19 mai 2009

PV du CA du 19 mai 2009 (approuvé par le CA du 19 novembre 2009)

Le 1er octobre 2009.

Conseil d’administration

du Groupement d'intérêt public « Bibliothèque universitaire des langues et civilisations »

le 19 mai 2009 à 14h30
En Sorbonne, Salle Gréard
46, rue Saint-Jacques, Paris 5e

Présents
ADMINISTRATEURS
  • M. Fabien CHAREIX (Paris 4)
  • Mme Cristina CRAMEROTTI (EFEO)
  • M. François JACQUESSON (CNRS)
  • M. Jacques LEGRAND (INALCO)
  • Mme Marie-Christine LEMARDELEY (Paris 3)
  • M. Philippe MARCEROU (Paris 1)
  • M. Michel MARIAN (MESR-DGESIP)
  • M. Alain PEYRAUBE (MESR-DGRI)
  • M. Daniel RENOULT (MESR-IGB)
  • Mme Cécile SAKAI (Paris 7)
  • M. François WEIL (EHESS)
MEMBRES DE DROIT
  • Mme Bernadette PETIT, Commissaire du gouvernement
  • Mme Marie-Lise TSAGOURIA, Directrice du GIP BULAC
INVITÉS
  • M. Yves CHEVRIER
  • Mme Joëlle CLAUD
  • M. Éric MEYER
  • Mme Isabelle NECTOUX
Excusés
  • M. Jean-Luc COFFION (Agent comptable)
  • Mme Sylvie HUREAU (EPHE)
  • M. Laurent ROURE, Contrôle d’État
  • Mme Françoise THIBAULT (MESR – DGRI)
Prochaine réunion

9 octobre 2009 à 9 heures 30
à la bibliothèque Sainte-Barbe

Ordre du jour

  1. Approbation du procès-verbal du conseil d’administration du 10 mars 2009
  2. Reconduction du GIP : approbation du programme d’action triennal 2010-2012 et de ses annexes
  3. Représentation du personnel : modification du règlement intérieur


1. Approbation du procès-verbal du conseil d’administration du 10 mars 2009

Le procès verbal du conseil d'administration du 10 mars 2009 est approuvé à l'unanimité.

2. Reconduction du GIP : approbation du programme d’action triennal 2010-2012 et de ses annexes

Le programme d'action triennal 2010-2012 propose une projection sur le fonctionnement de la BULAC après fusion de la BIULO et du GIP BULAC en 2010, sur l'année de l'emménagement rue des Grands-Moulins et de l'ouverture de la nouvelle bibliothèque (2011) et sur la première année complète de fonctionnement (2012). De manière conditionnelle, le budget prévisionnel correspondant prend en compte une prévision de participation des établissements en fonction du niveau de services dont ils souhaitent disposer.

Dans cet esprit, et à la demande du dernier conseil d'administration, la directrice du GIP a rédigé un document de travail, établissant la liste ces niveaux de service afin que les établissements membres du conseil d’administration disposent d'une base de discussion.

En 2010-2011, les dépenses documentaires subissent un tassement, priorité étant donnée aux opérations de déménagement. La croissance prévue en 2012 vise notamment à permettre d'étendre l'offre en ressources électroniques. Le conseil d'administration et le conseil scientifique auront à se prononcer sur la montée en charge effective de ce type de dépenses.

Le chantier de la conversion rétrospective change progressivement de nature : après la fin du marché relatif au cyrillique début 2010, le traitement des écritures restantes sera plutôt assuré par des recrutements en interne.

Le budget des services au public est en corrélation directe avec le volume d'heures d'ouverture : pour 3 000 heures/an, la masse d'emplois de catégorie C nécessaire a été évaluée à 13 magasiniers titulaires + 20 ETP en contrats étudiants. Ces derniers représentent une dépense annuelle d'environ 528 000 €.

L'informatique requiert un important effort financier pour aboutir au système-cible soit 500 000 € à 600 000 € annuels, incluant le recrutement des contractuels, soit 2 IGR, 1 IGE, 2 à 3 techniciens.

Le premier équipement informatique est en revanche pris en charge dans le cadre du CPER : 3 M€ versés à l'INALCO par l'État pour l'équipement informatique et multimédia du Pôle.

A cet égard, la directrice du GIP présentera au CA de novembre 2009 une convention de financement pour autoriser le GIP à recevoir une subvention de la Région Île-de-France, afin de prendre en charge l'équipement mobilier et signalétique du Pôle des langues & civilisations. Le montant en sera fixé après estimation du coût des rayonnages des magasins. La Région remboursera le GIP sur présentation des factures réglées.

Les coûts de déménagement sont estimés à 800 000 € pour l'année 2011. Philippe MARCEROU confirme que cette somme correspond exactement au marché passé par la Bibliothèque interuniversitaire de la Sorbonne pour un volume similaire.

Concernant les recettes prévues, une participation proportionnelle aux services rendus est demandée aux établissements. Le président du GIP ouvre le débat en présentant le document de travail, établi par Marie-Lise TSAGOURIA. Il rappelle qu’à ce stade il ne s’agit que d’hypothèses mais que ce document a été remanié suite aux suggestions émises lors du précédent conseil d'administration. Les prestations de base, ouvertes à tous les membres, sont l'inscription gratuite des lecteurs, l'accès à l'ensemble des collections, la formation des personnels et la mise à disposition d'espaces dans la bibliothèque tels les carrels, les places réservables en salles de lecture et de travail en groupe.

À ces prestations de base s'ajoutent pour les plus contributeurs un accès à des services générant des coûts propres importants : accès 24H/24, gestion dynamique des collections, accès à distance aux ressources électroniques...

Cristina CRAMEROTTI considère que la terminologie employée pour qualifier la typologie des membres est inadéquate eu égard au fait que l'ensemble des actuels membres du GIP sont « fondateurs ».

François WEIL suggère également un changement de terminologie et précise qu'il est favorable à la prorogation du GIP BULAC et fera voter cette résolution par son conseil d'administration. Il souhaite en revanche entamer un dialogue avec l'État sur l’articulation de la BULAC avec le projet Condorcet. Des problèmes d'arbitrage subsistent en effet quant au niveau de la participation de l'EHESS au sein du GIP BULAC, l’établissement étant prioritairement engagé dans le projet Condorcet. Dans les discussions à venir, il convient de réfléchir à des formes de participation conditionnelles ainsi qu'à des possibilités d'engagement temporaire ou définitif de l'EHESS envers la BULAC.

Alain PEYRAUBE approuve la nécessité de mettre en cohérence ces deux projets. Il rappelle que la ministre de l'Enseignement supérieur et de la recherche, parallèlement aux campus Condorcet et Saclay, a aussi apporté son soutien explicite à la phase 2 du Pôle des langues & civilisations : il y a donc tout lieu de penser qu'un équilibre sera trouvé entre les deux projets. En tout état de cause, Alain PEYRAUBE rappelle qu’il a pour instruction de faire avancer la deuxième tranche du Pôle.

Marie-Christine LEMARDELEY souligne l'engagement très fort de Paris 3 en tant que membre fondateur, et le transfert prévu des collections et des personnels de la BIULO. Elle engagera le conseil d'administration de Paris III à accepter la progression de participation de 7 500 à 30 000 €.

Daniel RENOULT rappelle que, dès la décision commune de création du GIP, s’est présentée la difficulté de lier la taille des établissements à leur participation. Il avait alors obtenu un accord sur une participation forfaitaire durant la phase préparatoire du projet. Il devient maintenant nécessaire d’étudier le partage des coûts de fonctionnement entre partenaires. En bonne méthode, il convient néanmoins de distinguer la discussion sur la prorogation du GIP de l’ajustement des participations financières. Ces ajustements devront toutefois être finalisés lors de la préparation du BP 2010.

Jacques LEGRAND, bien que dirigeant l'établissement le moins bien doté du GIP, trouve normal de redéfinir les participations. C’est le prix à payer pour doter la région Île-de-France d'un outil de travail qui fait défaut à d'autres capitales européennes. Depuis 1969 l'INALCO cherche à réunifier l'ensemble du potentiel étudiant. N'ayant pas un statut d’université, l'INALCO n'a pas pu obtenir le rattachement de la BIULO que le monde entier enviait à l’établissement. Par ailleurs, il considère que des projets nouveaux ne doivent pas conduire à mettre en difficulté l'opération BULAC. Même si des réajustements sont nécessaires, une modulation des participations paraît indispensable pour des partenaires engagés dans une logique de mise à disposition de fonds de bibliothèques.

Suite au récent changement de président à Paris 7, Cécile SAKAI n'a pas encore pu soumettre le dossier à la nouvelle équipe. L’université Paris 7 tient à proroger le GIP BULAC pour des raisons de proximité scientifique et géographique. Entre 3 % à 5 % d'usagers de l'université seront amenés à fréquenter régulièrement la BULAC. Néanmoins le partage du financement requiert des arguments bien étayés pour son acceptation par le conseil d'administration. En effet, l’université finance déjà les ressources électroniques de son SCD à une hauteur très élevée. La solution est à trouver dans le dialogue et la transparence, la participation de chacun des établissements devant être connue des autres.

Si François JAQUESSON souhaite également dissocier les deux plans (prorogation et contribution financière), il n'en reste pas moins que le conseil d'administration du CNRS voudra des éclaircissements financiers. Daniel RENOULT signale que, sur ce point précis, le programme d'activité et le budget triennal constituent des éléments de réponse.

Michel MARIAN relève l’accord général des établissements sur la prorogation du GIP et invite les membres du CA à respecter la date du 4 juillet, date limite de dépôt du dossier de reconduction. La hiérarchisation en trois niveaux de contribution ne semble pas s'imposer d'emblée, il suggère de s'en tenir à deux niveaux.

Il rappelle qu'il faudra de toute façon travailler rapidement sur le statut définitif de la BULAC.

Alain PEYRAUBE revient sur la position spécifique du CNRS, partenaire d'un nombre important de GIP. Si un travail d'explication est à fournir, il n'y a pas d'obstacle financier. Le prochain conseil d'administration prévu le 25 juin laisse le temps de convaincre le CNRS de l'importance pour son département de sciences sociales de demeurer membre du GIP BULAC.

Joëlle CLAUD s'engage à faire le nécessaire pour faire inscrire la prorogation du GIP lors d’un prochain conseil d'administration de Paris IV. En tant que professionnelle des bibliothèques et connaissant les coûts de la documentation, elle considère comme très raisonnable le niveau des participations prévisionnelles proposées par le document de travail. Elle suggère d'inscrire le prêt dans les services de base.

A titre d’exemple, Philippe MARCEROU informe l'assemblée que le budget annuel de fonctionnement de la bibliothèque de la Sorbonne se monte à environ 3,3 M€ et atteint 8,2 M€ avec la rémunération des titulaires.

Philippe MARCEROU annonce la désignation par le président de Paris I de Pierre-Yves QUIVIGER comme chargé de mission pour la documentation. La prorogation du GIP sera probablement présentée au conseil d'administration du 25 juin 2009.

Pour Daniel RENOULT, quel que soit le cadre juridique, la question du financement des bibliothèques va se poser dans des termes assez voisins. Aujourd’hui ce financement provient directement de l’État et dans une mesure plus modeste des droits universitaire versés par les étudiants. A l’avenir, les versements volontaires des établissements vont constituer une nouveauté dans le cadre de la responsabilité élargie des établissements et supposeront une révision des conventions actuelles.

S’agissant de la BULAC, il est impératif que la direction du GIP présente un budget sincère. En ce qui concerne les dépenses, les membres du CA ont fait peu de remarques. La discussion porte avant tout sur les recettes, moins sur celles de l’État qui a fait connaître sa position que sur la participation financière des membres du GIP comme l’a montré le débat en CA.

à ce sujet, Daniel RENOULT invite les membres à mener de manière bilatérale les discussions qui permettront à Marie-Lise TSAGOURIA de bâtir des hypothèses de recettes acceptables.

Compte tenu des remarques des membres du CA, le président du GIP suggère de retenir l'hypothèse de deux niveaux de service : le premier correspondrait aux services de base (y compris le prêt), le second comporterait l'ensemble des services.

François WEIL ne souhaite pas prendre une décision immédiate.

Daniel RENOULT propose la formule d’un groupe de travail ad hoc. Les membres du conseil d'administration sont invités à obtenir l'accord de leur établissement sur ce point et à communiquer par courriel à Marie-Lise TSAGOURIA le nom de la personne désignée. L'objectif est de dégager un consensus pour le document destiné au dossier de reconduction du GIP.

Concernant le vote des conseils d'administration, Daniel RENOULT suggère de s'en tenir à la proposition de reconduction de la convention constitutive, le programme d'action triennal permettant le cas échéant de fournir aux membres des CA les explications indispensables sur l’activité du GIP.

3. Représentation du personnel : modification du règlement intérieur

Le GIP ne possède aucune instance de représentation du personnel, ce qui ne faisait pas difficulté tant que le personnel était circonscrit à une petite équipe de projet.

Dans la perspective de la fusion avec la BIULO, il parait utile de mettre en place des instances, qui, si elles ne sont pas de droit dans le cadre d'un GIP, répondront au souci légitime de représentation des personnels.

Dans cet esprit, Marie-Lise TSAGOURIA propose une modification du règlement intérieur du GIP pour intégrer :

  • la mise en place d'un comité paritaire consultatif composé de cinq représentants du personnel et de cinq membres de l'administration. Cette hypothèse a reçu l'accord préalable des personnels. Il serait souhaitable que cette instance soit opérationnelle pour l'automne.
  • la participation en tant que membre invité au conseil d'administration d'un élu représentant des personnels et de son suppléant.

Daniel RENOULT rappelle que la BIULO n'a pas d'instance propre et utilise celles de Paris 3. Cette nouvelle instance serait la bienvenue, surtout dans un contexte de changement.

Jacques LEGRAND exprime son opposition à un vote sur sigle syndical.

Bernadette PETIT approuve le dialogue social mais, sur le principe, reste réservée sur la présence de représentants du personnel au conseil d'administration d’un GIP.

Joëlle CLAUD précise que Paris IV est favorable à cette idée. Il paraît normal que le personnel se sente concerné par la gestion de son établissement. Faire intervenir un changement parmi les membres invités n'est pas incompatible avec le statut du GIP. La demande du personnel, n’exigeant pas de droit de vote, reste acceptable.

Jacques LEGRAND approuve cette proposition et met en avant la dynamique positive que ces lieux de discussion avec les personnels devrait créer.

La modification du règlement intérieur portant sur la constitution d'un comité paritaire consultatif et l'élection d'un représentant au CA est approuvée à l'unanimité moins une abstention.

 
Pour citer cette page : 🔗 www.bulac.fr/?id=415