12 décembre 2011


Conseil d'administration du 12 décembre 2011



 







Participants présents

Administrateurs

Jacques BERCHON (EPHE) Jacques LEGRAND (INALCO)



Marie-Christine LEMARDELEY (Paris 3) Philippe MARCEROU (Paris 1) Michel MARIAN (MESR)


Daniel RENOULT (MESR) Cécile SAKAÏ (Paris 7)

Membres de droit

A. BOSCH (Commissariat du Gouvernement) Laurent ROURE (Contrôle d'Etat)



Jean-Luc COFFION (Agent comptable)


Marie-Lise TSAGOURIA (Directeur)

Invités

Dominique FILIPPI (Paris 4)

Valérie LIGER-BELAIR ( EFEO)


Éric MEYER (Président CS)

Tiphaine VACQUÉ (Directeur-adjoint)


Rachel GUIDONI (représentante des personnels)


Participants excusés

Administrateurs

Cristina CRAMEROTTI (EFEO)


Alain PEYRAUBE (MESR) Françoise THIBAULT (MESR)


François WEIL (EHESS)

Invité

Soline SUCHET (représentante des personnels)


     


     





Prochaine réunion le


Lieu et Adresse

26 avril 2012 à 9h30


BULAC - Salle du conseil 65 rue des Grands Moulins - Paris 13ème





Ordre du jour

1. Approbation du procès-verbal du conseil d'administration du 17 octobre 2012

2. budget primitif 2012

3. Programme d'activité 2012

4. Convention de cession de documents par l'INALCO

5. Schéma prévisionnel de stratégie immobilière

6. Dispositif de contrôle interne comptable et financier

7. Modification du règlement intérieur sur les instances de représentation des personnels

8. Question diverse

9. Conventions et délibérations diverses

 

1. Approbation du procès-verbal du conseil d'administration du 17 octobre 2011

Le procès-verbal du conseil d'administration du 17 octobre 2011 est approuvé à l'unanimité.

2. Budget primitif 2012

Marie-Lise Tsagouria présente le projet de budget 2012. Elle souligne que la DGESIP a augmenté en base la subvention annuelle de fonctionnement de 130 000 euros, la portant ainsi 3 143 000 euros.

Marie-Christine Lemardeley s'interroge sur le fait que seulement trois établissements versent des droits de bibliothèque. Daniel Renoult indique que cette question ne peut être traitée du seul point de vue de la BULAC. L'ensemble du dispositif de répartition des droits serait en effet à revoir au niveau de l'Île de France.

Michel Marian confirme l'existence d'un groupe de travail sur ce sujet, dont l’activité va être relancée en 2012. Le point de départ de l’étude sera la réalité des fréquentations.

Concernant l'augmentation de la subvention par le MESR, Michel Marian souhaite qu'un effort soit fait dans les mêmes proportions par les établissements membres du GIP dans une prochaine DBM.

Daniel Renoult fait état de démarches engagées auprès du CNRS. Le retour du CNRS au sein du GIP, serait logique dans la mesure où plusieurs UMR sont directement intéressées par la BULAC et que, de plus, les orientations SHS du CNRS coïncident avec celles de la BULAC.

Jacques Legrand rappelle également la nécessité pour la BULAC et l'INALCO d'inclure dans leurs budgets un provisionnement pour le vieillissement du bâtiment.

Jacques Berchon demande le niveau prévu des acquisitions en ressources électroniques en 2012 : Marie Lise Tsagouria précise que ce sera de l'ordre de 100 000 euros, après un investissement de 200 000 euros en 2011.

Au nom du Contrôle d’État, Laurent Roure se réjouit de l'augmentation de la subvention. Il souligne que le contrôle d'État a accepté le renforcement des recrutements pour permettre l'ouverture de la BULAC dans de bonnes conditions. Il confirme l’importance des besoins de maintenance du bâtiment.

Le budget primitif 2012 est approuvé à l'unanimité.

3. Programme d'activité 2012

Le programme 2012 est présenté et discuté par secteurs dactivité :

Pôle collections

Valérie Liger-Belair demande des précisions sur les réseaux nationaux et internationaux dans lequel la BULAC s'inscrit. L’ouverture au public étant réalisée, Marie-Lise Tsagouria espère pouvoir entrer à partir de 2012 dans des partenariats plus actifs en s'appuyant sur les conventions déjà passées, mais dont la mise en œuvre concrète reste à engager.

Éric Meyer compte sur l’appui de collègues étrangers au sein du conseil scientifique pour faciliter la mise en place de nouvelles collaborations. Il rappelle qu'une charte des dons et une charte des échanges, récemment approuvées par le conseil scientifique vont permettre d'asseoir les relations déjà existantes.

Michel Marian demande des précisions sur la signification du «  renforcement de l'objectivité de l'acquéreur ». Pour Marie Lise Tsagouria, il s'agissait simplement de formaliser et de normaliser les méthodes employées par les acquéreurs de la BULAC, issus de formations et de spécialisations très diverses, afin de permettre un meilleur pilotage de la politique de développement des collections et de faciliter les transmissions de dossiers en cas de départ des agents.

Jacques Legrand précise que le regroupement des enseignants de l’INALCO dans un lieu unique a grandement développé leur motivation pour travailler en concertation étroite avec la bibliothèque.

Daniel Renoult suggère de mieux distinguer dans le programme d'activité l'analyse des pratiques des étudiants de celle des chercheurs. Il attire l'attention sur le rythme à prévoir pour réaliser des bilans réguliers de fréquentation.

Pôle publics

Cécile Sakai demande pour quelle raison la formation documentaire n'est incluse que dans le seul cursus des étudiants en chinois : Marie-Lise Tsagouria indique qu'il s'agissait d'un premier test avant montée en charge progressive dans l'ensemble des cursus.

De la même manière la formation documentaire pour les L1 accueille de fait une majorité d’étudiants de l'INALCO qui n'ont pas d'autre bibliothèque pour recevoir cette formation. Cependant cette formation est bien ouverte à tout étudiant intéressé. Une large publicité est faite sur le site de la bibliothèque pour annoncer le programme de formation à l'ensemble des utilisateurs.

Jacques Legrand et Marie-Christine Lemardeley suggèrent un travail mutualisé entre tous les acteurs de la formation aux méthodologies documentaires.

Pôle conservation

Deux axes majeurs de travail pour 2012 : poursuivre le traitement des collections qui attendent encore d'être mises à disposition du public en libre accès d'une part, procéder au récolement des collections qui ont été déposées à la BULAC d'autre part.

Pôle administration et logistique

Pour faire face à l’augmentation importante des tâches du pôle administration et logistique, un emploi de bibliothécaire va être transformé en emploi d'ingénieur d'étude de la filière administrative.

Pôle informatique

Le système informatique de la bibliothèque est encore en cours de développement pour partie, en rodage pour l'autre. Les fonctions essentielles sont prêtes pour l'ouverture, mais beaucoup de choses restent encore à faire pour atteindre le fonctionnement cible.

Ainsi le module de communication est opérationnel de même que les fonctions de base comme l’inscription des lecteurs et la gestion des prêts. Mais les derniers développements qui permettront la communication des documents à partir des magasins, la réservation des places et l'accès à la bibliothèque de nuit ne seront réceptionnés qu'à partir de janvier.

Marie-Christine Lemardeley rappelle que la BULAC fait partie de « Rue des Facs », projet collectif des bibliothèques universitaires de la région parisienne, qui est porté techniquement par la bibliothèque Sainte-Barbe. Daniel Renoult fait part de ses réserves sur ce projet compte tenu de la très faible audience constatée. Philippe Marcerou confirme que la BIU Sorbonne n’a traité que 60 questions en un an, de niveau très hétérogène. Michel Marian fait également part de ses réticences.

Cécile Sakai demande si la question sanitaire concernant le wifi a été surmontée. Pour Marie-Christine Lemardeley il faut étudier soigneusement le positionnement des bornes wifi et éviter de les installer là où les personnels stationnent. Marie-Lise Tsagouria rappelle que l'offre de réseau dans les salles de lecture de la BULAC se fait de manière filaire offrant ainsi un débit de qualité très supérieure au wifi. Philippe Marcerou indique qu’une solution technique identique est prévue à la BIU Sorbonne. Pour Jacques Legrand, le wifi représente un avantage surtout pour les smartphones, mais ceux-ci trouvent de toutes façons leur réseau avec leur clé 3G.

Mission communication

La mission a coordonné la production de très nombreux documents pour l'ouverture de la bibliothèque. Beaucoup est encore à faire, de nombreuses opérations de communication sont prévues en 2012 (Journée portes ouvertes en février, journée professionnelle le 2 avril...). Mais la date d'inauguration officielle du Pôle des langues et civilisations reste à déterminer. Compte tenu de l’ampleur du projet et de la qualité des partenariats engagés, Daniel Renoult émet le vœu que cette inauguration ait lieu, quelle qu'en soit la date.

Mission action culturelle

Le programme du premier semestre est présenté. Plusieurs participants soulignent l'intérêt d'accueillir un écrivain en résidence.

Mission coordination enseignement-recherche

La mission a déjà organisé l'accueil personnalisé de 130 visiteurs enseignants ou chercheurs.

Michel Marian se réjouit de la production annoncée d'une liste de bibliothécaires spécialistes et d'une liste des ressources électroniques dans les domaines de spécialité de la BULAC.

Pour Daniel Renoult, cette mission caractérise l’originalité de la BULAC ; elle est un point-clé de son fonctionnement.

Compte tenu des remarques effectuées en séance, le programme d'activité de la BULAC est approuvé à l'unanimité sous réserve de quelques modifications à apporter au document.

4. Convention de cession de documents par l'INALCO

Les documents cédés par l’INALCO à la BULAC ont été donnés pour l’essentiel lors de visites diplomatiques. Jacques Legrand tient à préciser qu'il ne s'agit pas pour autant d'obliger la bibliothèque à accepter n'importe quel document.

Jean-Luc Coffion demande si des écritures comptables sont à passer pour intégrer la valeur de ces documents. Daniel Renoult répond qu'il est très difficile de déterminer rétrospectivement la valeur comptable d’une collection documentaire et préconise d’y renoncer. En revanche, l'inventaire de ces documents sera établi au fur et à mesure de l'avancée des opérations de récolement.

La convention est approuvée par le CA.

5. Schéma prévisionnel de stratégie immobilière

Le schéma prévisionnel de stratégie immobilière (SPSI) est présenté une première fois pour information. Après visa du MESR et de France-Domaines, il sera présenté pour approbation lors du prochain conseil d’administration.

L’attention est appelée sur le bâtiment du 4 rue de Lille qui hébergeait l’ex-bibliothèque inter-universitaire des langues orientales, bâtiment qui semble aujourd’hui sans affectataire. L’INALCO est responsable de sa sécurité. Marie Christine Lemardeley indique que l'université Paris 3 mettra le bâtiment en déshérence à compter 16 décembre 2011.

Le représentant du recteur précise que ce bâtiment devrait être inscrit sur la liste des immeubles à vendre.

6. Dispositif de contrôle interne comptable et financier

Jean-Luc Coffion indique qu'il s'agit d'une disposition s'imposant à tous les établissements depuis septembre 2011. Il y a pour lui deux points de vigilance :

  • l'inventaire du parc mobilier qui reste à faire et à rapprocher de l'actif
  • la rémunération des emplois contractuels et la gestion des emplois de fonctionnaires. 

Pour Laurent Roure, il s’agit uniquement de faire remonter le contrôle qualité de la gestion comptable vers les tutelles. Le conseil d'administration doit se prononcer uniquement sur la cartographie, pas sur le plan d'action. Le document est vivant et peut évoluer.

Ces précisions étant apportées, Michel Marian souligne que ce document ne suscite pas de réserves de sa part, les points de vigilance évoqués étant effectivement connus.

La cartographie des risques est approuvée à l'unanimité.

7. Modification du règlement intérieur sur les instances de représentation des personnels

A la suggestion de Marie-Christine Lemardeley, une modification est apportée est apporté au dernier paragraphe du § 1.2.1.

La modification du règlement intérieur (en annexe 1) est approuvée à l'unanimité.

8. Question diverse

Rachel Guidoni, représentante du personnel, donne lecture d'un texte (en annexe 2) concernant le dispositif de reconnaissance du travail accompli pour l'ouverture de la BULAC.

9. Conventions et délibérations diverses

Convention pour l'attribution du logement de fonction

La convention est approuvée à l'unanimité, mais doit encore recevoir le visa de France-Domaines.

Convention de médecine préventive

Jacques Legrand rappelle qu'il s'agit d'une obligation légale, que le Pôle dispose de locaux permettant d'accueillir un service de médecine de prévention et qu'une convention a été établie entre la BULAC, l'INALCO et l'Association française de médecine de prévention. Un médecin et une secrétaire médicale sont mis à disposition à temps partiel. Le coût estimé annuel pour la BULAC est d'environ 13 000 euros.

La convention est adoptée à l'unanimité.

Bons de vêtement pour les magasiniers contractuels

La délibération est adoptée à l'unanimité.



Après consultation des participants, le prochain conseil est fixé au 26 avril 2012 à 9h30 à la BULAC, salle du conseil.

 

ANNEXE 1

Délibération concernant les modalités de représentation des personnels du GIP BULAC

approuvée par le conseil d’administration du 12 décembre 2012

Le § 1.2.1 du Règlement intérieur du GIP BULAC, version approuvée par le conseil d’administration du 17-10-11, est modifié comme suit:

1.2.1 Comité technique consultatif (CTC)

Afin de disposer d’une instance de dialogue avec les personnels, un comité technique consultatif est mis en place. Son fonctionnement s’appuie sur les textes régissant les comités techniques de proximité des établissements publics administratifs, et en particulier pour la désignation de la représentation du personnel, la durée du mandat et ses attributions :

  • scrutin sur sigle,
  • répartition des sièges de titulaires suivant la règle de la représentation proportionnelle avec répartition des restes à la plus forte moyenne,
  • corps électoral constitué des agents fonctionnaires et des agents contractuels,
  • durée du mandat : quatre ans ; une dissolution anticipée par le conseil d’administration est possible si les circonstances le justifient,
  • attributions d’un comité technique de proximité d’un établissement public administratif.

Les représentants du personnel et leurs suppléants sont membres du comité. Ils sont au nombre de cinq titulaires et d’un nombre équivalent de suppléants. Ils sont seuls appelés à prendre part au vote.

Le comité technique consultatif est placé sous l’autorité de la direction qui en assure la présidence.

L'alinéa « Représentants du personnel » du § 1.1.2.4 du Règlement intérieur du GIP BULAC, version approuvée par le conseil d’administration du 17-10-11, est modifié comme suit:

Représentants du personnel

Deux représentants du personnel et leurs suppléants sont invités à assister à chacune des réunions du conseil d’administration, sans droit de vote. Les titulaires participent aux débats. Un suppléant ne prend part aux débats qu'en l'absence du titulaire qu'il remplace.

Les représentants du personnel et leurs suppléants sont élus pour deux ans au scrutin de liste nominale comportant quatre noms (titulaires et suppléants) ou sur liste incomplète de deux noms. La répartition des sièges s'effectue suivant la règle de la représentation proportionnelle avec répartition des restes à la plus forte moyenne.

Le corps électoral est constitué selon les mêmes règles que pour le scrutin du CTC.

 

ANNEXE 2

Déclaration

lue par la représentante des personnels

« Les faits

9 sept. 11 : la direction annonce en CPC son souhait de proposer une prime exceptionnelle aux contractuels en reconnaissance du « travail accompli dans la préparation de l'ouverture de la BULAC ». Les représentants accueillent très favorablement la nouvelle.

En prévision du CPC du 16 nov., les représentants du personnel consultent le personnel en AG pour savoir comment ils souhaitent répartir cette prime. Le personnel se positionne en faveur d’une prime forfaitaire, d'un montant identique pour tous les agents, proratisée en fonction de la quotité horaire travaillée.

Lors du CPC du 16 nov. 2011, la Direction indique que cette prime pourrait avoisiner les 400€ par agent (sous réserve du vote de la délibération finale qui devait être soumise au CA).

29 nov. 2011 : la direction nous informe que la proposition de prime exceptionnelle a été refusée par le contrôleur financier au motif qu’il n’existe pas à ce sujet de texte réglementaire.

Vous imaginez facilement l’immense déception des 24 collègues contractuels concernés, qui pensaient depuis 3 mois obtenir une prime et qui finalement n’auront rien.

Je profite de cela pour rappeler qu personne n’avait rien demandé, mais cette proposition arrivait à point nommé après les efforts déployés par tous lors du déménagement et les difficultés rencontrées au moment de l’emménagement.

Car vous n’êtes pas sans savoir que la prise de possession des nouveaux locaux n’a pas été de tout repos et que nous connaissons encore des difficultés à l’heure actuelle. »

 
Pour citer cette page : 🔗 www.bulac.fr/?id=835