17 mars 2014

COMPTE RENDU
Assemblée générale du 17 mars 2014

Participants présents

Administrateurs

Michèle BAUSSANT (CNRS)
Jacques BERCHON (EPHE)
Carle BONAFOUS-MURAT (Paris 3)
Juliette CADIOT (EHESS)
Manuelle FRANCK (INALCO)
Pascale GOETSCHEL (Paris 1)
Rachel GUIDONI (EFEO)
Michel MARIAN (MESR)
Alain PEYRAUBE (MESR)
François-Joseph RUGGIU (MESR)
Cécile SAKAÏ (Paris 7)
Clothilde ZUR NEDDEN (Paris 4)

Membres de droit

Jean-Luc COFFION (Agent comptable)
Laurent ROURE (Contrôle d’État)
Alexandre BOSCH (Commissariat du Gouvernement)
Marie-Lise TSAGOURIA (Directeur BULAC)

Invités

Hugo Catherine (Pôle publics BULAC)
Soline LAU-SUCHET (représentante des personnels)
Flavien PELLENC (représentant des personnels)
Christophe PÉRALES (Directeur-adjoint BULAC)
Janie PHILIPPS (Paris 7)
Jean-Luc RACINE (Président du Conseil scientifique)
Noémie ROSEMBERG (Pôle publics BULAC)

Participants excusés

Administrateurs

Françoise THIBAUT (MESR) : procuration donnée à Alain PEYRAUBE

Membres de droit

Invités

Amélie PETITEAU (représentante des personnels)

Prochaine réunion : le 16 octobre 2014 à 9h30
Lieu et adresse : BULAC - Salle du conseil - 65 rue des Grands Moulins - Paris 13e.

Ordre du jour proposé

1. Élection du président de l’assemblée générale
2. Approbation du compte rendu du conseil d'administration du 13 décembre 2013
3. Nomination du directeur du GIP BULAC
4. compte financier 2013
5. rapport d’activité 2013
6. Modification du règlement public de la BULAC
7. Jours de fermeture 2014
8. Conventions
9. Questions diverses

1. Élection du président de l’assemblée générale

La séance est ouverte par Alain Peyraube, doyen d'âge, qui rappelle les raisons de cette nouvelle élection : depuis la dernière séance, le statut des GIP a été modifié et une assemblée générale est venue remplacer l'ancien conseil d'administration, avec les mêmes fonctions et la même organisation, toutefois. Il y a donc une obligation réglementaire à procéder formellement à l'élection d'un président pour la nouvelle instance. Les membres présents ont légitime pouvoir pour ce faire, les entités qu'ils représentent ayant préalablement confirmé leur mandat au sein de la nouvelle instance de gouvernance du GIP BULAC.

Alain Peyraube s'enquiert des candidatures à la présidence de l'assemblée générale du GIP. François-Joseph Ruggiu, président du précédent conseil d’administration, est le seul candidat à se manifester.

Après vote des membres de l'assemblée générale, François-Joseph Ruggiu est élu à 8 voix et 1 abstention.

Il remercie les membres de l'assemblée générale pour leur confiance renouvelée.

2. Approbation du compte rendu du conseil d'administration du 13 décembre 2013

Alain Peyraube demande à ce que les trois dernières lignes du 4ème paragraphe de la page 6 soient supprimées : les chiffres qu'elles contiennent sont des estimations qui n'engagent que lui et il ne souhaite pas qu'elles figurent au compte rendu du conseil.

Le compte rendu du conseil d’administration du 13 décembre 2013 est approuvé à l’unanimité, avec la modification demandée par Alain Peyraube.

3. Nomination du directeur du GIP BULAC

Le mandat de directeur du GIP BULAC est de 3 ans et doit donc être renouvelé périodiquement par l'instance de gouvernance du groupement. Marie-Lise Tsagouria souligne le caractère artificiel de cette procédure puisque depuis sa nomination en tant que premier directeur du GIP, il n’y a jamais eu de publication du poste, ni donc de mise en concurrence entre plusieurs candidats éventuels. Dans ces conditions, Marie-Lise Tsagouria indique qu'elle serait très honorée de poursuivre dans les fonctions qui sont actuellement les siennes, mais qu'elle comprendrait parfaitement que le renouvellement de son mandat n’ait rien d’automatique.

Elle quitte alors la salle afin de laisser les membres de l'assemblée librement délibérer.

Manuelle Franck, Jacques Berchon, Cécile Sakaï, Carle Bonafous-Murat, Alain Peyraube, Juliette Cadiot, Jean-Luc Racine et François-Joseph Ruggiu, tous successivement soulignent la qualité de la candidature de Marie-Lise Tsagouria. Alain Peyraube rappelle l'investissement dont elle a toujours fait preuve, et combien le projet BULAC lui doit le succès qui est le sien aujourd'hui. Manuelle Frank exprime le plaisir qu'il y a à travailler avec elle au quotidien et François-Joseph Ruggiu souligne la qualité de son travail et combien il apprend à son contact.

Après vote de l'assemblée générale, Marie-Lise Tsagouria est donc reconduite à l'unanimité dans son mandat de directeur du GIP BULAC.

On fait entrer Marie-Lise Tsagouria dans la salle et François-Joseph Ruggiu lui annonce le résultat du vote, en lui communiquant les compliments et remerciements des membres de l'assemblée générale.

Marie-Lise Tsagouria remercie les membres de l'assemblée générale pour leur confiance renouvelée.

4. Compte financier 2013

Jean-Luc Coffion présente succinctement le compte financier 2013 (voir documents joints) :

  • les recettes de fonctionnement, dont la subvention du MESR constitue les ¾, s’élèvent à 4 037 601,12 € pour l’exercice 2013 ;

  • les dépenses de fonctionnement pour le même exercice s’élèvent quant à elles à 4 258 583,50 €, incluant une dotation aux provisions pour risques et charges d’exploitation (gros travaux à venir) de 500 000 € (les dépenses d’investissement s’élèvent pour leur part à 360 288,03 €, montant logiquement en baisse par rapport aux deux années antérieures, où a été acquis l’essentiel du premier équipement de la BULAC) ;

  • c’est cette dotation aux provisions de 500 000 € qui explique le résultat déficitaire de l’exercice (- 220 982,08 €) ;

  • ce déficit n’est pas préoccupant : - la BULAC dégage en effet une capacité d’autofinancement (CAF) de 335 826,71 € constituée du résultat de l’exercice (- 220 982,08 €), du produit de la cession d’éléments de l’actif (- 330,00 €) et de la dotation aux amortissements et provisions (+ 557 138,79 €) ;

- la variation entre les exercices 2012 et 2013 est donc de + 54 868,68 €, résultant de l’intégration de la CAF 2013 (+ 335 826,71 €), de la subvention de la Région Île-de-France pour la numérisation des manuscrits constituant le cœur historique des collections de la BULAC (+ 79 000,00 €), du produit de la cession d’éléments de l’actif (+ 330,00 €) et des acquisitions d’immobilisations (- 360 288,03 €) ;

  • ces 54 868,68 € s’ajoutent au fonds de roulement constaté au 31/12/2012 pour constituer le fonds de roulement de l’exercice 2013, qui s’élèvent ainsi, au 31 décembre de l’année dernière, à 2 341 718,16 €, soit 200 jours de fonctionnement. Il convient toutefois de ramener à 189 ces 200 jours, du fait des dépenses de premier équipement non couvertes par la subvention ad hoc de la Région Île-de-France, pour un montant de 130 000 € environ (cette réduction de recettes sera constatée et prononcée comme il se doit sur l’exercice 2014) ;

  • déduction faite du besoin constaté en fond de roulement, de l’ordre de – 27 881,83 €, la trésorerie de la BULAC s’élève donc à 2 369 599,99 € après affectation du résultat de l’exercice 2013.

François-Joseph Ruggiu remercie Jean-Luc Coffion pour sa présentation très claire et très synthétique. Il prend note de l’augmentation du fonds de roulement entre les exercices 2012 et 2013, et de la dotation aux provisions pour de gros travaux ultérieurs, dont la nature est difficile à cerner aujourd’hui mais qui arriveront immanquablement tôt ou tard.

Carle Bonafous-Murat s’interroge sur le niveau élevé du fonds de roulement : dans un établissement dont la situation financière est structurellement délicate, comme la bibliothèque interuniversitaire de Sainte-Barbe par exemple, un fonds de roulement élevé est nécessaire et a son utilité ; mais la situation de la BULAC est fondamentalement saine. Dès lors, le niveau du fonds de roulement dont dispose le GIP n’est-il pas excessif ?

Jean-Luc Coffion rappelle qu’un fonds de roulement n’est que le résultat d’un compte, et non l’expression, en soi, d’un choix de gestion. S’il s’agit de dire que la BULAC ne dépense pas suffisamment ses crédits, le seul fonds de roulement n’est pas un élément suffisant pour en décider — du reste, il n’entre pas dans le rôle du comptable de se prononcer à ce sujet : c’est la prérogative de l’ordonnateur.

Marie-Lise Tsagouria admet bien volontiers que jamais la totalité du budget prévisionnel n’a été dépensé (sauf en 2013, du fait de la dotation aux provisions pour gros travaux). Mais la marge de trésorerie qui a toujours existé a permis et permet encore de faire face à des retards de versement de subventions (notamment pour celle relative au premier équipement de la bibliothèque, versée à service fait, sur factures), ce qui a permis au projet BULAC de réaliser toutes les ambitions placées en lui et aujourd’hui d’envisager avec sérénité le paiement de tous ses contractuels.

Michel Marian concède que 189 jours de fonds de roulement ne correspond pas à l’usage (qui varie entre 60 et 90 jours), mais comme Marie-Lise Tsagouria, il souligne que c’est ce qui a permis au projet BULAC de réaliser ses ambitions et pourra à l’avenir lui permettre des investissements massifs dans certains équipements collectifs qu’appelleront à n’en pas douter les bouleversements en cours de l’information scientifique et technique.

Marie-Lise Tsagouria rebondit et rappelle qu’en outre il faut tenir compte des nécessaires amortissements et de l’obligation de faire face un jour au simple renouvellement des équipements du bâtiment.

Alain Peyraube souligne le risque que d’ici là, la subvention de fonctionnement du MESR ne soit revue à la baisse.

Michel Marian relativise ce risque, d’une part parce que certains achats restent à réaliser, d’autre part, parce qu’à la clôture de l’exercice 2013, une partie du fonds de roulement reste « optique », en ce sens qu’elle inclut encore des crédits de subvention au titre du premier équipement du bâtiment.

Pascale Goetschel s’interroge quant à elle sur la faiblesse des dépenses d’achats de supports documentaires audiovisuels (60 000 € seulement en 2013).

Marie-Lise Tsagouria rappelle que l’acquisition de vidéogrammes ne constitue pas un secteur d’acquisition traditionnel de la BULAC.

Soline Lau-Suchet souligne en outre la pauvreté des catalogues de vidéogrammes destinés aux bibliothèques, pour des raisons essentiellement juridiques (longueur des procédures de négociation des droits), a fortiori dans les domaines géolinguistiques couverts par la BULAC.

Jacques Berchon souhaite pour sa part savoir ce que recouvre la notion de « personnel mis à disposition du GIP ». Y a-t-il un risque que cette mise à disposition prenne fin ?

Marie-Lise Tsagouria précise qu’il s’agit de la mise à disposition, très ancienne et très ciblée, par le CNRS, d’un agent ingénieur sur le domaine persan. Même lorsque le CNRS a dû pour des raisons réglementaires, sortir du GIP, la mise à disposition s’est poursuivie. Il est donc très peu probable qu’elle soit menacée, a fortiori maintenant qu’à la faveur des récentes évolutions juridiques, le CNRS redevient membre du groupement.

Les administrateurs ayant épuisé leurs questions, François-Joseph Ruggiu fait procéder aux votes de rigueur.

Le compte financier 2013 est approuvé à l’unanimité, ainsi que l’affectation du résultat de l’exercice.

5. Rapport d’activité 2013

Christophe Pérales procède à une synthèse rapide du rapport d’activité 2013 [1] : l’année écoulée peut être vue comme une année-charnière. À l’ouverture de la bibliothèque fin 2011, la majeure partie des services projetés était disponible et l’essentiel des processus internes afférents en place, mais pour des raisons de plan de charge, tous les objectifs constitutifs du projet BULAC n’ont été atteints au complet qu’en 2013 :

- pour ce qui est du fonctionnement interne de la structure, 2013 a constitué une année de stabilisation des processus tant administratifs qu’informatiques ou bibliothéconomiques (circuits des documents) ;

- côté services aux publics, 2013 a vu la mise en service du prêt d’ordinateurs portables, de la réservation de places en rez-de-jardin (pour les lecteurs à partir du M1), et la possibilité pour les usagers d’accéder hors les murs aux ressources en ligne acquises par la BULAC. Le déploiement de ces nouveaux services s’est effectué sans heurts ni difficultés particulières : cette capacité à intégrer aisément de nouveaux processus manifeste la solidité de l’organisation de la structure.

2013 a également permis à la bibliothèque d’atteindre son régime de croisière : si 2012 avait constitué la première année pleine de fonctionnement, la montée en charge de l’activité était manifestement encore en cours. Si le nombre d’inscrits (multiplié par deux), l’activité de prêts et de consultations de documents en magasins (en hausse sensible), ainsi que la fréquentation (+40% par rapport à 2012) ont continué de croître en 2013, il semble bien que l’on ait désormais atteint un plateau.

La BULAC entre donc dans une phase nouvelle de son histoire : 2014 sera l’occasion de préparer le développement de l’institution, dans la perspective du prochain plan d’action triennal 2016-2018. L’ouverture vers l’extérieur, l’ancrage dans les réseaux et les partenariats locaux, nationaux et internationaux constituera le fil rouge d’un projet dont les différents volets, articulés, viseront à renforcer l’identité du GIP BULAC comme bibliothèque de recherche, à travers une politique scientifique et patrimoniale formalisée, ouverte aux nouvelles pratiques de la recherche, notamment celles liées au numérique.

Année charnière, 2013 imposait que soit conduite, dans une visée tout à la fois d’évaluation et de prospective, une première enquête de public, dont en guise de focus sur le rapport d’activité 2013, Hugo Catherine et Noëmie Rosemberg présentent à l’assemblée générale les conclusions synthétiques. Des analyses plus détaillées, par établissement, profil (orientaliste/non-orientaliste) et niveau d’étude sont en cours. L’ensemble sera communiqué aux administrateurs et mis sur le site web de la BULAC [2].

Focus sur le rapport d’activité 2013 : synthèse de l’enquête de publics 2013

La nature de l’enquête était double :

- une enquête d’usage, destinée à mieux connaître les pratiques des différents segments de publics ;

- une enquête de satisfaction, afin de mesurer la perception qu’ont les différentes catégories d’usagers des services mis à leur disposition par la BULAC.

Au-delà de la saisie de l’état d’un existant à un moment donné, l’objectif principal de l’enquête visait à recueillir la perception et les attentes des publics, afin de fournir des éléments objectivés en vue d’un travail de conception, à venir, de nouveaux services ou d’évolution des services déjà disponibles.

L’enquête a été administrée sur quatre semaines, du lundi 4 novembre au samedi 30 novembre 2013. Les usagers ont répondu très massivement, bien au-delà des espérances les plus optimistes de la bibliothèque. Le panel ainsi constitué est donc riche. Il est également particulièrement représentatif des usagers de la BULAC, les profils des répondants recoupant de manière très proche ceux enregistrés pendant l’enquête grâce au système de contrôle d’accès de la bibliothèque : ainsi 68% des répondants se déclarent orientalistes (à lui seul, l’INALCO représente 83% de ce profil d’usager chez les étudiants, contre 2 à 4% pour chacun des autres établissements du GIP ; les enseignants-chercheurs représentent pour leur part 5% des usagers orientalistes, les publics non-universitaires, 2%). À noter également qu’à peine plus de la moitié des répondants réside à Paris (13% dans le 13e arrondissement, 15% dans le Val-de-Marne).

Pour ce qui est des usages, 54% des publics fréquentant déclarent venir à la BULAC plusieurs fois par semaine, et 19% tous les jours (24% de non-orientalistes viennent quotidiennement, contre 17% pour les orientalistes). Une forte minorité d’usagers (42%) ne fréquente pas d’autre bibliothèque. Le temps passé à la BULAC est généralement assez élevé : la moitié des répondants reste plus de 5 heures (63% des non-orientalistes contre 19% des orientalistes), le tiers au moins deux heures. Les non-orientalistes (et les étudiants) sont proportionnellement plus nombreux à fréquenter la bibliothèque le samedi que les orientalistes (et les enseignants-chercheurs). Si 88% des non-orientalistes déclarent se rendre à la BULAC pour travailler sur leurs propres documents, les usages de la bibliothèque par les orientalistes sont plus diversifiés (79% viennent pour consulter des documents présents en salle, 73% pour travailler sur leurs propres documents, 69% pour emprunter des documents, 55% pour le service de photocopie, impression, numérisation, 50% pour consulter des documents en magasins [3]), les usagers non-universitaires constituant toutefois la population aux usages les plus diversifiés.

Concernant la satisfaction quant aux services proposés, globalement, les personnes interrogées sont satisfaites de la BULAC à 58% (contre 17% d’insatisfaits et 25% sans opinion), soit 78% des usagers ayant répondu : on enregistre 66% d’opinion positive parmi les doctorants, 60 à 62% parmi les étudiants en master (1 ou 2), 61% parmi les enseignants-chercheurs, 59% parmi les étudiants de licence et 56% chez les publics non-universitaires. Les horaires et le calendrier d’ouverture (à 83%), l’accueil (à 82%) et les renseignements (à 77%) dispensés par le personnel, l’environnement de travail (à presque ou plus de 90% selon les items) sont plébiscités (toutefois, les commentaires libres pointent des problèmes de température dans certains espaces, l’absence de WiFi, et une propreté des toilettes jugée insuffisante ; et par ailleurs une forte minorité de doctorants et enseignants-chercheurs déplore un manque de calme dans les espaces de travail : à peine 50% de satisfaits sur cet item parmi ces deux populations).

Pour ce qui est des points négatifs, à une large majorité, les usagers se disent mécontents du nombre de places disponibles (67% d’insatisfaits), et, minoritairement, de la disponibilité des ordinateurs (49%), du principe d’ouverture à tous les publics majeurs (44%), du calme des espaces de travail (26%), de l’accès au réseau Internet (24%). Alors que l’appréciation des points de satisfaction par les usagers ne diffère pas fondamentalement selon que l’on est orientaliste ou pas, les éléments jugés insatisfaisants sont nettement clivants : par exemple, seuls 16% des orientalistes se déclarent satisfaits de l’offre de places de lecture, contre 50% des non-orientalistes (et cette dissymétrie se retrouve pour l’évaluation du principe d’ouverture à tous les étudiants majeurs, la disponibilité des ordinateurs, le calme des espaces de travail).

Reste que seuls 20% des orientalistes se déclarent globalement insatisfaits de la BULAC (contre 9% pour les non-orientalistes).

Enfin, les collections de la BULAC sont plébiscitées à 83%, parmi les répondants ayant exprimé une opinion à ce sujet (43% des interrogés n’ont en effet pas répondu à ces questions), l’usage déclaré de la documentation proposée en ligne étant plus surprenant (27% des doctorants et 25% des étudiants en master y recourent, contre seulement 18% des étudiants de licence et 20% des enseignants-chercheurs, alors que ces derniers comptent parmi les plus gros utilisateurs, avec les doctorants, du catalogue et du site web de la bibliothèque. Les abonnements proposés ne leur conviennent-ils pas ? Ils sont en effet seulement 29% à s’en déclarer satisfaits, contre 22% d’insatisfaits).

François-Joseph Ruggiu remercie Hugo Catherine et Noëmie Rosemberg pour leur présentation et invite les administrateurs à poser leurs questions.

Soline Lau-Suchet apprécie l’optimisme de la synthèse « 2013 en quelques mots » qui ouvre le rapport d’activité de l’année passée, mais elle pointe la persistance des problèmes liés à la surfréquentation de la bibliothèque et l’insuffisance des moyens humains au sein du Pôle collections (qui peine à traiter l’affluence des dons acceptés par la BULAC) et du Pôle publics (car la coexistence de publics très variés ne va pas de soi et constitue une source de difficulté pour les personnels appelés à réguler les conflits entre lecteurs). La BULAC est un équipement qui globalement en effet fonctionne bien, mais au prix d’un fort investissement de ses personnels, qui donnent beaucoup d’eux-mêmes.

François-Joseph Ruggiu affirme être pleinement conscient de ces difficultés : chacun des membres présents de l’assemblée générale a pu un jour ou l’autre connaître en tant que lecteur un sentiment de frustration et le manifester. Il ne doute pas que ces difficultés réelles seront discutées plus avant lors d’une assemblée générale à venir.

Concernant l’enquête de publics, Carle Bonafous-Murat s’étonne du faible nombre d’enseignants-chercheurs parmi les publics fréquentant la BULAC. Les semaines de collecte des données de l’enquête présentaient-elles sous cet angle des particularités notables ?

Hugo Catherine répond qu’il s’agissait de semaines typiques à de nombreux égards, et notamment celui-là. La poursuite du dépouillement des données collectées permettra peut-être d’expliquer ce phénomène.

Concernant l’enquête également, Alain Peyraube serait intéressé par des éléments d’informations complémentaires concernant les étudiants étrangers.

À ce stade du travail, Hugo Catherine n’a malheureusement pas d’éléments complémentaires à livrer. Mais il prend bonne note de la demande et tentera de faire parler les données collectées sur ce point, dans le document de restitution final.

Pascale Goetschel s’étonne de la fréquentation de la BULAC par des étudiants résidant loin de la bibliothèque : si la pénurie de places de lecture à Paris intra-muros peut expliquer ce phénomène pour les étudiants de licence, elle en comprend moins les raisons à partir du niveau M, particulièrement en ce qui concerne les étudiants de Paris 1, qui à partir de ce niveau d’étude, bénéficient de bibliothèques universitaires dédiées. Ces bibliothèques sont certes très fréquentées, mais les étudiants en master à Paris 1 fréquentent en outre massivement, semble-t-il, la BULAC, même lorsque leur domicile en est relativement éloigné. Pascale Goetschel s’interroge sur les facteurs qui favorisent cette multifréquentation.

Hugo Catherine fait remarquer que la BULAC est très bien desservie, notamment par la ligne 14 du métro et le RER C.

Janie Philipps fait le constat d’une pareille multifréquentation dans les bibliothèques universitaires de Paris 7.

Cécile Sakaï remercie la BULAC d’avoir conduit cette enquête dont les premiers éléments d’analyse sont tout à fait passionnants et souligne, p. 78 du rapport d’activité 2013, le nombre important d’étudiants issus d’établissement hors GIP et inscrits à la BULAC.

François-Joseph Ruggiu rappelle que ce problème a déjà été évoqué et que des tentatives de régulation sont en cours, auxquelles il faut laisser le temps de produire leurs effets.

Manuelle Franck témoigne des plaintes récurrentes recueillies lors des conseils d’administration de l’INALCO sur les difficultés liées, en périodes de forte fréquentation, à la cohabitation d’une part des orientalistes et des non-orientalistes, d’autre part des enseignants-chercheurs et des autres catégories de public. Elle suggère de moduler le niveau des services voire l’accès aux services en fonction des taux d’occupation de la BULAC.

Marie-Lise Tsagouria rappelle que le public enseignant-chercheur n’est jamais touché par les problèmes de surfréquentation puisqu’il bénéficie d’un service de places réservables qui, jusqu’à présent, n’a jamais connu la saturation. Parfois il est vrai, la place réservée s’avère indûment occupée par un autre lecteur, qu’il faut prier de se déplacer. Mais la plupart du temps, il s’agit seulement d’une méconnaissance du statut particulier de ces places de lecture et les choses se passent bien. Dans le cas contraire, il est toujours possible de recourir à l’appui du personnel de la bibliothèque présent en salle. Concernant le calme nécessaire au travail, il s’agit d’un autre problème auquel les personnels sont particulièrement sensibilisés : là encore, il ne faut pas hésiter à les solliciter si besoin.

Michel Marian s’étonne de la baisse en 2013 du nombre de documents disponibles en libre accès.

Marie-Lise Tsagouria explique que cette diminution n’est pas l’effet d’un désherbage, mais pour une part du retour en magasins des fascicules de périodiques antérieurs à 2003 (par principe, seules les dix dernières années des séries sont exposées en libre accès) et, pour l’autre part, des modes de calcul différents adoptés en 2012 et 2013 : une simple estimation en 2012 et antérieurement, un premier véritable récolement du libre accès en 2013, d’où des chiffres plus fiables, même s’ils témoignent en apparence d’une légère baisse.

Juliette Cadiot note avec satisfaction qu’ainsi que programmé en 2012 l’offre numérique de la BULAC s’est étoffée en 2013 et qu’elle est désormais accessible hors les murs de la bibliothèque. Sur ce dernier point, elle souhaiterait toutefois savoir ce qu’il en est pour les ebooks.

Soline Lau-Suchet profite de cette question pour préciser que l’offre d’ebooks consiste aujourd’hui à la BULAC essentiellement en corpus constitués par les éditeurs et qu’en complément la bibliothèque procédera prochainement à des acquisitions « pick and choose ». Le principe de ces achats d’ebooks, quelles qu’en soient les modalités commerciales, est de négocier leur accessibilité hors les murs de l’institution. C’est le cas aujourd’hui de tous les ebooks disponibles à la BULAC et de la grande majorité des bases de données commerciales mises à disposition des lecteurs.

Jacques Berchon souhaiterait en savoir davantage quant à la politique d’échanges de la BULAC.

Marie-Lise Tsagouria reconnaît qu’en la matière, la politique initialement définie dans le cadre du projet BULAC était plus ambitieuse : il s’agissait de procéder à des achats destinés à développer les échanges internationaux. Du fait de l’affluence de dons à laquelle doit faire face la BULAC, sa politique d’échanges est restée plus modeste que prévue, mais c’est un objectif qui garde, à terme, toute son importance.

Janie Philipps revient sur l’intervention de Soline Lau-Suchet en début de discussion. Elle relève qu’à la bibliothèque universitaire des Grands Moulins également, le temps consacré au service public va croissant depuis l’ouverture, du fait d’une fréquentation de plus en plus importante des espaces, quand les effectifs de personnels restent, pour leur part, constants. L’acquisition et le traitement des collections a ainsi de plus en plus tendance à passer au second plan. De là un certain désenchantement des personnels, peut-être inévitable après quelques années de fonctionnement, lorsque retombe l’euphorie de l’ouverture au public d’un équipement nouveau.

Soline Lau-Suchet n’est pas certaine que le problème soit une question de vases communicants entre activités au contact du public et activités centrées sur les collections. Elle rappelle l’effort d’acculturation réalisé par les personnels de l’ancienne bibliothèque interuniversitaire des langues orientales (BIULO) : aujourd’hui à la BULAC, plus personne ne rechigne à faire du service public, bien au contraire. Son propos était autre : il s’agissait de souligner qu’on ouvre sans cesse de nouveaux services mais que les effectifs en personnel stagnent.

François-Joseph Ruggiu remercie encore Hugo Catherine et Noëmie Rosemberg pour leur travail et leur présentation, ainsi que Christophe Pérales pour avoir présenté le rapport d’activité 2013 de la BULAC et en avoir assuré la présentation synthétique. Ce rapport d’activité doit être approuvé par l’assemblée générale et François-Joseph Ruggiu fait procéder à un vote en ce sens.

Le rapport d’activité 2013 de la BULAC est adopté à l’unanimité.

6. Modification du règlement public de la BULAC

François-Joseph Ruggiu rappelle les raisons de cette modification : il s’agit de permettre la mise en application des mesures adoptées lors du conseil d’administration du 13 décembre 2013 afin de réguler les aspects négatifs du succès de la BULAC.

Marie-Lise Tsagouria résume les modifications proposées (voir le détail dans le document joint) : la première doit permettre aux étudiants de M1 d’accéder aux mêmes service que ceux de M2, exception faite de la réservation de carrels ; la deuxième concerne le passage de 10 à 15 communications de documents des magasins par jour (tout, en effet, laisse penser que l’estimation initiale et prudente de 10 documents peut aujourd’hui être étendue sans difficulté) ; enfin, la dernière modification prévoit, moyennant quelques travaux pendant l’été 2014, de permettre aux étudiants de L et de M1 du GIP la réservation de 7 salles de travail en groupe, pour des durées, probablement, de 2 heures maximum.

Michel Marian annonce qu’il s’abstiendra lors du vote, non par conviction mais par prudence, en attendant que soit publié le rapport de l’Inspection générale des bibliothèques sur les structures documentaires interuniversitaires de la région parisienne. Il ne semble pas que ce qui est préconisé dans la proposition de modification du règlement intérieur du GIP BULAC doive aller à l’encontre de l’harmonisation recherchée par le rapport évoqué, mais, dans l’attente, Michel Marian préfère réserver son vote.

La modification du règlement public du GIP BULAC est adoptée à l’unanimité moins deux abstentions.

7. Jours de fermeture 2014

Marie-Lise Tsagouria présente la proposition de calendrier 2014 des fermetures de la BULAC (voir document joint). Le principe retenu pour l’établissement de ce calendrier est sensiblement le même qu’en 2013 : une semaine de fermeture entre Noël et le jour de l’An, 3 semaines l’été (dont 2 semaines de congés imposés pour les personnels, ce qui permet alors à la Direction technique du bâtiment de procéder aux coupures électriques nécessaires aux maintenances annuelles). Après les congés estivaux, la réouverture au public de la BULAC est programmée au 9 septembre, afin de permettre le 8 la tenue du symposium annuel de rentrée de la bibliothèque, qui réunit tous les personnels.

Cécile Sakaï s’étonne du caractère tardif de la proposition de réouverture à la rentrée de septembre par rapport à celle des universités, et à l’inverse, trouve celle de janvier bien précoce.

Marie-Lise Tsagouria s’inscrit en faux pour janvier, pic absolu de fréquentation de la BU chaque année (queue aux inscriptions). Concernant le mois d’août, la qualité des publics fréquentant la bibliothèque l’été, notamment les besoins des chercheurs étrangers, empêche de fermer la bibliothèque plus tôt dans la saison ; à l’inverse, malgré une rentrée universitaire de plus en plus précoce, la BULAC est loin d’être prise d’assaut début septembre. Il est vrai toutefois qu’en 2014, la fermeture estivale et la réouverture à la rentrée sont décalées d’une semaine par rapport aux années précédentes, du fait d’un satellite meeting [4], qui se tiendra à la BULAC en prélude au congrès annuel de l’IFLA [5] (International Federation of Library Associations and Institutions) à Lyon.

Soline Lau-Suchet confirme la forte affluence que connaît chaque année la BULAC dès les premiers jours de janvier. Elle espère en 2015 un renforcement des effectifs à cette période, pour ne pas laisser les étudiants contractuels employés par la BULAC trop seuls face à des lecteurs souvent tendus. Cela implique que le reste du personnel bénéficie de moins de congés à cette période.

Le calendrier 2014 des fermetures de la BULAC est approuvé à l’unanimité.

8. Conventions

Marie-Lise Tsagouria présente le projet de convention avec l’université Paris Ouest Nanterre La Défense : il s’agit, comme chaque année, du document fixant la possibilité pour les agents de la BULAC, sur la base d’un coût forfaitaire, en légère augmentation en 2014, de bénéficier des services du CRFCB [6] Médiadix pour des actions de formation continue et une aide à la préparation des concours de la filière bibliothèques.

La convention de coopération relative à la formation aux métiers des bibliothèques et de la documentation, entre la BULAC et l’université Paris Ouest Nanterre La Défense, est approuvée à l’unanimité.

L’INALCO et la BULAC n’ayant pu s’accorder à temps sur un texte commun, l’examen de la convention de cogestion du Pôle des langues et civilisations, entre la BULAC et l’INALCO est remis à la prochaine assemblée générale.

Marie-Lise Tsagouria présente le projet de convention de rétribution des conférenciers assurant une prestation à la BULAC : la BULAC, n’étant pas un EPSCP, ne peut payer ni heures complémentaires ni vacations. Or, elle a recours à des intervenants que ce soit dans le cadre de la formation continue de ses personnels ou dans celui de son programme d’action culturelle. À cet effet, l’INALCO a accepté que sa direction des ressources humaines procède aux opérations de gestion nécessaires.

La convention définissant entre la BULAC et l’INALCO les modalités de rétribution des conférenciers assurant une prestation à la BULAC est approuvée à l’unanimité.

9. Questions diverses

Soline Lau-Suchet fait lecture, au nom des représentants des personnels au comité technique et à l’assemblée générale de la BULAC, de la déclaration suivante :

« Le prochain renouvellement général des instances de la Fonction publique (élection des représentants) aura lieu à la fin de l'année 2014. Il est important de créer ou de mettre en conformité les instances représentatives du personnel du GIP BULAC à temps pour cette échéance. C'est pourquoi les représentants du personnel souhaitent préparer en commun avec la direction un texte de propositions de façon à ce que l'assemblée générale du GIP BULAC puisse prendre les décisions nécessaires lors de sa prochaine réunion.

Les représentants du personnel au comité technique et à l'assemblée générale du GIP souhaitent :

- que soit envisagée la création d'une commission consultative paritaire, compétente pour les agents contractuels, conformément au décret n°2013-292 du 5 avril 2013 relatif au régime de droit public applicable aux personnels des groupements d'intérêt public ;

- que le comité technique consultatif du GIP soit transformé en un comité technique réglementaire, en application du décret n° 2013-292 ; 

- que soit rediscutée la création d'une commission ad hoc pour le traitement des questions relatives aux carrières individuelles des fonctionnaires, du type CPE (commission paritaire d’établissement). ».  

Soline Lau-Suchet indique que si les agents apprécient les efforts déployés par la direction de la BULAC pour stabiliser et consolider les effectifs des différents pôles, ils souhaitent que ce travail aboutisse à une liste des agents contractuels de la BULAC établissant, aux termes du décret n° 2013-292 du 5 avril 2013 relatif au régime de droit public applicable aux personnels des GIP, le caractère pérenne ou non-pérenne de leurs missions et donc le régime de contrat qui leur est applicable. L’établissement de cette liste impose au préalable la clarification des notions de mission pérenne et non-pérenne portées par le décret, et les implications de ces définitions en termes d’investissement des agents et de qualité du travail souhaitable. À titre d’exemple emblématique, Soline Lau-Suchet rappelle que sur 44 agents, le Pôle collections compte 24 contractuels, donc 13 CDD : si la question de l’application du décret n° 2013-292 du 5 avril 2013 est particulièrement sensible dans le cas du Pôle collections de la BULAC, la question se pose néanmoins pour tous les pôles du GIP, et reste en attente d’une instruction.

Marie-Lise Tsagouria s’engage à travailler dans le sens des souhaits exprimés par les représentants des personnels. Elle rappelle, concernant la création d’une instance de type CPE que cette hypothèse a été plusieurs fois envisagée, mais chaque fois rejetée par les représentants des personnels, du fait de la crainte que la taille modeste de la structure BULAC et la proximité qui en découle entre les agents et leurs représentants ne rende délicat l’examen par les représentants des personnels des dossiers des agents dans le cadre d’une structure formelle de type CPE.

L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 17h14.

 

[1] Pour une vue exhaustive : Rapport d'activité 2013

[3] Plusieurs réponses étaient admises pour cette question, d’où un total supérieur à 100 %.

[5] http://www.ifla.org/. Le congrès annuel de l’IFLA ne s’était pas tenu en France depuis 1989.

[6] Centre régional de formation aux carrières des bibliothèques.

 
Pour citer cette page : 🔗 www.bulac.fr/?id=1763