17 avril 2008

Le 11 novembre 2008

Conseil d’administration

du Groupement d'intérêt public « Bibliothèque universitaire des langues et civilisations »

le 17 avril 2008 à 14h30

Université Paris-Descartes, salle du conseil

12, rue de l’École de Médecine, Paris 5ème

Présents :

ADMINISTRATEURS

M. Yves CHEVRIER (EHESS)
Mme Cristina CRAMEROTTI (EFEO)
Mme Catherine GAILLARD (Paris 1)
Mme Sylvie HUREAU (EPHE)
Mme Marie-Christine LEMARDELEY (Paris 3)
M. Michel MARIAN (Enseignement supérieur – DGES)
M. Jacques LEGRAND  (INALCO)
M. Daniel RENOULT (Enseignement supérieur - IGB)
Mme Cécile SAKAI (Paris 7)

MEMBRES DE DROIT

Mme Feryel KARROUCHA, Commissariat du gouvernement
M. Laurent ROURE, Contrôle d’État
Mme Marie-Lise TSAGOURIA, Directeur
M. Patrick MICHAUD, Agent comptable

INVITÉS

M. Éric MEYER , Président du conseil scientifique
M. Jean-Luc COFFION, Agent comptable
M. Alain COLAS (DGES)
Mme Isabelle NECTOUX (BIULO)

Excusés :

Mme Marie-Françoise BISBROUCK (Paris 4)
M. André MARY (CNRS)
Mme Françoise THIBAULT (DGRI)

Prochaine réunion

24 novembre 2008 à 9 heures 30
En Sorbonne, Salle des commissions
46, rue Saint-Jacques

Ordre du jour

    Le 11 novembre 2008

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    M. Yves CHEVRIER (EHESS)
    Mme Cristina CRAMEROTTI (EFEO)
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    MEMBRES DE DROIT

    Mme Feryel KARROUCHA, Commissariat du gouvernement
    M. Laurent ROURE, Contrôle d’État
    Mme Marie-Lise TSAGOURIA, Directeur
    M. Patrick MICHAUD, Agent comptable

    INVITÉS

    M. Éric MEYER , Président du conseil scientifique
    M. Jean-Luc COFFION, Agent comptable
    M. Alain COLAS (DGES)
    Mme Isabelle NECTOUX (BIULO)

    Excusés :

    Mme Marie-Françoise BISBROUCK (Paris 4)
    M. André MARY (CNRS)
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                Le procès-verbal du conseil d'administration du 15 novembre 2007 est approuvé à l'unanimité.

                Compte tenu de l’évolution des projets parisiens et notamment de l’émergence du projet de campus Condorcet, Daniel Renoult propose la tenue en juin d’un conseil d’administration exceptionnel sur deux thèmes : l’avancement du projet de construction en invitant les représentants du conseil régional d’Île-de-France, maître d’ouvrage, et les interactions entre le projet BULAC et le campus Condorcet. Les présidents des établissements partenaires seront personnellement conviés à cette réunion.

                Le conseil d’administration approuve ces propositions. Sur proposition d’Éric Meyer et de Cécile Sakaï, les membres du conseil scientifique seront associés à cette réunion.

                Daniel Renoult présente aux membres du conseil d’administration le nouveau représentant du Contrôle d’État, M. Laurent Roure, qui succède à Claude Sanchez, parti à la retraite.

                Il présente également M. Jean-Luc Coffion, agent comptable de l’université Paris 3, qui remplacera Patrick Michaud à l’agence comptable du GIP BULAC à partir du 29 mai 2008, date de la passation de service. Le président du conseil d’administration souligne l’expérience de Jean-Luc Coffion en matière de comptabilité universitaire et sa maîtrise des applications financières et comptables utilisées au sein du GIP BULAC.

                A l’occasion de la présentation du compte financier 2007, Patrick Michaud souligne l’exécution satisfaisante du budget en 2007 : 90 % de dépenses par rapport aux prévisions et des recettes excédant le budget prévisionnel 2006 d’un peu plus de 100 %. L’augmentation du bilan en 2007 de 24 %, par rapport à 2006, résulte d’un accroissement de 11 % des investissements et de 25 % pour la trésorerie à l’actif. Au passif figurent 340 K€ de réserves. Les charges à payer constituent les dettes à hauteur de 252 K€, soit plus du quintuple de ce poste en 2006 (48 K€).

                Au compte de résultat, les recettes, à l’exception des produits financiers (+ 81 %), demeurent stables à hauteur de 1 637 K€. Les charges d’exploitation augmentent de 20 % pour atteindre 1 608 K€, notamment grâce aux achats d’ouvrages, aux prestations de reliure et à la conversion rétrospective.

                Le fonds de roulement de 1 M€ correspond à huit mois de fonctionnement. Toutefois, la délégation tardive des subventions conduit régulièrement le GIP à utiliser sa trésorerie pour fonctionner.

                Au nom de la DGES, Alain Colas confirme le montant de la subvention inscrite au budget primitif 2008, soit 1,7 M€. La DGES estime ce financement justifié, eu égard à la dimension nationale du projet, pilote dans différents domaines et notamment en matière de rétroconversion du cyrillique.

                Le président du CA remercie la DGES et souligne l’effort des autorités de tutelle. Il rappelle que ces dépenses profitent à l’ensemble des établissements, particulièrement pour la conversion de fichiers.

                Le compte financier et l’affectation du résultat au compte de réserves sont approuvés à l’unanimité des membres du CA.

                La directrice du GIP fait le point sur l’avancement du projet de construction en 2007.

                Le contrat de projet État-Région pour 2007-2013 prévoit une enveloppe supplémentaire de 9 M€, pour le financement des équipements non compris dans l’enveloppe initiale : rayonnages des magasins, mobilier des espaces professionnels, mobilier des salles de cours de l’INALCO. Le permis de construire a été accordé en mai. La conclusion de l’appel d’offres, lancé le 28 juin 2007, demeure partielle. Trois lots pouvaient être attribués en décembre 2007. Pour les six autres, il a fallu passer en procédure de marché négocié.

                Le deuxième numéro de la Lettre d'information, centré sur les partenariats, paraîtra en juin 2008. Le troisième numéro, consacré au bâtiment, paraîtra à l’automne 2008, une fois les marchés attribués.

                Les ressources humaines affectées au projet gardent une configuration stable. Environ vingt contractuels complètent l’effectif de douze titulaires. S'y ajoute le travail effectué par les personnels des établissements partenaires.

                Cécile Sakaï s’inquiète cependant qu’aucune création de poste de titulaire ne soit intervenue en 2007 et s’interroge sur les perspectives pour 2008. à moyens constants, la BULAC pourra- t-elle fonctionner de façon satisfaisante ? Selon Marie-Lise Tsagouria, la BULAC devrait fonctionner sur cette base sans préjuger de la qualité des services offerts au public. Une réflexion est à engager sur le recrutement de contractuels à plein temps. Alain Colas ajoute que des crédits pourront être ouverts par la DGES pour des emplois vacataires (crédits emploi étudiants).

                Depuis février 2008, le départ de l’équipe de la bibliothèque Sainte-Barbe dans ses locaux définitifs, a permis la réorganisation du site Wattignies dans l’optique de la montée en charge de la conservation et de la préparation du libre accès.

                La définition du contenu de la bibliothèque numérique de la BULAC, en termes d’acquisitions et de partenariats a fait l’objet d’un rapport présenté au conseil scientifique de décembre 2007. S’en est dégagée, entre autres, la nécessité de mutualiser la négociation au niveau européen. Seulement 10 000 € sur les 75 000 € prévus ont été dépensés en 2007 dans l’attente de la validation du dossier par le conseil scientifique.

                La gestion du catalogue est entrée en mode de fonctionnement courant, même si des améliorations sont encore attendues, notamment la remontée dans le SUDOC des notices, ou parties de notices, qui ne se trouvent que dans Millennium.

                La conversion rétrospective constitue la plus grosse source d’accroissement du catalogue, pour environ 66% des créations ou exemplarisations. Le catalogage courant par les agents des établissements représente 25 % de l’accroissement et la part des catalogueurs de la BULAC environ 8 %. Deux chantiers sont en cours. Grâce à une stabilisation du personnel chez le prestataire, la conversion des fichiers en caractères latins arrive bientôt à terme. Il reste 30 tiroirs à la BIULO, à terminer pour juin 2008.

                La double saisie en caractères cyrilliques a d’abord souffert d’un retard dû aux difficultés de recrutement par l’attributaire du marché. Les travaux se déroulent maintenant de façon satisfaisante et laissent présager d’un volume et d’une qualité très corrects pour 2008. D’autres langues sont traitées en interne. Des tests sont en cours pour le chinois et le japonais. La saisie du tibétain et du khmer est achevée, celle du birman se poursuit.

                Alain Colas relève l’exemplarité du projet BULAC qui réalise une première nationale en matière de double saisie des caractères non latins dans le SUDOC, pour le plus grand bénéfice de la communauté des bibliothèques.

                Yves Chevrier ajoute que l’intégration au SUDOC et à Millennium, qui semblait utopique dans les débuts, assoit l’existence du projet avant même sa concrétisation matérielle.

                Le catalogue croît également en nombre de bibliothèques participantes : les centres de l’EFEO en Asie sont intégrés progressivement. Par ailleurs, l’Institut français de recherche en Iran (IFRI) a demandé son entrée dans le SUDOC. En attendant son admission directe, l’IFRI intègre ses notices sous l’ILN (International Library Number) de la BULAC. L’extension virtuelle de la BULAC via son catalogue assoit aussi sa visibilité nationale et internationale.

                Un bilan est fait du récolement des collections en langues occidentales qui a pris fin en 2007 à la BIULO. Des problèmes ont été constatés sur 8 % des ouvrages récolés (pour moitié, les notices ne sont pas dans le catalogue, pour un quart, des informations sont à corriger, pour le dernier quart les ouvrages sont manquants), alors qu’il s’agit a priori de la part des collections la plus fiable. À Daniel Renoult qui s’enquiert sur les manquants au sein de la BIULO, Isabelle Nectoux répond que certains documents ont pu être déclassés et que l’on constate une perte d’environ 50 à 100 ouvrages par an.

                La préparation du libre-accès a atteint les deux tiers de son objectif pour 2007. Des améliorations très sensibles tant en qualité qu’en fonctionnement sont à noter. Néanmoins les capacités de travail sont encore un peu limitées, et les incertitudes récentes liées à l’émergence du projet Condorcet nuisent à l’efficacité de certains partenaires.

                Pour des questions de manque de place dans les locaux de la BIULO, certains ouvrages ne pourront être laissés à la disposition du public jusqu’à l’ouverture. Une part sera stockée au CTLes, l’autre sera organisée sur rayonnages rue de Wattignies.

                Le chantier de constitution de la Réserve, mené par Francis Richard, a bien avancé. Les 7 000 premiers volumes identifiés sont en cours de traitement (changement de cotation, puis dépoussiérage …) pour permettre leur transfert au CTLes.

                Concernant les statistiques de consultation du site web, la moyenne mensuelle de consultation du catalogue de la BULAC est d’environ 19 000 requêtes.Les sites internet et extranet ont reçu en tout 44 711 visites, soit une progression de 40 % par rapport à 2006. Les 485 297 pages téléchargées en 2007 représentent une augmentation de 26 %.

                Marie-Lise Tsagouria poursuit avec le chantier conservation. Le reconditionnement. systèmatique des périodiques de la BIULO a débuté en décembre 2007. Pour le marché de reliure, la totalité des crédits prévus a été consommée, soit 190 K€. Seule la reliure des périodiques n’a pu être lancée, la sélection des premiers titres à traiter n’ayant été validée qu’en fin d’année.

                Effectués à la demande de la direction du GIP, les diagnostics amiante ont confirmé la non contamination des collections examinées, notamment celles de la BIULO qui avaient été un temps stockées à Jussieu pendant des travaux. D’autres analyses sont projetées à l’IEI avec le concours de l’ingénieur hygiène et sécurité de Paris 3.

                La préparation du déménagement s’est poursuivie en 2007, avec pour objectif le lancement de l’appel d'offres pour les rayonnages peu après le début des travaux. Pour l’implantation des rayonnages, la capacité indiquée dans le programme a été bien respectée : les diverses simulations montrent la possibilité d’implanter 58 kilomètres linéaires de rayonnages (+ les meubles à plans et à microformes) pour 60 globalement prévus.

                Pour finir Marie-Lise Tsagouria évoque la création d’un service de référence virtuelle (SRV), à l’automne prochain, en collaboration avec plusieurs bibliothèques universitaires parisiennes, le projet étant piloté par Sainte-Barbe. Daniel Renoult insiste sur le caractère interactif de la bibliothèque virtuelle qui ne doit pas se muer en consommation passive.

                Le rapport d’activité 2007 est approuvé à l'unanimité par le conseil d’administration.

                2007 a été une bonne année pour la formalisation de partenariats documentaires.

                Les conventions préparées avec l’INHA et la BDIC développent plusieurs aspects : une politique documentaire partagée visant à répartir les axes d'acquisition entre les bibliothèques ; la valorisation des fonds patrimoniaux ; la collaboration technique sur différents chantiers, par exemple la conversion du cyrillique à la BDIC et à la BULAC ; enfin, l’échange d’information et de services dès l’ouverture de la BULAC.

                La directrice du GIP indique que ces conventions-cadres sont sans incidence financière ; si des projets communs le justifiaient, ils feraient l’objet de conventions particulières. Le conseil d’administration autorise la directrice du GIP à signer les conventions avec l’INHA et la BDIC.

                Marie-Lise Tsagouria présente ensuite la charte constitutive du consortium européen pour le développement durable des ressources électroniques japonaises. Il s’agit d’un projet issu de l’association européenne de bibliothécaires japonisants face à la nécessité de se regrouper pour négocier les prix d’abonnement des bases de données japonaises. La bibliothèque de l’EFEO, très impliquée, a amené ce projet. Le texte de la charte est en cours de validation par des bibliothèques européennes telles la SOAS ou la British Library. Les bibliothèques de Leiden et de Leeds ont déjà donné leur accord de principe.

                L’adhésion à ce consortium n’entraîne aucune obligation financière. Chaque établissement paiera sa facture. Il ne s’agit pas d’un groupement d'achat.

                Daniel Renoult observe que restent encore à déterminer les règles de vote. En conséquence, est donné à la directrice du GIP mandat de négocier ces règles, afin de soumettre un document finalisé lors du prochain CA.

                Cécile Sakaï demande le calendrier de mise en œuvre du consortium. Marie-Lise Tsagouria craint que les délais ne se distendent du fait des délais de réponse des différents partenaires. Catherine Gaillard ajoute que les signataires potentiels en sont au stade de la déclaration d’intention et doivent sans doute analyser de manière plus approfondie leur participation.

                Pour respecter la procédure, la convention doit être votée par chacun des signataires dans les mêmes termes. Le conseil donne à la directrice du GIP mandat de négociation sur la base du texte actuel. L’approbation par le CA du GIP BULAC de la charte portera sur le texte définitif.

                Le président du CA précise que la convention relative au consortium COKTAIL, annexée au dossier, a un impact financier stable. Il restait au consortium à fixer des procédures à une organisation très informelle au départ : son succès grandissant a conduit à sa réorganisation et à la création d’un conseil d’administration. Marie-Lise Tsagouria a déjà signé la convention en début d'année. Il s’agit donc d’une démarche de regularisation. L’assemblée vote à l’unanimité la ratification de cette convention.

                La directrice du GIP présente l’état de la réflexion qui a conduit à former le projet de migration du SIGB vers une solution logicielle libre.

                En préalable, elle rappelle que l’actuel système déployé par le GIP a été conçu en 2003 comme un “système trajectoire” ne couvrant dans ce contexte que les fonctionnalités internes de la bibliothèque (acquisitions, catalogage et bulletinage). L’ensemble des applications tournées vers les lecteurs (inscriptions, circulation des documents, réservation de place, accès aux ressources électroniques et autres fonctionnalités de type “portail”…) avaient été laissées en attente pour une mise en œuvre plus proche de l’ouverture. C’est en lançant une consultation dans cette perspective que l’équipe informatique a pu faire le bilan de la rigidité, du vieillissement, de l’inadaptabilité et du coût présentés par une solution propriétaire, celle d’Innovative en l’occurrence.

                Tenant compte par ailleurs de l’évolution des solutions logicielles libres (inconnues ou presque des bibliothèques cinq ans auparavant), cette hypothèse a été approfondie pendant plusieurs mois : le constat a pu être fait du bon niveau de maturité auquel le logiciel libre était parvenu, tant du point de vue de l’offre, que du marché ou des communautés de développement. Rappelons que le GIP BULAC utilise déjà ce type de solutions en adhérant au consortium COKTAIL.

                Il existe plusieurs SIGB libres mais Koha présente l’avantage d’être bien installé en France et d’intéresser déjà un grand nombre de bibliothèques universitaires. Koha est notamment utilisé à l’École des mines de Paris et se trouve en cours de test dans une dizaine de bibliothèques universitaires rhônalpines.

                Une étude a été menée par la société Biblibre sur la faisabilité et le coût de la migration du SIGB actuel vers Koha, en novembre et décembre 2007. Le coût prévisionnel serait de 400 000 € répartis sur trois ans. Il est par ailleurs vraisemblable que d'autres bibliothèques participeront au financement de certaines prestations (notamment du chargeur SUDOC).

                Yves Chevrier trouve ces arguments intéressants et désire des précisions quant aux fonctionnalités non satisfaisantes de Millennium.

                Marie-Lise Tsagouria répond que le problème fondamental est celui de l’âge de conception du logiciel - soit une vingtaine d’années - qui le rend inapte aux évolutions souples de l’informatique contemporaine : l’exemple-type est celui de sa gestion d’UNICODE qui n’est qu’une couche superficielle rapportée sur le cœur du système et qui suppose, qu’à chaque ajout de caractères, de multiples tables soient corrigées une par une, ce qui est fort long, coûteux et peu fiable. Pour la même raison structurelle, la base de données de Millennium est totalement inaccessible à l’interfaçage avec d’autres applications, ce qui rend impossible toute construction modulaire autour de Millennium, ce qui avait été une des hypothèses pour faire évoluer le SI en douceur. Les développements de Koha constitueraient une dépense équivalente à celle de l’achat chez un fournisseur traditionnel.

                Catherine Gaillard souligne que le coût d’investissement pour le SIGB Millennium complet par la bibliothèque de la Sorbonne s’est élevé à 1 M€.

                Éric Meyer revient sur la question de l’absence de compatibilité véritable de Millennium avec UNICODE, qui lui semble un inconvénient majeur. En complément, Marie-Lise Tsagouria précise que la version 3 de Koha est en UNICODE natif.

                Daniel Renoult pose le problème de la nécessaire compression des coûts qui ne cessent d’augmenter en bibliothèque. La solution logiciel libre peut sembler intéressante si un nombre suffisant de bibliothèques, y compris à l’échelon européen, mettent leurs forces en commun.

                Il insiste également sur l’importance d'assurer la maintenance des sources, la sauvegarde des données et de prévoir la possibilité de retour en arrière en cas de difficulté. La sophistication dans la définition des besoins augmenterait le taux de risque. Il conviendra enfin de prévoir budgétairement et de contractualiser le fonctionnement de Millennium en simultané avec le nouveau système jusqu’au moment du basculement. Pendant une période transitoire, il est à craindre que les coûts s'ajoutent.

                Le président du CA s’enquiert des modalités des marchés pour le logiciel libre. Marie-Lise Tsagouria précise que le choix entre logiciel libre ou propriétaire doit être opéré dès l'appel d'offres, du fait de la différence d’objet : dans un cas on achète un logiciel, dans l’autre on achète des prestations de développement.

                Marie-Lise Tsagouria précise que la mise en test de Koha n’entraîne pas de coût particulier : le téléchargement est gratuit et la BULAC dispose de serveurs utilisables à cette fin.

                S’agissant de la prise en main d’un nouveau SIGB, Isabelle Nectoux insiste pour que soit prise en considération l’éventuelle difficulté et donc la nécessaire période d’apprentissage et d’adaptation pour les personnels après le lourd apprentissage de Millennium. Marie-Lise Tsagouria assure que Millennium restera en fonctionnement tant que le nouveau SIGB et la migration des données ne seront pas validés. Elle évoque également les témoignages des actuels utilisateurs de Koha concernant l’ergonomie de l’application et le caractère intuitif de l’apprentissage.

                Alain Colas suggère que la BULAC puisse tester Koha et jouer un rôle de pilote dans ce domaine.

                Au terme de ces échanges, le conseil d’administration opte donc pour la poursuite dans la voie d’une solution de type « logiciel libre » et demande qu’un point soit effectué sur cette question au prochain CA par la directrice du GIP.

                L’ordre du jour étant épuisé, la séance du CA est levée à 17 heures 30.

                La prochaine séance exceptionnelle réunissant le conseil d’administration et le conseil scientifique est prévue le 4 juin 2008.

              1. Approbation du procès-verbal du conseil d’administration du 15 novembre 2007

              Le procès-verbal du conseil d'administration du 15 novembre 2007 est approuvé à l'unanimité.

              2. Information sur l’avancement du projet

              Compte tenu de l’évolution des projets parisiens et notamment de l’émergence du projet de campus Condorcet, Daniel Renoult propose la tenue en juin d’un conseil d’administration exceptionnel sur deux thèmes : l’avancement du projet de construction en invitant les représentants du conseil régional d’Île-de-France, maître d’ouvrage, et les interactions entre le projet BULAC et le campus Condorcet. Les présidents des établissements partenaires seront personnellement conviés à cette réunion.

              Le conseil d’administration approuve ces propositions. Sur proposition d’Éric Meyer et de Cécile Sakaï, les membres du conseil scientifique seront associés à cette réunion.

              3. Compte financier 2007

              Daniel Renoult présente aux membres du conseil d’administration le nouveau représentant du Contrôle d’État, M. Laurent Roure, qui succède à Claude Sanchez, parti à la retraite.

              Il présente également M. Jean-Luc Coffion, agent comptable de l’université Paris 3, qui remplacera Patrick Michaud à l’agence comptable du GIP BULAC à partir du 29 mai 2008, date de la passation de service. Le président du conseil d’administration souligne l’expérience de Jean-Luc Coffion en matière de comptabilité universitaire et sa maîtrise des applications financières et comptables utilisées au sein du GIP BULAC.

              A l’occasion de la présentation du compte financier 2007, Patrick Michaud souligne l’exécution satisfaisante du budget en 2007 : 90 % de dépenses par rapport aux prévisions et des recettes excédant le budget prévisionnel 2006 d’un peu plus de 100 %. L’augmentation du bilan en 2007 de 24 %, par rapport à 2006, résulte d’un accroissement de 11 % des investissements et de 25 % pour la trésorerie à l’actif. Au passif figurent 340 K€ de réserves. Les charges à payer constituent les dettes à hauteur de 252 K€, soit plus du quintuple de ce poste en 2006 (48 K€).

              Au compte de résultat, les recettes, à l’exception des produits financiers (+ 81 %), demeurent stables à hauteur de 1 637 K€. Les charges d’exploitation augmentent de 20 % pour atteindre 1 608 K€, notamment grâce aux achats d’ouvrages, aux prestations de reliure et à la conversion rétrospective.

              Le fonds de roulement de 1 M€ correspond à huit mois de fonctionnement. Toutefois, la délégation tardive des subventions conduit régulièrement le GIP à utiliser sa trésorerie pour fonctionner.

              Au nom de la DGES, Alain Colas confirme le montant de la subvention inscrite au budget primitif 2008, soit 1,7 M€. La DGES estime ce financement justifié, eu égard à la dimension nationale du projet, pilote dans différents domaines et notamment en matière de rétroconversion du cyrillique.

              Le président du CA remercie la DGES et souligne l’effort des autorités de tutelle. Il rappelle que ces dépenses profitent à l’ensemble des établissements, particulièrement pour la conversion de fichiers.

              Le compte financier et l’affectation du résultat au compte de réserves sont approuvés à l’unanimité des membres du CA.

              4. Rapport d’activité 2007

              La directrice du GIP fait le point sur l’avancement du projet de construction en 2007.

              Le contrat de projet État-Région pour 2007-2013 prévoit une enveloppe supplémentaire de 9 M€, pour le financement des équipements non compris dans l’enveloppe initiale : rayonnages des magasins, mobilier des espaces professionnels, mobilier des salles de cours de l’INALCO. Le permis de construire a été accordé en mai. La conclusion de l’appel d’offres, lancé le 28 juin 2007, demeure partielle. Trois lots pouvaient être attribués en décembre 2007. Pour les six autres, il a fallu passer en procédure de marché négocié.

              Le deuxième numéro de la Lettre d'information, centré sur les partenariats, paraîtra en juin 2008. Le troisième numéro, consacré au bâtiment, paraîtra à l’automne 2008, une fois les marchés attribués.

              Les ressources humaines affectées au projet gardent une configuration stable. Environ vingt contractuels complètent l’effectif de douze titulaires. S'y ajoute le travail effectué par les personnels des établissements partenaires.

              Cécile Sakaï s’inquiète cependant qu’aucune création de poste de titulaire ne soit intervenue en 2007 et s’interroge sur les perspectives pour 2008. à moyens constants, la BULAC pourra- t-elle fonctionner de façon satisfaisante ? Selon Marie-Lise Tsagouria, la BULAC devrait fonctionner sur cette base sans préjuger de la qualité des services offerts au public. Une réflexion est à engager sur le recrutement de contractuels à plein temps. Alain Colas ajoute que des crédits pourront être ouverts par la DGES pour des emplois vacataires (crédits emploi étudiants).

              Depuis février 2008, le départ de l’équipe de la bibliothèque Sainte-Barbe dans ses locaux définitifs, a permis la réorganisation du site Wattignies dans l’optique de la montée en charge de la conservation et de la préparation du libre accès.

              La définition du contenu de la bibliothèque numérique de la BULAC, en termes d’acquisitions et de partenariats a fait l’objet d’un rapport présenté au conseil scientifique de décembre 2007. S’en est dégagée, entre autres, la nécessité de mutualiser la négociation au niveau européen. Seulement 10 000 € sur les 75 000 € prévus ont été dépensés en 2007 dans l’attente de la validation du dossier par le conseil scientifique.

              La gestion du catalogue est entrée en mode de fonctionnement courant, même si des améliorations sont encore attendues, notamment la remontée dans le SUDOC des notices, ou parties de notices, qui ne se trouvent que dans Millennium.

              La conversion rétrospective constitue la plus grosse source d’accroissement du catalogue, pour environ 66% des créations ou exemplarisations. Le catalogage courant par les agents des établissements représente 25 % de l’accroissement et la part des catalogueurs de la BULAC environ 8 %. Deux chantiers sont en cours. Grâce à une stabilisation du personnel chez le prestataire, la conversion des fichiers en caractères latins arrive bientôt à terme. Il reste 30 tiroirs à la BIULO, à terminer pour juin 2008.

              La double saisie en caractères cyrilliques a d’abord souffert d’un retard dû aux difficultés de recrutement par l’attributaire du marché. Les travaux se déroulent maintenant de façon satisfaisante et laissent présager d’un volume et d’une qualité très corrects pour 2008. D’autres langues sont traitées en interne. Des tests sont en cours pour le chinois et le japonais. La saisie du tibétain et du khmer est achevée, celle du birman se poursuit.

              Alain Colas relève l’exemplarité du projet BULAC qui réalise une première nationale en matière de double saisie des caractères non latins dans le SUDOC, pour le plus grand bénéfice de la communauté des bibliothèques.

              Yves Chevrier ajoute que l’intégration au SUDOC et à Millennium, qui semblait utopique dans les débuts, assoit l’existence du projet avant même sa concrétisation matérielle.

              Le catalogue croît également en nombre de bibliothèques participantes : les centres de l’EFEO en Asie sont intégrés progressivement. Par ailleurs, l’Institut français de recherche en Iran (IFRI) a demandé son entrée dans le SUDOC. En attendant son admission directe, l’IFRI intègre ses notices sous l’ILN (International Library Number) de la BULAC. L’extension virtuelle de la BULAC via son catalogue assoit aussi sa visibilité nationale et internationale.

              Un bilan est fait du récolement des collections en langues occidentales qui a pris fin en 2007 à la BIULO. Des problèmes ont été constatés sur 8 % des ouvrages récolés (pour moitié, les notices ne sont pas dans le catalogue, pour un quart, des informations sont à corriger, pour le dernier quart les ouvrages sont manquants), alors qu’il s’agit a priori de la part des collections la plus fiable. À Daniel Renoult qui s’enquiert sur les manquants au sein de la BIULO, Isabelle Nectoux répond que certains documents ont pu être déclassés et que l’on constate une perte d’environ 50 à 100 ouvrages par an.

              La préparation du libre-accès a atteint les deux tiers de son objectif pour 2007. Des améliorations très sensibles tant en qualité qu’en fonctionnement sont à noter. Néanmoins les capacités de travail sont encore un peu limitées, et les incertitudes récentes liées à l’émergence du projet Condorcet nuisent à l’efficacité de certains partenaires.

              Pour des questions de manque de place dans les locaux de la BIULO, certains ouvrages ne pourront être laissés à la disposition du public jusqu’à l’ouverture. Une part sera stockée au CTLes, l’autre sera organisée sur rayonnages rue de Wattignies.

              Le chantier de constitution de la Réserve, mené par Francis Richard, a bien avancé. Les 7 000 premiers volumes identifiés sont en cours de traitement (changement de cotation, puis dépoussiérage …) pour permettre leur transfert au CTLes.

              Concernant les statistiques de consultation du site web, la moyenne mensuelle de consultation du catalogue de la BULAC est d’environ 19 000 requêtes.Les sites internet et extranet ont reçu en tout 44 711 visites, soit une progression de 40 % par rapport à 2006. Les 485 297 pages téléchargées en 2007 représentent une augmentation de 26 %.

              Marie-Lise Tsagouria poursuit avec le chantier conservation. Le reconditionnement. systèmatique des périodiques de la BIULO a débuté en décembre 2007. Pour le marché de reliure, la totalité des crédits prévus a été consommée, soit 190 K€. Seule la reliure des périodiques n’a pu être lancée, la sélection des premiers titres à traiter n’ayant été validée qu’en fin d’année.

              Effectués à la demande de la direction du GIP, les diagnostics amiante ont confirmé la non contamination des collections examinées, notamment celles de la BIULO qui avaient été un temps stockées à Jussieu pendant des travaux. D’autres analyses sont projetées à l’IEI avec le concours de l’ingénieur hygiène et sécurité de Paris 3.

              La préparation du déménagement s’est poursuivie en 2007, avec pour objectif le lancement de l’appel d'offres pour les rayonnages peu après le début des travaux. Pour l’implantation des rayonnages, la capacité indiquée dans le programme a été bien respectée : les diverses simulations montrent la possibilité d’implanter 58 kilomètres linéaires de rayonnages (+ les meubles à plans et à microformes) pour 60 globalement prévus.

              Pour finir Marie-Lise Tsagouria évoque la création d’un service de référence virtuelle (SRV), à l’automne prochain, en collaboration avec plusieurs bibliothèques universitaires parisiennes, le projet étant piloté par Sainte-Barbe. Daniel Renoult insiste sur le caractère interactif de la bibliothèque virtuelle qui ne doit pas se muer en consommation passive.

              Le rapport d’activité 2007 est approuvé à l'unanimité par le conseil d’administration.

              5. Conventions

              2007 a été une bonne année pour la formalisation de partenariats documentaires.

              Les conventions préparées avec l’INHA et la BDIC développent plusieurs aspects : une politique documentaire partagée visant à répartir les axes d'acquisition entre les bibliothèques ; la valorisation des fonds patrimoniaux ; la collaboration technique sur différents chantiers, par exemple la conversion du cyrillique à la BDIC et à la BULAC ; enfin, l’échange d’information et de services dès l’ouverture de la BULAC.

              La directrice du GIP indique que ces conventions-cadres sont sans incidence financière ; si des projets communs le justifiaient, ils feraient l’objet de conventions particulières. Le conseil d’administration autorise la directrice du GIP à signer les conventions avec l’INHA et la BDIC.

              Marie-Lise Tsagouria présente ensuite la charte constitutive du consortium européen pour le développement durable des ressources électroniques japonaises. Il s’agit d’un projet issu de l’association européenne de bibliothécaires japonisants face à la nécessité de se regrouper pour négocier les prix d’abonnement des bases de données japonaises. La bibliothèque de l’EFEO, très impliquée, a amené ce projet. Le texte de la charte est en cours de validation par des bibliothèques européennes telles la SOAS ou la British Library. Les bibliothèques de Leiden et de Leeds ont déjà donné leur accord de principe.

              L’adhésion à ce consortium n’entraîne aucune obligation financière. Chaque établissement paiera sa facture. Il ne s’agit pas d’un groupement d'achat.

              Daniel Renoult observe que restent encore à déterminer les règles de vote. En conséquence, est donné à la directrice du GIP mandat de négocier ces règles, afin de soumettre un document finalisé lors du prochain CA.

              Cécile Sakaï demande le calendrier de mise en œuvre du consortium. Marie-Lise Tsagouria craint que les délais ne se distendent du fait des délais de réponse des différents partenaires. Catherine Gaillard ajoute que les signataires potentiels en sont au stade de la déclaration d’intention et doivent sans doute analyser de manière plus approfondie leur participation.

              Pour respecter la procédure, la convention doit être votée par chacun des signataires dans les mêmes termes. Le conseil donne à la directrice du GIP mandat de négociation sur la base du texte actuel. L’approbation par le CA du GIP BULAC de la charte portera sur le texte définitif.

              Le président du CA précise que la convention relative au consortium COKTAIL, annexée au dossier, a un impact financier stable. Il restait au consortium à fixer des procédures à une organisation très informelle au départ : son succès grandissant a conduit à sa réorganisation et à la création d’un conseil d’administration. Marie-Lise Tsagouria a déjà signé la convention en début d'année. Il s’agit donc d’une démarche de regularisation. L’assemblée vote à l’unanimité la ratification de cette convention.

              6. Migration du SIGB de la BULAC vers une solution logicielle libre

              La directrice du GIP présente l’état de la réflexion qui a conduit à former le projet de migration du SIGB vers une solution logicielle libre.

              En préalable, elle rappelle que l’actuel système déployé par le GIP a été conçu en 2003 comme un “système trajectoire” ne couvrant dans ce contexte que les fonctionnalités internes de la bibliothèque (acquisitions, catalogage et bulletinage). L’ensemble des applications tournées vers les lecteurs (inscriptions, circulation des documents, réservation de place, accès aux ressources électroniques et autres fonctionnalités de type “portail”…) avaient été laissées en attente pour une mise en œuvre plus proche de l’ouverture. C’est en lançant une consultation dans cette perspective que l’équipe informatique a pu faire le bilan de la rigidité, du vieillissement, de l’inadaptabilité et du coût présentés par une solution propriétaire, celle d’Innovative en l’occurrence.

              Tenant compte par ailleurs de l’évolution des solutions logicielles libres (inconnues ou presque des bibliothèques cinq ans auparavant), cette hypothèse a été approfondie pendant plusieurs mois : le constat a pu être fait du bon niveau de maturité auquel le logiciel libre était parvenu, tant du point de vue de l’offre, que du marché ou des communautés de développement. Rappelons que le GIP BULAC utilise déjà ce type de solutions en adhérant au consortium COKTAIL.

              Il existe plusieurs SIGB libres mais Koha présente l’avantage d’être bien installé en France et d’intéresser déjà un grand nombre de bibliothèques universitaires. Koha est notamment utilisé à l’École des mines de Paris et se trouve en cours de test dans une dizaine de bibliothèques universitaires rhônalpines.

              Une étude a été menée par la société Biblibre sur la faisabilité et le coût de la migration du SIGB actuel vers Koha, en novembre et décembre 2007. Le coût prévisionnel serait de 400 000 € répartis sur trois ans. Il est par ailleurs vraisemblable que d'autres bibliothèques participeront au financement de certaines prestations (notamment du chargeur SUDOC).

              Yves Chevrier trouve ces arguments intéressants et désire des précisions quant aux fonctionnalités non satisfaisantes de Millennium.

              Marie-Lise Tsagouria répond que le problème fondamental est celui de l’âge de conception du logiciel - soit une vingtaine d’années - qui le rend inapte aux évolutions souples de l’informatique contemporaine : l’exemple-type est celui de sa gestion d’UNICODE qui n’est qu’une couche superficielle rapportée sur le cœur du système et qui suppose, qu’à chaque ajout de caractères, de multiples tables soient corrigées une par une, ce qui est fort long, coûteux et peu fiable. Pour la même raison structurelle, la base de données de Millennium est totalement inaccessible à l’interfaçage avec d’autres applications, ce qui rend impossible toute construction modulaire autour de Millennium, ce qui avait été une des hypothèses pour faire évoluer le SI en douceur. Les développements de Koha constitueraient une dépense équivalente à celle de l’achat chez un fournisseur traditionnel.

              Catherine Gaillard souligne que le coût d’investissement pour le SIGB Millennium complet par la bibliothèque de la Sorbonne s’est élevé à 1 M€.

              Éric Meyer revient sur la question de l’absence de compatibilité véritable de Millennium avec UNICODE, qui lui semble un inconvénient majeur. En complément, Marie-Lise Tsagouria précise que la version 3 de Koha est en UNICODE natif.

              Daniel Renoult pose le problème de la nécessaire compression des coûts qui ne cessent d’augmenter en bibliothèque. La solution logiciel libre peut sembler intéressante si un nombre suffisant de bibliothèques, y compris à l’échelon européen, mettent leurs forces en commun.

              Il insiste également sur l’importance d'assurer la maintenance des sources, la sauvegarde des données et de prévoir la possibilité de retour en arrière en cas de difficulté. La sophistication dans la définition des besoins augmenterait le taux de risque. Il conviendra enfin de prévoir budgétairement et de contractualiser le fonctionnement de Millennium en simultané avec le nouveau système jusqu’au moment du basculement. Pendant une période transitoire, il est à craindre que les coûts s'ajoutent.

              Le président du CA s’enquiert des modalités des marchés pour le logiciel libre. Marie-Lise Tsagouria précise que le choix entre logiciel libre ou propriétaire doit être opéré dès l'appel d'offres, du fait de la différence d’objet : dans un cas on achète un logiciel, dans l’autre on achète des prestations de développement.

              Marie-Lise Tsagouria précise que la mise en test de Koha n’entraîne pas de coût particulier : le téléchargement est gratuit et la BULAC dispose de serveurs utilisables à cette fin.

              S’agissant de la prise en main d’un nouveau SIGB, Isabelle Nectoux insiste pour que soit prise en considération l’éventuelle difficulté et donc la nécessaire période d’apprentissage et d’adaptation pour les personnels après le lourd apprentissage de Millennium. Marie-Lise Tsagouria assure que Millennium restera en fonctionnement tant que le nouveau SIGB et la migration des données ne seront pas validés. Elle évoque également les témoignages des actuels utilisateurs de Koha concernant l’ergonomie de l’application et le caractère intuitif de l’apprentissage.

              Alain Colas suggère que la BULAC puisse tester Koha et jouer un rôle de pilote dans ce domaine.

              Au terme de ces échanges, le conseil d’administration opte donc pour la poursuite dans la voie d’une solution de type « logiciel libre » et demande qu’un point soit effectué sur cette question au prochain CA par la directrice du GIP.

            1. Approbation du procès-verbal du conseil d’administration du 15 novembre 2007

            Le procès-verbal du conseil d'administration du 15 novembre 2007 est approuvé à l'unanimité.

            2. Information sur l’avancement du projet

            Compte tenu de l’évolution des projets parisiens et notamment de l’émergence du projet de campus Condorcet, Daniel Renoult propose la tenue en juin d’un conseil d’administration exceptionnel sur deux thèmes : l’avancement du projet de construction en invitant les représentants du conseil régional d’Île-de-France, maître d’ouvrage, et les interactions entre le projet BULAC et le campus Condorcet. Les présidents des établissements partenaires seront personnellement conviés à cette réunion.

            Le conseil d’administration approuve ces propositions. Sur proposition d’Éric Meyer et de Cécile Sakaï, les membres du conseil scientifique seront associés à cette réunion.

            3. Compte financier 2007

            Daniel Renoult présente aux membres du conseil d’administration le nouveau représentant du Contrôle d’État, M. Laurent Roure, qui succède à Claude Sanchez, parti à la retraite.

            Il présente également M. Jean-Luc Coffion, agent comptable de l’université Paris 3, qui remplacera Patrick Michaud à l’agence comptable du GIP BULAC à partir du 29 mai 2008, date de la passation de service. Le président du conseil d’administration souligne l’expérience de Jean-Luc Coffion en matière de comptabilité universitaire et sa maîtrise des applications financières et comptables utilisées au sein du GIP BULAC.

            A l’occasion de la présentation du compte financier 2007, Patrick Michaud souligne l’exécution satisfaisante du budget en 2007 : 90 % de dépenses par rapport aux prévisions et des recettes excédant le budget prévisionnel 2006 d’un peu plus de 100 %. L’augmentation du bilan en 2007 de 24 %, par rapport à 2006, résulte d’un accroissement de 11 % des investissements et de 25 % pour la trésorerie à l’actif. Au passif figurent 340 K€ de réserves. Les charges à payer constituent les dettes à hauteur de 252 K€, soit plus du quintuple de ce poste en 2006 (48 K€).

            Au compte de résultat, les recettes, à l’exception des produits financiers (+ 81 %), demeurent stables à hauteur de 1 637 K€. Les charges d’exploitation augmentent de 20 % pour atteindre 1 608 K€, notamment grâce aux achats d’ouvrages, aux prestations de reliure et à la conversion rétrospective.

            Le fonds de roulement de 1 M€ correspond à huit mois de fonctionnement. Toutefois, la délégation tardive des subventions conduit régulièrement le GIP à utiliser sa trésorerie pour fonctionner.

            Au nom de la DGES, Alain Colas confirme le montant de la subvention inscrite au budget primitif 2008, soit 1,7 M€. La DGES estime ce financement justifié, eu égard à la dimension nationale du projet, pilote dans différents domaines et notamment en matière de rétroconversion du cyrillique.

            Le président du CA remercie la DGES et souligne l’effort des autorités de tutelle. Il rappelle que ces dépenses profitent à l’ensemble des établissements, particulièrement pour la conversion de fichiers.

            Le compte financier et l’affectation du résultat au compte de réserves sont approuvés à l’unanimité des membres du CA.

            4. Rapport d’activité 2007

            La directrice du GIP fait le point sur l’avancement du projet de construction en 2007.

            Le contrat de projet État-Région pour 2007-2013 prévoit une enveloppe supplémentaire de 9 M€, pour le financement des équipements non compris dans l’enveloppe initiale : rayonnages des magasins, mobilier des espaces professionnels, mobilier des salles de cours de l’INALCO. Le permis de construire a été accordé en mai. La conclusion de l’appel d’offres, lancé le 28 juin 2007, demeure partielle. Trois lots pouvaient être attribués en décembre 2007. Pour les six autres, il a fallu passer en procédure de marché négocié.

            Le deuxième numéro de la Lettre d'information, centré sur les partenariats, paraîtra en juin 2008. Le troisième numéro, consacré au bâtiment, paraîtra à l’automne 2008, une fois les marchés attribués.

            Les ressources humaines affectées au projet gardent une configuration stable. Environ vingt contractuels complètent l’effectif de douze titulaires. S'y ajoute le travail effectué par les personnels des établissements partenaires.

            Cécile Sakaï s’inquiète cependant qu’aucune création de poste de titulaire ne soit intervenue en 2007 et s’interroge sur les perspectives pour 2008. à moyens constants, la BULAC pourra- t-elle fonctionner de façon satisfaisante ? Selon Marie-Lise Tsagouria, la BULAC devrait fonctionner sur cette base sans préjuger de la qualité des services offerts au public. Une réflexion est à engager sur le recrutement de contractuels à plein temps. Alain Colas ajoute que des crédits pourront être ouverts par la DGES pour des emplois vacataires (crédits emploi étudiants).

            Depuis février 2008, le départ de l’équipe de la bibliothèque Sainte-Barbe dans ses locaux définitifs, a permis la réorganisation du site Wattignies dans l’optique de la montée en charge de la conservation et de la préparation du libre accès.

            La définition du contenu de la bibliothèque numérique de la BULAC, en termes d’acquisitions et de partenariats a fait l’objet d’un rapport présenté au conseil scientifique de décembre 2007. S’en est dégagée, entre autres, la nécessité de mutualiser la négociation au niveau européen. Seulement 10 000 € sur les 75 000 € prévus ont été dépensés en 2007 dans l’attente de la validation du dossier par le conseil scientifique.

            La gestion du catalogue est entrée en mode de fonctionnement courant, même si des améliorations sont encore attendues, notamment la remontée dans le SUDOC des notices, ou parties de notices, qui ne se trouvent que dans Millennium.

            La conversion rétrospective constitue la plus grosse source d’accroissement du catalogue, pour environ 66% des créations ou exemplarisations. Le catalogage courant par les agents des établissements représente 25 % de l’accroissement et la part des catalogueurs de la BULAC environ 8 %. Deux chantiers sont en cours. Grâce à une stabilisation du personnel chez le prestataire, la conversion des fichiers en caractères latins arrive bientôt à terme. Il reste 30 tiroirs à la BIULO, à terminer pour juin 2008.

            La double saisie en caractères cyrilliques a d’abord souffert d’un retard dû aux difficultés de recrutement par l’attributaire du marché. Les travaux se déroulent maintenant de façon satisfaisante et laissent présager d’un volume et d’une qualité très corrects pour 2008. D’autres langues sont traitées en interne. Des tests sont en cours pour le chinois et le japonais. La saisie du tibétain et du khmer est achevée, celle du birman se poursuit.

            Alain Colas relève l’exemplarité du projet BULAC qui réalise une première nationale en matière de double saisie des caractères non latins dans le SUDOC, pour le plus grand bénéfice de la communauté des bibliothèques.

            Yves Chevrier ajoute que l’intégration au SUDOC et à Millennium, qui semblait utopique dans les débuts, assoit l’existence du projet avant même sa concrétisation matérielle.

            Le catalogue croît également en nombre de bibliothèques participantes : les centres de l’EFEO en Asie sont intégrés progressivement. Par ailleurs, l’Institut français de recherche en Iran (IFRI) a demandé son entrée dans le SUDOC. En attendant son admission directe, l’IFRI intègre ses notices sous l’ILN (International Library Number) de la BULAC. L’extension virtuelle de la BULAC via son catalogue assoit aussi sa visibilité nationale et internationale.

            Un bilan est fait du récolement des collections en langues occidentales qui a pris fin en 2007 à la BIULO. Des problèmes ont été constatés sur 8 % des ouvrages récolés (pour moitié, les notices ne sont pas dans le catalogue, pour un quart, des informations sont à corriger, pour le dernier quart les ouvrages sont manquants), alors qu’il s’agit a priori de la part des collections la plus fiable. À Daniel Renoult qui s’enquiert sur les manquants au sein de la BIULO, Isabelle Nectoux répond que certains documents ont pu être déclassés et que l’on constate une perte d’environ 50 à 100 ouvrages par an.

            La préparation du libre-accès a atteint les deux tiers de son objectif pour 2007. Des améliorations très sensibles tant en qualité qu’en fonctionnement sont à noter. Néanmoins les capacités de travail sont encore un peu limitées, et les incertitudes récentes liées à l’émergence du projet Condorcet nuisent à l’efficacité de certains partenaires.

            Pour des questions de manque de place dans les locaux de la BIULO, certains ouvrages ne pourront être laissés à la disposition du public jusqu’à l’ouverture. Une part sera stockée au CTLes, l’autre sera organisée sur rayonnages rue de Wattignies.

            Le chantier de constitution de la Réserve, mené par Francis Richard, a bien avancé. Les 7 000 premiers volumes identifiés sont en cours de traitement (changement de cotation, puis dépoussiérage …) pour permettre leur transfert au CTLes.

            Concernant les statistiques de consultation du site web, la moyenne mensuelle de consultation du catalogue de la BULAC est d’environ 19 000 requêtes.Les sites internet et extranet ont reçu en tout 44 711 visites, soit une progression de 40 % par rapport à 2006. Les 485 297 pages téléchargées en 2007 représentent une augmentation de 26 %.

            Marie-Lise Tsagouria poursuit avec le chantier conservation. Le reconditionnement. systèmatique des périodiques de la BIULO a débuté en décembre 2007. Pour le marché de reliure, la totalité des crédits prévus a été consommée, soit 190 K€. Seule la reliure des périodiques n’a pu être lancée, la sélection des premiers titres à traiter n’ayant été validée qu’en fin d’année.

            Effectués à la demande de la direction du GIP, les diagnostics amiante ont confirmé la non contamination des collections examinées, notamment celles de la BIULO qui avaient été un temps stockées à Jussieu pendant des travaux. D’autres analyses sont projetées à l’IEI avec le concours de l’ingénieur hygiène et sécurité de Paris 3.

            La préparation du déménagement s’est poursuivie en 2007, avec pour objectif le lancement de l’appel d'offres pour les rayonnages peu après le début des travaux. Pour l’implantation des rayonnages, la capacité indiquée dans le programme a été bien respectée : les diverses simulations montrent la possibilité d’implanter 58 kilomètres linéaires de rayonnages (+ les meubles à plans et à microformes) pour 60 globalement prévus.

            Pour finir Marie-Lise Tsagouria évoque la création d’un service de référence virtuelle (SRV), à l’automne prochain, en collaboration avec plusieurs bibliothèques universitaires parisiennes, le projet étant piloté par Sainte-Barbe. Daniel Renoult insiste sur le caractère interactif de la bibliothèque virtuelle qui ne doit pas se muer en consommation passive.

            Le rapport d’activité 2007 est approuvé à l'unanimité par le conseil d’administration.

            5. Conventions

            2007 a été une bonne année pour la formalisation de partenariats documentaires.

            Les conventions préparées avec l’INHA et la BDIC développent plusieurs aspects : une politique documentaire partagée visant à répartir les axes d'acquisition entre les bibliothèques ; la valorisation des fonds patrimoniaux ; la collaboration technique sur différents chantiers, par exemple la conversion du cyrillique à la BDIC et à la BULAC ; enfin, l’échange d’information et de services dès l’ouverture de la BULAC.

            La directrice du GIP indique que ces conventions-cadres sont sans incidence financière ; si des projets communs le justifiaient, ils feraient l’objet de conventions particulières. Le conseil d’administration autorise la directrice du GIP à signer les conventions avec l’INHA et la BDIC.

            Marie-Lise Tsagouria présente ensuite la charte constitutive du consortium européen pour le développement durable des ressources électroniques japonaises. Il s’agit d’un projet issu de l’association européenne de bibliothécaires japonisants face à la nécessité de se regrouper pour négocier les prix d’abonnement des bases de données japonaises. La bibliothèque de l’EFEO, très impliquée, a amené ce projet. Le texte de la charte est en cours de validation par des bibliothèques européennes telles la SOAS ou la British Library. Les bibliothèques de Leiden et de Leeds ont déjà donné leur accord de principe.

            L’adhésion à ce consortium n’entraîne aucune obligation financière. Chaque établissement paiera sa facture. Il ne s’agit pas d’un groupement d'achat.

            Daniel Renoult observe que restent encore à déterminer les règles de vote. En conséquence, est donné à la directrice du GIP mandat de négocier ces règles, afin de soumettre un document finalisé lors du prochain CA.

            Cécile Sakaï demande le calendrier de mise en œuvre du consortium. Marie-Lise Tsagouria craint que les délais ne se distendent du fait des délais de réponse des différents partenaires. Catherine Gaillard ajoute que les signataires potentiels en sont au stade de la déclaration d’intention et doivent sans doute analyser de manière plus approfondie leur participation.

            Pour respecter la procédure, la convention doit être votée par chacun des signataires dans les mêmes termes. Le conseil donne à la directrice du GIP mandat de négociation sur la base du texte actuel. L’approbation par le CA du GIP BULAC de la charte portera sur le texte définitif.

            Le président du CA précise que la convention relative au consortium COKTAIL, annexée au dossier, a un impact financier stable. Il restait au consortium à fixer des procédures à une organisation très informelle au départ : son succès grandissant a conduit à sa réorganisation et à la création d’un conseil d’administration. Marie-Lise Tsagouria a déjà signé la convention en début d'année. Il s’agit donc d’une démarche de regularisation. L’assemblée vote à l’unanimité la ratification de cette convention.

          1. Approbation du procès-verbal du conseil d’administration du 15 novembre 2007

          Le procès-verbal du conseil d'administration du 15 novembre 2007 est approuvé à l'unanimité.

          2. Information sur l’avancement du projet

          Compte tenu de l’évolution des projets parisiens et notamment de l’émergence du projet de campus Condorcet, Daniel Renoult propose la tenue en juin d’un conseil d’administration exceptionnel sur deux thèmes : l’avancement du projet de construction en invitant les représentants du conseil régional d’Île-de-France, maître d’ouvrage, et les interactions entre le projet BULAC et le campus Condorcet. Les présidents des établissements partenaires seront personnellement conviés à cette réunion.

          Le conseil d’administration approuve ces propositions. Sur proposition d’Éric Meyer et de Cécile Sakaï, les membres du conseil scientifique seront associés à cette réunion.

          3. Compte financier 2007

          Daniel Renoult présente aux membres du conseil d’administration le nouveau représentant du Contrôle d’État, M. Laurent Roure, qui succède à Claude Sanchez, parti à la retraite.

          Il présente également M. Jean-Luc Coffion, agent comptable de l’université Paris 3, qui remplacera Patrick Michaud à l’agence comptable du GIP BULAC à partir du 29 mai 2008, date de la passation de service. Le président du conseil d’administration souligne l’expérience de Jean-Luc Coffion en matière de comptabilité universitaire et sa maîtrise des applications financières et comptables utilisées au sein du GIP BULAC.

          A l’occasion de la présentation du compte financier 2007, Patrick Michaud souligne l’exécution satisfaisante du budget en 2007 : 90 % de dépenses par rapport aux prévisions et des recettes excédant le budget prévisionnel 2006 d’un peu plus de 100 %. L’augmentation du bilan en 2007 de 24 %, par rapport à 2006, résulte d’un accroissement de 11 % des investissements et de 25 % pour la trésorerie à l’actif. Au passif figurent 340 K€ de réserves. Les charges à payer constituent les dettes à hauteur de 252 K€, soit plus du quintuple de ce poste en 2006 (48 K€).

          Au compte de résultat, les recettes, à l’exception des produits financiers (+ 81 %), demeurent stables à hauteur de 1 637 K€. Les charges d’exploitation augmentent de 20 % pour atteindre 1 608 K€, notamment grâce aux achats d’ouvrages, aux prestations de reliure et à la conversion rétrospective.

          Le fonds de roulement de 1 M€ correspond à huit mois de fonctionnement. Toutefois, la délégation tardive des subventions conduit régulièrement le GIP à utiliser sa trésorerie pour fonctionner.

          Au nom de la DGES, Alain Colas confirme le montant de la subvention inscrite au budget primitif 2008, soit 1,7 M€. La DGES estime ce financement justifié, eu égard à la dimension nationale du projet, pilote dans différents domaines et notamment en matière de rétroconversion du cyrillique.

          Le président du CA remercie la DGES et souligne l’effort des autorités de tutelle. Il rappelle que ces dépenses profitent à l’ensemble des établissements, particulièrement pour la conversion de fichiers.

          Le compte financier et l’affectation du résultat au compte de réserves sont approuvés à l’unanimité des membres du CA.

          4. Rapport d’activité 2007

          La directrice du GIP fait le point sur l’avancement du projet de construction en 2007.

          Le contrat de projet État-Région pour 2007-2013 prévoit une enveloppe supplémentaire de 9 M€, pour le financement des équipements non compris dans l’enveloppe initiale : rayonnages des magasins, mobilier des espaces professionnels, mobilier des salles de cours de l’INALCO. Le permis de construire a été accordé en mai. La conclusion de l’appel d’offres, lancé le 28 juin 2007, demeure partielle. Trois lots pouvaient être attribués en décembre 2007. Pour les six autres, il a fallu passer en procédure de marché négocié.

          Le deuxième numéro de la Lettre d'information, centré sur les partenariats, paraîtra en juin 2008. Le troisième numéro, consacré au bâtiment, paraîtra à l’automne 2008, une fois les marchés attribués.

          Les ressources humaines affectées au projet gardent une configuration stable. Environ vingt contractuels complètent l’effectif de douze titulaires. S'y ajoute le travail effectué par les personnels des établissements partenaires.

          Cécile Sakaï s’inquiète cependant qu’aucune création de poste de titulaire ne soit intervenue en 2007 et s’interroge sur les perspectives pour 2008. à moyens constants, la BULAC pourra- t-elle fonctionner de façon satisfaisante ? Selon Marie-Lise Tsagouria, la BULAC devrait fonctionner sur cette base sans préjuger de la qualité des services offerts au public. Une réflexion est à engager sur le recrutement de contractuels à plein temps. Alain Colas ajoute que des crédits pourront être ouverts par la DGES pour des emplois vacataires (crédits emploi étudiants).

          Depuis février 2008, le départ de l’équipe de la bibliothèque Sainte-Barbe dans ses locaux définitifs, a permis la réorganisation du site Wattignies dans l’optique de la montée en charge de la conservation et de la préparation du libre accès.

          La définition du contenu de la bibliothèque numérique de la BULAC, en termes d’acquisitions et de partenariats a fait l’objet d’un rapport présenté au conseil scientifique de décembre 2007. S’en est dégagée, entre autres, la nécessité de mutualiser la négociation au niveau européen. Seulement 10 000 € sur les 75 000 € prévus ont été dépensés en 2007 dans l’attente de la validation du dossier par le conseil scientifique.

          La gestion du catalogue est entrée en mode de fonctionnement courant, même si des améliorations sont encore attendues, notamment la remontée dans le SUDOC des notices, ou parties de notices, qui ne se trouvent que dans Millennium.

          La conversion rétrospective constitue la plus grosse source d’accroissement du catalogue, pour environ 66% des créations ou exemplarisations. Le catalogage courant par les agents des établissements représente 25 % de l’accroissement et la part des catalogueurs de la BULAC environ 8 %. Deux chantiers sont en cours. Grâce à une stabilisation du personnel chez le prestataire, la conversion des fichiers en caractères latins arrive bientôt à terme. Il reste 30 tiroirs à la BIULO, à terminer pour juin 2008.

          La double saisie en caractères cyrilliques a d’abord souffert d’un retard dû aux difficultés de recrutement par l’attributaire du marché. Les travaux se déroulent maintenant de façon satisfaisante et laissent présager d’un volume et d’une qualité très corrects pour 2008. D’autres langues sont traitées en interne. Des tests sont en cours pour le chinois et le japonais. La saisie du tibétain et du khmer est achevée, celle du birman se poursuit.

          Alain Colas relève l’exemplarité du projet BULAC qui réalise une première nationale en matière de double saisie des caractères non latins dans le SUDOC, pour le plus grand bénéfice de la communauté des bibliothèques.

          Yves Chevrier ajoute que l’intégration au SUDOC et à Millennium, qui semblait utopique dans les débuts, assoit l’existence du projet avant même sa concrétisation matérielle.

          Le catalogue croît également en nombre de bibliothèques participantes : les centres de l’EFEO en Asie sont intégrés progressivement. Par ailleurs, l’Institut français de recherche en Iran (IFRI) a demandé son entrée dans le SUDOC. En attendant son admission directe, l’IFRI intègre ses notices sous l’ILN (International Library Number) de la BULAC. L’extension virtuelle de la BULAC via son catalogue assoit aussi sa visibilité nationale et internationale.

          Un bilan est fait du récolement des collections en langues occidentales qui a pris fin en 2007 à la BIULO. Des problèmes ont été constatés sur 8 % des ouvrages récolés (pour moitié, les notices ne sont pas dans le catalogue, pour un quart, des informations sont à corriger, pour le dernier quart les ouvrages sont manquants), alors qu’il s’agit a priori de la part des collections la plus fiable. À Daniel Renoult qui s’enquiert sur les manquants au sein de la BIULO, Isabelle Nectoux répond que certains documents ont pu être déclassés et que l’on constate une perte d’environ 50 à 100 ouvrages par an.

          La préparation du libre-accès a atteint les deux tiers de son objectif pour 2007. Des améliorations très sensibles tant en qualité qu’en fonctionnement sont à noter. Néanmoins les capacités de travail sont encore un peu limitées, et les incertitudes récentes liées à l’émergence du projet Condorcet nuisent à l’efficacité de certains partenaires.

          Pour des questions de manque de place dans les locaux de la BIULO, certains ouvrages ne pourront être laissés à la disposition du public jusqu’à l’ouverture. Une part sera stockée au CTLes, l’autre sera organisée sur rayonnages rue de Wattignies.

          Le chantier de constitution de la Réserve, mené par Francis Richard, a bien avancé. Les 7 000 premiers volumes identifiés sont en cours de traitement (changement de cotation, puis dépoussiérage …) pour permettre leur transfert au CTLes.

          Concernant les statistiques de consultation du site web, la moyenne mensuelle de consultation du catalogue de la BULAC est d’environ 19 000 requêtes.Les sites internet et extranet ont reçu en tout 44 711 visites, soit une progression de 40 % par rapport à 2006. Les 485 297 pages téléchargées en 2007 représentent une augmentation de 26 %.

          Marie-Lise Tsagouria poursuit avec le chantier conservation. Le reconditionnement. systèmatique des périodiques de la BIULO a débuté en décembre 2007. Pour le marché de reliure, la totalité des crédits prévus a été consommée, soit 190 K€. Seule la reliure des périodiques n’a pu être lancée, la sélection des premiers titres à traiter n’ayant été validée qu’en fin d’année.

          Effectués à la demande de la direction du GIP, les diagnostics amiante ont confirmé la non contamination des collections examinées, notamment celles de la BIULO qui avaient été un temps stockées à Jussieu pendant des travaux. D’autres analyses sont projetées à l’IEI avec le concours de l’ingénieur hygiène et sécurité de Paris 3.

          La préparation du déménagement s’est poursuivie en 2007, avec pour objectif le lancement de l’appel d'offres pour les rayonnages peu après le début des travaux. Pour l’implantation des rayonnages, la capacité indiquée dans le programme a été bien respectée : les diverses simulations montrent la possibilité d’implanter 58 kilomètres linéaires de rayonnages (+ les meubles à plans et à microformes) pour 60 globalement prévus.

          Pour finir Marie-Lise Tsagouria évoque la création d’un service de référence virtuelle (SRV), à l’automne prochain, en collaboration avec plusieurs bibliothèques universitaires parisiennes, le projet étant piloté par Sainte-Barbe. Daniel Renoult insiste sur le caractère interactif de la bibliothèque virtuelle qui ne doit pas se muer en consommation passive.

          Le rapport d’activité 2007 est approuvé à l'unanimité par le conseil d’administration.

        1. Approbation du procès-verbal du conseil d’administration du 15 novembre 2007

        Le procès-verbal du conseil d'administration du 15 novembre 2007 est approuvé à l'unanimité.

        2. Information sur l’avancement du projet

        Compte tenu de l’évolution des projets parisiens et notamment de l’émergence du projet de campus Condorcet, Daniel Renoult propose la tenue en juin d’un conseil d’administration exceptionnel sur deux thèmes : l’avancement du projet de construction en invitant les représentants du conseil régional d’Île-de-France, maître d’ouvrage, et les interactions entre le projet BULAC et le campus Condorcet. Les présidents des établissements partenaires seront personnellement conviés à cette réunion.

        Le conseil d’administration approuve ces propositions. Sur proposition d’Éric Meyer et de Cécile Sakaï, les membres du conseil scientifique seront associés à cette réunion.

        3. Compte financier 2007

        Daniel Renoult présente aux membres du conseil d’administration le nouveau représentant du Contrôle d’État, M. Laurent Roure, qui succède à Claude Sanchez, parti à la retraite.

        Il présente également M. Jean-Luc Coffion, agent comptable de l’université Paris 3, qui remplacera Patrick Michaud à l’agence comptable du GIP BULAC à partir du 29 mai 2008, date de la passation de service. Le président du conseil d’administration souligne l’expérience de Jean-Luc Coffion en matière de comptabilité universitaire et sa maîtrise des applications financières et comptables utilisées au sein du GIP BULAC.

        A l’occasion de la présentation du compte financier 2007, Patrick Michaud souligne l’exécution satisfaisante du budget en 2007 : 90 % de dépenses par rapport aux prévisions et des recettes excédant le budget prévisionnel 2006 d’un peu plus de 100 %. L’augmentation du bilan en 2007 de 24 %, par rapport à 2006, résulte d’un accroissement de 11 % des investissements et de 25 % pour la trésorerie à l’actif. Au passif figurent 340 K€ de réserves. Les charges à payer constituent les dettes à hauteur de 252 K€, soit plus du quintuple de ce poste en 2006 (48 K€).

        Au compte de résultat, les recettes, à l’exception des produits financiers (+ 81 %), demeurent stables à hauteur de 1 637 K€. Les charges d’exploitation augmentent de 20 % pour atteindre 1 608 K€, notamment grâce aux achats d’ouvrages, aux prestations de reliure et à la conversion rétrospective.

        Le fonds de roulement de 1 M€ correspond à huit mois de fonctionnement. Toutefois, la délégation tardive des subventions conduit régulièrement le GIP à utiliser sa trésorerie pour fonctionner.

        Au nom de la DGES, Alain Colas confirme le montant de la subvention inscrite au budget primitif 2008, soit 1,7 M€. La DGES estime ce financement justifié, eu égard à la dimension nationale du projet, pilote dans différents domaines et notamment en matière de rétroconversion du cyrillique.

        Le président du CA remercie la DGES et souligne l’effort des autorités de tutelle. Il rappelle que ces dépenses profitent à l’ensemble des établissements, particulièrement pour la conversion de fichiers.

        Le compte financier et l’affectation du résultat au compte de réserves sont approuvés à l’unanimité des membres du CA.

      1. Approbation du procès-verbal du conseil d’administration du 15 novembre 2007

      Le procès-verbal du conseil d'administration du 15 novembre 2007 est approuvé à l'unanimité.

      2. Information sur l’avancement du projet

      Compte tenu de l’évolution des projets parisiens et notamment de l’émergence du projet de campus Condorcet, Daniel Renoult propose la tenue en juin d’un conseil d’administration exceptionnel sur deux thèmes : l’avancement du projet de construction en invitant les représentants du conseil régional d’Île-de-France, maître d’ouvrage, et les interactions entre le projet BULAC et le campus Condorcet. Les présidents des établissements partenaires seront personnellement conviés à cette réunion.

      Le conseil d’administration approuve ces propositions. Sur proposition d’Éric Meyer et de Cécile Sakaï, les membres du conseil scientifique seront associés à cette réunion.

    1. Approbation du procès-verbal du conseil d’administration du 15 novembre 2007

    Le procès-verbal du conseil d'administration du 15 novembre 2007 est approuvé à l'unanimité.

 
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