21 mars 2013

COMPTE RENDU
Conseil d'administration du 21 mars 2013

Participants présents

Administrateurs

Jacques BERCHON (EPHE)
Rachel GUIDONI ( EFEO)
Manuelle FRANCK (INALCO)
Marie-Christine LEMARDELEY (Paris 3)
Philippe MARCEROU (Paris 1)
Alain PEYRAUBE (MESR) 
Daniel RENOULT (MESR)
Cécile SAKAI (Paris 7)

Membres de droit

A. BOSCH (Commissariat du Gouvernement)
Laurent ROURE (Contrôle d'État)
Jean-Luc COFFION (Agent comptable)
Marie-Lise TSAGOURIA (Directeur)

Invités

Philippe CASELLA (EHESS)
Alain COLAS (MESR)
Éric MEYER (Président CS)
Tiphaine VACQUÉ (Directeur-adjoint)
Amélie PETITEAU (représentante des personnels)
Simon AUDIGIER (représentant des personnels)
Flavien PELLENC (représentant des personnels)

Participants excusés

Administrateurs

Juliette CADIOT (EHESS)
Michel MARIAN (MESR)
Françoise THIBAULT (MESR)
Clothilde ZUR NEDDEN (Paris 4) : procuration donnée à Philippe MARCEROU

Invités

Corinne de MUNAIN (Paris 4)
Janie PHILIPPS (Paris 7)
Soline SUCHET (représentante des personnels)

Prochaine réunion le 13 décembre 2013 À 15h00
Lieu et Adresse : BULAC - Salle du conseil

Ordre du jour 

1. Approbation du compte rendu du conseil d'administration du 7 décembre 2012
2. Compte financier 2012
3. Rapport d’activité 2012
4. Nomination des membres du conseil scientifique
5. Bilan de fonctionnement du service public
6. Convention de formation avec l’université Paris Ouest La Défense
7. Convention-cadre avec l’association du personnel de la BULAC

Le président du conseil d’administration souhaite la bienvenue à Manuelle Franck et à Rachel Guidoni qui prennent leurs fonctions d’administrateurs, représentant respectivement l’INALCO et l’EFEO. Il accueille également Philippe Casella, directeur du développement de la recherche de l’EHESS, François-Joseph Ruggiu, directeur-adjoint de l’INSHS (CNRS), ainsi que deux nouveaux représentants du personnels, Simon Audigier et Flavien Pellenc.

1. Approbation du procès-verbal du conseil d'administration du 7 décembre 2012

Le procès-verbal du conseil d'administration du 7 décembre 2012 est approuvé à l'unanimité.

2. Compte financier 2012

Le compte financier 2012 est présenté par Jean-Luc Coffion, agent comptable.

Les recettes s’élèvent à 4 111 658,89 € (hors la subvention de premier équipement, figurant au CPER État-Région et inscrite au budget de la BULAC au titre des années 2010 et 2011).

La principale évolution par rapport à l’année 2011 correspond aux remboursements effectués par l’INALCO au titre du partage des frais d’exploitation et de maintenance du bâtiment.

Les droits universitaires restent stables : en 2011, il avait été procédé pour la première fois au rattachement de ces recettes à l’année d’exercice.

Les dépenses sont celles d’un fonctionnement régulier. Pour l’investissement, elles correspondent à l’avant-dernière année d’utilisation des crédits de premier équipement.

Le résultat correspond à un bénéfice de 491 463,27 €.

Le fonds de roulement s’élève à 2 286 849 €, la trésorerie à environ 1,8 M€.

Marie-Christine Lemardeley compare le nombre de jours de fonctionnement offert par le fonds de roulement (117 jours) aux 60 jours exigés dans les universités. Laurent Roure précise que le Contrôle d’État détermine le seuil minimum de jours exigés. Disposer de davantage que ce seuil est de loin préférable.

Alain Colas interroge sur les provisions qui pourraient être faites. Laurent Roure confirme que c’est précisément ce qui a été recommandé à la direction du GIP, ce sera fait lors du prochain conseil d’administration.

Manuelle Franck pose la question de l’actualisation de la répartition des droits universitaires. 

Marie-Christine Lemardeley confirme que c’est effectivement un sujet sensible. Alain Colas informe le conseil que le ministère s’apprête à lancer un chantier de réflexion sur les bibliothèques interuniversitaires. Le modèle actuel, qui a trente ans, est en effet devenu complètement inadapté.

Cécile Sakaï s’interroge sur les conséquences de l’omniprésence des étudiants en médecine dans toutes les bibliothèques. Daniel Renoult rappelle qu’ils n’ont bénéficié d’aucune construction vaste et récente, il y a beaucoup de petits espaces, mais peu de places qui leur soient destinées.

Concernant le fonds de roulement, Daniel Renoult souligne que l’on ne dispose guère de points de comparaison : peu de bibliothèques universitaires ont la responsabilité complète de leur infrastructure immobilière et informatique.

Le compte financier 2012 est approuvé à l’unanimité.

La décision d’affectation du résultat au compte de réserve 10.682 est approuvée à l’unanimité.

3. Rapport d'activité 2012

Tiphaine Vacqué, directeur-adjoint de la BULAC, présente le rapport d’activité 2012. Il s’agit de la première année civile de plein fonctionnement, année d’aboutissement et d’observation à la fois.

Un texte (en annexe au présent compte-rendu) est lu par les représentants du personnel.

Alain Colas souligne la fréquentation remarquable de la bibliothèque, quasiment à la hauteur de la Bibliothèque sainte-Geneviève. Les statistiques montrent que 60% des inscrits sont des étudiants de licence : pour le MESR, il est essentiel de disposer d’une cartographie précise de la fréquentation des bibliothèques, notamment dans le cadre des négociations de la vague D.

Il remarque que seulement 11% des dépenses sont consacrés à la documentation, ce qui peut sembler très bas par rapport à d’autres bibliothèques.

Pour Marie-Lise Tsagouria, ce pourcentage doit être relativisé, le budget du GIP incluant des charges qui pour d’autres bibliothèques sont assumées par les universités. De plus, 17 000 documents sont entrés dans les collections en 2012, dont 10 000 notices créées dans SUDOC, ce qui montre à la fois l’originalité de la collection constituée et l’ampleur du travail que cela implique. De plus, si les dépenses documentaires sont modérées, c’est aussi parce que les dons tiennent une place exceptionnelle dans le processus d’entrée (près des deux tiers des nouvelles acquisitions en 2012). Ce sujet, tout-à-fait atypique dans une bibliothèque de cette ampleur, devra être traité par le conseil scientifique. 

Marie-Christine Lemardeley s’étonne de la faiblesse d’utilisation des méthodes d’auto-apprentissage de langues. Marie-Lise Tsagouria indique que le même constat est fait pour la documentation audiovisuelle : fortement empruntée, elle n’est quasiment pas utilisée sur place. 

Ces deux services vont être mieux valorisés et une observation attentive sera faite de leur évolution.

Éric Meyer constate que les périodiques papier sont plus utilisés que les périodiques électroniques. Philippe Marcerou va dans ce sens en précisant qu’à la Bibliothèque interuniversitaire de la Sorbonne, la consultation à distance a permis de multiplier par quatre la consultation des ressources électroniques, mais qu’en valeur absolue les chiffres restent très modestes.

Pour Philippe Casella, il existe un problème de coordination entre les établissements francîliens pour l’acquisition des ressources électroniques, notamment dans le cas des ressources de niche.

Alain Colas rappelle qu’une coordination existe avec le consortium Couperin et les acquisitions de licences nationales, dont une partie concernera les ressources de niche.

Rachel Guidoni constate que le taux de remplissage de 90% des rayonnages en libre-accès n’est pas encore atteint, mais elle pense néanmoins que certains ouvrages en libre-accès gagneraient à être remis en magasin. Devant la faiblesse des reproductions à la demande, elle s’interroge sur le niveau peut-être trop élevé des tarifs. En tout état de cause, Marie-Lise Tsagouria estime que le nombre de reproductions à la demande ne peut que diminuer puisqu’il est de plus en plus simple pour les lecteurs de procéder eux-mêmes à la photographie numérique des ouvrages.

Manuelle Franck rappelle une nouvelle fois que les chercheurs de l’INALCO qui n’appartiennent pas à une UMR n’ont pas accès aux ressources électroniques généralistes. Pour Daniel Renoult, cette carence souligne encore le besoin de coordination entre bibliothèques francîliennes évoqué par Philippe Casella.

Cécile Sakaï fait confirmer que les 18 thèses nouvellement entrées correspondent bien au dépôt annuel des thèses de l’INALCO. Elle demande des précisions sur la fréquentation estivale : il y a eu environ quatre fois moins de lecteurs, mais seulement deux fois moins de communications, il s’agit d’un public pour l’essentiel de niveau recherche.

Le rapport d’activité 2012 est approuvé à l’unanimité.

4. Nomination des membres du conseil scientifique

En 2013, douze membres sont à renouveler et huit nouveaux membres sont à désigner.

Une présentation des candidats est faite par Éric Meyer, président sortant du conseil scientifique, les CV étant par ailleurs mis à la disposition des membres du conseil. 

Il rappelle en préalable que les membres du conseil n’ont pas vocation à représenter leur établissement de rattachement, mais qu’on vise malgré tout à trouver un équilibre entre disciplines, aires culturelles, juniors et seniors, sans compter la nécessaire parité et la présence de collègues étrangers et provinciaux.

Huit conseillers sortants ne peuvent être renouvelés : Olivier de Bernon, Francis Conte, François Déroche, Manuelle Franck, Antoine Marès, Catherine Mayeur-Jaouen, Éric Meyer, Gilles Veinstein (†).

Marie-Christine Lemardeley s’inquiète de savoir qui présidera le conseil scientifique : le nouveau président sera élu par et parmi le conseil en décembre.

Alain Peyraube relève qu’il serait intéressant d’avoir un représentant de la zone Asie centrale. 

Daniel Renoult indique que la présence de Francis Richard, directeur scientifique de la BULAC et spécialiste de cette partie du monde, compense cette absence de représentation parmi les candidats.

Cécile Sakaï souligne la grande qualité des candidats, mais déplore l’absence de représentation de la Corée et d’une présence plus forte pour le Japon (alors qu’il y a trois représentants du domaine chinois). Elle suggère que ceci soit pris en compte lors des prochains renouvellements.

Rachel Guidoni pense qu’une présence renforcée des bibliothécaires pourrait également être utile lorsqu’on aborde les aspects plus techniques de certains dossiers.

Daniel Renoult rappelle que l’on a parfois remédié à certaines lacunes par le biais d’invitations permanentes. Il cite l’exemple de Cheng Pei pour la Bibliothèque nationale de France. Il invite le conseil scientifique à formuler des suggestions.

Après consultation, aucun membre du conseil d’administration ne souhaite voter nom par nom.

Un premier vote renouvelle à l’unanimité les douze membres sortants : 

  • Dominique Akhoun-Schwarb
  • Véronique Béranger
  • Michele Bernardini
  • Alain Blum
  • Pierre Boilley
  • Thomas de Bruijn
  • Chantal Chanson-Jabeur
  • Redouane Djamouri
  • Ève Feuillebois
  • Jean-Luc racine
  • Thomas Tabery
  • Michèle Therrien

Un second vote désigne les huit nouveaux membres du conseil scientifique : 

  • Étienne Boisserie
  • Damien Chaussende
  • Aboubakr Chraïbi
  • Leyla Dakhli
  • Marie-Élizabeth Ducreux
  • François Lagirarde
  • Henry Laurens
  • Gérard Toffin

5. Bilan de fonctionnement du service public

La présentation du bilan de fonctionnement en service public est effectuée par Émile Page, responsable du Pôle publics.

Le bilan qui a été établi permet notamment aux agents de mieux se situer lorsqu’ils effectuent leurs tâches de service public. Les quotas de temps prévus pour le service public ont été respectés.

Jacques Berchon demande quelle charge de travail supplémentaire a représenté l’ouverture des salles de groupe et des carrels : le surcroît de travail n’est pas significatif par rapport à l’activité globale de communication des documents.

Daniel Renoult se réjouit de la mise à disposition de ces éléments statistiques très fouillés, qui facilitent à la fois l’auto-évaluation et les réponses à apporter à des demandes d’évolution. Il est intéressant de constater que les périodes d’usage intensif ne sont pas toujours celles qu’on imagine a priori : la plus grande charge n’est finalement pas dans la soirée, mais dans l’après-midi.

6. Convention de formation avec l'université Paris Ouest La Défense

La convention est approuvée à l’unanimité.

7. Convention-cadre avec l'association du personnel de la BULAC

Daniel Renoult précise que le versement d’une subvention ne se fera que sur la base d’un projet élaboré, préalablement présenté et approuvé par le conseil d’administration.

La convention-cadre est approuvée à l’unanimité.

La séance est levée à 17h30.

Annexe au compte rendu du CA du 21 mars 2013

Texte lu par les représentants du personnel lors du conseil d’administration du 21 mars 2013

« Les personnels de la BULAC se réjouissent de cette première année d’ouverture et du succès rencontré par l’établissement. Ils ont à cœur d’assurer la qualité des différents services proposés aux publics. Ils sont conscients qu’au terme d’une année d’ouverture on ne peut exiger un fonctionnement optimal et qu’il reste encore des ajustements à apporter, aussi bien au niveau de l’organisation du travail interne que de celui en salle de lecture. C’est dans une volonté d’amélioration qu’ils souhaitent attirer l’attention des membres du CA sur les deux points suivants.

⇛ Aujourd’hui, l’insuffisance des effectifs sur certaines fonctions et l’importance du service public ne permettent pas d’assurer de manière efficace l’une des missions principales de la BULAC, à savoir l’acquisition et la mise à disposition d’une documentation spécialisée. Les conséquences au sein des différents pôles sont les suivantes : 

  • 1. Pôle collections : manque de temps pour effectuer la veille documentaire et retards dans le traitement catalographique (dûs aux reliquats et aux dons)
  • 2. Pôle conservation : délais d’acheminement prolongés en raison de problèmes informatiques et de mauvais traitements des fournisseurs
  • 3. Pôle publics : difficultés à intégrer en salles de lecture la masse des documents et à assurer la bonne tenue des rayonnages et signalétiques.

⇛ Par ailleurs, l'éventail de services à la fois modernes et originaux proposés par la BULAC suppose une grande polyvalence et une adaptation continuelle de l’ensemble des personnels. L'ouverture progressive de ces services au cours de l'année 2012 a souligné un manque en matière de formation continue et de circulation de l'information. Cela a pour conséquence une qualité de service encore insatisfaisante sur certaines tâches, induisant des mécontentements récurrents au sein du lectorat, situation que les personnels regrettent.

Les personnels souhaitent que ces points soient pris en considération et espèrent que les dispositions nécessaires seront prises afin d’y remédier.

Dans cette optique, ils ont d'ailleurs constitué des groupes de travail portant sur les questions des effectifs et du service public. »

Les représentants du personnel au CA

 
Pour citer cette page : 🔗 www.bulac.fr/?id=1290