24 novembre 2008

PV du CA du 24 novembre 2008 (approuvé par le CA du 10 mars 2009)

Le 25 février 2009.

Conseil d’administration

du Groupement d'intérêt public « Bibliothèque universitaire des langues et civilisations »

Présents
ADMINISTRATEURS
  • M. Carle BONAFOUS-MURAT (Paris 3)
  • M. Yves CHEVRIER (EHESS)
  • Mme Joëlle CLAUD (Paris 4)
  • Mme Sylvie HUREAU (EPHE)
  • M. Jacques legrand (INALCO)
  • M. Philippe MARCEROU (Paris 1)
  • M. Michel MARIAN (Enseignement supérieur – DGES)
  • M. Philippe MINARD (CNRS)
  • M. Alain PEYRAUBE (Enseignement supérieur - DGRI)
  • M. Daniel RENOULT (Enseignement supérieur - IGB)
  • Mme Cécile SAKAI (Paris 7)
MEMBRES DE DROIT
  • Mme Monique RONZEAU, Commissariat du gouvernement
  • M. Laurent ROURE, Contrôle d’État
  • Mme Marie-Lise TSAGOURIA, Directeur
  • M. Jean-Luc COFFION, Agent comptable
INVITÉS
  • M. Éric MEYER, Président du conseil scientifique
  • Mme Isabelle NECTOUX (BIULO)
Excusés
  • Mme Cristina CRAMEROTTI (EFEO) : pouvoir à Mme HUREAU
  • Mme Françoise THIBAULT (DGRI)
Prochaine réunion

10 mars 2009 à 15 heures
En Sorbonne, Salle des commissions
46, rue Saint-Jacques

Ordre du jour

  1. Approbation du procès-verbal du conseil d’administration du 17 avril 2008 et du procès verbal de la réunion extraordinaire du conseil d’administration et du conseil scientifique du 4 juin 2008
  2. Information sur l’avancement du projet
  3. Convention « Consortium européen pour le développement des ressources électroniques japonaises »
  4. Décision budgétaire modificative n°1
  5. Programme d’activité 2009
  6. Budget primitif 2009
  7. Proposition de proroger le GIP BULAC
  8. Organigramme fonctionnel commun BIULO-GIP BULAC

1. Approbation du procès-verbal du conseil d’administration du 17 avril 2008 et du procès verbal de la réunion extraordinaire du conseil d’administration et du conseil scientifique du 4 juin 2008

L’assemblée approuve à l’unanimité les procès-verbaux des conseils du 17 avril 2008 et du 4 juin 2008.

2. Information sur l’avancement du projet

La réunion mensuelle utilisateurs/maîtrise d'ouvrage/maîtrise d'œuvre au cours de la première semaine d’avril a permis de constater la rapide progression des travaux. Concernant les équipements, l'État et la Région prendront en charge directement des équipements distincts.

Le président du CA dresse un premier bilan des contacts pris suite au courrier adressé en juillet 2008 à chacun des partenaires pour préciser les dépôts de collections à la BULAC. Des rendez-vous ont eu lieu avec les présidents de l’EPHE, de l'EHESS et de Paris IV, mais les réponses écrites restent à venir. À ce jour, seule l’EFEO a indiqué par écrit la répartition de ses collections entre l’avenue du Président-Wilson et la BULAC. Il reste à prendre date avec Paris 7 et l’INALCO.

Après le projet « Île Seguin » en 2007, le projet Condorcet engendre des changements de stratégie pour certains partenaires de la BULAC, en particulier l’EHESS et l’EPHE. Cependant, quelles que soient les caractéristiques finales du projet Condorcet, la bibliothèque qui s'installera à Aubervilliers sera amenée à travailler en réseau avec les autres établissements et des formes nouvelles de partenariat sont donc à imaginer.

Lors du colloque des 23-24 octobre 2008, qui a connu un grand succès, s’est exprimé le souci des chercheurs de pouvoir disposer de collections « chaudes » à leur proximité par opposition à des collections « froides » déposées à la BULAC par exemple. La BULAC ne verrait pas d’objection à confier temporairement une partie de ses collections aux chercheurs. L’idée de circulation des fonds commence à faire son chemin, notion qui s’applique à une vision élargie du territoire « parisien ». La logique de réseau des partenaires sur le territoire dépasse le périphérique. Monique RONZEAU précise que le comité de pilotage du campus Aubervilliers-Condorcet a pour représentant de l’État le recteur de Paris.

Alain PEYRAUBE, chargé de mission par la DGRI, pour l’aspect recherche du pôle des langues et civilisations, va entamer un processus d'identification des équipes de recherche susceptibles d'être hébergées sur les 10 000 m² à construire sur la ZAC Paris Rive Gauche. Les deux conditions à remplir seront d'une part le dépôt des collections à la BULAC, d'autre part des travaux de recherche sur la thématique des « langues et civilisations du monde ».

3. Décision budgétaire modificative n°1

Marie-Lise TSAGOURIA expose les trois motifs principaux de cette première décision budgétaire modificatrice:

  • Les recettes ont diminué, du fait du report de versement de 340 000 € de subvention par la DGES.
  • Les prestations de conversion rétrospective, estimées à 250 000 € au BP 2008, atteindront finalement 472 000 €, grâce au rythme soutenu des travaux accomplis par le prestataire : la conversion des caractères latins sera terminée fin 2008 et le marché pour les caractères cyrilliques avance deux fois plus vite que prévu. Après un démarrage difficile, la SAFIG est parvenue à embaucher et à stabiliser des contractuels de qualité. Les deux marchés fonctionnant maintenant parfaitement, il est préférable de ne pas en freiner la dynamique.
  • Les immobilisations incorporelles, initialement estimées à hauteur de 180 000 € ont été annulées. Dans la perspective du recours aux logiciels libres, les investissements en progiciel feront place à des prestations informatiques de développement et de maintenance.

Pour respecter l’équilibre du budget, 278 000 € de plus sont donc prélevés sur le fonds de roulement (FDR), soit un peu moins que la perte de recette. Le FDR atteint donc le minimum acceptable sur une période courte.

Le contrôleur d'État se déclare satisfait du maintien d’un fonds de roulement équivalent à deux mois de fonctionnement.

À Cécile SAKAI qui craint que le problème de retard des versements des subventions ne devienne récurrent, Michel MARIAN confirme qu’il s’agit d’un décalage occasionnel, et que la décision a été prise après concertation avec la directrice du GIP. Le ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche s'est en effet trouvé confronté à des priorités inattendues en cours d’année. Au premier trimestre 2009, une première délégation de crédit rétablira les 340 000 € de crédits.

4. Programme d’activité 2009

Le suivi de maîtrise d’ouvrage sera assuré au moyen de réunions mensuelles de chantier pour opérer les ajustements nécessaires au fur et à mesure de la construction, ainsi que le travail qui reste à effectuer pour monter les marchés d'équipement.

En 2009 seront établis les cahiers des charges du déménagement, des rayonnages pour les magasins, des chariots, des mobiliers professionnels de la BULAC et de l’INALCO et de l'ensemble du matériel informatique et multimédia.

La BULAC devrait avoir en charge le portage direct des marchés de mobilier et de signalétique.

Premier point de la politique documentaire abordé par Marie-Lise TSAGOURIA, la charte documentaire, finalisée pour les monographies, reste à achever pour les périodiques, la réserve ou encore les ressources audiovisuelles. Le prochain conseil scientifique amorcera ce travail pour la documentation audiovisuelle.

Pour la préparation du libre accès, l'objectif 2009 correspond à la sélection de 35 000 monographies, 500 titres de périodiques, ainsi que de 500 documents audiovisuels à acquérir.

Le fonds de ressources électroniques continuera à se développer : tous les investissements importants seront soumis au conseil scientifique.

Sur le plan scientifique, Francis RICHARD poursuit les négociations avec plusieurs établissements. Ainsi, 2009, à l'issue de deux ans de négociations, devrait voir la signature d'une convention de partage documentaire avec la BNF.

Sylvie HUREAU s'enquiert du partenariat avec le Musée du Quai Branly et le Musée Guimet. Marie-Lise TSAGOURIA répond que ce partenariat, encore inabouti, repose sur des demandes réciproques, qu’il devrait être aisé de finaliser. Francis RICHARD poursuit le dialogue avec ces deux institutions.

Yves CHEVRIER souligne l'importance de la future action de l'INSHS sur le corpus électronique du CNRS et note la volonté du CNRS de rattraper un certain retard. De toute évidence, il serait judicieux pour la BULAC de prendre l'attache des équipes de ce nouvel institut dès lors que sa création sera effective.

Marie-Lise TSAGOURIA commente les chantiers informatiques en cours. Les études sur le SIGB libre KOHA s’enrichiront prochainement du retour d'expérience d'autres utilisateurs, notamment celle des universités d'Aix-Marseille qui ont opté pour la solution KOHA dans le cadre d'une mise en concurrence.

Jacques LEGRAND confirme que la mise en place d'un annuaire LDAP tant à l'INALCO qu'à la BULAC justifie une étroite coordination entre les équipes informatiques des deux établissements. La réflexion sur les ENT devra suivre dans la même configuration.

À propos de la conversion rétrospective des catalogues, Madame TSAGOURIA souligne la forte baisse des prestations de service en 2009. En revanche, le recrutement d'agents spécialisés dans certaines écritures (japonais, chinois, arabe) pour une saisie en interne contribuera à augmenter la masse salariale de la rétroconversion.

Le traitement matériel des collections fonctionne en flux tendu. En 2009, les ouvrages sélectionnés pour la Réserve seront recotés, dépoussiérés et conditionnés. En 2009 et 2010, seront également dépoussiérés les 7 à 8 kilomètres linéaires les plus sales de la BIULO. Le diagnostic amiante, négatif sur tous les sites déjà contrôlés, reste à terminer sur les annexes de la BIULO, à Clichy et Malakoff.

Marie-Lise TSAGOURIA signale le recrutement à temps complet d'un ingénieur d'études responsable de la communication. En charge de la rédaction de la Lettre d'information et de l'alimentation du site web, la chargée de communication organise également les opérations de relations publiques comme le colloque et la prochaine pose de la première pierre (clou fondateur). La Lettre d'information n° 3 a été tirée à 5 000 exemplaires.

Daniel RENOULT juge la dernière Lettre d'information très réussie, donnant un excellent outil de compréhension du projet.

Carle BONAFOUS-MURAT désire savoir si le site web existe en anglais. Marie-Lise TSAGOURIA répond qu'une traductrice avait travaillé sur la première version du site, mais que la traduction au jour le jour a beaucoup de retard. Carle BONAFOUS-MURAT propose d'associer Paris 3 à ce travail en s'appuyant sur leurs ressources anglophones.

Le programme d'activité 2009 est adopté à l'unanimité.

5. Budget primitif 2009

Les recettes restent stables, avec une subvention de fonctionnement reconduite à hauteur de 1 700 000 € en 2009. Marie-Lise TSAGOURIA remercie la DGES de maintenir son soutien au projet en dépit d'une conjoncture difficile.

Les achats de fournitures demeurent à un niveau constant, avec un fort pourcentage dédié à la conservation. Le plus gros poste de la classe 61 demeure le loyer. Les dépenses en documentation sont stables.

Les services extérieurs regroupent essentiellement trois gros chantiers pour 663 000 €. La part de la conversion rétrospective se réduit du fait de la fin du marché. La conservation monte en puissance. Les prestations informatiques comprennent les licences SUDOC, les applications comptables et surtout les appels d'offres prévus pour le développement d'application de gestion des collections et du SIGB libre KOHA.

Faire appel à un plus grand nombre d'agents, dotés d'une forte qualification, permet le développement des chantiers devenus prioritaires dans les dernières années avant l’ouverture : conservation, informatique et rétroconversion. En conséquence, les frais de personnel affichent une forte progression et dépassent 780 000 €.

Les charges indirectes comptabilisent l'affectation éventuelle de nouveaux fonctionnaires. Actuellement, deux des postes vacants sont occupés par des contractuels.

Les 90 000 € d'achat d'investissement nécessitent un prélèvement de 16 100 € sur le fonds de roulement (FDR). Le FDR se maintient aux deux mois de fonctionnement préconisés.

Jean-Luc COFFION note qu'en dépit d'une baisse ponctuelle des ressources, le niveau du FDR demeure à un niveau acceptable. Laurent ROURE estime que l'évolution du FDR va dans le bon sens.

Michel MARIAN félicite l'équipe gestionnaire pour la concordance des comptes et du budget, preuve de maîtrise des moyens du groupement.

Au delà de la période préfiguration, Daniel RENOULT rappelle qu’il faudra réévaluer la participation financière de chacun des partenaires au regard du budget de fonctionnement de la BULAC.

Le BP 2009 est approuvé à l'unanimité.

6. Convention « Consortium européen pour le développement des ressources électroniques japonaises »

Marie-Lise TSAGOURIA explique que ce Consortium est né de la volonté de formaliser le cadre de travail entre les bibliothèques européennes qui souhaitent négocier les meilleurs tarifs d'abonnements aux ressources électroniques japonaises.

Cinq bibliothèques françaises, quatre en Grande-Bretagne et une aux Pays Bas sont partantes pour adhérer au Consortium. La BULAC assumera pendant les trois premières années le rôle de porteur du consortium et aura en charge la négociation avec les fournisseurs.

Alain PEYRAUBE s'étonne de l'absence de la BIULO ou de Paris 7 parmi les co-signataires. Marie-Lise TSAGOURIA répond que la signature de la BULAC permet d'en faire directement bénéficier tous les partenaires du GIP.

Marie-Lise TSAGOURIA confirme à Cécile SAKAI que, comme stipulé dans l'article 9, les membres ne sont solidaires ni entre eux ni à l'égard de leurs créanciers extérieurs respectifs.

Sylvie HUREAU et Jacques LEGRAND jugent trop réducteur le terme «relatives au Japon » dans le préambule et l'article 2. En effet, le Japon produit des ressources électroniques sur d'autres domaines.

Michel MARIAN s’enquiert du coût d'une licence internationale. Marie-Lise TSAGOURIA indique que, pour chaque établissement, le coût a été divisé par trois, notamment en raison de la volonté du fournisseur NetAdvance de s'installer sur le marché européen. Il convient de baser la comparaison non sur le prix catalogue, que peu de personnes payent, mais sur l'économie réalisée en achetant avec le consortium. Il s’agit d’un consortium de négociation. L'adhésion au consortium n'entraîne aucune obligation financière.

Philippe MINARD explique l'absence de bibliothèque allemande parmi les signataires du fait du recours aux licences nationales mis en place en Allemagne par la Deutsche Forschungsgemeinschaft.

Michel MARIAN souligne aussi qu'à travers ce consortium dont elle assure la conduite, la BULAC est reconnue par des partenaires prestigieux (BNF, British Library, SOAS...) comme représentant du groupement. Il note que lorsqu'on réussira à mettre en place un système de licence nationale en France, il ne faudra pas oublier la possibilité de couplage avec une licence internationale.

Sylvie HUREAU désire connaître les modalités concrètes d'accès à Japanknowledge : ce sera possible par le biais d'adresses IP reconnues ou par l'usage d'un mot de passe, en attendant une identification plus organisée via le LDAP.

Le conseil d'administration autorise Marie-Lise TSAGOURIA à signer la charte d'adhésion au Consortium.

7. Proposition de proroger le GIP BULAC

Selon les statuts, la convention constitutive du GIP BULAC devrait être renouvelée au second semestre 2009, le dossier devant être transmis au plus tard en juillet 2009. A cette occasion, il convient de se reposer la question du statut de la BULAC et le président du CA ouvre le débat.

La transformation du GIP en établissement public ne semble pas envisageable à court terme. Au vu d’autres expériences parisiennes, le statut de bibliothèque interuniversitaire ne parait pas non plus très approprié. La solution la plus opportune semble bien être la prorogation du GIP, sans qu'il soit nécessaire de modifier la rédaction de la convention constitutive. Cette solution a pour avantage de laisser se stabiliser les partenariats universitaires parisiens.

Monique RONZEAU précise que cette solution a l'approbation du recteur. Dans un contexte caractérisé par une réflexion non aboutie sur des regroupements ou des associations d’établissements d’enseignement supérieur, il serait prématuré de prendre une autre décision, et la sagesse consiste en effet à reconduire le GIP. Cette formule d’attente sera éventuellement à reconsidérer lorsque l’on disposera d’une meilleure visibilité sur les nouveaux ensembles.

Alain PEYAUBE exprime l'avis favorable de la DGRI.

Michel MARIAN se range également à cette position au nom de la DGES.

Philippe MINARD, représentant du CNRS, souscrit à cette proposition qui lui paraît la formule la plus pertinente.

Jacques LEGRAND considère que la prorogation du GIP consacre le lien scientifique qui unit la BIULO à l'INALCO.

Éric MEYER confirme, en tant que président du conseil scientifique, que le régime du GIP offre toute une série d'avantages à exploiter.

Philippe MARCEROU juge le GIP comme une solution tout à fait raisonnable.

Sylvie HUREAU approuve la prorogation du GIP et réaffirme la volonté de l'EPHE de demeurer en son sein. Cependant, dans un contexte très évolutif, des décisions doivent être prises. Elle a pris date à cet effet avec ses collègues indianiste et tibétologues, afin de faire émerger les synergies les plus pertinentes par rapport aux projets Tolbiac et Aubervilliers.

Cécile SAKAI, qui donne l'accord de Paris 7 pour le renouvellement du GIP, pose la question de sa durée.

Daniel RENOULT propose une prorogation pour six ans.

Joëlle CLAUD déclare que Paris IV devrait également se déterminer favorablement pour cette solution.

Yves CHEVRIER est favorable à la prorogation du GIP. L'EHESS, comme l'EFEO, est dans l'attente d'arbitrages amenés à impacter les choix de l'EHESS. Se dessine la perspective d'une coopération indispensable entre Condorcet et le Pôle langues et civilisations. La formule du GIP doit rester provisoire, car porteuse d'inconvénients, en particulier pour la gestion des personnels. Il serait utile d'assoir à terme la BULAC sur un socle juridique encore plus solide. Il convient d'être attentif aux évolutions juridiques.

Pour Daniel RENOULT, il appartient aux établissements de réfléchir et d'agir ensemble. Le ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche se montrera certainement intéressé par une vision construite et rénovée du statut des bibliothèques interuniversitaires.

Carle BONAFOUS-MURAT soutient la prorogation du GIP. Il l'appuiera auprès de Paris 3, qui souhaite accompagner la BIULO dans sa mutation. Daniel RENOULT ajoute qu'il serait souhaitable d'éviter une pluralité d'affectations des personnels pour des raisons de cohérence interne et de rationalité du pilotage.

Sylvie HUREAU pose le problème de la stabilité des cotisations. Daniel RENOULT répond que, le moment venu, les participations des membres devront être recalculées en fonction des coûts réels des services offerts aux établissements. Il paraît difficile d’appartenir au GIP sans y prendre part financièrement à due proportion des services reçus. Le GIP BULAC, disposant de son propre CA, se trouve habilité à prendre ce type de décision.

En conclusion de cet échange, et sur proposition du président du CA, les membres du conseil acceptent à l'unanimité de soumettre la prorogation du GIP au vote de leur conseil d'administration, dans un délai suffisant pour que le dossier puisse être transmis aux tutelles le 4 juillet 2009 au plus tard.

8. Organigramme fonctionnel commun BIULO-GIP BULAC

Isabelle NECTOUX indique que depuis un certain temps, les personnels souhaitaient un organigramme moins redondant et plus efficace, regroupant les équipes de la BIULO et du GIP BULAC. Elle présente le futur organigramme fonctionnel commun de l'organisation BIULO/GIP BULAC, mis au point lors de réunions de travail entre des membres élus du personnel et la direction. L'assistance d'un consultant a largement contribué au bon déroulement des séances de travail.

Daniel RENOULT souligne qu'après la fusion des organigrammes fonctionnels, les instances de référence sont de fait celles du GIP, dans la mesure où la BIULO ne dispose d'aucune instance. Une réflexion sur la représentation du personnel dans la future organisation devra donc être engagée dès 2009.

Jacques LEGRAND demande si le nouvel organigramme prend en compte la gestion patrimoniale et technique du futur bâtiment.

Marie-Lise TSAGOURIA précise qu'il ne s'agit pour l’instant que d'un organigramme interne correspondant à la dernière phase de préfiguration des fonctions de gestion des bibliothèques.

La gestion du futur bâtiment devra être bien entendu prise en compte dans l'organisation cible, après concertation étroite avec l’INALCO.

L'organigramme fonctionnel est adopté à l'unanimité par le conseil d’administration.

Le prochain conseil d'administration se tiendra le 10 mars 2009 à 15 heures avec les points suivants à l’ordre du jour :

  • le programme triennal 2010-2012,
  • la représentation du personnel,
  • la révision des cotisations des membres du GIP.
 
Pour citer cette page : 🔗 www.bulac.fr/?id=370