Convention constitutive modifiée

Il est constitué entre

• L’État, représenté par le ministre chargé de l’Enseignement supérieur et par le ministre chargé de la Recherche,
• L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne, établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel, sis 12 place du Panthéon, 75231 Paris Cedex 05, représentée par sa présidente,
• L’université Sorbonne Nouvelle, établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel, sis 17 rue de la Sorbonne, 75230 Paris Cedex 05, représentée par son président,
• Sorbonne Université, établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel, sis 21 rue de l’École de Médecine, 75006 Paris, représentée par sa présidente,
• Université Paris Cité, établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel, sis 85 boulevard Saint-Germain, 75006 Paris, représentée par son président,
• L’École pratique des hautes études, établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel, sis Les Patios Saint Jacques, 4-14 rue Ferrus, 75014 Paris, représentée par son président,
• L’École des hautes études en sciences sociales, établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel, sis 54 boulevard Raspail, 75006 Paris, représentée par son président,
• L’Institut national des langues et civilisations orientales, établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel, sis 65 rue des Grands Moulins, CS 21351, 75214 Paris Cedex 13, représenté par son président,
• L’École française d’Extrême-Orient, établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel, sis 22 avenue du Président Wilson, 75116 Paris, représentée par son directeur,
• Le Centre national de la recherche scientifique, établissement public à caractère scientifique et technologique, sis 3 rue Michel-Ange, 75794 Paris Cedex 16, représenté par son président-directeur général,

un groupement d’intérêt public régi par la loi n° 2011-525 du 17 mai 2011 modifiée de simplification et d’amélioration de la qualité du droit, le décret n° 2012-91 du 26 janvier 2012 modifié relatif aux groupements d’intérêt public, l’arrêté du 23 mars 2012 pris en application de l’article 3 du décret n° 2012-91 du 26 janvier 2012, le décret n°2013-292 du 5 avril 2013 modifié relatif au régime de droit public applicable aux personnels des groupements d’intérêt public et par la présente convention modifiée.

La dénomination du groupement est : « Bibliothèque universitaire des langues et civilisations (BULAC) ».

La Bibliothèque universitaire des langues et civilisations est une bibliothèque de recherche et d’étude pluridisciplinaire spécialisée en sciences humaines et sociales.

Fondée sur un partenariat entre établissements d’enseignement supérieur, de recherche et institutions culturelles, elle est plus particulièrement destinée au public universitaire mais ouverte à tous les publics. Ses collections couvrent principalement les domaines géographiques suivants : Afrique, Amérique (période précolombienne) et Groenland, Asie centrale, Asie orientale, Haute-Asie, Asie du Sud et du Sud-Est, Europe balkanique, centrale et orientale, Maghreb, Moyen-Orient, Pacifique.

Elle a pour missions :

• de collecter, conserver, communiquer et mettre en valeur des collections de documents prioritairement en langue originale, intéressant l’enseignement supérieur ou la recherche ;
• de travailler en réseau et de coopérer avec des institutions, musées ou bibliothèques qui concourent aux mêmes objectifs au plan national et international.

Les programmes d’action triennaux du groupement, les programmes annuels et la répartition des tâches entre les membres sont fixés dans des protocoles annexes.

Le champ d’intervention du groupement est le territoire national.

Le siège du groupement est fixé au 65 rue des Grands Moulins, 75013 PARIS. Il peut être transféré en tout autre lieu par décision de l’assemblée générale.

Le groupement, constitué initialement pour six ans (2003-2009), a été prorogé à l’expiration de cette première période pour une durée de quatre ans (2009-2013), puis une durée de cinq ans (2013-2018), puis une durée de six ans (2018-2024). Il est prorogé pour une nouvelle durée de trois ans (2024-2027).

Au cours de son existence, le groupement peut accepter de nouveaux membres, par décision de l’assemblée générale, sous réserve de l’approbation des autorités de tutelle.

En cours d’exécution du contrat, tout membre peut se retirer du groupement pour motif légitime à l’expiration d’un exercice budgétaire, sous réserve qu’il ait notifié son intention trois mois avant la fin de l’exercice et que les modalités financières et autres de ce retrait aient reçu l’accord de l’assemblée générale.

L’exclusion d’un membre peut être prononcée par l’assemblée générale, en cas d’inexécution de ses obligations ou pour faute grave. Le membre concerné est entendu au préalable. Les dispositions financières et autres prévues pour le retrait s’appliquent au membre exclu.

Le groupement est constitué sans capital.

Les droits des membres initiaux du groupement sont les suivants :

• État : 28 %
• Université Paris 1 Panthéon-Sorbonne : 8 %
• Université Sorbonne Nouvelle : 8 %
• Sorbonne Université : 8 %
• Université Paris Cité : 8 %
• École pratique des hautes études : 8 %
• École des hautes études en sciences sociales : 8 %
• Institut national des langues et civilisations orientales : 8 %
• École française d’Extrême-Orient : 8 %
• Centre national de la recherche scientifique : 8 %

Dans leurs rapports entre eux, les membres sont tenus des obligations du groupement dans les mêmes proportions que ci-dessus. Dans leurs rapports avec les tiers, les membres ne sont pas solidaires : ils sont responsables des dettes du groupement à proportion de leurs contributions aux charges du groupement.

La participation des membres aux charges du groupement prend la forme de contributions. Ces contributions et apports des membres peuvent être fournis :

• sous forme de participation financière au budget annuel ;
• sous forme de mise à la disposition de personnels qui continuent à être rémunérés par l’un des membres ;
• sous forme de mise à disposition de locaux ;
• sous forme de mise à disposition de matériels qui restent la propriété du membre ;
• sous forme d’apport de propriété intellectuelle ;
• sous forme de dons ou de legs ;
• sous toute autre forme de contribution au fonctionnement du groupement, la valeur étant appréciée d’un commun accord.

Les modalités de participation des membres lors de la constitution du groupement sont définies, sur les bases ci-dessus, dans les annexes jointes à la présente convention. Elles sont, le cas échéant, révisées chaque année dans le cadre de la préparation du projet de budget. Toute contribution d’un membre prévue au budget doit avoir été acceptée au préalable et par écrit par ledit membre.

Des personnels titulaires peuvent être mis, avec leur accord et selon le cadre statutaire, à la disposition du groupement par les membres. Ils conservent leur statut d’origine. Leur employeur d’origine garde à sa charge leurs salaires, leur couverture sociale, leurs assurances et conserve la responsabilité de leur avancement. Ces personnels sont placés toutefois sous l’autorité fonctionnelle du directeur du groupement.

Ces personnels sont remis à la disposition de leur corps ou organisme d’origine :

• à la demande du corps ou organisme d’origine ;
• dans le cas où cet organisme se retire du GIP ;
• en cas de faillite, dissolution ou absorption de cet organisme ;
• par décision de l’assemblée générale sur proposition du directeur ;
• à la demande des intéressés, lorsqu’ils relèvent du statut général de la fonction publique.

Des agents de l'État, des collectivités locales ou des établissements publics peuvent être détachés ou mis à disposition conformément à leur statut et aux règles de la fonction publique.

Lorsque les missions, les activités et les ressources du groupement le justifient, des personnels propres peuvent être recrutés par le groupement.

Les personnels du groupement, ainsi que son directeur, sont soumis au régime de droit public déterminé par décret n° 2013-292 du 5 avril 2013 relatif au régime de droit public applicable aux personnels des groupements d’intérêt public.

Les matériels mis à la disposition du groupement par un membre restent la propriété de celui-ci, leur maintenance étant à la charge du groupement.

Le matériel acheté ou développé en commun appartient au groupement. En cas de dissolution, il est dévolu conformément aux règles établies à l’article 24.

Le budget est l’acte par lequel sont prévues et autorisées les recettes et dépenses du GIP.

La présentation du budget obéit aux règles énoncées dans le Recueil des règles budgétaires des organismes (RRBO).

Les prévisions annuelles par nature de dépense, votées par l’assemblée générale, sont limitatives. La modification des autorisations sur l’une des enveloppes par nature doit faire l’objet d’un budget rectificatif présenté à l’assemblée générale. Les ventilations internes (redéploiements entre unités budgétaires) qui n’affectent pas le montant des autorisations inscrites par nature peuvent faire l’objet de décisions modificatives à l’initiative de
l’ordonnateur. L’ordonnateur peut engager, liquider et ordonnancer une dépense dans la limite des autorisations votées et des règles ci-avant énoncées.

Le budget est présenté à l’assemblée générale conjointement avec le programme d’activité du groupement. Il doit être approuvé par l’assemblée générale pour être exécutoire au 1^er janvier de l’exercice auquel il se rapporte.

Si tel n’est pas le cas, l’ordonnateur du groupement peut être autorisé par les autorités d’approbation de la convention constitutive du groupement à exécuter temporairement les opérations de recettes ainsi que les opérations de dépenses strictement nécessaires à la continuité des activités du GIP. Les autorisations sont ouvertes à titre provisoire et un budget initial doit être soumis au vote de l’assemblée générale dans les meilleurs délais. Ce budget initial est accompagné d’une information de l’assemblée sur les opérations de recettes et de dépenses temporairement exécutées.

Le groupement ne donnant lieu ni à la réalisation, ni au partage de bénéfices, l’excédent éventuel des recettes d’un exercice sur les charges correspondantes sera reporté sur l’exercice suivant.

Au cas où les charges dépasseraient les recettes de l’exercice, l’assemblée générale devrait statuer sur le report du déficit sur l’exercice suivant.

La tenue des comptes du groupement est assurée selon les règles de la comptabilité publique par un agent comptable désigné dans les conditions prévues à l’article 7 du décret 2012-91 du 26 janvier 2012.

Les dispositions des titres I^er et III du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique lui sont applicables, à l’exception des dispositions relatives au contrôle budgétaire (articles 220 à 228).

L’assemblée générale est composée de l’ensemble des membres du groupement énumérés à l’article 7.

Le groupement est administré par une assemblée générale au sein de laquelle chacun des membres participant à hauteur de 8 % désigne un représentant. Le ministre chargé de l’enseignement supérieur et le ministre chargé de la recherche désignent chacun deux représentants. Chaque représentant à l’assemblée générale dispose d’une voix.

La durée du mandat de représentant est de trois ans renouvelable. Le mandat prend fin cependant avec la perte de qualité au titre de laquelle est représentée l’institution.

Le mandat est exercé gratuitement.

L’agent comptable et le directeur du groupement siègent à l’assemblée générale avec voix consultative.

L’assemblée générale se réunit sur convocation de son président aussi souvent que l’intérêt du groupement l’exige, ou à la demande du directeur du groupement, ou du quart de ses membres ou de membres détenant un quart des droits statutaires. Elle se réunit au moins deux fois par an : avant le 15 mars pour arrêter les comptes et avant le 31 décembre pour approuver le bugdet.

Elle délibère valablement si la moitié de ses membres sont présents ou représentés.

Les décisions de l’assemblée générale sont prises à la majorité des votes exprimés des membres présents ou représentés, à l’exception de celles concernant l’admission, l’exclusion ou le retrait d’un membre, la modification ou le renouvellement de la convention, la dissolution anticipée ou la transformation du groupement, qui devront être prises à la majorité des deux tiers des membres présents ou représentés. La décision d’exclusion d’un membre ne peut être prise qu’en dehors de la présence du membre concerné ou abstraction faite de sa voix délibérative.

Chaque représentant peut donner mandat à un autre représentant pour le représenter. Nul représentant ne peut être porteur de plus de deux mandats.

Les attributions de l’assemblée générale sont les suivantes :

• adoption du programme annuel d’activités et du budget correspondant, y compris, le cas échéant, les prévisions d’engagement de personnel ;
• approbation des comptes de chaque exercice ;
• fonctionnement du groupement ;
• nomination et cessation de fonction du président de l’assemblée générale et du directeur du groupement ;
• détermination des pouvoirs du directeur du groupement ;
• nomination des membres du conseil scientifique ;
• fixation des participations respectives ;
• adhésion de nouveaux membres ;
• modalités financières et autres du retrait d’un membre du groupement ;
• exclusion d’un membre du groupement ;
• adoption et modification du règlement intérieur ;
• toute modification de l’acte constitutif, notamment l’évolution des statuts de la bibliothèque ;
• décision de transfert du siège du groupement ;
• dissolution du groupement, ainsi que les mesures nécessaires à sa liquidation ;
• participation à d’autres entités juridiques.

Le président de l’assemblée générale est élu par et parmi les membres de l’assemblée générale pour une durée de trois ans. S’il quitte ses fonctions plus de six mois avant l’échéance de son mandat, son successeur est élu pour la période restant à courir.

Le président :

• convoque l’assemblée aussi souvent que l’intérêt du groupement l’exige et au moins deux fois par an (cf. article 16.2) ;
• arrête l’ordre du jour des séances de l’assemblée générale ;
• préside les séances de l’assemblée, où il dispose d’une voix prépondérante. En son absence, l’assemblée désigne elle-même le président de séance ;
• propose à l’assemblée de délibérer sur la nomination et la cessation de fonction du directeur du groupement.

Sur proposition de son président, et après appel à candidatures, l’assemblée générale nomme un directeur, choisi en raison de sa compétence en matière de bibliothèque et de documentation, pour une durée de trois ans.

Il assure le fonctionnement du groupement sous l’autorité de l’assemblée générale et dans les conditions fixées par celle-ci.

Dans les rapports avec les tiers, le directeur engage le groupement par tout acte entrant dans son objet. Il est ordonnateur des recettes et des dépenses.

Le conseil scientifique est une instance consultative qui a pour vocation de proposer, dans le cadre de la présente convention, les orientations scientifiques de la bibliothèque (politique documentaire, services aux utilisateurs, etc.) et de formuler à l’assemblée générale les avis et recommandations sur le programme d’activités du groupement. Il en évalue la réalisation et adresse à l’assemblée générale un rapport annuel sur ses activités. Il est particulièrement chargé de veiller à l’articulation entre la recherche et la politique documentaire.

Il est composé de 15 à 20 membres, dont un cinquième à un quart représentent des institutions étrangères. Il comprend des personnalités ayant compétence sur les fonds documentaires concernés. Ces personnalités peuvent être choisies au sein du groupement ou à l’extérieur : personnalités qualifiées et représentants d’organismes publics ou privés non-membres du groupement, intéressés par son activité. Ces organismes peuvent être dénommés membres associés, lorsqu’une convention est passée entre eux et le groupement.

Le président du conseil scientifique est élu en son sein pour une durée de trois ans.

Les modalités de fonctionnement du conseil scientifique sont fixées par le règlement intérieur.

L’assemblée générale établit en tant que de besoin un règlement intérieur relatif au fonctionnement du groupement.

L’assemblée générale établit en tant que de besoin un règlement public relatif aux relations entre le public et le groupement.

Les membres du groupement s’imposent d’en respecter les dispositions en ce qui les concerne.

Le groupement est soumis aux dispositions du Code de la commande publique.

Le groupement est dissous :

• par décision de l’assemblée générale, prise à la majorité des deux tiers ;
• par décision de l’autorité administrative qui a approuvé la convention constitutive, notamment en cas d’extinction d’objet.

La dissolution du groupement entraîne sa liquidation, mais la personnalité morale du groupement subsiste pour les besoins de celle-ci.

L’assemblée générale fixe les modalités de la liquidation et nomme un ou plusieurs liquidateurs.

En cas de dissolution (volontaire, statutaire ou prononcée par l’autorité administrative), les biens du groupement sont dévolus conformément aux dispositions prises par l’assemblée générale.

La présente convention est conclue sous réserve de son approbation par les ministres chargés de l’enseignement supérieur et de la recherche et le ministre chargé du budget. Les ministres chargés de l’enseignement supérieur et de la recherche en assurent la publicité conformément à l’article 4 du décret n° 2012-91 du 26 janvier 2012.

Fait à Paris, le  en trois exemplaires.

• La Ministre de l'Enseignement supérieur et de la Recherche
  [Signature]
• La présidente de l'université Paris 1 Panthéon-Sorbonne
  [Signature]
• Le président de l’université Sorbonne Nouvelle
  [Signature]
• La présidente de Sorbonne Université
  [Signature]
• Le président d’Université Paris Cité
  [Signature]
• Le président de l’École pratique des hautes études
  [Signature]
• Le président de l’École des hautes études en sciences sociales
  [Signature]
• Le présidente de l’Institut national des langues et civilisations orientales
  [Signature]
• Le directeur de l’École française d’Extrême-Orient
  [Signature]
• Le président-directeur général du Centre national de la recherche scientifique
  [Signature]