi de la maîtrise d’ouvrage

3.2.1. Lancement des travaux

Après une longue période de négociation au premier semestre 2008, les neuf lots du marché travaux ont été notifiés le 18 juillet 2008. Après deux mois de préparation du chantier, les travaux ont effectivement commencé fin septembre : terrassements, pieux de fondation… pour une durée totale prévue de 26 mois.

Les utilisateurs sont associés à l’avancement des travaux dans le cadre d’une réunion mensuelle de chantier réunissant la maîtrise d’ouvrage et la maîtrise d’œuvre. Ces réunions permettent de répondre au fur et à mesure aux questions qui se posent en phase de réalisation et de participer aux arbitrages techniques pour autant qu’ils concernent directement les utilisateurs. Les premiers cas concrets ont porté, par exemple, sur la hauteur libre sous luminaires dans les magasins, ramenée de 2,50 à 2,45 m avec l’accord des utilisateurs, l’évolution technique de l’installation de téléphonie qui pourrait passer en voix sur IP, etc.

Un comité de suivi a également été mis en place qui rassemble la Région Île-de-France, l’État et les utilisateurs pour définir les procédures d’acquisition des équipements financés à hauteur de 9 M€ sur le CPER 2007-2013.

3.2.2. Mission planning BULAC

Une mission planning a été mise en place à partir de janvier 2008 (1/4 ETP), afin d’assister la direction du GIP dans la planification et le suivi de l’activité des équipes et de permettre la vérification régulière de la cohérence de l’avancement des différents chantiers préalables à l’ouverture. Un planning général synoptique portant sur la période 2008-2011 et incluant les tâches majeures de chacune des équipes a été établi à l’automne 2008. Il sera décliné de manière plus détaillée par pôle en 2009.

3.3. Chantiers documentaires

3.3.1. Politique documentaire et partenariats

La nécessité pour la BULAC d’aborder la question de la documentation audiovisuelle figurait dans la charte documentaire dès 2004, mais n’avait pas pu être traitée depuis lors. Au printemps 2008, une mission audiovisuel placée sous l’autorité du directeur scientifique a été chargée de formuler des recommandations en matière de documentation audiovisuelle, tant pour les futurs publics étudiants et enseignants que pour les chercheurs. Une série de consultations, de recherches bibliographiques et d’analyse du paysage documentaire audiovisuel sur les langues et civilisations a abouti à la présentation d’une note « Réflexions sur la politique documentaire concernant les futurs fonds audiovisuels » présentée au Conseil scientifique le 11 décembre 2008. Validé par celui-ci, le document propose des orientations de politique documentaire pour la constitution de la documentation audiovisuelle de la BULAC et des priorités d’activité pour les années 2009-2011.

Des conventions ont été passées avec l’INHA et la BDIC après approbation à l’unanimité du conseil d’administration le 17 avril 2008. Ces conventions ont pour objet de rapprocher les politiques documentaires des établissements, de favoriser l’échange d’expertise technique, en informatique documentaire, pour la formation des personnels, et enfin d’améliorer en pertinence et en cohérence les services offerts aux publics.

3.3.2. Bibliothèque numérique

En 2008, la bibliothèque numérique s’est enrichie des ressources suivantes :

  • CINII (Citation Information by National Institute of Informatics) : 538 € (abonnement de juin 2008 à mars 2009)
  • TBRC (Tibetan Buddhist Resource Center; collection) : 5 744 € (achat 5ème tranche)
  • East View : 32 438 € (achat de bases d’archives + abonnement annuel)
  • JapanKnowledge (prestataire : NetAdvance) : 1 060 € (abonnement annuel)

La charte constitutive du consortium européen « développement durable des ressources électroniques japonaises »  a été finalisée (recours à un cabinet d’avocats et à une traductrice assermentée, soit un coût total de 1 885 €). L’objectif du consortium est de permettre une négociation groupée des coûts d’abonnement aux ressources électroniques relatives au Japon. Les dix fondateurs du consortium sont la Bibliothèque nationale de France, l’université de Lyon 3, l’Institut d’Asie orientale (Lyon), l’Institut des hautes études japonaises du Collège de France, la BULAC, La British Library la bibliothèque de la SOAS, les universités d’Oxford et de Leeds, ainsi que l’université de Leiden.

Des négociations ont été poursuivies avec les fournisseurs retenus ou potentiels :

  • obtention de l’accès au Corpus des littératures francophones de Champion électronique sur 2 IP supplémentaires au profit de l'EHESS (CEAF)
  • CNKI (China National Knowledge Infrastructure) : contacts avec différents prestataires (le CNKI lui-même + East View)
  • obtention de modifications à la licence habituelle d’East View pour obtenir des accès distants via login et mots de passe
  • étude de l’offre de Brill (titres occidentaux numérisés sur la Chine)
  • étude de l’offre d’Integrum

Des séances d’information pour mieux faire connaître les ressources mises à disposition ont été organisées à destination des bibliothécaires et des chercheurs.

3.3.3. Acquisitions sur crédits BULAC

Compte tenu de la nécessité d’aider certains partenaires à constituer des collections cohérentes, spécialement dans la perspective du libre-accès, le GIP a fourni une aide ponctuelle pour compléter des fonds en langues originales (notamment à l’IEI, à l’EFEO). Certaines séries chinoises ou japonaises, fort coûteuses mais indispensables pour le libre-accès ont été acquises sur crédits BULAC. Les acquisitions pour le persan et le khmer qui ne bénéficient pas, de l’aide aux pôles associés, ont également été largement soutenues par la BULAC (avec une attention spéciale à la documentation générale du domaine iranien). Dans certains cas (fonds rrom), les acquisitions ont été faites directement grâce aux chercheurs.

La BULAC a également financé des acquisitions destinées à la mise en place du libre-accès arménien, jusqu’ici inexistant. Elle a de même initiée les premières acquisitions destinées à monter un fonds audio-visuel.

La somme totale utilisée pour les acquisitions documentaires (hors ressources électroniques) par la BULAC a été de 49 919 € en 2008, répartis comme suit :

Domaine

Nombre de documents

Coût

Destination

Japon

225 monographies en japonais

13 130 €

> à la BIULO

Chine

3 ouvrages

407 €

> à l’EFEO

Tibet

5ème livraison, soit l’équivalent d’environ 1000 volumes

5 745 €

> suite des acquisitions faites auprès du Tibetan Buddhist Resources Center

Cambodge

162 ouvrages en khmer

2 437 €

> à l’EFEO

Domaine iranien

168 ouvrages en persan

164 ouvrages en langues occ.

8 548 €

5 162 €

> à l’IEI

Russie

9 abonnements

2 281 €

> Reprise abonnements de périodiques juridiques russes de la BJECO

Domaine rrom

102 ouvrages

1 269 €

> à la BIULO

Arménie

252 ouvrages

2 816 €

> à la BIULO

Documentation générale libre-accès

102 ouvrages en langues occ.

1 602 €

> à la BULAC

Documentation professionnelle

2 ouvrages

+ 8 abonnements

447 €

733 €

> à la BULAC

Audiovisuel domaine oriental

56 DVD

480 €

> à la BIULO

Audiovisuel domaine occidental

64 DVD

2 588 €

> à la BIULO

Audiovisuel domaine africain

14 DVD

2 274 €

> à la BIULO

3.3.4. Accroissement du catalogue BULAC dans SUDOC

Le périmètre de l’ILN 130 (International Library Number) BULAC comporte, fin 2008, 32 RCR (en référence au Répertoire des centres de ressources, un RCR correspond à une entité documentaire), dont 28 réellement actifs.

Fin 2008, la BULAC dispose de 76 licences payantes, soit 2 de plus qu’en 2007, ce qui représente un coût annuel d’environ 24 000 €. 24 licences sont de surcroît mises gratuitement à la disposition de la rétroconversion.

Le catalogage BULAC a enrichi le SUDOC de 7 nouvelles langues d’écritures non latines. Les documents en géorgien, arménien, bulgare (cyrillique), lao, hindi, tamoul, ourdou sont dorénavant décrits en écriture originale dans le SUDOC et dans le catalogue BULAC.

Le rattrapage des retards de catalogage s’est poursuivi en 2008 avec le traitement des stocks en attente (fonds de Paris 3, de Paris 7, de la BIULO, du CDAT et du CES).

Cette production s’inscrit dans le tableau général d’accroissement du catalogue commun. Le tableau ci-dessous indique la progression de fin 2005 à fin 2008 du nombre de localisations bibliographiques dans SUDOC.

NB : le nombre de notices bibliographiques localisées ne se confond pas avec le nombre de notices d’exemplaires (cf. 2nd tableau ci-après), plusieurs notices d’exemplaires pouvant correspondre à une même notice bibliographique.

Bibliothèques

Fin 2005

Fin 2006

Fin2007

Fin 2008

Accr. 2008

Accr. 2007-2008 en %

PARIS III – Études turques

2 728

4 384

6 248

7 155

907

13%


PARIS III – Fonds finnois

1 914

2 350

2 617

2 717

100

4%


PARIS VII – LCAO Corée

603

2 100

3 328

4 457

1 129

25%


EHESS – Centre recherches Japon contemporain

106

266

464

576

224

39%


EPHE IV

24 869

29 023

32 312

33 261

949

3%


EPHE V

10 843

12 732

13 016

13 240

224

2%


PARIS III – Jules Bloch

1 131

2 853

3 435

3435

0

0%

PARIS IV – Centre études slaves

11 954

50 070

68 097

98 533

30 436

31%


EHESS – Centre études africaines

216

10 170

22 709

22 806

97

0,5%


EHESS – Centre étude mondes russe, caucasien et centre-européen

375

2 699

3 371

4 119

748

18%


BIU langues orientales

223 634

288 395

363 403

451 865

88 462

20%


BULAC

181

225

400

847

447

53%


EPHE V – Golenischeff

116

116

116

118

2

2%


EPHE V – Centre études mongoles et sibériennes

1 776

2 982

3 024

3 134

110

4%


EHESS – Bibl. juridique Europe centrale et orientale

1 699

3 203

3 972

3 972

0

0%

EFEO Paris

11 750

40 638

51 961

56 469

4 508

8%


EPHE V – Centre documentation aire tibétaine

473

1 397

1 474

1 523

49

3%


EHESS – Archipel

580

1 973

2 281

2 614

333

13%


EHESS – Centre études Chine moderne et contemporaine

9 836

10 395

11 190

12 035

845

7%


EHESS – Centre études Inde et Asie du sud

16 767

17 703

18 162

18 442

280

2%


EHESS – Centre recherches Corée

3

417

463

895

432

49%


Téhéran-IFRI

-

-

137

495

358

72%


Chiang Mai – EFEO

-

145

955

2 452

1 497

61%


Pondichéry – EFEO

-

-

512

1 024

512

50%


Jakarta – EFEO

333

762

858

914

56

6%


Siem Reap – EFEO

-

82

144

205

61

30%


Vientiane – EFEO

20

758

975

1405

430

31%


Hanoi – EFEO

52

74

221

333

112

34%


TOTAL BULAC

321 959

485 912

615 945

749 421

133 476

18%


Le tableau ci-dessous indique le nombre de notices bibliographiques et autorités créées dans SUDOC, ainsi que le nombre d’exemplaires nouvellement localisés.

Créations 2008

Total créations 2007

Notices bibliographiques

Autorités

Exemplaires

Total créations 2008

Accr.2007-2008 en %

PARIS III – Études turques

3 980

552

155

1 150

1 857

-114%



PARIS III – Fonds finnois

849

0

0

0

0

0%


PARIS VII – LCAO Corée

3 064

1 153

180

1 360

2 693

-14%


EHESS – Centre recherches Japon contemporain

392

82

43

114

239

-64 %


EPHE IV

6 193

607

118

1 168

1 893

-227%



EPHE V

362

22

0

242

264

-37%



PARIS III – Jules Bloch

1 047

2

0

3

5

-20840%



PARIS IV – Centre études slaves

32 548

18 784

446

33 607

52 837

38%



EHESS – Centre études africaines

20 722

43

1

428

472

-4290%



EHESS – Centre étude mondes russe, caucasien et centre-européen

1 665

429

0

801

1 230

-35%



BIU langues orientales

146 064

58 356

3 552

109 868

171 776

15%



BULAC

282

77

2

459

538

48%



EPHE V – Golenischeff

45

57

0

2

59

24%



EPHE V – Centre études mongoles et sibériennes

63

0

0

124

124

49%



EHESS – Bibl. juridique Europe centrale et orientale

1 737

0

0

0

0

0%



EFEO Paris

23 889

3 519

2 307

4 880

10 706

-123%



EPHE V – Centre documentation aire tibétaine

159

44

6

49

99

-61%



EHESS – Archipel

777

174

147

341

662

-17%



EHESS – Centre études Chine moderne et contemporaine

1 329

576

124

890

1 590

16%



EHESS – Centre études Inde et Asie du sud

952

192

75

294

561

-70%



EHESS – Centre recherches Corée

97

200

64

485

749

87%



Téhéran-IFRI

158

168

14

360

542

71%



Chiang Mai – EFEO

1 046

590

611

1 656

2 857

63%



Pondichéry - EFEO

976

252

172

656

1 080

10%



Jakarta – EFEO

170

39

14

56

109

-56%



Siem Reap – EFEO

66

6

0

62

68

3%



Vientiane – EFEO

276

31

21

447

499

45%



Hanoi – EFEO

202

35

47

114

196

-3%



Toulouse – EFEO

1

0

0

0

0

0%


TOTAL BULAC


249 111


85 990


8 099


159 616


253 705


2%


Deux sources ont contribué en 2008 à la production des 159 616 nouvelles localisations d’exemplaires dans SUDOC :

  • les saisies en conversion rétrospective (cf. ci-dessous) : 78 %
  • le travail courant, qui se confond désormais complètement avec le rattrapage des retards de catalogage, par les équipes en place dans les bibliothèques (y compris les agents du GIP BULAC : 22 %

3.3.5. Libre-accès

Le travail de refonte de la classification s’est poursuivi tout au long de l’année 2008 : l’objectif était de l’adapter au fonds potentiellement disponible et d’imaginer l’implantation physique des collections dans les salles de lecture. Ce travail mené par un groupe de travail motivé a permis l’élaboration d’une version 2 de la classification : la classification géographique est fondée sur les codes ISO de pays ; la classification thématique a été profondément simplifiée pour les disciplines qui concernent moins l’environnement des collections de la BULAC ; la classe « linguistique » a été refondue selon les codes ISO de langues ce qui permet une plus grande visibilité des langues sans la contrainte d’une classification décimale. Il restait fin 2008 à finaliser les classes thématiques de la littérature et de l’histoire.

Plusieurs visites de bibliothèques (BPI, Musée du quai Branly…) dont les collections sont en libre accès ont aussi permis d’envisager plus concrètement les sélections pour les « Généralités » ; la fusion des équipes devrait permettre d’avancer les acquisitions de ce secteur en 2009.

Au 31 décembre 2008, 55 447 documents avaient été sélectionnés pour le libre accès.

Même si l’objectif à 75 % des sélections et validations pour le libre accès au moment de l’ouverture est encore loin d’être atteint (soit 130 000 documents), certains domaines géographiques (Pologne, Tchéquie, Serbie, Bulgarie, Chine, Japon, Corée, Iran, domaine arabe, Turquie, Afrique, Océanie) sont à plus de 35%, voire pour certains à plus de 50 % des objectifs à atteindre.

3.3.6. Constitution de la Réserve

L’examen systématique des volumes dans les magasins de la BIULO s’est régulièrement poursuivi en 2008 (jusqu’à la lettre double AD) et 3 500 ouvrages supplémentaires ont été retenus pour alimenter la future Réserve, portant ainsi à 10 700 (dont près de 5 000 ont déjà été recotés) le nombre total d’ouvrages repérés dans les fonds anciens de la BIULO.

3.4. Pôle informatique et données

3.4.1. Informatique documentaire

3.4.1.1. Consultation du catalogue de la BULAC

Conséquence logique de son fort développement, la consultation du catalogue continue de progresser en proportion (+ 30 % par rapport à 2007) :

<image>

Année

Catalogue : chargements de pages

Total

1 094 556

Année 2008

565 769

Année 2007

385 570

Année 2006

143 217

Année 2005

0

3.4.1.2. Administration du SIGB en 2008

L’administration du SIGB Millennium a occupé deux agents à temps complet, dont les activités se répartissent entre :

  • les relations avec le fournisseur : 35 messages ont été échangés en 2008 via l’interface d’échange avec Innovative. Le marché d’équipement SIGB avec la société Innovative Interfaces Inc. s’est terminé en juin 2008. Un contrat de maintenance annuel de 33 000 € couvre dorénavant le logiciel et son utilisation. Des « fichiers de révisions » supplémentaires (capacité additionnelle de résultat de requête de 1 250 000 millions de notices) ont été a achetés pour la somme de 6 000 €.
  • l’assistance aux utilisateurs : réunions du comité d’exploitation du SIGB, réponses par téléphone et par courriel, organisation de formations.
  • la participation au club des utilisateurs.
  • la participation à la définition des méthodes pour les différents circuits de traitement des documents (reliure, constitution du libre accès, mis en réserve des documents avant l’ouverture du futur équipement et signalement de ces documents indisponibles)
  • l’administration proprement dite de la base, détaillée ci-dessous.
     Chargements dans le catalogue

L’activité de chargement dans le catalogue en 2008 s’est limitée aux opérations ci-dessous :

  • chargement des codes à barres du récolement GEN III,
  • chargement des états de collection des périodiques morts, avec et sans PPN,
  • rechargement des notices non latines cataloguées du 1/6/2005 au 31/12/2007 (pour correction des caractères vietnamien et chinois).
     Bilan d’accroissement des données dans le SIGB

En septembre 2008, le catalogue BULAC a enregistré son millionième exemplaire. L'ouverture du catalogue s'était faite en juin 2005 avec 415 805 notices d’exemplaire. Les catalogueurs et rétroconvertisseurs y ont ajouté depuis plus de 500 000 notices. Le 16 septembre, Aperçu sur la biographie d'Avicenne, de Y. A. al-Kashi, édité par Ahmad Fouad al-Ahwany en 1952, est devenu la millionième notice du catalogue local.

Trois sources contribuent à l’accroissement des données dans Millennium : les transferts quotidiens du SUDOC, les ajouts manuels (notices de commande) et les chargements (cf. ci-dessus).

 

Chiffres 12/2008

Chiffres 12/2007

Accroissement

Pourcentage

Notices bibliogr.

808 756

715 150

93 606

11.5 %

Notices exemplaires

1 007 959

875 433

132 526

13.1 %

Notices commandes

51 538

37 705

13 833

26.8 %

dont UC1 BIULO

48 904

35 756

13 148

26.8 %

Autorités

192 824

169 133

23 691

12.2 %

Bulletinage

12 105

7 471

4 634

38.2 %

3.4.2. Systèmes, réseaux et micro-informatique

Au cours du premier semestre, des prestations de service ont apporté l’équivalent de 20 journées de technicien. Un assistant ingénieur a été recruté en juillet. L’équipe s’est consacré à :

  • La micro-informatique : installation, assistance, dépannages et mises à jour sur les différents sites. Nouvelles versions des clients Millennium et WinIBW, de l’anti-virus. Gestion du parc pour suivre les changements de bureaux après le départ de l’équipe de Sainte-Barbe. Réinstallation de la salle de formation.
  • Support aux utilisateurs, par exemple pour la classification et les applications de gestion.
  • L’administration des données : gestion des listes de diffusion, de l’annuaire, des sauvegardes.
  • L’administration des systèmes : mise en service de GLPI, outil d’inventaire du parc informatique et de gestion des demandes d’intervention. Mise en service du système de sauvegarde. Aménagement du local serveurs (climatisation, électricité, équipement réseau…). Changement de version du SIGB Millennium. Préparation de la mise en place d’un domaine Active Directory et de nouveaux outils d’administration (serveurs anti-virus, de déploiement (Ghost), de mises à jour…)
  • L’administration du réseau : Administration du réseau du site Wattignies après le départ de l’équipe de Sainte-Barbe. Câblage complémentaire du site Wattignies. Mise en évidence du besoin d’augmenter le débit de la connexion du site à RAP.
  • L’élaboration du plan triennal 2009-2011 et la réorganisation des équipes informatiques en vue du rapprochement fonctionnel entre la BULAC et la BIULO.

3.4.3. Préparation du système d’information cible

En décembre 2007 une étude a été commandée à la société Biblibre pour évaluer les performances et les coûts de l’adaptation du SIGB libre Koha par rapport aux besoins fonctionnels de la BULAC à son ouverture. Les résultats de cette étude, librement accessibles sur le site web de la BULAC, ont permis de présenter une note d’orientation au conseil d’administration d’avril 2008 pour une migration progressive du SIGB Millennium vers Koha. L’équipe informatique a été encouragée à poursuivre les études et les tests dans cette direction, ce qu’elle a fait en collaboration avec les autres bibliothèques universitaires engagées sur la même voie (SCD des universités de Lyon, d’Aix-Marseille, de la Rochelle…).

Par ailleurs un grand chantier de refonte technique (sous Typo 3) du site web a été engagé, afin de lui permettre d’accueillir progressivement l’ensemble des services à fournir à l’ouverture : information interactive à destination des différents publics, plate-forme technique d’accès aux ressources numériques, personnalisation des environnements de travail, support de travail collaboratif pour les agents BULAC…

Il convient néanmoins de souligner qu’un certain nombre de chantiers informatiques ont avancé moins rapidement que prévu en raison de la difficulté rencontrée par le GIP pour recruter des ingénieurs informatiques en adéquation avec les besoins de la bibliothèque et le niveau financier possible de recrutement.

3.5. Conversion rétrospective

En 2008, l'équipe pour la conversion rétrospective est composée d’un contractuel à plein temps chargé de gérer l’ensemble de la mission, d’un contractuel (également à plein temps) intervenant sur les fiches en écritures cyrilliques, contribuant à la préparation des fichiers et au contrôle qualité du travail fourni par le prestataire. Un troisième contractuel (20h/semaine) assure la préparation et la saisie des fiches en chinois.

3.5.1. Caractères latins

L’appel d’offres, pour la conversion rétrospective des fiches en caractères latins attribué à la société SAFIG Numway, le 8 avril 2005 a été soldé le 8 décembre 2008, après avoir fait l’objet d’un avenant de prolongation de six mois permettant de clore correctement l’ensemble des opérations.

Tableau de suivi du marché en 2008 :



Préparation du fichier

Rédaction des cahiers de consignes

Traitement sur site

BIULO

X

X

Terminé le 8 décembre 2008

Bibliothèque

Centre d’études slaves

X

X

Terminé le 30 janvier 2008

Entre le 1er janvier et le 31 décembre 2008, 50 270 exemplaires ont été créés et facturés pour un total de 74 682,34 €, soit l'exemplaire à 1,48 € en 2008.

Près de la moitié des exemplaires ont été créés sous une notice qui n'existait pas préalablement dans le SUDOC.

Tableau synthétique pour 2008 :


Créations

Dérivations

Exemplarisations

Total exemplaires

BIULO

7 147

12 092

23 698

42 937

CES

2 811

2 327

2 195

7 333

Total 2008

9 958

14 419

25 893

50 270

3.5.2. Caractères cyrilliques

L’appel d’offres pour la saisie de 150 000 fiches en caractères cyrilliques lancé le 28 juillet 2006, a conduit à l’attribution du marché à la société SAFIG Numway, le 18 décembre 2006.

Tableau de suivi du marché en 2008 :



Préparation du fichier

Rédaction des cahiers de consignes

Traitement sur site

BIULO

Achevée en 2007

Achevée en 2007

Traitement en cours

CES

Achevée en 2007

Achevée en 2007

Traitement en cours

Bibliothèque du CERCEC

Achevée en mars 2008

Achevée en mars 2008

Traitement différé

Entre le 1er janvier et le 31 décembre 2008, 74 958 exemplaires ont été créés et facturés pour un total de 360 493,92 €, soit l'exemplaire à 4,80 € cette année.

Plus de la moitié des exemplaires ont été créés sous une notice qui n'existait pas préalablement dans le SUDOC.

Tableau synthétique pour 2008 :


Créations

Dérivations

Exemplarisations

Total exemplaires

BIULO

16 287

6 431

18 505

41 223

CES

13 693

4 895

15 147

33 735

Total 2008

29 980

11 326

33 652

74 958

3.5.3. Autres caractères non latins

La conversion rétrospective du fichier chinois de la BIULO-Dauphine a été effectuée : 2 802 exemplaires ont été saisis.

La conversion rétrospective du fichier ourdou de la BIULO est terminée : 2 515 exemplaires ont été saisis.

Le reliquat du fichier vietnamien ainsi que du fichier de collections en caractères latin de la BIULO Lille ont donné lieu à la création de 735 exemplaires.

Le fichier thaï de la BIULO Lille (estimation : 2 500 fiches) est en cours de traitement depuis le mois de mai 2008.

3.5.4. Bilan global

Au total, depuis 2004, 487 130 exemplaires ont été créés par la conversion rétrospective :

  • 96 847 sur le marché 2006 (cyrillique)
  • 356 283 sur le marché 2005 (latin)
  • 25 000 sur le marché 2004
  • 9 000 hors marché.

3.6. Conservation

L’équipe conservation est constituée d’un bibliothécaire, d’un BAS contractuel et d’un magasinier titulaire. Deux nouveaux agents ont été recrutés sur des contrats à temps partiel (20h semaine) depuis le 15 mai 2008. Ils ont été affectés au chantier de conditionnement des périodiques.

3.6.1. Conditionnement des périodiques

La deuxième phase du chantier de conditionnement des périodiques a été mise en œuvre à partir du 15 mai 2008. Les deux agents affectés à ce chantier ont effectué le dépoussiérage, le conditionnement systématique et le signalement des unités ainsi constituées sur la quasi-totalité du plus important magasin de périodiques de la BIULO. Ainsi, 705 mètres linéaires ont été traités sur l’année 2008. Environ 17 000 conditionnements, boîtes ou pochettes ont été mis en place. Le chantier s’achèvera pour ce magasin en février 2009. Il aura permis, outre sa vocation première de conservation, de dégager suffisamment d’espace pour permettre une réorganisation de la gestion matérielle des périodiques : le magasin présente désormais un fonds clos et un espace d’accueil et de constitution pour les titres vivants.

3.6.2. Traitement matériel des collections du libre-accès

Durant l’année 2008, l’équipe conservation a, pour l’essentiel, travaillé rue de Lille. L’équipe s’est aussi déplacée sur d’autres sites (annexes Dauphine et Clichy et IEI pour mise en traitement).

Au total environ 21 864 unités ont été traitées dont 6 000 en interne en « équipement léger ». Les documents relevant de ce type de traitement, avec reliure d’éditeur pour la plupart, ne nécessitent que la pose d’un code-barres en quatrième de couverture, la pose d’un antivol et parfois un gommage avec de plus en plus fréquemment des montages de fascicules à l’intérieur des reliures japonaises.

15 864 unités ont été envoyées chez les deux prestataires titulaires des 4 lots du marché de reliure et consolidation. Ce total a été réparti en 164 trains. 3 439 unités ont constitué 58 trains orientés vers le prestataire attributaire des lots 1 et 2 et 12 425 unités ont constitué 106 trains orientés vers le prestataire attributaire des lots 3 et 4.

Pour ce marché, sur les 300 000 € inscrits au BP, puis réduits à 260 000 € en DBM1, seuls 236 889 € ont pu être dépensés (91 %) faute d'une sélection plus abondante d'ouvrages pour le libre-accès.

La mise en place à la BIULO d’un circuit direct entre les entrées et le traitement matériel des collections a permis de traiter directement des ouvrages neufs, ce qui est plus simple pour le relieur, donc moins coûteux. En effet les livres primo-entrants ont pu, en majorité, être traités en consolidation. Le nombre total d’envois dans cette filière est de 7 519 unités ce qui représente 47 % de la masse des documents envoyés chez les prestataires. Le coût moyen de ce type de traitement par rapport à la typologie des documents sélectionnés en 2008 est de 11,36 € TTC. Pour l’année 2008 l’ensemble de cette filière représente un coût 85 484 € TTC.

La plastification ne représente quant à elle que 4 906 unités pour un coût total de 17 758 € TTC.

La reliure mécanisée des monographies représente 3 178 unités pour un coût total de 118 825 € TTC. Cette prestation reste indispensable dans le contexte de mise à disposition en libre-accès de livres déjà très usagés mais introuvables sur le marché.

Les premiers titres de périodiques sélectionnés pour le libre-accès, une vingtaine, ont pu être traités. Seules 261 unités ont été produites. La question de la procédure de sélection des titres de périodiques et le choix entre papier et/ou numérique pour les périodiques en libre-accès devront impérativement être tranchés en 2009.

3.6.3. Diagnostic amiante à l’Institut d’études iraniennes (Paris 3)

Afin de s’assurer de l’état sanitaire des collections, la BULAC a pris, en accord avec l’Université Paris 3, la décision de faire établir un diagnostic sur la composition des poussières dans la bibliothèque de l’IEI.

Le 6 juin 2008, 37 prélèvements de surfaces ont été effectués sur un échantillonnage de livres et de rayonnages représentatifs et ce dans les 6 locaux, bureaux compris, que possède cette bibliothèque. Les analyses ont été pratiquées par microscopie électronique à transmission analytique. Les résultats se sont tous avérés négatifs. Le coût de cette opération a été de 1 847  € TTC. Le prélèvement et les analyses ont été confiés à la société LHCF Environnement.

3.7. Organisation des collections en magasins et déménagement

Un chef de projet pour le déménagement des collections et leur organisation dans les futurs magasins a été recruté sur contrat le 1er octobre 2005. Elle est assistée d’une bibliothécaire disponible en fonction des besoins.

3.7.1. Préparation de l’implantation des collections

A partir des données contenues dans Zao Jun, la base de préparation du déménagement recensant les fonds sur les sites de départ, une hypothèse d’implantation des lots de documents dans les magasins du nouveau bâtiment a pu être élaborée.

Cette solution devra être validée par un groupe d’experts lorsque les collections amenées à rejoindre à la BULAC seront fermement définies et que l’outil informatique de gestion matérielle des collections sera opérationnel.

3.7.2. Étude du mobilier des magasins

A partir de la simulation d’implantation des lots de documents dans les futurs magasins de la BULAC et grâce à un travail mené avec différentes entreprises spécialisées dans le mobilier de bibliothèque, une implantation du mobilier a été effectuée.

Pour compléter cette étude, la visite d’un projet en cours a été effectuée : le projet des archives diplomatiques à Aubervilliers offre, pour ce qui concerne le choix mobilier des magasins, des contraintes très proches de celles que la BULAC rencontrera (120 km compactés, travaux de gros-œuvre confiés à Léon Grosse, dalle alvéolaire, rails intégrés dans la chape de béton). Un entretien avec l’ingénieur chargé de cette opération ainsi qu’une visite du chantier d’installation ont permis de bénéficier de leur expérience tout particulièrement en ce qui concerne la manière de procéder pour l’intégration des rails dans le béton (calendrier, responsabilités, technique).

3.7.3. Applications informatiques

La base Zao Jun a été développée en interne. Elle permet de connaître la localisation et le nombre de mètres linéaires des collections dans les magasins des bibliothèques partenaires de la BULAC.

Afin de préparer au mieux le déménagement, de le suivre et d’avoir une gestion optimum des collections lorsque la BULAC sera en fonctionnement, un outil informatique de gestion logistique des magasins doit venir compléter Zao Jun.

Un premier niveau de spécification des fonctionnalités attendues par cet outil informatique de gestion matérielle des collections a été effectué. Afin de compléter ce travail et de définir plus précisément les besoins, une consultation pour une mission d’assistance à la réalisation du cahier des charges a été lancée fin 2008. La société Progilone a été retenue. Le travail a débuté en décembre 2008, il s’est achevé mi-février 2009. L’appel d’offre sera lancé début mars 2009.

Cet outil doit permettre :

  • avant déménagement, de simuler l'implantation des documents dans les magasins d'arrivée afin d’arriver à une occupation optimale et fonctionnelle ;
  • pendant le déménagement, de piloter, de rectifier l'occupation théorique (très régulièrement, chaque jour ou semaine) en fonction de l'occupation réelle, d’éditer les bordereaux à destination des déménageurs et de suivre l’implantation des collections ;
  • après déménagement, de pouvoir visualiser et modifier l’implantation des collections, aussi bien en magasin qu’en salle de lecture, de permettre au personnel et aux lecteurs (pour les collections en libre-accès) de localiser facilement un document.

3.7.4. Préparation du marché de déménagement

Des entretiens avec des acteurs de projets parisiens en charge de transfert de collections dans les années à venir ont permis un échange d’expériences enrichissant :

  • le responsable de la préparation du transfert des collections des archives nationales vers le nouveau centre de Pierrefitte-sur-Seine a présenté le rapport intitulé « Méthodologie, planification et logistique du chantier de préparation des fonds et de leur déménagement vers le nouveau centre » confié à SETEC organisation ;
  • le responsable du transfert des archives diplomatiques vers La Courneuve a présenté la méthode employée pour préparer le transfert des collections et l'organisation de l’appel d’offres déménagement.

Ces échanges d’expériences avec des projets parisiens de grande ampleur se rejoignant sur des problématiques communes sont riches d’enseignements et permettent de confronter des méthodes de travail, d’échanger sur les options possibles, d’affiner les estimations financières, de connaître le marché, les entreprises et peut-être de mutualiser certains outils.

Par exemple, l’outil informatique de gestion matérielle des documents, développé sous logiciel libre par la BULAC intéressera sans doute d’autres établissements dans les années à venir.

3.7.5. Chantier Réserve

Après la sélection des documents destinés à la Réserve, un traitement de recotation (attribution d’une cote Réserve BULAC et modification de la cote dans les catalogues papiers ou informatiques) doit être appliqué à chaque ouvrage.

Depuis le début de ce chantier 4 946 documents ont été traités dont 1 721 en 2008 :

  • 1 372 cotes ont été modifiées sur fichier papier (en attente de rétroconversion)
  • 2 721 cotes ont été modifiées dans le SUDOC
  • 75 documents restent à cataloguer
  • 778 documents n’ont pas pu être traités faute de compétences linguistiques.

Ces documents seront rondés et dépoussiérés avant leur transfert vers le CTLES : le chantier d’équipement et de dépoussiérage doit commencer durant le premier trimestre 2009.

 
Pour citer cette page : 🔗 www.bulac.fr/?id=355