Publié : 10/05/2021, mis à jour: 04/01/2022 à 12:24
http://www.bulac.fr/node/2051

Déposer sa thèse à la BULAC

Déposer sa thèse à la BULAC : comment faire ? Guide pour les doctorants de l’Inalco qui doivent déposer leur thèse à la BULAC avant leur soutenance.

Pictogramme représentant un écran et des livres

Le dépôt de la thèse en version électronique avant la soutenance est obligatoire. Ce dépôt légal s’applique à toutes les thèses, même confidentielles.

La BULAC est chargée du dépôt des thèses de l'Inalco ; elle guide les doctorants de l'Inalco dans toutes les étapes de la procédure, puis signale, diffuse et archive les thèses. Elle propose une formation pour maîtriser les enjeux du dépôt, qui n'est pas seulement une étape administrative, mais permet également de réfléchir à la diffusion souhaitée par le futur docteur, au respect du droit d'auteur...

 

 

Avant la soutenance

Étape 1

L’École doctorale envoie un mail pour confirmer que le doctorant peut déposer sa thèse à la BULAC.

Étape 2

Le doctorant envoie à l’adresse theses@bulac.fr, au moins 2 mois avant la soutenance, les fichiers électroniques suivants :

  • La version complète de la thèse en format PDF (intitulé du fichier : NOM_prenom_va). Notez que si votre thèse est en plusieurs volumes, vous pouvez soit les fusionner via un outil en ligne (IlovePDF ou PDF2Go), soit les laisser en plusieurs volumes (le volume 1 sera considéré comme le volume de texte, les autres seront mis en annexes). 
  • La version de la thèse destinée à la diffusion au format PDF, c’est-à-dire le fichier sans les passages qui sont soumis à des droits de reproduction, comme des illustrations, etc. (intitulé du fichier : NOM_prenom_vd). Si tous les droits ont été acquis, il s’agira du même fichier qu'au point précédent (intitulé du fichier : NOM_prenom_vavd).
  • Si des documents ont été ôtés, il faudra une liste des documents retirés au format PDF (NOM_prenom_documents_retires).
  • Un résumé en français de la thèse sous format texte ; il s’agit du même résumé que celui qui figure sur la quatrième de couverture (NOM_prenom_resume_fr.txt).
  • Un résumé en anglais de la thèse sous format texte ; il s’agit du même résumé que celui qui figure sur la quatrième de couverture (NOM_prenom_resume_eng.txt).
  • Les mots-clés de la thèse en français, limités à dix (NOM_prenom_mots_cles_fr.txt).
  • Les mots-clés de la thèse en anglais, limités à dix (NOM_prenom_mots_cles_eng.txt).

Il est indispensable, pour les fichiers de la thèse (version complète et version de diffusion) de vérifier que le PDF répond aux normes d’archivage. Pour le vérifier, il faut vérifier leur format sur l’outil FACILE du CINES.

Étape 3

La BULAC vérifie la validité de vos fichiers, vous fait parvenir une attestation de dépôt à votre nom (délai : sous huitaine) et atteste auprès de l'Inalco que votre dossier est complet.

Après la soutenance

Vous avez soutenu votre thèse, félicitations ! Mais plusieurs étapes restent à franchir, essentielles pour que votre thèse soit correctement référencée, et donc accessible à la communauté universitaire.

Étape 4

Vous devez rendre à l’École doctorale un dossier comprenant :

  • La charte de dépôt et de diffusion de la thèse préalablement signée par vous, votre ou vos directeur(s) de thèse, et la présidence de l’Inalco ; les pièces à télécharger sont disponibles sur le site de l'Inalco.
  • Le formulaire « Enregistrement de la thèse soutenue » signée par l’auteur et l’ED.
  • Le formulaire « Dépôt après soutenance » signé par l’auteur et le directeur de thèse (inclut l’autorisation de diffusion).

Étape 4 bis

  • Si (et seulement si !) le jury a demandé des corrections, le docteur doit transmettre une version corrigée de la thèse au format électronique, vérifiée sur FACILE (voir supra), toujours à l’adresse theses@bulac.fr.
  • Si (et seulement si !), vous êtes dans l’un des cas suivants : vous avez choisi de ne pas diffuser votre thèse en ligne ou vous avez choisi de mettre en place une période d’embargo, vous devez diffuser une version incomplète de la thèse (c’est-à-dire une version sans les éléments soumis à droits d’auteur). Vous devez alors obligatoirement rendre à l’École doctorale un exemplaire imprimé de la thèse (dans le cas d’une thèse en plusieurs volumes, il faut un exemplaire de chaque volume). L’École doctorale le fera parvenir à la BULAC.

Lorsque le dossier est complet et que la thèse a bien été enregistrée, la BULAC vous délivre une attestation de dépôt après soutenance et atteste auprès de l'Inalco que le dossier est complet. Le diplôme est alors délivré. 

Pour suivre au mieux cette procédure et pour tout comprendre sur la diffusion de votre thèse en libre accès, la BULAC vous propose de manière régulière des formations (en présentiel ou en distanciel).

Vous avez une question ? Contactez-nous à theses@bulac.fr.

Vous voulez en savoir plus ?

  • Vous pouvez consulter les ressources de l’Inalco.
  • Vous pouvez regarder cette vidéo de l'Université Paris Saclay, qui explique les choix qui sont offerts aux doctorants.