10 mars 2009

PV du CA du 10 mars 2009 (approuvé par le CA du 19 mai 2009)

Le 6 mai 2009.

Conseil d’administration

du Groupement d'intérêt public « Bibliothèque universitaire des langues et civilisations »

le 10 mars 2009 à 14h30
Bibliothèque Sainte-Barbe
4, rue Valette, Paris 5e

Présents
ADMINISTRATEURS
  • M. Fabien CHAREIX (Paris IV)
  • M. Yves CHEVRIER (EHESS)
  • Mme Cristina CRAMEROTTI (EFEO)
  • M. Jacques LEGRAND (INALCO)
  • Mme Marie-Christine LEMARDELEY (Paris III)
  • M. Philippe MARCEROU (Paris I)
  • M. Michel MARIAN (MESR – DGES)
  • M. Philippe MINARD (CNRS)
  • M. Daniel RENOULT (Enseignement supérieur - IGB)
  • Mme Cécile SAKAI (Paris VII)
  • Mme Françoise THIBAULT (MESR – DGRI)

MEMBRES DE DROIT
  • Mme Bernadette PETIT, Commissariat du gouvernement
  • Mme Marie-Lise TSAGOURIA, Directeur
  • M. Jean-Luc COFFION, Agent comptable
INVITÉS
  • M. Carle BONAFOUS-MURAT (Paris III)
  • Mme Joëlle CLAUD (Paris IV)
  • Mme Isabelle NECTOUX (BIULO)
Excusés
  • Mme Sylvie HUREAU (EPHE) : pouvoir à Mme CRAMEROTTI
  • M. Éric MEYER, Président du conseil scientifique
  • M. Alain PEYRAUBE (DGRI)
  • M. Laurent ROURE, Contrôle d’État
Prochaine réunion

19 mai 2009 à 15 heures
En Sorbonne, Salle Gréard
46, rue Saint-Jacques

Ordre du jour

  1. Approbation du procès-verbal du conseil d’administration du 24 novembre 2008
  2. Informations sur l’avancement du projet
  3. Compte financier 2008
  4. Renouvellement de deux membres du conseil scientifique
  5. Rapport d’activité 2008
  6. Programme d’action triennal 2010-2012

1. Approbation du procès-verbal du conseil d’administration du 24 novembre 2008

Le procès verbal du conseil d'administration du 24 novembre 2008 est approuvé à l'unanimité.

2. Information sur l’avancement du projet

Marie-Lise TSAGOURIA fait part de la mise en place de la nouvelle organisation fonctionnelle réunissant les équipes de la BIULO et du GIP BULAC, qui se déroule dans d’excellentes conditions, avec quelques déménagements entre les sites de Wattignies et de Lille afin de rassembler sur un même site les agents d’un même service.

La construction du bâtiment avance selon le planning d'ensemble, en dépit de contretemps dus aux intempéries et à la découverte de nombreuses infrastructures en béton armé.

Une concertation étroite s’est développée avec l’INALCO, tant pour préparer la cérémonie de fondation que pour définir le fonctionnement des deux entités dans le futur bâtiment. Jacques LEGRAND trouve que cette collaboration, riche d'enseignements, s'inscrit tout à fait dans la trajectoire du projet.

Daniel RENOULT avertit que le dossier de prorogation du GIP, devra parvenir aux autorités de tutelle avant le 4 juillet 2009, pour approbation et publication dans les quatre mois suivants.

Michel MARIAN souligne qu’outrepasser ce délai conduirait à une procédure de renouvellement, au lieu d’une simple reconduction.

Tous les membres doivent donc faire voter dans les temps par leurs conseils d'administration respectifs l’approbation du principe de reconduction du GIP.

Concernant la gestion des personnels, le président du CA évoque l’hypothèse qui consisterait à transférer pour quelques années les emplois de la BIULO au Rectorat de Paris, où se trouvent déjà affectés les personnels titulaires du GIP, dans l’attente de la recomposition du paysage universitaire parisien. Une convention de mise à disposition de ces emplois au GIP sera de toute façon nécessaire, aux termes de la loi de février 2007 sur la modernisation de la Fonction publique. Cette hypothèse est à l’étude au rectorat (secrétariat général).

Yves CHEVRIER informe le conseil que François WEIL, qui vient d’être élu président de l'EHESS, entend mettre en cohérence les projets liés au campus Condorcet avec les engagements pris par l’EHESS avec la BULAC. Yves CHEVRIER confirme l’intention de l'EHESS de se maintenir dans le projet.

3. Compte financier 2008

Jean-Luc COFFION présente l'exercice 2008. Les recettes de fonctionnement d’un montant de 1 427 k€ s’avèrent relativement stables par rapport à 2007. Toutefois, contrairement à 2007, aucune part de la subvention n’a été affectée à la section d'équipement en 2008. De surcroît, la subvention ministérielle a été diminuée de 340 k€ en 2008 par rapport aux prévisions.

Les dépenses pour 2008, 2 109 k€, reflètent une forte progression (61,40 %) des prestations de services. Les dépenses de personnel augmentent modérément (+21,51 %). La chute de 67,49 % des investissements, soit 2 % des dépenses totales, a un faible impact sur l'évolution globale des dépenses.

La perte d'exploitation (496 k€) et les excédents financiers et exceptionnels (57,4 k€) portent le déficit global et l’insuffisance de financement à 439 k€. En 2009 il ne sera plus procédé à la neutralisation des amortissements. Ces dotations auront donc une influence réelle sur le résultat et la capacité d'autofinancement. La faiblesse des taux d’intérêt donne à penser que les recettes financières et la trésorerie seront d'un rendement moindre en 2009.

Au passif du bilan les capitaux propres régressent fortement, du fait du recours aux les réserves pour absorber le déficit. Les actifs immobilisés baissent de 22 %, conséquence d'amortissements supérieurs aux achats sur 2008. L'actif circulant diminue de 26 %.

Le fonds de roulement (FDR) se monte à 526 k€ en 2008, contre 1 008 k€ en 2008. L'équilibre est atteint avec un prélèvement sur le FDR initial de 481 k€. En termes d'activité, le FDR finance 93 jours de fonctionnement. Le GIP demeure donc capable de financer ses immobilisations sur des ressources à long terme.

Michel MARIAN souhaite rassurer le conseil d'administration sur le soutien apporté par la DGES au projet. Pour 2009, la subvention sera maintenue et le prélèvement de 340  k€ remboursé. La directrice du GIP BULAC remercie Michel MARIAN et confirme que la subvention comprend la dotation destinée à la location des locaux rue de Wattignies.

Le président du CA indique que le contrôleur d'État, Laurent ROURE a fait savoir qu’il n’avait pas d’observations particulières à formuler sur ce compte financier. Le déficit résulte de la baisse de la subvention et de la montée en charge de l'activité. Le FDR garantit un niveau de réserve correct.

La commissaire du Gouvernement et le président du conseil d’administration félicitent l'agent comptable pour la clarté de sa présentation. Pour tenir compte des suggestions de Philippe MINARD sur le développement durable, le prochain compte financier sera imprimé recto-verso et l’impression en couleur limitée.

Le conseil d'administration approuve le compte financier à l'unanimité, de même que l’imputation du déficit sur les réserves.

4. Renouvellement de deux membres du conseil scientifique

Daniel RENOULT propose de procéder au vote en vue du renouvellement de deux membres du conseil scientifique.

Monsieur Jean-Louis TRIAUD, spécialiste de l'Afrique, se présente pour un second mandat.

Madame Manuelle FRANCK, vice-présidente du conseil scientifique de l'INALCO, géographe et spécialiste de l'Asie du Sud se présente sur le siège libéré par Gilles DELOUCHE, qui n’a jamais été en mesure de participer au conseil scientifique. Yves CHEVRIER soutient cette candidature, gage d'efficacité et de continuité pour le suivi des dossiers portés par l’INALCO.

Monsieur CHAREIX suggère que les futures candidatures soient désormais assorties d'un dossier de présentation. Le président du CA approuve cette suggestion et propose d'appliquer cette mesure aux prochaines élections.

Manuelle FRANCK et Jean-Louis TRIAUD sont élus membres du conseil scientifique à l'unanimité.

5. Rapport d’activité 2008

Marie-Lise TSAGOURIA présente le rapport d'activité 2008.

Elle rappelle d’abord la prise de fonction en mai 2008 de Jean-Luc COFFION comme agent comptable, en remplacement de Patrick MICHAUD.

Les effectifs et le coût des titulaires demeurent constants. Pour les contractuels, à l'augmentation des équivalents temps plein (ETP) s'ajoute une qualification plus élevée en raison de l'évolution des besoins à l'approche de l’ouverture.

En regard des prévisions de la DBM1, les dépenses offrent un taux de réalisation très satisfaisant, supérieur à 90 %.

Le domaine de la communication a connu un fort développement grâce au recrutement d’une responsable de la communication, le 15 mai 2008.

Les divers chantiers sont désormais calés sur le planning du bâtiment.

Fin 2008 ont été lancées les premières acquisitions de documents audiovisuels avec l’aval du conseil scientifique. La documentation numérique s'étoffe et des négociations sont en cours, notamment pour les ressources japonaises.

159 000 localisations supplémentaires ont enrichi le SUDOC et le catalogue local, dont 78 % de notices rétroconverties et 22 % de catalogage courant.

Daniel RENOULT note les retombées directes de ces réalisations sur la préfiguration. Des documents dans des langues rares deviennent visibles au plan international, apportant une importante plus value à l'ensemble des bibliothèques.

Marie-Lise TSAGOURIA indique que la conversion rétrospective des caractères latins, dans tous les établissements partenaires, a pris fin le 8 décembre 2008.

Après un départ relativement lent, la conversion des caractères cyrilliques a avancé deux fois plus vite que prévu en 2008, se positionnant comme le deuxième poste de dépenses. Le rythme de saisie est presque aussi rapide que pour les documents en écriture latine. Le coût moyen par fiche est de 1,48 € pour l’écriture latine et 4,80 € pour le cyrillique. Le chantier des fiches en caractères cyrilliques devrait se terminer en 2009, avec quelques mois d’avance.

Le traitement des autres caractères s’effectue en interne. 2008 a vu le début du traitement du chinois, du japonais et du thaï, ainsi que la fin du travail sur l’ourdou. Début 2009 a été entamé l’arabe. La conversion du persan est prévue à partir de 2010.

La préparation du libre-accès repose sur les compétences internes d’agents expérimentés. L’objectif d’environ 120 000 monographies, soit environ 75 % de la future capacité rayonnage, est encore loin d’être atteint. L’avancée des différents services reste inégale.

10 000 ouvrages sont d’ores et déjà identifiés pour la future réserve. Francis RICHARD examine systématiquement tous les documents des fonds les plus anciens. D'autres spécialistes traiteront ultérieurement les ouvrages hors du champ de ses compétences linguistiques. Daniel RENOULT remarque que certains documents n’existent plus dans leurs pays d'origine. Ce constat renforce la nécessité de sécuriser l’accès et la conservation de ces documents.

Philippe MINARD s’enquiert de la stratégie en matière d’arbitrage entre le numérique et le papier pour le libre-accès. Le président du CA indique que le conseil scientifique qui a été consulté sur ce point, préconise la prudence quant à l’abandon du papier. Pour certains périodiques quotidiens ou hebdomadaires, la version électronique pourrait suffire. Pour les autres, la question est analysée titre par titre.

Philippe MINARD note que conserver le papier en plus du numérique ne revient pas beaucoup plus cher et que pour l'instant il n’est ni raisonnable, ni réaliste de renoncer entièrement au papier.

Les activités de conservation se déroulent en flux tendu, au rythme des sélections pour le libre-accès. La recherche d’amiante sur les collections de l’institut des études iraniennes s’est révélée négative. La Présidente de Paris 3 précise que toute l’université est également exempte de fibres d’amiante. Daniel RENOULT encourage cette précaution qui coupe court aux rumeurs. Marie-Lise TSAGOURIA indique que la recherche d’amiante sera menée sur la totalité des collections amenées à déménager.

Le rapport d’activité 2008 est approuvé à l’unanimité.

6. Programme d’action triennal 2010-2012

Marie-Lise TSAGOURIA met l’accent sur la difficulté à établir un programme d’action pour les trois années qui correspondront à la fin de la période de préfiguration, à l’ouverture et à la première année de rodage de la nouvelle structure.

Telle qu’elle est présentée dans le document, la prévision pour ces trois années repose sur les hypothèses suivantes :

  • politique documentaire, stabilité des acquisitions en 2010-2011, soit 700 000 euros annuels. Une montée en charge pour les ressources électroniques est prévue à partir de 2012. La gestion et le traitement des collections sont calés sur le rythme des acquisitions.
  • conversion rétrospective, assurée en interne, se maintient à environ 200 000 € de frais de personnel par an.
  • fonctionnementactuel maintenu jusqu’à fin 2010. Fermeture de la rue de Lille fin décembre 2010, tandis que les annexes Clichy et Dauphine resteront ouvertes jusqu’à l’été 2011. Les prévisions sur le déménagement des autres collections dépendront des réponses attendues des autres établissements partenaires.

A l’ouverture du nouveau bâtiment, les services au public changeront d'échelle. Le conseil scientifique examinera en juin 2009 une proposition de charte des services au public. Outre le portail et l’accès à distance, il reste à finaliser la préparation matérielle des collections, les implantations en salles de lecture, la formation des personnels, les supports d’information et de formation des lecteurs.

La qualité des services au public dépendra beaucoup des moyens qui y seront consacrés, notamment des effectifs pour tenir la bibliothèque ouverte. Outre la douzaine de magasiniers titulaires, il sera nécessaire de recruter un nombre significatif de moniteurs-étudiants. L’excellente configuration des locaux permettra d’ouvrir la bibliothèque avec une quantité réduite d’agents aux heures creuses.

Pour le pôle informatique, après plusieurs mois passés en recherche infructueuse d’ingénieurs, la situation devrait évoluer favorablement dans les prochaines semaines et le paramétrage de Koha être largement entamé avant l’été. La mise au point des applications informatiques nécessaires pour les services au public représente l’une des plus fortes contraintes à surmonter pour réussir l’ouverture.

Le déménagement comporte une phase préalable de travaux pour le percement des façades rue de Lille. Le montage des rayonnages des magasins a pu être inclus dans le planning des travaux, ce qui permet de gagner trois à quatre mois sur le début du déménagement des collections.

La maîtrise d’œuvre s’est vu confier une mission complémentaire pour assurer le suivi du marché rayonnages (incluant chape de finition et cloisons ventilées), afin d’assurer une bonne coordination avec l’ensemble des travaux.

Françoise THIBAULT revient sur l'intitulé du volet VII du programme d'action «communication et action culturelle». A son sens, le projet de Dictionnaire des intraduisibles dépasse la simple promotion et constitue nettement une action de valorisation. De même, le colloque inaugural ne relèvera pas de l'action culturelle, mais plutôt de valorisation scientifique. Il assurera la jonction entre la documentation et la recherche. Elle suggère donc de parler plutôt de valorisation et de diffusion scientifique.

Jacques LEGRAND rappelle que la valorisation ira aussi au-delà des seules collections de la BULAC et que ces actions seront menées en collaboration avec l’INALCO, Paris VII….

Yves CHEVIER pense que la convergence est en train de se faire entre la dimension scientifique du projet et son avancement architectural. Dans les années d’ouverture, il faudra veiller à bien distinguer les actions culturelles et scientifiques des actions de communication à proprement parler.

Pour Jacques LEGRAND, la communication, dont il faut évidemment contrôler l'usage dans le champ scientifique, ne doit pas constituer un tabou. Un de ses objectifs est de renforcer la confiance et la motivation de l'ensemble des décideurs pour réaliser rapidement la tranche recherche. Une communication bien organisée est un des outils pour y parvenir.

Marie-Lise TSAGOURIA s’engage à traiter séparément à l’avenir la communication et les actions culturelles et scientifiques, comme le recommande le conseil d’administration.

Daniel RENOULT invite à porter la plus grande attention aux relations avec le personnel. Fusionner en une structure unique requiert une concertation durable et approfondie

Marie-Lise TSAGOURIA confirme que la Région délèguera au GIP BULAC les crédits pour les marchés mobilier et signalétique à passer au profit de l’INALCO et de la BULAC. Parallèlement, l’État déléguera à l’INALCO les crédits pour les marchés d’équipement informatique et multimédia pour les deux occupants du bâtiment.

Le président de l’INALCO précise que son conseil d’administration a déjà donné son accord à cette délégation de crédits.


Annexe au programme d’action 2010-2012 : budget prévisionnel

Le budget prévisionnel triennal est un élément annexe obligatoire pour le dossier de reconduction du GIP. Pour des raisons de délai, le document présenté n’a pu être examiné préalablement par les membres du GIP.

Michel MARIAN souligne l’interaction évidente entre le programme d’action et les éléments budgétaires prévisionnels qui l’accompagnent. Les établissements n’ont à se prononcer que sur la reconduction de la convention constitutive, mais ils ne pourront s’abstenir de préciser que la participation forfaitaire actuelle de 7 500 € ne correspond plus à la participation au budget d’un établissement en fonctionnement.

Pour Daniel RENOULT les estimations effectuées par Marie-Lise TSAGOURIA ont le mérite de présenter des chiffrages modulables en fonction des services souhaités par les partenaires, mais le document devra être retravaillé.

Fabien CHAREIX incite à se rapprocher de l’UNR pour bénéficier de services gratuits en termes d’ENT. Il désire par ailleurs connaître les critères de pondération dans la participation des établissements. Marie-Lise TSAGOURIA explique que la clé de répartition est le nombre de RCR (n° des bibliothèques dans SUDOC). Les bibliothèques qui garderont une existence autonome en dehors du bâtiment des Grands Moulins et qui souhaiteront bénéficier de prestations informatiques pour leur gestion auront à verser une contribution forfaitaire annuelle correspondant à cette prestation (hypothèse : 15 000 €/an/RCR).

Françoise THIBAULT suggère que le document final présente plus clairement les avantages que pourront retirer les établissements en échange de leur contribution au fonctionnement du GIP. Ce document aidera les présidents à convaincre leur conseil d’administration.

Considérant la progression des dépenses annoncées de 2010 à 2012 pour les ressources électroniques, Cécile SAKAI s’inquiète de savoir si cette progression se poursuivra dans les mêmes proportions au-delà.

Daniel RENOULT indique que le projet de budget triennal constitue une annexe financière à la convention constitutive, il n’a qu’une valeur prévisionnelle, mais ce document est obligatoire. La discussion budgétaire aura lieu annuellement au sein du CA du GIP pour fixer effectivement les prévisions de dépenses de l’année n+1.

Pour Yves CHEVRIER l’important est l’objet du vote, à savoir la reconduction du GIP.

Dans la mesure où le document prévisionnel n’est pas un vrai projet de budget, Cristina CRAMEROTTI juge facultatif de présenter l’annexe financière au conseil d’administration

Isabelle NECTOUX rappelle le coût de tout ce qui a déjà été dépensé pendant la période de préfiguration au bénéfice de l’ensemble des bibliothèques partenaires du projet.

En conclusion de ce débat, le président du CA rappelle l’urgence du calendrier pour la reconduction du GIP. Il suggère de travailler de manière bilatérale (GIP–établissements). Il propose de définir un cadre de convergences et de se réunir à nouveau en mai. Il sera nécessaire de travailler avec les présidents pour identifier le « stock », c'est-à-dire, ce que l’on met ensemble, de déterminer des participations variables suivant le niveau de prestations demandées.

Daniel RENOULT propose de tenir un conseil d’administration consacré uniquement à cette question et d’établir deux calendriers de travail : l’un sur la reconduction du GIP, l’autre sur les discussions budgétaires. Pour le prochain conseil sera rédigée par la directrice du GIP une note mettant en balance les services rendus et les coûts.

Compte tenu de la discussion, le conseil d’administration décide à l’unanimité de reporter le vote du programme d’action.


Représentation des personnels

Dans le programme d’action 2010-2012 figure la mise en place d’une représentation des personnels, actuellement inexistante dans le fonctionnement du GIP.

Daniel RENOULT indique que le principe et les modalités de la représentation du personnel sont à arrêter en conseil d’administration, et à introduire sous la forme d’une modification du règlement intérieur.

Suivant la suggestion de plusieurs partenaires, notamment de Marie-Christine LEMARDELEY, présidente de l’université Paris III, la directrice du GIP propose d’une part d’inviter des représentants du personnel au conseil d’administration, d’autre part de mettre en place un comité paritaire consultatif. Se pose la question du mode d’élection. La représentation au conseil d’administration et au comité paritaire consultatif ne sont pas forcément liées : les modes de désignation peuvent être distincts.

Isabelle NECTOUX et Marie-Lise TSAGOURIA sont chargées par le conseil d’administration de mener la discussion avec les personnels de la BIULO et du GIP pour établir une proposition à soumettre au prochain conseil d’administration.


La prochaine séance du CA de la BULAC se tiendra en Sorbonne (salle Gréard) le 19 mai 2009 à 15 heures.

 
Pour citer cette page : 🔗 www.bulac.fr/?id=371