7 décembre 2012

Compte rendu
Conseil d'administration du 7 décembre 2012

Participants présents

Administrateurs

Jacques BERCHON (EPHE)
Juliette CADIOT (EHESS)
Jacques LEGRAND (INALCO)
Valérie LIGER-BELAIR (EFEO)
Marie-Christine LEMARDELEY (Paris 3)
Philippe MARCEROU (Paris 1)
Michel MARIAN (MESR)
Alain PEYRAUBE (MESR)
Daniel RENOULT (MESR)
Cécile SAKAI (Paris 7)
Clothilde ZUR NEDDEN (Paris 4)

Membres de droit

A. BOSCH (Commissariat du Gouvernement)
Bernard HADDAD (Contrôle d'Etat)
Jean-Luc COFFION (Agent comptable)
Marie-Lise TSAGOURIA (Directeur)

Invités

Janie PHILIPPS (Paris 7)
Rachel GUIDONI (EFEO)
Éric MEYER (Président CS)
Amélie PETITEAU (représentante des personnels)
Soline SUCHET (représentante des personnels)

Participants excusés

Administrateurs

Françoise THIBAULT (MESR)

Invités

Tiphaine VACQUÉ (Directeur-adjoint)

Prochaine réunion le 21 mars 2013 à 14h30
Lieu et Adresse : BULAC - Salle du conseil - 65 rue des Grands Moulins - Paris 13e

Ordre du jour

1. Approbation du procès-verbal du conseil d'administration du 26 avril 2012
2. Point d’information sur les collections et le fonctionnement de la BULAC
2.1. Fréquentation et collections
2.2. État des Votes sur la convention de GIP modifiée
3. Décision budgétaire modificative 2012 n°2
4. Budget primitif 2013
5. Programme d’activité 2013 et Plan d’action triennal 2013-2015
6. Approbation du schéma prévisionnel de stratégie immobilière 2011-2014
7. Suivi du dispositif de contrôle interne comptable et financier
8. Modifications du règlement intérieur
9. Calendrier de l’année universitaire 2012-2013

Le président du conseil d’administration souhaite la bienvenue à Juliette Cadiot, représentante de l’EHESS au conseil d’administration de la BULAC, qui remplace François Weil, nommé recteur de l’académie de Paris.

Valérie Liger-Belair informe le conseil que Rachel Guidoni sera nommée représentante de l’EFEO.

1. Approbation du procès-verbal du conseil d'administration du 26 avril 2012

Le procès-verbal du conseil d'administration du 6 avril 2012 est approuvé à l'unanimité.

2. Point d’information sur les collections et le fonctionnement de la BULAC

2.1. Fréquentation et collections

Marie-Lise Tsagouria présente les statistiques de fréquentation de la bibliothèque depuis son ouverture.

Le public le plus proche (INALCO, Paris-Diderot) a trouvé le chemin de la BULAC. La fréquentation par les chercheurs et les étudiants de l’EPHE et de l’EHESS, fortement utilisateurs des collections, est également assidue. Concernant la Sorbonne Nouvelle, Marie-Christine Lemardeley fait remarquer qu’il reste encore un travail important d’information à faire sur les services que la BULAC peut rendre aux étudiants et enseignants-chercheurs de l’université.

Une note de synthèse présentant quantitativement les collections en magasin et en libre accès est également commentée.

Cécile Sakai se fait confirmer que les collections présentées en libre accès sont encore en cours de développement.

Rachel Guidoni s’enquiert de la manière dont ces statistiques ont été produites. Marie Lise Tsagouria indique que ces chiffres résultent du croisement de trois sources : les données du catalogue informatisé, le comptage des fiches papier encore à rétroconvertir, une vérification par sondage en magasin.

2.2.État des Votes sur la convention de GIP modifiée

Point sur l’état des votes par les établissements sur la convention modifiée :

EFEO, Paris Diderot et Sorbonne Nouvelle : les votes ont eu lieu et les délibérations ont été transmises.

EHESS : la convention signée a été transmise, la délibération (vote en octobre 2012) reste à transmettre.

Paris Sorbonne : le conseil d’administration a voté, les documents restent à transmettre.

INALCO : la convention sera présentée au conseil d’administration le 13/12/12.

Pour l’EPHE et Panthéon Sorbonne, la convention passera devant les conseils d’administration le 18/12/12.

Marie-Christine Lemardeley pose la question de la représentation des personnels qui ne figure pas dans la convention. Daniel Renoult précise que les dispositions relatives à la représentation des personnels ont été ajoutées au règlement intérieur, au fur et à mesure de leur mise en place.

Les prévisions budgétaires triennales qui seront jointes à la convention modifiée sont soumises au présent conseil.

Une fois constitué, le dossier sera transmis aux tutelles. Bernard Haddad indique qu’il ne voit pas de difficultés pour ce qui concerne le Ministère du Budget. Michel Marian confirme qu’il devrait en être de même en ce qui concerne le ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche.

3.Décision budgétaire modificative 2012 n°2

La DBM2 qui ne comporte que quelques mesures techniques d’ajustement est approuvée à l’unanimité.

4.Budget primitif 2013

Le budget primitif est présenté sous forme agrégée en conformité aux prescriptions de la circulaire budgétaire 2013.

La prévision budgétaire 2013 consiste essentiellement en une reconduction du budget 2012.

Sur demande de la tutelle et pour tenir compte de l’effort général de réduction des dépenses publiques, la subvention de la DGESIP est réduite de 5%.

Discussion

Michel Marian se réjouit que la réduction des dépenses n’ait pas porté sur le cœur de métier, les dépenses d’acquisitions documentaires ayant été maintenues au même niveau qu’en 2012, soit 660 000 €.

Éric Meyer se demande si cette somme sera suffisante pour poursuivre une politique documentaire de qualité. Marie-Lise Tsagouria répond que la somme prévue pour la documentation en 2013 devrait suffire : d’une part la BULAC reçoit une grande quantité de dons qu’elle doit traiter, d’autre part le nouveau responsable du Pôle collections, Alexandre Asanovic, met à plat et actualise en 2012 - 2013 l’ensemble de la politique et des processus d’acquisition documentaire, ce qui ne permettrait pas des dépenses plus importantes.

Soline Suchet rapporte l’inquiétude des personnels concernant la baisse importante des crédits réservés à la reliure. Marie-Lise Tsagouria explique que la mise en fonctionnement de la bibliothèque conduit naturellement à un rééquilibrage de l’action du Pôle conservation : moins de temps peut être consacré à la préparation des trains de reliure, puisqu’une part importante du travail des agents du Pôle se porte maintenant sur la remise en état des documents fragiles identifiés dans le circuit de communication.

Marie-Christine Lemardeley demande si la participation financière des établissements sera revue à l’aune de l’origine des publics fréquentant la bibliothèque. Daniel Renoult rappelle que le taux de participation de l’ensemble des établissements membres du GIP ne représente au total que 6% des recettes de la BULAC. Il parait difficile de la réduire davantage. Le GIP s’est constitué sur la base d’une démarche impliquant un minimum d’engagement financier.

Janie Philipps souhaite connaître la répartition des crédits informatiques. Sur 250 000 €, 80% sont incompressibles (licences, contrats de maintenance...). Seuls 50 000 € sont consacrés à des prestations de développement.

Cécile Sakai demande si le budget inclut le coût d’une assurance immobilière. La réponse est négative. Jacques Legrand rappelle en effet que le bâtiment n’est pas encore transféré à l’État.

Bernard Haddad et Michel Marian soulignent la qualité de présentation du dossier et sont satisfaits de la présentation d’un budget solide et en équilibre.

Le BP 2013 est approuvé à l’unanimité.

5.Programme d’activité 2013 et Plan d’action triennal 2013-2015

Marie-Lise Tsagouria présente le programme d’activité 2013. Il s’agit de conforter et de stabiliser les grandes orientations prises depuis l’ouverture. Une attention particulière sera portée aux questions documentaires : approfondissement de la connaissance des fonds, vérification de l’adéquation entre l’offre et l’attente des lecteurs, actualisation des documents de référence...

Les deux documents étant interdépendants, il est proposé que soient discutés ensemble le plan d’action triennal 2013-2015 et le programme d’activité. Tiphaine Vacqué présente les grandes lignes, déroulées sur un triple objectif : professionnalisation, modernisation, limitation des dépenses.

La question est posée de la fréquentation de la BULAC par les étudiants de médecine. Pour Michel Marian, la BULAC paie sa dîme à un phénomène récurrent dans toutes les bibliothèques : manquant de places de travail, les étudiants en médecine vont dans les bibliothèques universitaires les plus ouvertes même lorsque celles-ci ne portent pas sur leur discipline.

Jacques Legrand souligne que de son point de vue il est cependant exclu que la BULAC ne reste pas ouverte à tous.

Marie-Christine Lemardeley réaffirme l’importance qu’il y aurait à mieux faire connaître les services offerts par la BULAC, notamment aux enseignants-chercheurs. Marie-Lise Tsagouria précise que la Mission de coordination enseignement-recherche a cette vocation et qu’elle se fera un plaisir de réaliser de nouvelles présentations aux différentes instances des établissements et des centres de recherche. Daniel Renoult souhaite que pour sa part chaque membre des conseils de la BULAC participe également à cette information.

Juliette Cadiot pose la question de la complémentarité entre collections électroniques et ressources papier. Cette question est incluse dans le chantier d’actualisation de la politique documentaire prévu en 2013. Une liste des ressources accessibles à distance sera largement diffusée dès que ce service sera prêt à ouvrir (horizon : 2ème trimestre 2013).

Cécile Sakai se fait préciser la notion d’externalisation de la paie : Bernard Haddad et Tiphaine Vacqué expliquent qu’il s’agit de faire gérer la paie « à façon »par la Direction régionale des finances publiques de Paris Île-de-France, pour un montant d’environ 1 000 €/an. Cette mesure qui consiste à confier cette opération à une administration spécialisée va dans le sens de la professionnalisation souhaitée dans le document d’orientation.

Valérie Liger-Belair s’enquiert du calendrier de renouvellement du conseil scientifique. Elle fait remarquer que, suite au départ d’Olivier de Bernon pour le Musée Guimet, il n’y a plus aucun membre de l’EFEO au conseil scientifique de la BULAC. Daniel Renoult convient de l’importance qu’il y a à la participation de membres de l’EFEO, et en général des toutes les institutions partenaires du GIP. Il rappelle toutefois que le conseil scientifique n’est pas constitué sur la base de la représentation des établissements (rôle du conseil d’administration), mais sur la représentation la plus équilibrée possible des aires géographiques et des disciplines traitées par la BULAC. Un renouvellement partiel des membres du conseil scientifique est prévu lors du prochain conseil d’administration. L’EFEO est invitée à faire des suggestions de nomination.

Le programme d’activité 2013 est approuvé à l’unanimité.

Le plan d’action triennal 2013-2015 est approuvé à l’unanimité.

6.Approbation du schéma prévisionnel de stratégie immobilière 2011-2014

Bernard Haddad indique que le principal enjeu en termes de suivi du SPSI sera le transfert du bâtiment à France-Domaine.

Le schéma prévisionnel de stratégie immobilière est approuvé à l’unanimité.

7.Suivi du dispositif de contrôle interne comptable et financier

Le dispositif de contrôle interne comptable et financier est présenté par Jean-Luc Coffion.

Daniel Renoult remercie le rectorat de Paris d’avoir accepté la gestion des personnels de la BULAC.

Le président du conseil d’administration constate que le travail qui reste à réaliser pour le suivi du CICF porte sur la mise à jour de l’inventaire et de l’état de l’actif (objectif : 3ème trimestre 2013), travail qui suppose une concertation étroite avec l’agent comptable de l’INALCO.

Le tableau de suivi du dispositif de contrôle interne comptable et financier est approuvé à l’unanimité.

8.Modifications du règlement intérieur

Les modifications proposées portent sur l’actualisation des dispositions concernant le CHSCT commun BULAC-INALCO et le compte épargne-temps, sur la clarification de l’annexe portant sur les autorisations d’absence, sur la mise à jour de la charte de formation.

Ces modifications ont toutes été présentées en Comité technique consultatif.

Elles sont approuvées à l’unanimité.

Les représentants du personnel posent la question de la désignation pour la BULAC d’un inspecteur santé et sécurité au travail (SST). Sollicité, l’inspecteur SST du rectorat s’est déclaré incompétent et a conseillé de s’adresser à l’inspection mutualisée en matière de santé et sécurité au travail, rattachée à l’IGAENR. Ce service sera saisi par la direction de la BULAC dans les meilleures délais.

9.Calendrier de l’année universitaire 2012-2013

Le calendrier proposé est approuvé à l’unanimité.

Les représentants du ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche remercient l’équipe de la BULAC de maintenir le même objectif d’ouverture en 2013 qu’en 2012 et soulignent le faible nombre de semaines de fermeture de la BULAC.

La séance est levée à 17h05.

Le prochain conseil d’administration aura lieu le 21 mars 2013 à 14h30. 

 
Pour citer cette page : 🔗 www.bulac.fr/?id=1289