13 décembre 2013

COMPTE RENDU
Conseil d'administration du 13 décembre 2013

Participants présents

Administrateurs

Jacques BERCHON (EPHE)
Juliette CADIOT (EHESS)
Manuelle FRANCK (INALCO)
Pascale GOETSCHEL (Paris 1)
Rachel GUIDONI (EFEO)
Michel MARIAN (MESR)
Alain PEYRAUBE (MESR)
François-Joseph RUGGIU (MESR)
Cécile SAKAÏ (Paris 7)
Clothilde ZUR NEDDEN (Paris 4)

Membres de droit

Jean-Luc COFFION (Agent comptable)
Bernard HADDAD (Contrôle d’État)
Bernadette PETIT (Commissariat du Gouvernement)
Marie-Lise TSAGOURIA (Directeur)

Invités

Simon AUDIGIER (représentant des personnels)
Michèle BAUSSANT (CNRS)
Émile PAGE (responsable du Pôle publics)
Flavien PELLENC (représentant des personnels)
Christophe PÉRALES (Directeur-adjoint)
Janie PHILIPPS (Paris 7)

Participants excusés

Administrateurs

Marie-Christine LEMARDELEY (Paris 3) : procuration donnée à Manuelle FRANCK
Françoise THIBAUT (MESR)

Membres de droit

Laurent ROURE (Contrôle d’État)

Invités

Amélie PETITEAU (représentant des personnels)
Jean-Luc RACINE (Président du Conseil scientifique)
Soline SUCHET (représentante des personnels)
Tiphaine VACQUÉ (Directeur-adjoint)

Prochaine réunion : le 17 mars 2014 à 15h00
Lieu et Adresse : BULAC - Salle du conseil, 65 rue des Grands Moulins - Paris 13e

Ordre du jour

1. Élection du président du conseil d’administration
2. Approbation des procès-verbaux des conseils d’administration précédents
3. Point sur la Situation juridique du GIP BULAC
4. Budget Rectificatif 2013 n°1
5. Contrôle interne comptable et financier (CICF) : mise à jour 2013
6. Budget initial 2014
7. Programme d’activité 2014
8. Propositions concernant la « Gestion du succès » de la bulac
9. Conventions
10. Questions diverses

1. Élection du président du conseil d’administration

Le mandat de Président de Daniel Renoult étant arrivé à expiration, la séance est ouverte par Alain Peyraube, doyen d’âge, qui souhaite la bienvenue à François-Joseph Ruggiu et à Pascale Goetschel, nouveaux administrateurs du GIP BULAC, représentant respectivement le ministère de l’Enseignement supérieur et de la recherche et l’Université de Paris 1 Panthéon-Sorbonne.

Après avoir prié les autres participants à la réunion de se présenter brièvement, Alain Peyraube demande aux candidats à la succession de Daniel Renoult de se manifester. Seul postulant, François-Joseph Ruggiu est invité à présenter sa candidature.

François-Joseph Ruggiu distribue son CV aux membres du conseil, les informe qu’il a initialement été sollicité par Daniel Renoult et précise que les entretiens ultérieurs qu’il a pu avoir notamment avec les présidents des établissements membres du GIP n’ont pas découragé sa candidature. Il rappelle qu’à sa désignation en 2010 comme Directeur scientifique adjoint de l’Institut des Sciences humaines et sociales (INSHS) du CNRS, ce dernier venait d’entrer dans le GIP BULAC (qu’il devait ensuite quitter pour des raisons purement administratives et qu’il sera à même de rejoindre à nouveau à la faveur des dernières évolutions statutaires des GIP). Il précise que s’il n’est pas orientaliste, mais spécialiste des sociétés occidentales au XVIIIe siècle, il a un intérêt personnel pour la question des aires culturelles, qu’il a contribué à faire soutenir par l’INSHS, et pour laquelle la BULAC constitue un outil essentiel.

Par ailleurs, de par ses fonctions au CNRS, il a eu l’occasion ces dernières années d’approfondir les grands dossiers relatifs à l’Information scientifique et technique (publications et données de la recherche, open access) et à apprécier le professionnalisme des acteurs en charge de ces questions.

Enfin, ses fonctions d’administrateur de l’établissement public du Campus Condorcet le placent en position de faciliter l’articulation scientifique entre la BULAC et le projet de Grand équipement documentaire du Campus. C’est du reste dans cet esprit que François-Joseph Ruggiu conçoit le rôle de la Présidence du GIP : il s’agit selon lui de se mettre à la disposition des membres fondateurs, du MESR et de la direction de la BULAC, afin d’accompagner l’évolution d’un équipement qui a atteint, en termes de fonctionnement, sa vitesse de croisière et dont il s’agit avant tout aujourd’hui de consolider les acquis.

Michel Marian déclare appuyer la candidature de François-Joseph Ruggiu : son parcours, au carrefour de l’enseignement supérieur et de la recherche, et qui l’a conduit à travailler au sein d’institutions diverses, en font un candidat idéal à la Présidence du GIP BULAC.

Alain Peyraube acquiesce et soutient également la candidature de François-Joseph Ruggiu.

Manuelle Franck ignorait l’expérience de François-Joseph Ruggiu dans le domaine de l’IST : cet élément constitue pour elle un atout supplémentaire à une candidature par ailleurs de grande qualité.

Cécile Sakaï s’interroge sur la durée du mandat de Directeur scientifique adjoint de l’INSHS-CNRS, et sur l’impact éventuel de ces fonctions sur celles de Président du GIP BULAC.

François-Joseph Ruggiu précise que le mandat de Directeur scientifique adjoint de l’INSHS-CNRS, d’un durée de quatre ans, l’occupera jusqu’au 31 mai 2014. Quant à savoir s’il sera reconduit dans ces responsabilités, les changements en cours au CNRS ne permettent pas d’anticiper ce qui se passera au-delà du 31 mai prochain.

François-Joseph Ruggiu est élu Président du GIP BULAC par 9 voix pour et 1 abstention.

2. Approbation des procès-verbaux des conseils d’administration précédents

Les procès-verbaux des conseils d’administration des 21 mars et 25 avril 2013 sont approuvés à l’unanimité.

3. Point sur la situation juridique du GIP BULAC

Michel Marian informe le Conseil que l’arrêté relatif au GIP BULAC est en préparation, pour une publication probablement vers la fin janvier 2014. Une fois cet arrêté paru, le CNRS pourra de nouveau faire partie du GIP et siéger de plein droit à l’Assemblée générale (organe qui remplacera désormais le Conseil d’administration), et non y être seulement invité comme à présent.

Il précise que le remplacement du Conseil d’administration actuel par une Assemblée générale n’introduit aucune différence dans le fonctionnement de cette instance délibérative, mais impose de procéder à une nouvelle désignation des membres de l’instance (par nomination pour les membres siégeant au titre du MESR, probablement via une simple lettre de confirmation des établissements pour les autres) et à la nouvelle élection d’un Président.

Bernard Haddad, qui outre ses fonctions siégeantes de Contrôleur d’État, exerce le contrôleur économique et financier de la BULAC, confirme pour sa part le renouvellement imminent, réglementairement, du GIP BULAC pour une durée de 5 ans.

4. Budget rectificatif 2013 n°1

Marie-Lise Tsagouria présente les éléments essentiels du budget rectificatif n°1 pour 2013 :

  • de nouvelles recettes, affectées sur le poste de la conservation, qui avait connu les années précédentes une baisse nécessaire mais probablement, du fait de besoins sous-estimés, un peu excessive de ses crédits ;
  • une provision à hauteur de 500 000 €, dans l’hypothèse, pour l’heure de pure précaution, de la nécessité de réaliser de gros travaux immobiliers.

Alain Peyraube demande une précision quant à la nature des opérations des comptes 70 (« Recettes directes - Vente de produits fabriqués, prestations de services, marchandises ») et 748 (« Fondation de France », pour un montant de 2 000 €).

Marie-Lise Tsagouria éclaircit le seul élément du compte 70 qui ne serait pas immédiatement parlant : il s’agit du compte 708.3, correspondant à la participation financière au nettoyage des espaces de l’auditorium et assimilés, demandée aux intervenants extérieurs publics ou d’intérêt public, et dont une moitié est reversée à l’INALCO. Cette participation forfaitaire s’élève à 100 € par jour d'utilisation et les intervenants concernés ayant été au nombre de 14 en 2013, le compte 708.3 affiche une recette de 1 400 €. Les 2 000 € du compte 748 correspondent pour leur part à une subvention de la Fondation de France pour l’achat de dictionnaires japonais.

Cécile Sakaï demande s’il arrive que l’auditorium soit sollicité par des clients en dehors du périmètre académique.

Marie-Lise Tsagouria répond que non, moins du fait de tarifs excessivement élevés ou d’un manque de publicité que pour des questions de disponibilité des espaces, déjà très sollicités par l’INALCO et la BULAC.

Manuelle Franck confirme qu’il en est de même à l’INALCO, pour les mêmes raisons.

Le budget rectificatif n°1 pour 2013 est adopté à l’unanimité.

5. Contrôle interne comptable et financier (CICF) : mise à jour 2013

Jean-Luc Coffion rappelle que l’exercice du contrôle interne comptable et financier (CICF), qui vise à cartographier les risques en ce domaine et à mettre en place un plan d’action pluriannuel pour les maîtriser est une obligation légale.

Dans le cas de la BULAC, deux points de vigilance ont été identifiés, dont rend compte le tableau transmis aux administrateurs :

  • L’immobilier — Le risque 1 tient à l’attente du transfert de propriété du bâtiment du Pôle des langues et civilisations de la Région à l’État. Le risque 2 (augmentation des coûts prévisionnels de fonctionnement et d’exploitation du bâtiment) apparaît aujourd’hui maîtrisé. L’évaluation du risque 3 (amortissement simultané des équipements mobiliers et informatiques) est en attente du versement du solde de la subvention de premier équipement de la Région. Une fois cette opération effectuée, il faudra mettre en place un plan d’amortissement, sur la base du rapprochement des inventaires physiques et comptables.

  • Les rémunérations — Concernant le risque 4 (pérennité de la structure du GIP en rapport avec les emplois de la BULAC), les mesures préconisées pour le maîtriser ont été à ce jour quasi entièrement mises en œuvre. Le risque 5 (non reconduction ou baisse substantielle des subventions État et Région pour l’emploi étudiant en bibliothèque) est très faible.

La mise à jour du tableau de contrôle interne comptable et financier (CICF) pour la période 2011-2014 est adoptée à l’unanimité.

6. Budget initial 2014

Marie-Lise Tsagouria présente le budget initial 2014 : hormis le provisionnement pour gros travaux voté ce jour en budget rectificatif, 2014 ne se démarque pas de 2013. Côté recettes, la dotation du MESR sera très probablement stable, il en va de même pour la participation des établissements (à noter toutefois qu'en 2014 s'adjoindra celle du CNRS). Côté dépenses, quelques économies sont prévues en logistique immobilière (le coût réel de fonctionnement du bâtiment étant de mieux en mieux connu), le reste est très stable, y compris les dépenses de personnel (et malgré la nécessité d'un léger réajustement des prestations sociales en 2014, du fait d'une petite erreur de calcul en 2013) : les arrivées suite à départs compensent les augmentations dues au GVT (glissement-vieillesse-technicité).

Bernard Haddad demande si la dotation du MESR a été effectivement notifiée.

Michel Marian répond que non, mais estime qu'au pire, si une diminution reste à craindre du fait du contexte budgétaire, elle sera légère et le réajustement nécessaire praticable dans le cadre d'un budget rectificatif en 2014. Il note toutefois que les dépenses d'acquisitions documentaires restent faibles, à l'aune d'établissements comparables.

Marie-Lise Tsagouria fait remarquer que des progrès ont été accomplis avec constance sur ce point, et que pour 2014, tout indique que les dépenses prévisionnelles seront entièrement réalisées. Malgré ces efforts, plusieurs éléments expliquent la spécificité de la BULAC par rapport à d'autres grandes bibliothèques en sciences humaines et sociales : l'offre de documentation électronique reste restreinte, et peu coûteuse ; la documentation imprimée elle aussi est globalement moins chère que la moyenne, même si des exceptions existent (domaine japonais par exemple) ; enfin, malgré une politique malthusienne en la matière, près de la moitié des entrées à la BULAC est constituée de dons d'intérêt qui ne coûtent rien à l'acquisition mais demandent beaucoup d'investissement en traitement (sélection, diagnostic physique et mesures consécutives, catalogage, stockage et conservation). Au total, par achat ou don, c'est 15 à 20 0000 documents qui entrent chaque année dans les collections de la BULAC, ce qui à l'aune des établissements comparables est très correct. Les pistes de développement concernent donc essentiellement la documentation disponible en ligne : si l'on voulait accroître les acquisitions de documents analogiques, il faudrait plus d'acquéreurs et de catalogueurs à la BULAC.

Juliette Cadiot souhaite connaître les modalités d'acceptation des propositions de dons. Sont-elles systématiquement soumises au Conseil scientifique ?

Marie-Lise Tsagouria précise que depuis l'ouverture de la bibliothèque au public, les propositions de dons émanent uniquement de particuliers (un don institutionnel s'il advenait réclamerait en effet une soumission au CS). Jusqu'à 10 documents, le don peut être reçu simplement, directement en banque de service public, via un formulaire normalisé. Au-delà de 10 documents, la proposition de don est expertisée par le Pôle collections de la BULAC (prise de contact, procédure administrative, tri puis traitement, intellectuel et physique, des documents : un don représente au total plus de travail qu'une entrée par acquisition). Dans tous les cas, la politique pratiquée est sélective : le donateur est clairement informé que la BULAC pourra disposer comme elle l'entend des documents cédés.

Michel Marian souligne le caractère confortable du fond de roulement, qui plus est en augmentation. La BULAC a-t-elle envisagé l'acquisition pérenne de collections électroniques rétrospectives dans le domaine des aires culturelles, en complément du programme ISTEX, très coloré STM (sciences, techniques, médecine) ?

Marie-Lise Tsagouria fait valoir que pour les dépenses de ressources électroniques à la BULAC, c’est la politique d'acquisition qui a jusqu'ici été privilégiée. Mais elle pointe les difficultés soulevées par des achats de ce type : leur caractère pérenne ne lui semble pas vraiment garanti. En effet, au coût de la ressource viennent fréquemment s'ajouter des frais de plate-forme (correspondant à la maintenance chez le vendeur de l'outil technique de mise à disposition des contenus), et la nécessité d'acquérir des compléments annuels, sans que jamais la question de la conservation numérique pérenne de ce qu'on acquiert ne soit clarifiée. Au final, qu'achète-t-on vraiment ? C'est juridiquement difficile et lourd à cerner, d'autant que pour ces marchés de niche, Couperin n'apporte aucun appui ; les clarifications, jamais complètement satisfaisantes, que l'on finit par obtenir, le sont au prix de beaucoup d'efforts, de négociations, et de transactions.

Michel Marian préconise sur ce dossier un rapprochement avec l'ABES et Couperin afin que les acquisitions pérennes de la BULAC soient stockées sur le serveur d'ISTEX.

Janie Philipps profite de cet échange pour informer le MESR qu'elle a été saisie par l'École doctorale de Paris 7 du manque de documentation asiatique dans ISTEX.

Michel Marian rappelle que les projections initiales réalisées dans le cadre du programme ISTEX prévoyaient la coexistence de produits de niche peu coûteux et d'achats de grands produits généralistes et transversaux difficiles à acquérir pour des établissements de petite ou moyenne taille. Dans les faits, les grands éditeurs se sont trouvés à même de proposer d'importantes remises sur des produits très onéreux, là où des éditeurs moins importants ne proposaient que des remises limitées sur des produits peu coûteux : les principes adoptés au départ ont pu de ce fait glisser. C'est ce qui explique l'insatisfaction de l'École doctorale de Paris 7, tout à fait fondée, et que Janie Philipps avait déjà eu l'occasion de faire remonter. Et c'est pourquoi l'achat par la BULAC de produits de niche dans le domaine est une piste particulièrement intéressante à explorer.

Cécile Sakaï rappelle que Paris 7 reverse 1 % de ses droits de bibliothèque à la BULAC. Paris 7 voyant ses effectifs baisser, elle prévient qu'une légère baisse des recettes de la BULAC est de ce fait à prévoir en 2014.

Marie-Lise Tsagouria explique que les droits de bibliothèque 2013 n'ayant pas encore été versés par certains établissements membres du GIP, l'évaluation des recettes 2014 s'est appuyée sur les recettes constatées en 2012.

Jacques Berchon souhaite savoir à quoi correspondent les dépenses prévues au titre des opérations de communication.

Marie-Lise Tsagouria détaille ce poste de dépenses, qui consiste essentiellement en frais de maquettage et d'impression pour divers documents imprimés, d'information (guide du lecteur, dépliants divers présentant les différents services de la BULAC, etc.) ou de promotion (programme d'action culturelle de la BULAC, etc.).

Le budget initial pour 2014 est adopté à l’unanimité.

7. Programme d’activité 2014

Christophe Pérales présente de façon synthétique le programme d'activité de la BULAC pour 2014 : fin 2013, la BULAC a achevé de mettre en œuvre, avec un léger retard, les services projetés à l'ouverture de l'équipement : réservation des places de lecture du libre-accès recherche, prêt d'ordinateurs portables, accès hors les murs à la documentation électronique commerciale. L'activité de la BULAC a désormais atteint son rythme de croisière. C'est le temps :

  • des ajustements et adaptations : Émile Page présentera tout à l'heure les mesures envisagées pour réguler les effets négatifs du succès que rencontre l'équipement. Sur le plan des collections, à côté des langues attirant d'importants effectifs d'étudiants, et qui bénéficient de ce fait de personnel permanent pour l'acquisition et le traitement des fonds associés, une programmation pluriannuelle sera mise en place en 2014 tant sur le plan de la politique documentaire que sur celui des recrutements, afin de garantir la rotation la plus équitable possible entre langues attirant des effectifs plus modestes. En outre, la rétroconversion des catalogues sur fiches en chinois, arabe, persan, arménien et hébreu sera engagée ou conduite sur 2014. Enfin, pour ce qui est de la gestion interne, la BULAC procédera en 2014 à la production de documents exigés de plus ou moins longue date par la réglementation ou les autorités compétentes : document unique de prévention des risques professionnels (DUER), inventaires physiques et comptables, premier bilan social de la BULAC, plan de protection contre les inondations (PPCI). Par ailleurs, des efforts d'optimisation des consommations énergétiques seront conduits, et réalisée l'informatisation de certaines fonctions (gestion des dossiers professionnels des agents, gestion du temps de travail, gestion de la conservation et des trains de reliure) ;

  • du développement : en 2014, seront conduits les travaux préparatoires à la numérisation des manuscrits arabes, persans et ottomans constituant le cœur historique des collections de la BULAC, pour lequel le GIP s'est vu notifier fin 2013 par la Région une subvention de 79 000 €, dans le cadre d'un appel à projets. Par ailleurs, 2014 verra le développement de nouveaux services : carnet de recherche de la BULAC sur hypotheses.org, outil d’édition de listes bibliographiques à destination des étudiants de premier cycle, génération semi-automatique de listes de nouveautés par domaine géolinguistique, mise en ligne d'une visite virtuelle de la BULAC, développement de l'offre de formation à la maîtrise informationnelle et des services aux usagers handicapés.

Alain Peyraube déplore, même s'il s'agit d'une question à débattre plutôt en CS, de l'absence de dimension européenne dans ce programme d'activité 2014. Il rappelle que 77 Mds d'euros ont été alloués dans le cadre d’Horizon 2020 et que les partenariats que pourrait nouer la BULAC avec au moins deux autres pays européens permettraient probablement d'accéder à ce type de financement, que ce soit pour des programmes de numérisation ou pour des projets autour des humanités numériques : la SOAS (School of Oriental and African Studies), la British Library et quelques autres ont ainsi déjà obtenu 12 M€ dans le cadre de ces financements.  Il est dommage de noter qu'une fois de plus la France se trouve à la traîne de la Grande-Bretagne ou des Pays-Bas dans ce domaine.

Marie-Lise Tsagouria reconnaît que sur le plan européen, la BULAC a encore des progrès à faire, même si elle pilote à ce niveau le consortium d'achat de ressources électroniques japonaises et que des contacts nombreux et suivis existent avec les collègues relevant d'institutions similaires, dont plusieurs d'entre eux siègent au conseil scientifique de la BULAC. Mais si elle ne disconvient pas que davantage devrait être fait, elle souligne la lourdeur des investissements à réaliser pour postuler aux appels d'offres européens et la saturation des chargés de collections, qui ont déjà fort à faire avec les projets de numérisation en cours. Pour l'heure, la BULAC concentre donc ses ambitions au niveau parisien et national, où nombre de partenariats restent à nouer ou réactiver, tout en gardant en tête la nécessité, à terme, d'étendre son action au niveau européen.

François-Joseph Ruggiu rappelle pour sa part la jeunesse de l'institution BULAC, par rapport à des structures plus anciennes comme la SOAS.

Pascale Goetschel s'interroge sur l'implication des enseignants-chercheurs dans le processus d'acquisition : comment sont-ils consultés ?

Marie-Lise Tsagouria rappelle les différents dispositifs existants : Conseil scientifique, contacts réguliers des chargés de collections avec les enseignants-chercheurs du domaine, Mission coordination enseignement recherche, chargée de promouvoir l'offre de service à destination spécifiquement des enseignants-chercheurs autant que de recueillir leurs attentes vis-à-vis de la BULAC.

Michel Marian souhaiterait que soit mis à l'ordre du jour du prochain Conseil d'administration, en complément de l'enquête de public conduite par la BULAC fin 2013, un retour quant aux usages et attentes des enseignants-chercheurs vis-à-vis de la BULAC, par exemple en s'appuyant sur le rapport d'activité de la Mission coordination enseignement recherche.

Manuelle Franck pointe pour sa part ce qui lui apparaît comme un déséquilibre dans la répartition des charges entre la BULAC et l'INALCO sur le plan des moyens en ressources humaines mis à disposition par les deux entités pour assurer l'exploitation et la maintenance du bâtiment commun du Pôle des langues et civilisations.

Marie-Lise Tsagouria rappelle que ce déséquilibre a des origines historiques, liées à la constitution des équipes respectives de la BULAC et de l'INALCO : la BULAC n’a jamais eu de personnel titulaire spécialisé dans le domaine de la logistique immobilière, à la différence de l'INALCO. Mais la bibliothèque a pris en charge pour moitié tous les contractuels embauchés à la DTB (Direction technique du bâtiment) depuis l'ouverture du Pôle et les discussions sur ce point se poursuivent avec l'INALCO.

Rachel Guidoni souhaite savoir, parmi les différents domaines géolinguistiques couverts par la BULAC, quels sont ceux qui bénéficient d'un personnel permanent et quels sont ceux qui ne pourront jamais prétendre, du fait des effectifs étudiants qui y sont attachés, à un tel confort. Quels critères président à un tel choix ? Le Conseil scientifique est-il consulté sur ce point ?

Marie-Lise Tsagouria rappelle que cette formalisation est programmée pour 2014 et donc encore en cours.

Rachel Guidoni note que l'offre d'autoformation en langues ne semble pas avoir rencontré le succès escompté et souhaite savoir si la BULAC entend supprimer cette offre de service.

Marie-Lise Tsagouria précise qu'une suppression du service n'est pas à l'ordre du jour, mais que son redimensionnement fait l'objet d'une réflexion. Il y a à creuser les raisons de cet insuccès : le service proposé est-il moins utile que prévu ? N'a-t-il pas bénéficié d'une communication suffisante, ou adaptée ? Les causes possibles sont à l'étude.

Rachel Guidoni a ouï dire d'une révision en cours de la classification du libre-accès de la BULAC. Elle suggère d'y associer les bibliothèques partenaires.

Marie-Lise Tsagouria n'y voit aucun inconvénient, au contraire : les bibliothèques partenaires sont les bienvenues pour la conduite de ce chantier.

Flavien Pellenc souhaite des éclaircissements quant à l'hypothèse d'une réduction des prestations confiées au prestataire Sécuritas.

Marie-Lise Tsagouria explique que cette réduction sera sans impact sur le travail des personnels de la BULAC et de l'INALCO : il s'agit avant tout de réduire le nombre d'agents Sécuritas présents le matin entre 6h30 et 8h00 pour accueillir sur le site les équipes du prestataire de ménage. Cette économie sans conséquence sur la qualité des prestations doit permettre, en accord avec l'INALCO, d'absorber l'augmentation prévisible des coûts de notre prochain marché de sécurité du Pôle des langues et civilisations (pour rappel, le marché de sécurité du Pôle coûte actuellement 510 000 € par an, charge répartie entre la BULAC et l'INALCO).

Cécile Sakaï souhaite connaître l'état des discussions avec l'Université de La Rochelle concernant l'hébergement de la suite logicielle Cocktail.

Marie-Lise Tsagouria répond que les discussions avec La Rochelle sont en cours et que la BULAC espère sous peu obtenir une amélioration substantielle des prestations concernées, ses exigences étant du reste tout à fait modérées.

Cécile Sakaï souhaite également savoir s'il est prévu que le plan de conservation partagée des périodiques envisagé avec la BDIC soit étendu à d'autres partenaires et d'autres aires culturelles que le domaine russe.

Marie-Lise Tsagouria souligne que les plans de conservation partagée constituent toujours un important travail pour les agents concernés. Par ailleurs, les domaines couverts par la BULAC constituent rarement une priorité pour les plans de conservation partagée initiés çà et là à l'échelle régionale ou nationale. Dans ce contexte, le partenariat avec la BDIC présentait avant tout l'avantage du pragmatisme : il y avait un intérêt mutuel des deux institutions à engager ce partenariat, du fait des recouvrements de leurs fonds slaves. Il n'y a aucune opposition de principe pour étendre ce projet à d'autres partenaires, une fois solidement posées les bases de la première étape du projet, de laquelle le périmètre se limite à la BULAC et à la BDIC.

Cécile Sakaï a appris que les périodiques du libre-accès antérieurs à 2003 étaient en ce moment même en train d'être redescendus en magasins. Elle demande pourquoi.

Marie-Lise Tsagouria rappelle qu'il s'agit de la mise en œuvre du programme initial, qui prévoyait 10 ans maximum de fascicules en libre-accès, pour un titre donné. Le temps avait simplement manqué jusqu'ici pour conduire cette opération de retour en magasin, au fur et à mesure du développement des collections. Parallèlement, le nombre de titres de revues en libre-accès est actuellement revu à la baisse, pour les raisons exposées dans le programme d'activité 2014.

Le programme d'activité 2014 de la BULAC est adopté à l'unanimité.

8. Propositions concernant la « gestion du succès » de la BULAC

Émile Page procède à une présentation succincte de la situation et des propositions de la BULAC : la bibliothèque a enregistré 1 000 nouveaux inscrits par mois depuis son ouverture, même si aujourd'hui un plateau semble avoir été atteint en la matière ; parallèlement, elle enregistre également une augmentation croissante du nombre de prêts et de communications sur place de documents en magasins, signe que les publics fréquentant ne viennent pas chercher à la BULAC qu'une place de travail. En fait, les problèmes posés par le succès de l'équipement tiennent avant tout à la pénurie de places de lecture à Paris, à laquelle l'Inspection générale des bibliothèques (IGB) vient de consacrer un rapport, le confort offert par la BULAC à ses usagers faisant le reste. Ce sont essentiellement les publics de L et de M1 qui pâtissent de la situation ; les enseignants-chercheurs sont pour leur part totalement épargnés par le phénomène : quelle que soit l'institution dont ils relèvent, ils ont la possibilité de réserver leur place de travail, et le taux d'occupation de ces places réservables n'atteint jamais 50%. Les propositions émises par la BULAC s'inscrivent dans la lignée des recommandations de l'IGB : organiser un filtrage des publics sur le modèle de ce que pratiquent certaines bibliothèques universitaires intra-muros ne fait qu'aggraver le problème global de la pénurie de places de lecture à Paris pour le public étudiant de premier cycle. En ce sens, le règlement public de la BULAC préfigure plutôt la direction dans laquelle il convient d'aller que le contraire. C'est pourquoi les mesures proposées s'inscrivent dans une logique de régulation. Émile Page les énumère rapidement : elles sont toutes détaillées dans la note adressée quinze jours auparavant aux membres du Conseil d'administration et ont toutes vocation à être discutées et évaluées, ou encore complétées. Celles qui seront retenues par les administrateurs seront mises en œuvre dans les mois qui viennent.

Francois-Joseph Ruggiu considère comme très éclairant d'avoir également fait figurer dans la note les solutions examinées puis rejetées par la BULAC : les raisons de ces rejets sont très éclairantes et évitent de s'égarer dans des pistes sans issue.

Michel Marian demande des éclaircissements au sujet des diagrammes des pages 5 et 6, qui ne semblent pas se recouper.

Émile Page explique que les différences observées tiennent aux populations retenues : celle des inscrits dans un cas, des fréquentants dans l'autre.

Michel Marian souhaite également avoir des indications plus détaillées quant aux fréquentants issus d'autres établissements que ceux du GIP : ne serait-il pas envisageable que ces établissements contribuent d'une façon ou d'une autre au budget de la BULAC ?

Émile Page indique qu'hors établissements du GIP, les fréquentants sont issus en premier lieu de Paris 6, puis, dans une moindre mesure, de Paris 5 et Paris 12.

Janie Philipps intervient pour souligner que Paris 7 connaît le samedi une situation plus ou moins analogue à celle de la BULAC : ce jour-là, il y a moins de fréquentants issus de Paris 7 que de fréquentants issus d'autres établissements.

Pascale Goetschel souhaite savoir si des statistiques plus fines par niveau d'étude sont disponibles pour Paris 1 et si les lecteurs inscrits à la BnF sont décomptés à part.

Marie-Lise Tsagouria répond qu'en ce qui concerne Paris 1, le nombre de fréquentants se répartit équitablement entre étudiants de L d'une part et étudiants de M et D d'autre part.

Concernant le décompte des lecteurs inscrits à la BnF, Émile Page précise qu'ils ne font pas l'objet d'un suivi particulier.

François-Joseph Ruggiu informe le Conseil d'administration que le CS du GIP a pris position pour soutenir les propositions de la BULAC, lesquelles ont été considérées comme manifestant le souci de rechercher un équilibre entre le caractère spécialisé des collections de la bibliothèque, et le souhait légitime de la Région d'une ouverture la plus large possible de l'équipement. Dans son avis, le Conseil scientifique a en outre fait part de son intérêt tout particulier pour la proposition n°10 (possibilité pour les étudiants de L et M1 du GIP de réserver les salles de travail en groupe du rez-de-chaussée et de la mezzanine) et préconisé en complément à l'ensemble des mesures envisagées le rappel par affichage, dès l'entrée de la bibliothèque, de la spécialisation de la BULAC.

À titre personnel, Alain Peyraube fait savoir qu'il trouverait légitime de restreindre l'accès à la BULAC aux seuls usagers des établissements membres du GIP. Libre à Paris 5 et Paris 6 d'adhérer au groupement d'intérêt public s'ils le souhaitent, mais la BULAC n'a pas pas vocation à elle seule à régler le problème de la pénurie de places de lecture de la capitale pour les étudiants de L.

Manuelle Franck rappelle en complément que la BULAC est la seule bibliothèque accessible aux étudiants de l’INALCO et, qu'à ce titre, tous les droits de bibliothèque de l’INALCO sont reversés à la BULAC. Elle apprécie néanmoins que le problème de la surfréquentation soit évoqué et discuté, et remercie la BULAC pour son travail et ses propositions, qu'il lui semble nécessaire d'explorer, à l'exception de la proposition n°11 (mise à disposition de salles d'étude dans les locaux de l'INALCO, à l'usage de ses étudiants, en cas de saturation des espaces de la BULAC), qui ne lui apparaît absolument pas praticable.

Juliette Cadiot est frappée par le peu d’étudiants étrangers fréquentant la BULAC. Elle aimerait avoir des détails sur ce lectorat. Par ailleurs elle souligne que le modèle de la BULAC, à la fois bibliothèque d'étude et de recherche, constitue fatalement un modèle en tension : il y a à prendre garde que l'essentiel du budget d'acquisition du GIP ne soit pas consacré à l'achat de manuels.

Marie-Lise Tsagouria la rassure : on en est très loin.

Michel Marian précise qu'à l'instar d'Alain Peyraube, il ne parlera pas au nom du MESR mais en son nom propre : historiquement, il fut un temps où tout étudiant parisien pouvait fréquenter n'importe quelle bibliothèque universitaire parisienne et y emprunter ce qu'il souhaitait. Puis, afin de faire face à l'afflux d'usagers et de garantir la tranquillité de travail des chercheurs et des étudiants les plus avancés, des restrictions par niveau d'étude ont été introduites dans certaines bibliothèques. La documentation électronique a quant à elle imposé encore de nouvelles limitations, dans la mesure où seuls les usagers relevant du ou des établissements financeur(s) bénéficient d'un accès hors les murs aux ressources électroniques acquises par chaque bibliothèque. Faut-il véritablement envisager aujourd'hui d'introduire encore un degré supplémentaire de restrictions, cette fois fondées sur des découpages disciplinaires ? En province, avec les regroupements d’établissements à l'œuvre dans le cadre des COMUE (Communautés d’universités et d’établissements), on va exactement dans le sens inverse. Il convient de se garder de créer un fossé entre la situation des étudiants parisiens et celle des étudiants de province.

François-Joseph Ruggiu propose qu’on en reste là sur ce point de l'ordre du jour : chacun a pu exprimer son point de vue et la question reste ouverte. Il sera intéressant de s'y pencher à nouveau ultérieurement, une fois les propositions de la BULAC mises en œuvre, afin de mesurer leur impact sur le problème de surfréquentation identifié.

9. Conventions

Marie-Lise Tsagouria résume brièvement la teneur de la convention d'hébergement du Directeur exécutif de l'ADBU (Association des directeurs et personnels de direction des bibliothèques universitaires et de la documentation) à la BULAC : il s'agit d'un dispositif borné dans le temps, et qui ne devrait avoir sur la bibliothèque aucun impact significatif en termes financiers.

La convention d'hébergement du Directeur exécutif de l'ADBU à la BULAC est approuvée à l'unanimité.

Marie-Lise Tsagouria présente ensuite la convention relative au soutien financier apporté par la Région Île-de-France au projet de signalement et de numérisation du cœur historique des collections de la BULAC (manuscrits ottomans, arabes, persans). En fait, pour des raisons de délais et parce qu'elle ne semblait pas à même de soulever des questions de principe, cette convention a déjà été signée par le Directeur du GIP, mais elle doit malgré tout être formellement approuvée par le CA. Marie-Lise Tsagouria précise que l'utilisation des 79 000 € de subvention ne démarrera pas avant 2015, le temps en 2014 de procéder au catalogage des manuscrits concernés, préalablement à toute opération de numérisation.

La convention Région n° 13016534 relative au soutien au projet "Signalement et numérisation des manuscrits proches orientaux" est approuvée à l'unanimité.

10. Questions diverses

Marie-Lise Tsagouria soumet au CA une proposition de délibération de dernière minute : la possibilité réglementaire en étant désormais ouverte suite au décret n° 2013-292 du 5 avril 2013 relatif au régime de droit public applicable aux personnels des groupements d'intérêt public, il s'agit d'autoriser le GIP BULAC à adhérer au système mutualisé d’inspection de santé et de sécurité au travail de l'administration de l'Éducation nationale et de la Recherche.

L'adhésion de la BULAC à l'inspection mutualisée mise en place par l'Inspection générale de l'administration de l'Éducation nationale et de la Recherche est adoptée à l'unanimité.


La séance est levée à 17h35.

 
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