Rapport d'activité 2005

Le rapport d'activité pour 2005 a été approuvé par le conseil d'administration le 7 avril 2006.

A. L’année 2005 en bref

Après une première année de démarrage, le GIP BULAC a pris en 2005 sa vitesse de croisière et une autonomie croissante, notamment par la prise en charge directe de la gestion des locaux rue de Wattignies.

La phase d’études architecturales a permis d’obtenir en fin d’année une vision largement stabilisée et détaillée du futur bâtiment, en très bonne concordance avec le programme initial.

Les différents chantiers de préfiguration ont connu des avancées majeures :

• ouverture du catalogue commun multi-écritures
• validation du système de classement en libre-accès et lancement des opérations de sélection des documents
• achèvement du récolement des périodiques
• lancement du récolement des monographies
• mise en œuvre du marché triennal de conversion rétrospective des caractères latins.

Trois nouvelles bibliothèques de l’EHESS ont décidé d’entrer dans le projet :

• la bibliothèque du Centre d’études africaines
• la bibliothèque du Centre d’étude sur les mondes russe, caucasien et centre-européen (comprenant également la Bibliothèque juridique d’Europe centrale et orientale)
• la bibliothèque du Centre de recherches sur la Corée.

B. Les moyens

1. Les ressources humaines

Il est important d’insister en préambule sur le fait que les résultats obtenus dans l’avancement du projet sont non seulement le fruit du travail des personnels mis à la disposition du GIP BULAC ou recrutés par lui, mais aussi celui de l’ensemble des agents en poste dans les bibliothèques membres de la BULAC. Pour ces derniers, la part du travail induite par le projet à proprement parler n’est pas toujours aisément quantifiable, mais l’apport des différents spécialistes est essentiel à la qualité de son développement. L’activité consacrée au projet par ces équipes vient le plus souvent en surcroît du travail quotidien nécessaire au bon fonctionnement des établissements.

1.a. Effectifs

Titulaires

Au 1er janvier 2005, 11 postes sont mis à la disposition du GIP par le rectorat de l’Académie de Paris :

• 2 conservateurs des bibliothèques
• 5 bibliothécaires
• 1 assistant de bibliothèque
• 1 magasinier en chef des bibliothèques
• 1 ingénieur d’études de la BAP E (informatique)
• 1 attaché d’administration des services universitaires

Aucune création de poste n’a eu lieu en 2005.

La mise à disposition de ces emplois est valorisée en recettes indirectes dans le budget du GIP pour un montant total de 496 754 €.

Contractuels

En 2005, 36 contrats ont été établis : ils totalisent l’équivalent de 204 mois travaillés à temps plein, soit 17 postes ETP, pour une dépense globale de 336 566 €.

La dépense se répartit de la façon suivante entre les différentes activités :

• catalogage-acquisitions : 54 %
• récolement : 21 %
• informatique : 15 %
• conversion rétrospective : 3,5 %
• déménagement : 3 %
• conservation : 2 %
• agent comptable : 1,5 %.

1.b. Formation

Formation reçue

En 2005, les 13 agents (11 titulaires + 2 contractuels) composant l’équipe de projet BULAC ont suivi 39 formations différentes pour un total de 88 journées (soit 6,8 jours/personne).

Par ailleurs de nombreuses formations ont été proposées aux agents des bibliothèques membres du projet et aux contractuels employés par la BULAC sur les différents chantiers. L’ensemble des stages suivis correspond à 312, 5 journées de formation/homme.

75% de ces journées de formation ont été consacrées à l’utilisation des outils informatiques (Millennium, SUDOC…) et aux techniques de catalogage. 22,5% ont porté sur la conservation, notamment en perspective de la préparation du libre-accès.

Formation donnée

7 agents de l’équipe de projet ont dispensé un total de 117 jours de formation (catalogage, gestion des acquisitions et des périodiques, conservation), soit 37% des 312,5 jours évoqués ci-dessus.

2. Les locaux

Depuis le 1er juillet 2003, l’équipe de projet de la BULAC partage avec l’équipe de projet Sainte-Barbe un plateau de 928 m² en location dans un hôtel d’entreprises, sis au 60, rue de Wattignies, Paris 12ème arrondissement.

Depuis le 1er janvier 2005, la prise en charge du loyer et des frais logistiques afférents (assurance, réseau, entretien des locaux…) est assurée par le GIP BULAC qui a bénéficié  à cet effet d’une subvention spécifique de la Direction de l’enseignement supérieur (chapitre 36.11 article 20) d’un montant de 280 000 €. Les dépenses communes excédant le montant de cette subvention sont refacturées pour moitié à l’Université Paris III.

3. Le budget

La présentation ci-dessous donne un aperçu rapide de l’exécution 2005 du budget. Il est indispensable de se reporter à l’état prévisionnel des recettes et des dépenses voté par le conseil d’administration et au compte financier, établi par l’agent comptable du GIP BULAC pour une prise de connaissance complète du sujet.

Recettes directes

Le budget primitif 2005, voté par le conseil d’administration du 25 novembre 2004, inscrit en recette directe une subvention de la DES de 1 280 000 € (1 000 000 € pour le projet + 280 000 € pour la gestion des locaux) et les contributions de ses 9 membres pour un total de 67 500 €.

Dépenses directes

Le bilan des dépenses s’établit de la manière suivante :

Le rapport entre prévision et réalisation est tout à fait satisfaisant pour le fonctionnement, avec un taux de 95 % de réalisation.

Le bilan des dépenses d’investissement est plus mitigé (61 % de réalisation) : contrairement aux prévisions faites début 2005, le marché de fourniture du SIGB (Innovative Interfaces Inc.) n’a pu être entièrement soldé dans le courant de l’année, la vérification de service régulier restant à prononcer pour l’ensemble des tranches engagées.

4. Les moyens informatiques

4.a. Moyens bureautiques de l’équipe de projet

Au 1er janvier 2005, l’équipe de projet disposait rue de Wattignies des équipements informatiques suivants :

• 17 micro-ordinateurs + 6 micro-ordinateurs avec écran plat pour la salle de formation
• 1 imprimante à jet d’encre
• 3 imprimantes laser N&B en réseau (dont 1 mise à disposition par la cellule informatique du rectorat)
• 1 imprimante laser couleur en réseau
• 1 serveur de sauvegarde (mis à disposition par la cellule informatique du rectorat)
• 1 photocopieur-fax (en location, partagé avec l’équipe sainte-Barbe)
• 1 scanner couleur A3
• 1 vidéoprojecteur

Ce parc a été complété en 2005 par :

• 1 micro-ordinateur
• 1 imprimante pour étiquettes

4.b. Autres moyens

Serveurs

Commandé fin 2003, un serveur Fujitsu-Siemens Windows 2000 a été mis en service début 2004 pour accueillir la bibliothèque numérique et le site web de la BULAC.

Par ailleurs, la notification du marché pour la fourniture du SIGB trajectoire a entraîné le déploiement d’un serveur Sun Unix, installé début mars 2004.

Ces deux serveurs sont dans un local situé 10, rue de la Sorbonne, sous la responsabilité de la cellule informatique du rectorat.

Trois petits serveurs supplémentaires ont été acquis en 2005 pour les fonctions suivantes :

• serveur web auxiliaire pour les ressources électroniques
• serveur DNS, de messagerie et de listes de diffusion
• serveur interne de partage de fichiers et d’impression.

Micro-ordinateurs

Des postes individuels ont également été acquis afin de mettre l’équipement informatique des bibliothèques membres du projet en conformité avec les exigences du SIGB. Ces postes sont destinés aux agents de bibliothèques membres de la BULAC ou à l’activité des contractuels BULAC employés sur les différents chantiers.

Étaient installés au 1er janvier 2005 :

• 3 micro-ordinateurs à l’EFEO (dont 2 pour le chantier de catalogage)
• 1 micro-ordinateur à la bibliothèque Golenischeff
• 1 micro-ordinateur au centre d’études mongoles et sibériennes
• 4 micro-ordinateurs à la bibliothèque du centre d’études slaves (dont 1 pour le chantier catalogage)
• 1 micro-ordinateur au centre de documentation sur l’aire tibétaine
• 1 micro-ordinateur au centre Archipel
• 1 micro-ordinateur déplacé en fonction des chantiers
• 5 ordinateurs portables (dont 1 disparu en centre d’études slaves)

En 2005 ont été commandés et déployés les matériels suivants :

• 3 micro-ordinateurs au centre d’études slaves (chantier rétroconversion)
• 1 micro-ordinateur au centre de recherches sur le Japon
• 3 micro-ordinateurs à la Maison de l’Asie (chantiers rétroconversion et récolement)
• 1 micro-ordinateur à l’institut d’études iraniennes
• 1 imprimante + 1 scanner au centre d’études slaves (chantier catalogage des périodiques)
• 5 ordinateurs portables

C. Réalisation du programme d’activité

1. Administration du GIP

1.a. Gestion

Les principales évolutions en 2005 sont les suivantes :

• Prise en charge par le GIP de la gestion des locaux partagés avec l’équipe Sainte-Barbe, rue de Wattignies (convention passée avec l’Université Paris III).
• Transfert de l’application comptable GFC vers l’application comptable JEFYCO-PAPAYE (convention passée avec le Consortium COCKTAIL, hébergé par l’Université de La Rochelle).
• Attribution de chèques-déjeuner aux agents titulaires et contractuels du GIP.
• Mise en place administrative de la régie d’avances.

1.b. Réunion des instances

Conseil d’administration

Le conseil d’administration a tenu deux séances en 2005 :

• 1er avril : approbation du compte financier, rapport d’activité 2004, DBM1, régie d’avances, convention BULAC/Paris III (gestion des locaux Wattignies).
• 4 novembre : nomination de nouveaux membres au conseil scientifique, DBM2, programme d’action 2006-2008, programme d’activité 2006, budget primitif 2006, changement d’adresse du siège social, conventions avec les universités Paris IV (hébergement des serveurs BULAC), Paris V (hébergement application comptable), Paris VI (adhésion RAP).

Conseil scientifique

Deux nouveaux membres ont été nommés par le conseil d’administration le 4 novembre 2005 : MM. Gilles Delouche et Jean-Louis Triaud.

Le conseil scientifique s’est réuni deux fois :

• 3 juin : les débats ont porté sur les résultats du récolement des périodiques et sur l’organisation des collections en libre-accès.
• 9 décembre : la réunion s’est tenue dans les locaux du Collège de France. Y ont été traités : bilan sur l’existant des périodiques vivants et perspectives de partenariat pour la BULAC. Une visite des bibliothèques du Collège a suivi la séance de travail.

1.c. Communication

Le site web de la BULAC a été régulièrement enrichi. Depuis le 3 juin 2005, il donne notamment accès en ligne au catalogue de la BULAC.

Trois posters ont été réalisés pour présenter le projet BULAC lors du congrès de l’association des directeurs de bibliothèques universitaires (ADBU), les 15-17 septembre à La Rochelle.

2. Suivi de la maîtrise d’ouvrage

Après le choix fin 2004 de l’équipe Ateliers Lion-Ingerop, l’année 2005 a été consacrée à la phase des études architecturales :

• L’esquisse, remise le 14 mars, a été présentée au conseil d’administration du GIP le 1er avril.
• L’avant-projet sommaire (APS) a été remis le 8 juin.
• L’avant-projet détaillé (APD), remis le 14 octobre, a été présenté au conseil d’administration le 4 novembre.

Au bilan de l’APD, les surfaces utiles sont très proches des données du programme. Pour la BULAC : 11 047 m² pour 11 051 m² programmés. Le coût total des travaux est estimé à 41 850 000 € HT (valeur 2004). La mise en service est prévue pour l’automne 2009.

3. Chantiers documentaires

3.a. Politique documentaire

Les quatre groupes de travail, réunissant chercheurs, enseignants et bibliothécaires, actifs depuis 2003 ont poursuivi leurs travaux sur la politique documentaire (acquisitions, listes de corpus en littérature pour le libre-accès) des quatre aires suivantes :

• Europe centrale, balkanique et orientale
• Moyen-Orient, Maghreb, Asie centrale
• Asie orientale
• Haute-Asie, Asie du Sud, du Sud-est, Pacifique, Océanie

Un cinquième groupe a été créé en 2005 pour l’Afrique, à l’occasion de la décision du Centre d’études africaines de l’EHESS de rentrer dans le projet et sous l’impulsion du réseau thématique plurisdisciplinaire (RTP) « Études africaines », fortement motivé pour donner à la BULAC sa dimension de bibliothèque « africaniste ».

Les pratiques visant à la mise en œuvre de partenariats formalisés avec d’autres établissements documentaires ont été développées : collaboration avec la Bibliothèque nationale de France concernant la préparation du libre-accès ;

• réunions de travail avec la Bibliothèque de documentation internationale contemporaine pour la définition de pratiques communes concernant la rétroconversion des fiches en cyrillique ;
• rédaction d’un projet de convention-cadre avec le Collège de France pour une coopération scientifique et technique entre les deux établissements. Cette convention-cadre a été approuvée par le conseil scientifique du 9 décembre 2005.

3.b. Acquisitions sur crédits BULAC

En complément des acquisitions effectuées par les bibliothèques, 66 458 € ont été consacrés par le GIP à l’achat de documentation, dont plus de 94 % en langues étrangères. L’orientation de ces achats a respecté les propositions faites par les groupes de travail sur la politique documentaire :

3.c. Accroissement du catalogue BULAC dans SUDOC

L’une des actions prioritaires identifiées dès l’origine du projet portait sur le rattrapage des retards de catalogage identifiés dans les établissements.

19 contractuels ont poursuivi le traitement des stocks en attente : ils ont été affectés en 2005 aux fonds de Paris III, de Paris VII, de l’EFEO, de la BIULO, du CDAT, du CEMS, du CERCEC, de la BJECO, de la bibliothèque Jules-Bloch, du CES et de la BIU Sorbonne.

Leur production s’inscrit dans le tableau général d’accroissement du catalogue commun. Le tableau ci-dessous indique la progression entre fin 2004 et fin 2005 du nombre de localisations bibliographiques dans SUDOC.

NB : le nombre de notices bibliographiques localisées ne se confond pas avec le nombre de notices d’exemplaires (cf. 2nd tableau ci-après), plusieurs notices d’exemplaires pouvant correspondre à une même notice bibliographique.

Le tableau ci-dessous indique le nombre de notices bibliographiques et autorités créées dans SUDOC, ainsi que le nombre d’exemplaires nouvellement localisés.

Trois sources ont contribué en 2005 à la production des 112 426 nouvelles localisations d’exemplaires dans SUDOC :

• les saisies en conversion rétrospective (cf. 1.3.5) : 63 %
• le travail courant des équipes en place dans les bibliothèques : 24 %
• les opérations de rattrapage du retard de catalogage par les contractuels BULAC : 13 %

3.d. Récolement

Périodiques

Le récolement des périodiques, initié en 2003, s’est achevé de manière provisoire en avril 2005. Une première synthèse a pu être présentée au conseil scientifique en juin. A cette date, environ 28 000 titres avaient été recensés, dont 3 114 vivants.

Selon les périodes, 4 à 6 contractuels ont réalisé cet inventaire précis, consignant sur ordinateur portable les indications d’états de collection et de conservation.

Compte tenu de la participation de nouvelles bibliothèques au projet – ou de la difficulté d’accès à certains fonds –,  l’opération de récolement a été reprise fin 2005-début 2006 dans les bibliothèques suivantes : Centre d’étude sur les mondes russes, caucasien et centre-européen, Centre de recherches sur la Corée, périodiques khmers de l’EFEO, Centre de recherches linguistiques sur l’Asie orientale.

Suite au récolement, le catalogage des titres de périodiques non signalés dans SUDOC (soit les 2/3) a été entrepris par des contractuels BULAC :

• les périodiques slaves de la Sorbonne sont entièrement traités,
• les périodiques de la Bibliothèque juridique d’Europe centrale et orientale également,
• les périodiques du Centre d’études slaves (4 114 titres) seront achevés en 2006,
• le catalogage des 356 périodiques khmers de l’EFEO s’est achevé en décembre 2005.

Monographies

Le récolement des monographies comporte les opérations suivantes :

• extraction de Millennium des données d’un fonds ou d’une bibliothèque et importation sur Excel pour faciliter la saisie sur portable
• vérification de la présence du document
• contrôle de la conformité entre l’ouvrage et les données bibliographiques présentes dans le catalogue
• pose d’un code-à-barres, saisi dans Excel
• correction ou catalogage dans SUDOC des ouvrages mal ou non répertoriés
• réimportation dans Millennium des codes-à-barres

Le récolement a débuté par les collections de l’Institut d’études iraniennes : l’opération a été mené de juin à novembre 2005 par une équipe de trois personnes : deux récoleurs et un catalogueur pour traiter toutes les anomalies relevées en cours de récolement. A ensuite été lancé le récolement du Centre d’études sur l’Inde et l’Asie du sud (septembre 2005 >) et du Centre Archipel (décembre 2005 >).

3.e. Libre-accès

Suite au travail engagé au dernier trimestre 2004, le premier semestre 2005 a été consacré à la réalisation du cadre de classement (codes géographiques + classification décimale), ainsi qu’aux mises au point préalables au démarrage du chantier de sélection des documents :

• Actions d’information et de sensibilisation au libre-accès : 4 visites commentées des salles de la BNF,  9 rencontres avec les enseignants des différents départements de l’INALCO, 3 stages de sensibilisation à la reliure des collections en libre-accès.
• Désignation des « coordinateurs » et des « sélectionneurs » pour le libre-accès : mise au point des procédures de sélection.
• Constitution d’un groupe « cotation », qui fait évoluer et affine la version 0 du cadre de classement.

Le 3 juin, le cadre de classement a été présenté au conseil scientifique qui a formulé plusieurs propositions d’amélioration. Une version remaniée, incluant la prise en compte de ces remarques, a été présentée en réunion générale à l’ensemble des bibliothécaires le 27 juin. Cette réunion générale marquait le lancement officiel du chantier de sélection pour le libre-accès.

Au cours du second semestre, ont été produits des documents de travail complémentaires, destinés aux sélectionneurs : constitution d’une première version de l’index de la classification

• élaboration d’un aide-mémoire rassemblant l’ensemble des procédures et consignes
• préparation de tableaux de bord permettant le suivi de la montée en charge.

4. Projet informatique

4.a. Déploiement du SIGB Millennium

Module catalogue

2005 a été l’aboutissement pour la mise en place du catalogue multi-écritures commun à l’ensemble des bibliothèques membres du projet :

• de janvier à mai : finalisation de la préparation (conversion et entrelacement) des données OCLC et AGATE
• juin : chargement initial et ouverture au public ; mise en œuvre des transferts réguliers quotidiens à partir de SUDOC
• juillet-août : corrections post-chargement
• à partir de septembre : dédoublonnage manuel de la base
• novembre : réorganisation de l’interface OPAC et mise en œuvre des scopes = possibilité de chercher dans un sous-catalogue (par bibliothèque, par type de document…)
• décembre : 1ère réunion du comité d’exploitation du SIGB ; mise en place d’une adresse pour la maintenance (contenu et pannes) de la base : sos-bulac@bulac.sorbonne.fr

Accroissement de la base entre son ouverture et le 15 février 2006 :

• + 80 376 notices bibliographiques (373 147 > 453 523)
• + 104 217 notices d’exemplaires (415 815 > 520 122)
• 3 743 notices de commande
• 53 fournisseurs
• 228 notices de bulletinage

Les chiffres de consultation de l’OPAC font apparaître dans cette période une moyenne d’environ 3 000 recherches/semaine.

Module acquisitions

La tranche conditionnelle correspondant à la fourniture du module de gestion des acquisitions a été affermie le 18 octobre 2004 :

• 16 novembre 2004 : mise en place d’un groupe de travail chargé de piloter le déploiement du module
• 3 décembre 2004 : première séance de formation pour les administrateurs du module
• juin, septembre et novembre 2005 : sessions de formation des utilisateurs
• automne 2005 : période de test pour quelques bibliothèques
• 1er janvier 2006 : démarrage du module acquisition pour l’ensemble des bibliothèques

Module gestion des périodiques

La tranche conditionnelle correspondant à la fourniture du module de gestion de gestion des périodiques a été affermie le 22 septembre 2005 :

• 2 décembre 2005 : mise en place d’un groupe de travail chargé de piloter le déploiement du module
• décembre 2005 : session de formation pour les administrateurs du module
• janvier 2006 : démarrage du bulletinage des périodiques en test.

Contrairement aux prévisions faites au début de l’année 2005, le marché avec la société Innovative n’a pu être entièrement soldé en cours d’année, l’étape finale de validation des principales tranches engagées n’ayant pu être atteinte. La vérification de service régulier (VSR), correspondant à 20 % du montant de chaque tranche, n’a pu être prononcée :

• pour la tranche ferme (module catalogue) en raison d’un certain nombre d’imperfections dans la gestion d’UNICODE ou d’inachèvement de certaines fonctionnalités, qui ne devraient être réglés que dans la version 2006 du progiciel ;
• pour les tranches 4 et 5 (modules acquisition et gestion des périodiques), en raison du calendrier effectif de démarrage de ces applications : le calendrier a été décalé de quelques mois en raison de la charge de travail des équipes des bibliothèques.

Signalons enfin que la BULAC est un membre très actif du club utilisateurs Millennium français, dont elle assure le secrétariat.

4.b. Sites internet et intranet

Le site web a été réécrit pour supprimer les pages de cadre afin d’obtenir une meilleure visibilité dans les moteurs de recherche. Une version en anglais est également disponible depuis mai 2005.

Les pages d’accueil du catalogue ont été alimentées avec les documents de référence utiles à sa consultation : normes de translittération, liste des périodiques, aide, outil de saisie des diacritiques…

Sur l’intranet, après quatre mois d’interruption d’accès pour raison technique, le mode d’utilisation des deux collections deux cédéroms acquises en 2003-2004 (Siku Quanshu et Tibetan Buddhist Resources Center) a été stabilisé et amélioré. La deuxième tranche du TBRC a été mise en ligne en février. Les premières statistiques d’utilisation font apparaître des résultats encore très modestes :

• Siku Quanshu : 108 visiteurs sur 8 mois, 28 487 pages vues, durée moyenne de consultation : 20 minutes.
• TBRC : 56 visiteurs sur 8 mois, 346 pages vues, durée moyenne de consultation : 10 minutes.

Ces résultats s’expliquent par trois facteurs :

• Difficultés techniques d’accès au réseau, et donc au serveur en Sorbonne, à la Maison de l’Asie, qui serait l’un des principaux utilisateurs de ces collections. Pour pallier ce problème, les cédéroms du TBRC sont utilisés en consultation directe sur ce site : ces utilisations ne peuvent donc être comptabilisées.
• Très peu de publicité faite à ce jour sur la disponibilité de ces deux collections majeures, en raison des difficultés initiales de mise en œuvre.
• Public potentiel en tout état de cause restreint, eu égard au niveau de spécialisation des collections.

4.c. Autres activités du centre informatique de gestion

Hors les activités liées directement au déploiement, à l’exploitation et à la maintenance du SIGB et des sites internet et intranet, un ensemble de tâches correspondant environ à un 1/2 ETP a permis le bon fonctionnement des moyens informatiques :

• interventions en micro-informatique et bureautique
• administration système et réseau
• développement d’applications de gestion spécifiques (gestion des trains de reliure, déménagement, montée en charge du libre-accès…).

À la demande de la Sous-direction des bibliothèques et de la documentation et de l’Agence bibliographique nationale, le centre a également piloté l’instruction de normes de translittération pour plusieurs écritures non latines. Les conclusions des groupes de travail animés par la BULAC ont été adoptées par l’ABES comme règles applicables à l’ensemble des utilisateurs SUDOC.

La BULAC travaille par ailleurs à obtenir la création de groupes de travail AFNOR et ISO afin de légitimer au niveau international les règles retenues.

Enfin pour être à la source des informations les plus complètes sur le traitement des écritures non latines, la BULAC a adhéré fin 2005 au consortium UNICODE, au sein duquel elle est actuellement le seul organisme français.

5. Conversion rétrospective

L’appel d’offres, lancé le 22 décembre 2004, a conduit à l’attribution du marché de conversion rétrospective des fiches en caractères latins à la société SAFIG Numway, le 8 avril 2005.

Le chantier a été mené selon le calendrier suivant :

Entre le 26 avril et le 5 décembre 2005, 57 678 exemplaires ont été créés et facturés pour un total de 90 888,29 € (marché 2005-2008) soit 1,58 €/exemplaire en 2005.

Un tiers des exemplaires a été créé sous une notice qui n'existait pas préalablement dans SUDOC.

Au total, 71 000 exemplaires ont été créés par conversion rétrospective en 2005 :

• 65 000 : marché 2005-2008
• 5 000 : fin marché 2004
• 1 000 : hors marché (contractuels BULAC)

Les premiers travaux préparatoires au traitement des fiches en caractères cyrilliques ont également été entamés : début de tri des fiches, réunions de travail avec la BDIC pour déterminer en commun la meilleure méthode à adopter (choix d’un réservoir d’appui, discussions avec l’ABES…).

6. Conservation

6.a. Réalisation des programmes de conservation

Reliure : 2 751 volumes ont été reliés, au bénéfice de 7 bibliothèques, pour un montant global d’environ 80 000 €.

Un appel d’offres a été publié le 20 décembre 2005 pour les prestations de reliure et de consolidation des documents destinés au libre-accès.

Conditionnement : Un important chantier de conditionnement de périodiques a été conduit en 2005 sur deux collections :

• les périodiques de la BJECO avant transfert vers le CTLes, soit 676  cartons et 293 boîtes grand folio
• les périodiques khmers de l’EFEO, qui ont été transférés de l’entrepôt de Coignières rue de Wattignies, inventoriés et conditionnés en trois semaines par cinq personnes (4 EFEO + 1 contractuelle BULAC), avant d’être acheminés au CTLES, soit 377 boîtes grand folio + 64 boîtes quarto.

Les principales commandes de conditionnement correspondent à :

• 1 500 cartons de stockage au format « CTLES » (6 000 €)
• 1 900 boîtes en polypropylène pour le stockage à plat des périodiques de grand format (7 000 €).

Équipement : Le choix a été fait du type d’antivol et de codes-à-barres destinés à équiper les collections. Des commandes ont été passées pour disposer des stocks nécessaires au traitement de l’ensemble des ouvrages du libre-accès :

• 200 000 antivols pour un montant de 26 550 €
• 252 000 codes-à-barres pour un montant de 6 670 €
• 118 000 étiquettes de cotation ont également été commandées pour l’équipement courant des ouvrages magasins, pour un montant de 4 180 €.

6.b. Formation

Un ensemble de sessions de formation ont permis de sensibiliser les agents des bibliothèques membres du projet à la conservation, plus spécialement orientée vers la préparation matérielle des collections destinées à être présentées en libre-accès :

• janvier : stage de 5 jours « Sensibilisation à la conservation des collections de bibliothèques », organisé par le département de conservation de la BNF, dans les locaux de la BULAC, à destination des correspondants conservation de chaque bibliothèque, soit 17 personnes.
• Février à juin : 3 sessions d’un stage de 1,5 jour « Sensibilisation à la reliure des collections en libre-accès », avec intervention  d’un professeur de reliure du lycée professionnel Tolbiac et visite d’un atelier de reliure, à destination des agents directement concernés par le choix et le traitement des ouvrages du libre-accès, soit 36 personnes formées.
• Juillet : 1re session d’une « Initiation de base à la conservation pour les récoleurs » (1/2 journée).

7. Organisation des collections en magasins et déménagement

Un chef de projet pour le déménagement des collections et leur organisation dans les futurs magasins a été recruté sur contrat le 1er octobre 2005.

Le dernier trimestre 2005 a été consacré à :

• la prise d’information sur des expériences analogues, notamment auprès des responsables du déménagement des collections de la BNF ;
• la rédaction d’un premier document présentant la méthode à mettre en place ;
• la spécification de l’application informatique nécessaire, dont le développement a été confié au centre informatique de gestion de la BULAC ;
• une première série d’entretiens avec les responsables de toutes les bibliothèques concernées par le déménagement.

8. Préparation du statut du futur établissement

Le groupe de travail, chargé par le conseil d’administration de faire des propositions sur le futur statut de la BULAC s’est réuni deux fois, le 5 janvier, puis le 19 avril 2005.

Il a affiné les deux avant-projets de statuts, l’un d’établissement public administratif, l’autre de groupement d’intérêt public.

Il a également procédé à une première évaluation de la capacité contributive des établissements au fonctionnement de la future BULAC.