Le rapport d'activité pour 2005 a été approuvé par le conseil d'administration le 7 avril 2006.
Après une première année de démarrage, le GIP BULAC a pris en 2005 sa vitesse de croisière et une autonomie croissante, notamment par la prise en charge directe de la gestion des locaux rue de Wattignies.
La phase d’études architecturales a permis d’obtenir en fin d’année une vision largement stabilisée et détaillée du futur bâtiment, en très bonne concordance avec le programme initial.
Les différents chantiers de préfiguration ont connu des avancées majeures :
Trois nouvelles bibliothèques de l’EHESS ont décidé d’entrer dans le projet :
Il est important d’insister en préambule sur le fait que les résultats obtenus dans l’avancement du projet sont non seulement le fruit du travail des personnels mis à la disposition du GIP BULAC ou recrutés par lui, mais aussi celui de l’ensemble des agents en poste dans les bibliothèques membres de la BULAC. Pour ces derniers, la part du travail induite par le projet à proprement parler n’est pas toujours aisément quantifiable, mais l’apport des différents spécialistes est essentiel à la qualité de son développement. L’activité consacrée au projet par ces équipes vient le plus souvent en surcroît du travail quotidien nécessaire au bon fonctionnement des établissements.
Au 1er janvier 2005, 11 postes sont mis à la disposition du GIP par le rectorat de l’Académie de Paris :
Aucune création de poste n’a eu lieu en 2005.
La mise à disposition de ces emplois est valorisée en recettes indirectes dans le budget du GIP pour un montant total de 496 754 €.
En 2005, 36 contrats ont été établis : ils totalisent l’équivalent de 204 mois travaillés à temps plein, soit 17 postes ETP, pour une dépense globale de 336 566 €.
La dépense se répartit de la façon suivante entre les différentes activités :
En 2005, les 13 agents (11 titulaires + 2 contractuels) composant l’équipe de projet BULAC ont suivi 39 formations différentes pour un total de 88 journées (soit 6,8 jours/personne).
Par ailleurs de nombreuses formations ont été proposées aux agents des bibliothèques membres du projet et aux contractuels employés par la BULAC sur les différents chantiers. L’ensemble des stages suivis correspond à 312, 5 journées de formation/homme.
75% de ces journées de formation ont été consacrées à l’utilisation des outils informatiques (Millennium, SUDOC…) et aux techniques de catalogage. 22,5% ont porté sur la conservation, notamment en perspective de la préparation du libre-accès.
7 agents de l’équipe de projet ont dispensé un total de 117 jours de formation (catalogage, gestion des acquisitions et des périodiques, conservation), soit 37% des 312,5 jours évoqués ci-dessus.
Depuis le 1er juillet 2003, l’équipe de projet de la BULAC partage avec l’équipe de projet Sainte-Barbe un plateau de 928 m² en location dans un hôtel d’entreprises, sis au 60, rue de Wattignies, Paris 12ème arrondissement.
Depuis le 1er janvier 2005, la prise en charge du loyer et des frais logistiques afférents (assurance, réseau, entretien des locaux…) est assurée par le GIP BULAC qui a bénéficié à cet effet d’une subvention spécifique de la Direction de l’enseignement supérieur (chapitre 36.11 article 20) d’un montant de 280 000 €. Les dépenses communes excédant le montant de cette subvention sont refacturées pour moitié à l’Université Paris III.
La présentation ci-dessous donne un aperçu rapide de l’exécution 2005 du budget. Il est indispensable de se reporter à l’état prévisionnel des recettes et des dépenses voté par le conseil d’administration et au compte financier, établi par l’agent comptable du GIP BULAC pour une prise de connaissance complète du sujet.
Le budget primitif 2005, voté par le conseil d’administration du 25 novembre 2004, inscrit en recette directe une subvention de la DES de 1 280 000 € (1 000 000 € pour le projet + 280 000 € pour la gestion des locaux) et les contributions de ses 9 membres pour un total de 67 500 €.
Le bilan des dépenses s’établit de la manière suivante :
Type de dépenses | Prévisions budgétaires (DBM2) | Montant réalisation 2005 | % réalisation /prévision |
60 – Achats | 88 000 € | 92 370 € | 105 % |
61 – Services extérieurs | 384 665 € | 352 915 € | 92 % |
62 – Autres services extérieurs | 350 710 € | 330 243 € | 94 % |
63 – Impôts, taxes | 22 000 € | 18 501 € | 83 % |
64 – Charges de personnels | 351 130 € | 347 223 € | 99 % |
65 – Autres charges de gestion courante | 1 200 € | 2 678 € | 223 % |
67 – Charges exceptionnelles | 0 € | 1 617 € |
|
68 – Dotation aux amortissements | 64 390 € | 54 784 € | 85 % |
Sous-total classe 6 | 1 262 295 € | 1 200 336 € | 95 % |
2- Immobilisations | 220 000 € | 134 903 € | 61 % |
Total général | 1 482 295 € | 1 335 239 € | 90 % |
Le rapport entre prévision et réalisation est tout à fait satisfaisant pour le fonctionnement, avec un taux de 95 % de réalisation.
Le bilan des dépenses d’investissement est plus mitigé (61 % de réalisation) : contrairement aux prévisions faites début 2005, le marché de fourniture du SIGB (Innovative Interfaces Inc.) n’a pu être entièrement soldé dans le courant de l’année, la vérification de service régulier restant à prononcer pour l’ensemble des tranches engagées.
Au 1er janvier 2005, l’équipe de projet disposait rue de Wattignies des équipements informatiques suivants :
Ce parc a été complété en 2005 par :
Commandé fin 2003, un serveur Fujitsu-Siemens Windows 2000 a été mis en service début 2004 pour accueillir la bibliothèque numérique et le site web de la BULAC.
Par ailleurs, la notification du marché pour la fourniture du SIGB trajectoire a entraîné le déploiement d’un serveur Sun Unix, installé début mars 2004.
Ces deux serveurs sont dans un local situé 10, rue de la Sorbonne, sous la responsabilité de la cellule informatique du rectorat.
Trois petits serveurs supplémentaires ont été acquis en 2005 pour les fonctions suivantes :
Des postes individuels ont également été acquis afin de mettre l’équipement informatique des bibliothèques membres du projet en conformité avec les exigences du SIGB. Ces postes sont destinés aux agents de bibliothèques membres de la BULAC ou à l’activité des contractuels BULAC employés sur les différents chantiers.
Étaient installés au 1er janvier 2005 :
En 2005 ont été commandés et déployés les matériels suivants :
Les principales évolutions en 2005 sont les suivantes :
Le conseil d’administration a tenu deux séances en 2005 :
Deux nouveaux membres ont été nommés par le conseil d’administration le 4 novembre 2005 : MM. Gilles Delouche et Jean-Louis Triaud.
Le conseil scientifique s’est réuni deux fois :
Le site web de la BULAC a été régulièrement enrichi. Depuis le 3 juin 2005, il donne notamment accès en ligne au catalogue de la BULAC.
Trois posters ont été réalisés pour présenter le projet BULAC lors du congrès de l’association des directeurs de bibliothèques universitaires (ADBU), les 15-17 septembre à La Rochelle.
Après le choix fin 2004 de l’équipe Ateliers Lion-Ingerop, l’année 2005 a été consacrée à la phase des études architecturales :
Au bilan de l’APD, les surfaces utiles sont très proches des données du programme. Pour la BULAC : 11 047 m² pour 11 051 m² programmés. Le coût total des travaux est estimé à 41 850 000 € HT (valeur 2004). La mise en service est prévue pour l’automne 2009.
Les quatre groupes de travail, réunissant chercheurs, enseignants et bibliothécaires, actifs depuis 2003 ont poursuivi leurs travaux sur la politique documentaire (acquisitions, listes de corpus en littérature pour le libre-accès) des quatre aires suivantes :
Un cinquième groupe a été créé en 2005 pour l’Afrique, à l’occasion de la décision du Centre d’études africaines de l’EHESS de rentrer dans le projet et sous l’impulsion du réseau thématique plurisdisciplinaire (RTP) « Études africaines », fortement motivé pour donner à la BULAC sa dimension de bibliothèque « africaniste ».
Les pratiques visant à la mise en œuvre de partenariats formalisés avec d’autres établissements documentaires ont été développées : collaboration avec la Bibliothèque nationale de France concernant la préparation du libre-accès ;
En complément des acquisitions effectuées par les bibliothèques, 66 458 € ont été consacrés par le GIP à l’achat de documentation, dont plus de 94 % en langues étrangères. L’orientation de ces achats a respecté les propositions faites par les groupes de travail sur la politique documentaire :
Domaine | Nombre de documents | Coût | Notes |
Chine | 90 monographies en chinois | 8 420 € | > Sources et matériaux historiques |
Japon | 198 monographies en japonais | 17 508 € | > Dictionnaires > Bouddhisme japonais > Histoire contemporaine |
Mongolie | 39 ouvrages principalement en russe | 1 118 € | > Ethnographie et histoire |
Corée | 133 monographies en coréen + 103 cédéroms | 9 289 € | > Corée contemporaine > périodique Lénine Kich’i (1938-1990) + Koryo Ilbo (1991-2003) |
Tibet | 5 cédéroms | 1 500 € | > Canon tantrique de l’École des Anciens, version bhoutanaise |
Inde | 56 ouvrages | 1 980 € | > Minorités > Géographie > Jaïnisme |
Philippines | 36 ouvrages | 82 € |
|
Domaine iranien | 179 ouvrages, dont 57 en persan | 8 407 € | > Asie centrale > Iran contemporain |
Ukraine-Biélorussie | 459 ouvrages en russe, ukrainien et biélorusse | 10 722 € | > Linguistique > Histoire > Littérature |
Lettonie-Lituanie | 52 ouvrages + 3 cédéroms | 1 419 € | > Civilisation et littérature des pays baltes |
Russie | 9 abonnements | 1 801 € | > Reprise abonnements de périodiques juridiques russes de la BJECO |
Doc. profess. | 28 ouvrages + 4 abonnements | 2 047 € |
|
Frais de transport |
| 2 165 € |
|
L’une des actions prioritaires identifiées dès l’origine du projet portait sur le rattrapage des retards de catalogage identifiés dans les établissements.
19 contractuels ont poursuivi le traitement des stocks en attente : ils ont été affectés en 2005 aux fonds de Paris III, de Paris VII, de l’EFEO, de la BIULO, du CDAT, du CEMS, du CERCEC, de la BJECO, de la bibliothèque Jules-Bloch, du CES et de la BIU Sorbonne.
Leur production s’inscrit dans le tableau général d’accroissement du catalogue commun. Le tableau ci-dessous indique la progression entre fin 2004 et fin 2005 du nombre de localisations bibliographiques dans SUDOC.
NB : le nombre de notices bibliographiques localisées ne se confond pas avec le nombre de notices d’exemplaires (cf. 2nd tableau ci-après), plusieurs notices d’exemplaires pouvant correspondre à une même notice bibliographique.
RCR | Bibliothèques | fin 2004 | fin 2005 | accroissement | accroissement en % |
751052149 | PARIS III – Études turques | 1 417 | 2 728 | 1 311 | 93 % |
751052233 | PARIS III – Fonds finnois | 1 458 | 1 914 | 456 | 31 % |
751052235 | PARIS VII – LCAO Corée | 1 | 603 | 602 | 60 200 % |
751052327 | EHESS – Centre recherches Japon contemporain | 88 | 106 | 18 | 20 % |
751052333 | EPHE IV | 888 | 24 869 | 23 981 | 2 701 % |
751052336 | EPHE V | 1 646 | 10 843 | 9 197 | 559 % |
751052338 | PARIS III – Jules Bloch | - | 1 131 | 1 131 | - |
751062302 | PARIS IV – Centre études slaves | 2 620 | 11 954 | 9 334 | 356 % |
751062304 | EHESS – Centre études africaines | 198 | 216 | 18 | 9 % |
751063003 | EHESS – Centre étude des mondes russe, caucasien et centre-européen | 371 | 375 | 4 | 1 % |
751072101 | BIU langues orientales | 195 261 | 223 634 | 28 373 | 15 % |
751122303 | BULAC | - | 181 | 181 | - |
751132305 | EPHE V – Golenischeff | 116 | 116 | 0 | 0 % |
751132306 | EPHE V – Centre études mongoles et sibériennes | 1 387 | 1 776 | 389 | 28 % |
751142307 | EHESS – Bibl. juridique Europe centrale et orientale | - | 1 699 | 1 699 | - |
751162305 | EFEO | 7 477 | 11 750 | 4 273 | 57 % |
751162306 | EPHE V – Centre documentation aire tibétaine | 126 | 473 | 347 | 275 % |
751162307 | EHESS – Archipel | 403 | 580 | 177 | 44 % |
751162309 | EHESS – Centre études Chine moderne et contemporaine | 571 | 9 836 | 9 265 | 1 623 % |
751162310 | EHESS – Centre études Inde et Asie du sud | 11 358 | 16 767 | 5 409 | 48 % |
751162311 | EHESS – Centre recherches Corée | - | 3 | 3 | - |
992312301 | JAKARTA – EFEO | - | 333 | 333 | - |
992412301 | VIENTIANE – EFEO | - | 20 | 20 | - |
992432301 | HANOI – EFEO | - | 52 | 52 | - |
ILN 130 | TOTAL BULAC | 225 386 | 321 959 | 96 573 | 43 % |
Le tableau ci-dessous indique le nombre de notices bibliographiques et autorités créées dans SUDOC, ainsi que le nombre d’exemplaires nouvellement localisés.
RCR | Bibliothèques | notices bibliogr. créées | notices autorités créées | notices exemplairescréées | total créations |
751052149 | PARIS III – Études turques | 131 | 249 | 1 724 | 2 104 |
751052233 | PARIS III – Fonds finnois | 332 | 123 | 533 | 988 |
751052235 | PARIS VII – LCAO Corée | 608 | 59 | 726 | 1 393 |
751052327 | EHESS – Centre recherches Japon contemporain | 17 | - | 20 | 37 |
751052333 | EPHE IV | 9 131 | 52 | 30 968 | 40 151 |
751052336 | EPHE V | 2 825 | - | 10 352 | 13 177 |
751052338 | PARIS III – Jules Bloch | 659 | 194 | 1274 | 2 127 |
751062302 | PARIS IV – Centre études slaves | 3 690 | 61 | 10 347 | 14 098 |
751062304 | EHESS – Centre études africaines | - | - | - | - |
751063003 | EHESS – Centre étude des mondes russe, caucasien et centre-européen | 2 | 1 | 4 | 7 |
751072101 | BIU langues orientales | 15 841 | 4 268 | 31 439 | 51 548 |
751122303 | BULAC | 55 | 32 | 205 | 292 |
751132305 | EPHE V – Golenischeff | - | - | - | - |
751132306 | EPHE V – Centre études mongoles et sibériennes | 206 | 156 | 559 | 921 |
751142307 | EHESS – Bibl. juridique Europe centrale et orientale | 744 | 103 | 1 750 | 2 597 |
751162305 | EFEO | 3 210 | 1 805 | 4 608 | 9 623 |
751162306 | EPHE V – Centre documentation aire tibétaine | 251 | 139 | 426 | 816 |
751162307 | EHESS – Archipel | 74 | 18 | 196 | 288 |
751162309 | EHESS – Centre études Chine moderne et contemporaine | 4 511 | 71 | 11 001 | 15 583 |
751162310 | EHESS – Centre études Inde et Asie du sud | 4 019 | 81 | 5 859 | 9 959 |
751162311 | EHESS – Centre recherches Corée | 3 | 1 | 3 | 7 |
992312301 | JAKARTA – EFEO | 152 | 28 | 358 | 538 |
992412301 | VIENTIANE – EFEO | 4 | 12 | 20 | 36 |
992432301 | HANOI – EFEO | 17 | 10 | 54 | 81 |
ILN 130 | TOTAL BULAC | 46 482 | 7 463 | 112 426 | 166 371 |
Trois sources ont contribué en 2005 à la production des 112 426 nouvelles localisations d’exemplaires dans SUDOC :
Le récolement des périodiques, initié en 2003, s’est achevé de manière provisoire en avril 2005. Une première synthèse a pu être présentée au conseil scientifique en juin. A cette date, environ 28 000 titres avaient été recensés, dont 3 114 vivants.
Selon les périodes, 4 à 6 contractuels ont réalisé cet inventaire précis, consignant sur ordinateur portable les indications d’états de collection et de conservation.
Compte tenu de la participation de nouvelles bibliothèques au projet – ou de la difficulté d’accès à certains fonds –, l’opération de récolement a été reprise fin 2005-début 2006 dans les bibliothèques suivantes : Centre d’étude sur les mondes russes, caucasien et centre-européen, Centre de recherches sur la Corée, périodiques khmers de l’EFEO, Centre de recherches linguistiques sur l’Asie orientale.
Suite au récolement, le catalogage des titres de périodiques non signalés dans SUDOC (soit les 2/3) a été entrepris par des contractuels BULAC :
Le récolement des monographies comporte les opérations suivantes :
Le récolement a débuté par les collections de l’Institut d’études iraniennes : l’opération a été mené de juin à novembre 2005 par une équipe de trois personnes : deux récoleurs et un catalogueur pour traiter toutes les anomalies relevées en cours de récolement. A ensuite été lancé le récolement du Centre d’études sur l’Inde et l’Asie du sud (septembre 2005 >) et du Centre Archipel (décembre 2005 >).
Suite au travail engagé au dernier trimestre 2004, le premier semestre 2005 a été consacré à la réalisation du cadre de classement (codes géographiques + classification décimale), ainsi qu’aux mises au point préalables au démarrage du chantier de sélection des documents :
Le 3 juin, le cadre de classement a été présenté au conseil scientifique qui a formulé plusieurs propositions d’amélioration. Une version remaniée, incluant la prise en compte de ces remarques, a été présentée en réunion générale à l’ensemble des bibliothécaires le 27 juin. Cette réunion générale marquait le lancement officiel du chantier de sélection pour le libre-accès.
Au cours du second semestre, ont été produits des documents de travail complémentaires, destinés aux sélectionneurs : constitution d’une première version de l’index de la classification
2005 a été l’aboutissement pour la mise en place du catalogue multi-écritures commun à l’ensemble des bibliothèques membres du projet :
Accroissement de la base entre son ouverture et le 15 février 2006 :
Les chiffres de consultation de l’OPAC font apparaître dans cette période une moyenne d’environ 3 000 recherches/semaine.
La tranche conditionnelle correspondant à la fourniture du module de gestion des acquisitions a été affermie le 18 octobre 2004 :
La tranche conditionnelle correspondant à la fourniture du module de gestion de gestion des périodiques a été affermie le 22 septembre 2005 :
Contrairement aux prévisions faites au début de l’année 2005, le marché avec la société Innovative n’a pu être entièrement soldé en cours d’année, l’étape finale de validation des principales tranches engagées n’ayant pu être atteinte. La vérification de service régulier (VSR), correspondant à 20 % du montant de chaque tranche, n’a pu être prononcée :
Signalons enfin que la BULAC est un membre très actif du club utilisateurs Millennium français, dont elle assure le secrétariat.
Le site web a été réécrit pour supprimer les pages de cadre afin d’obtenir une meilleure visibilité dans les moteurs de recherche. Une version en anglais est également disponible depuis mai 2005.
Les pages d’accueil du catalogue ont été alimentées avec les documents de référence utiles à sa consultation : normes de translittération, liste des périodiques, aide, outil de saisie des diacritiques…
Sur l’intranet, après quatre mois d’interruption d’accès pour raison technique, le mode d’utilisation des deux collections deux cédéroms acquises en 2003-2004 (Siku Quanshu et Tibetan Buddhist Resources Center) a été stabilisé et amélioré. La deuxième tranche du TBRC a été mise en ligne en février. Les premières statistiques d’utilisation font apparaître des résultats encore très modestes :
Ces résultats s’expliquent par trois facteurs :
Hors les activités liées directement au déploiement, à l’exploitation et à la maintenance du SIGB et des sites internet et intranet, un ensemble de tâches correspondant environ à un 1/2 ETP a permis le bon fonctionnement des moyens informatiques :
À la demande de la Sous-direction des bibliothèques et de la documentation et de l’Agence bibliographique nationale, le centre a également piloté l’instruction de normes de translittération pour plusieurs écritures non latines. Les conclusions des groupes de travail animés par la BULAC ont été adoptées par l’ABES comme règles applicables à l’ensemble des utilisateurs SUDOC.
La BULAC travaille par ailleurs à obtenir la création de groupes de travail AFNOR et ISO afin de légitimer au niveau international les règles retenues.
Enfin pour être à la source des informations les plus complètes sur le traitement des écritures non latines, la BULAC a adhéré fin 2005 au consortium UNICODE, au sein duquel elle est actuellement le seul organisme français.
L’appel d’offres, lancé le 22 décembre 2004, a conduit à l’attribution du marché de conversion rétrospective des fiches en caractères latins à la société SAFIG Numway, le 8 avril 2005.
Le chantier a été mené selon le calendrier suivant :
| Préparation du fichier | Rédaction des cahiers de consignes | Saisie des clés | Exemplarisation automatique (ABES) | Traitement sur site |
BibliothèqueMichel Fleury(EPHE IV) | 3 janvier au 4 février | Février/ mars | 26 avril au 12 mai | 4 mai au 19 mai | Du 18 mai 2005 au [janvier 2006] |
Bibliothèque Sciences religieuses(EPHE V) | 28 février au 9 mars | Mars / avril | 28 avril au 17 mai | Du 23 mai au 15 juin | Du 2 juin au 25 juillet |
Bibliothèque CECMC(EHESS) | 7 février au 15 mars | Mai | 2 juin au 17 juin | Du 17 juin au 15 juillet | Du 26 juillet au 17 octobre 2005 |
BIULO | 21 mars au 15 juillet | Mai / juillet | 26 mai au 30 juin | Du 17 juin au 1er août | Du 16 septembre au (…) |
BibliothèqueCentre d’études slaves | 17 mars au 30 juillet | Juillet / octobre | 13 juillet au 24 novembre | 13 septembre au 8 décembre | Du 3 novembre au (…) |
Bibliothèque EFEO | Du 15 novembre au (…) | Décembre | [janvier 2006] | [janvier 2006] | [janvier 2006] |
Entre le 26 avril et le 5 décembre 2005, 57 678 exemplaires ont été créés et facturés pour un total de 90 888,29 € (marché 2005-2008) soit 1,58 €/exemplaire en 2005.
Un tiers des exemplaires a été créé sous une notice qui n'existait pas préalablement dans SUDOC.
Au total, 71 000 exemplaires ont été créés par conversion rétrospective en 2005 :
Les premiers travaux préparatoires au traitement des fiches en caractères cyrilliques ont également été entamés : début de tri des fiches, réunions de travail avec la BDIC pour déterminer en commun la meilleure méthode à adopter (choix d’un réservoir d’appui, discussions avec l’ABES…).
Reliure : 2 751 volumes ont été reliés, au bénéfice de 7 bibliothèques, pour un montant global d’environ 80 000 €.
Un appel d’offres a été publié le 20 décembre 2005 pour les prestations de reliure et de consolidation des documents destinés au libre-accès.
Conditionnement : Un important chantier de conditionnement de périodiques a été conduit en 2005 sur deux collections :
Les principales commandes de conditionnement correspondent à :
Équipement : Le choix a été fait du type d’antivol et de codes-à-barres destinés à équiper les collections. Des commandes ont été passées pour disposer des stocks nécessaires au traitement de l’ensemble des ouvrages du libre-accès :
Un ensemble de sessions de formation ont permis de sensibiliser les agents des bibliothèques membres du projet à la conservation, plus spécialement orientée vers la préparation matérielle des collections destinées à être présentées en libre-accès :
Un chef de projet pour le déménagement des collections et leur organisation dans les futurs magasins a été recruté sur contrat le 1er octobre 2005.
Le dernier trimestre 2005 a été consacré à :
Le groupe de travail, chargé par le conseil d’administration de faire des propositions sur le futur statut de la BULAC s’est réuni deux fois, le 5 janvier, puis le 19 avril 2005.
Il a affiné les deux avant-projets de statuts, l’un d’établissement public administratif, l’autre de groupement d’intérêt public.
Il a également procédé à une première évaluation de la capacité contributive des établissements au fonctionnement de la future BULAC.